企業は、災害など有事の際に従業員の安否を確認しなければなりません。安全を確認し、事業継続の可否を判断することが求められます。安否確認においては、専用のツールを利用することが一般的です。今回は企業における安否確認の意味から、具体的に利用したいツールを解説します。

企業における安否確認とは

企業における安否確認とは、災害や事故、緊急事態が発生した際に、従業員の安全状況を把握する活動を指します。一般的に、安否確認システムやメール、電話などの手段を使って実施され、複数の手段を導入することもあるぐらいです。
企業は従業員の安全を確保する責任があるため、有事の際は安否確認を円滑におこなうことが求められます。また、従業員自身も安否確認に協力し、企業が円滑に事実を把握できるようにしなければなりません。

安否確認の目的

安否確認にはいくつもの目的がありますが、重要となるのは以下の3つです。

従業員の安全確認

安否確認の目的は従業員の安全確認です。災害などが発生した際に、企業や組織は速やかに従業員の安否状況を把握しなければなりません。従業員の安全が確認できれば、企業はその後の対応策を立てやすくなるからです。また、従業員が緊急の支援や救助が必要な状況にある場合、早期の対応が命を救うことにも繋がります。

事業継続の可否判断

災害が発生した際、安否確認を通じて事業継続の可否を判断することも重要です。従業員の安否状況やオフィスの被害状況を把握し、それに基づいて事業再開のタイミングや必要な対応策を検討します。例えば、従業員が在宅勤務できる状態であれば、事業活動を継続することが可能と判断されるでしょう。一方で、被害が大きく、オフィスやインフラが利用できない場合は、事業の一時停止や代替手段を検討する必要があります。
事業継続の可否判断を迅速に行うことで、企業は顧客への影響を最小限に抑えることが可能です。また、復旧に向けた適切な対策を立てることで、事業活動の早期再開を目指すことができます。

信頼の獲得

安否確認をおこなうことで、企業や組織としての信頼を獲得できるでしょう。安否確認を迅速かつ適切に行うことで、企業が従業員の安全や事業継続に真剣に取り組んでいるという姿勢が示されます。なお、信頼の獲得には、安否確認システムの運用だけでなく、従業員への定期的な訓練や情報共有も重要です。組織全体で危機管理意識を高めると、災害時に迅速かつ適切な対応ができる体制を築けます。

安否確認システムを導入するメリット

安否確認には、安否確認システムを導入することが理想的です。導入した場合のメリットについて解説します。

確実な連絡

安否確認システムを導入することで、災害時の連絡が確実かつ迅速に行われます。従業員に対して一斉に安否確認メッセージを送信できるため、手動での連絡よりも効率的に安否状況を把握できるのです。また、メール、SMS、アプリのプッシュ通知など、複数の手段を活用することで、どのような状況でも従業員に連絡が届く可能性を高められます。

管理業務の効率化

安否確認システムの導入により、管理業務が効率化されます。従業員からの安否回答を自動的に収集・集計する機能を利用することで、手動での集計作業が不要となるなど、管理者の負担を軽減できるからです。また、ダッシュボード上で従業員の安否状況を一目で確認できるため、迅速な対応が可能となります。
効率的な管理業務により、企業はより多くの時間とリソースを災害対策や事業継続に集中させられるはずです。これにより、組織全体としての危機管理能力が向上し、災害時のリスク軽減が期待できます。

個人情報の保護

システムの活用により、従業員の個人情報の保護が強化されます。システムならば、従業員の連絡先や安否情報を適切に管理し、情報漏洩のリスクを軽減することが可能です。また、システムにはアクセス権限の設定機能があり、限られた管理者だけが情報にアクセスできるため、個人情報が不必要に共有されることを防ぐことができます。
また、安否確認システムは一般的にセキュリティ対策が万全であり、外部からの不正アクセスやデータ漏洩のリスクは最小限です。安否確認システムを導入することで、従業員のプライバシーを保護し、企業全体の信頼性を高めることもできます。

安否確認システムの機能

安否確認システムにはいくつもの機能があり、代表的なものは以下のとおりです。

災害発生連絡

安否確認システムの主な機能に、災害発生時の連絡があります。災害が発生した場合、システムは自動的に管理者や従業員に通知を送信するものです。これにより、災害発生情報を迅速に共有し、早期の対応が可能となります。通知は、メールやSMS、アプリのプッシュ通知など、複数の手段に対応させることも可能です。

安否確認の自動送信

災害発生時に、安否確認システムは登録された従業員に対して自動的に安否確認メッセージを送信します。これにより、迅速かつ効率的に従業員の安否状況を確認することが可能です。上記のような連絡と組み合わせて、複数の手段で通知します。また、送信メッセージはカスタマイズ可能です。企業ごとの独自の安否確認手順や、特定の災害に対応したメッセージを自動的に送信できます。

