ペーパーレス化の推進には、業務アプリ開発ツールやビジネスチャット、Web会議システムなどの活用がおすすめです。システムを上手く用いてペーパーレス化を推進すれば、業務効率化と生産性の向上やコスト削減、多様な働き方の実現など、さまざまなメリットを得られるでしょう。

本記事では、ペーパーレス化の概要やおすすめツール・システム11選、成功させる3つのポイントについて詳しく解説します。ペーパーレス化を実現するおすすめツール・システムを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、ビジネスで活用している紙媒体を電子データにして書面をなくすことです。例えば以下が対象文書として挙げられます。

• 企業パンフレットなどの広報物
• 見積書や請求書、納品書などの帳票類
• 商談で活用する提案書などの資料
• チラシやポスターなどの販促物
• 会議資料

ここからは以下の事項について解説します。

• ペーパーレス化を進める方法
• ペーパーレス化の進捗状況

ペーパーレス化を進める方法

ペーパーレス化を進める方法には以下の2つがあります。

• 紙をデータ化する
• そもそも紙を使わない

順に解説します。

紙をデータ化する

既存の紙媒体をAI OCRやOCRを活用してデータ化する方法です。OCRとは、手書き文字などをカメラやスキャナを用いてデータとして取り込み、文字認識してパソコンなどのコンピューターが利用できるテキストデータに変換する技術のことです。アンケートやメモなど、手書きの書類を自動でデータ化できます。

また、スキャニングや文字入力代行サービスを行っている企業も存在します。

そもそも紙を使わない

データを活用することにより、そもそも紙媒体を使わない方法です。例えば、PDFファイルを活用して印刷せずにそのまま送受信や活用、保管を行います。システムや電子FAXを導入することで、紙の活用自体を減らしている企業も少なくありません。

ペーパーレス化の進捗状況

すでに多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいます。以下は、株式会社デージーネットが、2025年5月30日のJapan IT Week（名古屋）で実施した「ペーパーレス化の取り組み」に関するアンケート結果です。

出典：『ペーパーレス化』に関するアンケートの統計結果を公表 ～既に『紙データの電子化』に取り組んでいる企業は75.6%～｜株式会社デージーネット

上記アンケート結果によれば、ペーパーレス化に向けた実施事項で最も多く取り組まれているものは「紙データの電子化」で75.6％の企業が行っています。次いで「WEB会議システムの導入」（60.2%）「ワークフローシステムの導入」（43.2%）となっています。今後も、ペーパーレス化に関する取り組みを実施する企業は増加するでしょう。

ペーパーレス化を推進する6つのメリット

続いて、ペーパーレス化を推進する以下6つのメリットについて解説します。

• 業務効率化・生産性の向上
• データの有効活用が可能
• コスト削減
• ガバナンス強化
• スペースの有効活用
• 多様な働き方の実現

業務効率化・生産性の向上

ペーパーレス化を推進することで、業務効率化と生産性の向上につながります。データであれば、情報を検索でき容易に目的とする情報にアクセス可能です。また、共有や共同編集もでき業務効率が高まるでしょう。

データの有効活用が可能

データの有効活用もペーパーレス化によるメリットです。近年は、データを用いた課題の分析や将来予測、経営判断が行われています。ただ、紙媒体の場合、一部の情報を参考にはできますが企業内の膨大な情報を多角的に分析することは困難です。

コスト削減

ペーパーレス化の推進はコスト削減にも効果的です。具体的には以下のコストを削減可能です。

• 用紙代やインク代などの印刷関連費用
• 郵送費用
• 保管スペース代
• 保管スペースまでの運送費

また、業務効率化できれば人件費の削減も期待できます。

ガバナンス強化

ペーパーレス化はガバナンス強化にも有効です。データであれば閲覧・編集権限の設定や暗号化などができ、不正なアクセスや持ち出しを防止可能です。また、閲覧・編集に関するログデータも確認できるため、トラブル発生時の原因究明に役立つでしょう。