安否回答の収集・集計

従業員からの安否回答を収集し、リアルタイムで集計する機能も重要です。これにより、管理者はすぐに従業員の安否状況を把握し、必要に応じた行動を選択できます。なお、収集された回答は、ダッシュボード上で分かりやすく表示されるようになっているケースが大半です。さらに、回答結果をCSVファイルなどでエクスポートできる機能も備えられていることもあります。出力ができれば、データの分析や報告、他のシステムとの連携が容易です。

訓練送信

訓練送信機能は、安否確認システムを効果的に運用するために重要です。この機能により、実際の災害が発生する前に、従業員や管理者がシステムの使い方を習得できます。また、有事の際は、適切な対応ができるようになるでしょう。訓練送信は、通常の安否確認と同様の手順でおこなえるようになっています。なお、訓練にあたっては、訓練送信であることが伝わる通知を送れるものが理想的です。

人気の安否確認ツール比較6選

人気の安否確認ツールのうち、注目されているものを5つピックアップして紹介します。

サービス名	価格	対応できる災害	データセンターの所在地	無料お試し期間
FourS Message	初期費用不要 月1,000円～	手動であればすべて	非公開	なし
セコム安否確認サービス	要問合せ	地震・台風・水害	複数拠点	30日間
Biz安否確認/ 一斉通報	初期費用100,000円～ 月10,400円～	地震	複数拠点	14日間
ALSOK安否確認サービス	初期費用55,000円 月19,800円～	地震・水害・火山	非公開	45日間
安否コール	初期費用80,000円 月5,000円～	地震・各種災害	非公開	30日間
SMART安否	初期費用20,000円～ 月5,000円～	地震・気象情報	非公開	30日間

FourS Message

「FourS Message」は、4つのS（STABLE、SECURE、SPEEDY、SUSTAINABLE）をテーマに設計されたSMS配信ツールです。安否確認ツールとして開発されたものではありませんが、その機能から安否確認ツールとしても人気があります。電話番号だけで配信が可能であり、外部のツールから情報を連携することが可能です。従業員情報を管理するようなシステムから、情報を連携し、スムーズなSMS配信を実現できます。

セコム安否確認サービス

日本で有数の企業である、セコムが提供する安否確認ツールです。導入実績が多く、利用者からの要望も多いことから、いくつもの機能が実装されています。機能面では充実したツールだと考えて良いでしょう。ただ、比較的規模の大きなツールであり、従業員の多い企業向けです。小規模な企業では、機能数が多すぎるため、使いこなせないかもしれません。

Biz安否確認/一斉通報

NTTコミュニケーションズが提供する安否確認ツールです。こちらも、ブランド力の高さから導入数が多く、利用者のフィードバックに基づいた機能が多数実装されています。「オールインワン」ともいえる内容になっていて、このツールだけで安否確認や各種連絡を実現できます。専用のアプリも配信されていて、そちらを導入することで、より効率よく安否確認が可能です。

ALSOK安否確認サービス

メールなどの自動配信に対応した安否確認ツールです。自動的に配信されるため、担当者が素早く対応できない場合でも、従業員に速やかな行動を促せます。なお、自動配信以外にも、必要に応じて手動での配信が可能です。有事の際は、安否確認だけではなく、そのあとの連絡手段としてそのまま活用できます。

安否コール

IDやパスワードなしに安否確認できるツールです。事前に登録さえしておけば、必要に応じて誰でも簡単にツールを操作できます。ダッシュボードなども利用しやすくなっていて、万が一、担当者が行動できない場合でも運用可能です。

SMART安否

安価かつシンプルな操作性の安否確認ツールです。スマホやPCなど、幅広いデバイスから操作しやすいデザインで、緊急時でも直感的な操作で情報を提供してもらえます。手動配信にも対応しているため、天気の急変による災害などにも対応可能です。

安否確認サービスを選ぶ際のポイント

安否確認サービスを選ぶ際のポイントは以下のとおりです。

利用実績

安否確認サービスを選ぶ際は、そのサービスの利用実績に注目しましょう。多くの企業や組織が利用しているサービスは、その信頼性や機能面での評価が高いといえます。また、多くの利用者がいることで、フィードバックをもとにサービスの改善や機能追加が進んでいるはずです。結果、安定した安否確認サービスの運用ができます。利用実績を確認するには、Webサイトで顧客事例を参照したり、口コミや評価を調べることが1番です。また、同業他社やパートナー企業などから、評価を聞いてみるのも良いでしょう。

連絡手段の多さ

災害時には通信状況が不安定になることがあります。そのため、安否確認サービスを選ぶ際には、複数の連絡手段が用意されていることが重要です。例えば、インターネットを利用したメールやアプリ、SMS（ショートメッセージサービス）を活用した携帯電話への通知など、異なる手段で安否確認ができるサービスが望ましいです。また、通信手段だけでなく、多様なデバイス（スマートフォン、タブレット、パソコンなど）に対応しているサービスも選ぶべきです。これにより、どのような状況下でも安否確認がスムーズに実現できます。

会社とのマッチ度合い

安否確認サービスが自社のニーズや要件に適合しているかどうかを検討することも重要です。例えば、規模や業種に応じたカスタマイズが可能なサービスや、多言語対応が必要な場合はその機能を提供しているサービスが考えられます。また、サービス提供者とのコミュニケーションも重要です。適切なサポートやトレーニングが提供されることが求められます。

Smart安否サービスの紹介

紹介したとおり、安否確認ツールにはいくつもの製品があります。続いては、SMSデータテックが提供する「Smart安否」を紹介します。

サービス概要

Smart安否は、地震などの大災害やパンデミックが発生した際に、従業員などの安否状況を、速やかに把握するサービスです。対象者との連携はもちろん、それらの情報を速やかに集計して可視化することで、情報収集を支援します。また、従業員との情報連携ができるようになるだけではなく、必要な情報発信が可能です。例えば、地震情報を従業員に配信したり、気象情報などを自動的に収集して活用したりできます。具体的なメリットについては以下で解説します。

導入のメリット

地震情報のリアルタイムな配信

Smart安否を導入することで、ダウンロードしている従業員に対して自動的に地震情報の配信ができます。事前に設定しておいたアドレスに対して、条件を満たした場合に送信される仕組みです。また、必要に応じて、対応方針を手動で配信することも可能です。

情報収集や確認

全国47都道府県の中から、必要なエリアの情報を気象庁から取得できます。これと従業員の安否確認などを組み合わせることで、安全な状況にいるかどうかを速やかに判断できる仕組みです。また、従業員の家族についても情報の発信や収集、確認ができます。他にも、自然災害以外の緊急事態でも管理者から任意のメッセージを配信可能であるため、緊急連絡網として活用することが可能です。有事の際ではなく、情報を収集したいときの「アンケート」のような利用も差し支えありません。

安価な料金設定

サービスとして提供されているため、設備費や保守費が発生しません。加えて、定額料金も安価に抑えられていて、費用面で導入しやすいことがメリットです。1ヶ月から利用することが可能であり、「まずは安否確認ツールを導入してみたい」という要望にも応えられます。解約費用も発生せず、気軽に導入できる点が魅力です。

安否確認以外の災害時に必要な対策3選

災害に備えて、安否確認以外にも対策が必要です。具体的に求められることを3つ解説します。

事業継続計画（Business Continuity Plan）の策定

事業継続計画（BCP）は、災害や緊急事態が発生した際に、事業活動を継続させるための計画です。これには、組織のリスク評価や重要業務の特定、代替手段の検討、復旧計画の立案などが含まれます。BCPを策定することで、組織は災害発生時にも迅速かつ適切に対応し、事業の継続性を確保することが可能です。BCPの策定にあたっては、国の方針を踏まえて、企業の規模や業種に応じたカスタマイズを加えると良いでしょう。また、定期的な見直しや研修、訓練にも取り組むことで、計画の有効性を確保できます。

在宅勤務の整備

在宅勤務制度は、災害発生時に従業員が自宅で業務を遂行するための施策です。災害時には通勤が困難になることがありますが、在宅勤務が整備されていると、事業を継続できます。適切な通信環境やセキュリティ対策、業務管理体制を整えて在宅勤務を整備すると良いでしょう。近年は、働き方改革により、在宅勤務が浸透しています。この機会に導入しておくことで、有事にも備えられるのです。

オフィスの安全確保

オフィスの安全確保は、災害時に従業員の安全を守るために重要な対策です。まず、オフィスの建物自体に対する耐震補強や、非常用電源の整備などの施策が挙げられます。これにより、地震や停電などの災害が発生した際にも、設備を利用可能な状態に維持できます。また、オフィス内での安全確保も重要です。例えば、非常口や避難経路の明確化、消火器や避難ハシゴの設置、避難訓練の実施などが該当します。加えて、従業員に適切な避難方法を周知し、緊急時の対応ができるような準備も重要です。

まとめ

企業に求められる安否確認と、そのときに必要となる安否確認ツールについて解説しました。ツールなしに、安否確認を実施すると、担当者に大きな負担が生じかねません。まずはツールを導入し、従業員へ展開することで、有事に備えた体制を構築しましょう。安否確認ツールにはいくつもの製品がありますが、それらの中でも弊社が提供する「Smart安否」がおすすめです。リアルタイムな情報収集や確認、価格などにメリットがあるため、ぜひご検討ください。