スペースの有効活用

ペーパーレス化の推進はスペースの有効活用にもつながります。紙媒体と異なり、データであれば物理的な保管スペースを確保する必要がありません。オフィススペースの有効活用や、保管倉庫の解約によるコスト削減が期待できます。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現もペーパーレス化によるメリットです。データをクラウドストレージなどに保存しておけば、場所や時間を問わずアクセスでき、テレワークであっても仕事を実施可能です。また、ワークフローを電子化すれば申請や押印のために出社する必要はありません。

ペーパーレス化に有効なおすすめツール・システム11選

ペーパーレス化に有効なおすすめツール・システム11選は以下の通りです。

• 業務アプリ開発ツール
• ビジネスチャット
• ナレッジ共有ツール
• オンラインストレージ・文書管理システム
• Web会議システム
• 勤怠管理システム
• 電子契約システム
• 請求書発行・受領システム
• ワークフローシステム
• 経費精算システム
• 労務管理システム

順に解説します。

業務アプリ開発ツール

業務アプリ開発ツールは、業務処理を効率化するさまざまなアプリを自社で作成できるツールです。近年は、専門知識やスキルがなくてもアプリ開発ができるノーコードツールが多数提供されています。特定の業務処理に特化した機能があるわけではありませんが、多彩なシーンで活用可能なため高いコストパフォーマンスを期待できます。

具体的なツール例は以下の通りです。

• Pleasanter（株式会社インプリム）
• kintone（サイボウズ株式会社）

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、社内外のコミュニケーションをオンラインでできるツールです。メールと比較して気軽に利用可能なため、コミュニケーションの活性化が期待できます。また、ファイルやタスク共有できる機能が実装されているものも存在します。

具体的なツール例は以下の通りです。

• Chatwork（株式会社kubell）
• Slack（Salesforce）

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールは、従業員の保有するノウハウの蓄積や共有ができるツールです。ナレッジマネジメントの実現に役立ち、人材・組織力の強化や人材育成の最適化、属人化の防止などのメリットを得られます。

具体的なツール例は以下の通りです。

• NotePM（株式会社プロジェクト・モード ）
• ナレカン（株式会社Stock）

なお、ナレッジマネジメントの詳細は以下をご覧ください。
⇒ナレッジマネジメントとは？実施するメリットや導入フロー、成功させるポイントを解説

オンラインストレージ・文書管理システム

オンラインストレージ・文書管理システムは、WordやExcel、PDFファイルなどのデータをインターネット上で保管するサービスです。社外からもアクセスでき、必要な情報をいつでもどこからでも入手可能です。また、社内のデータを一元管理でき検索機能も優れているため、目的の情報を迅速に見つけられるでしょう。

具体的なツール例は以下の通りです。

• MyQuick（インフォコム株式会社）

Web会議システム

Web会議システムは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを活用してオンラインで面談・打ち合わせを行うツールです。物理的に会う必要がないため、移動の時間やコストを削減できます。新型コロナウイルス感染症やテレワークの普及により、社内だけでなく社外の打ち合わせ・商談でも活用されています。

具体的なツール例は以下の通りです。

• Zoom（Zoom Communications, Inc.）
• Microsoft Teams（Microsoft Corporation）

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や労働時間の登録・管理を行うツールです。残業時間や有給取得状況などもリアルタイムで把握できるため、法令順守にも役立ちます。

具体的なツール例は以下の通りです。

• 楽楽勤怠（株式会社ラクス）
• ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）

電子契約システム

電子契約システムは、インターネットを活用して契約の締結や管理を行うツールです。電子ファイルに対して、電子署名やタイムスタンプなどの電子データを付与することで契約を締結させます。契約書の押印をするために出社する必要はなく、迅速な契約締結が期待できます。

具体的なツール例は以下の通りです。

• クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
• GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）

請求書発行・受領システム

請求書発行・受領システムは、請求書の発行・受領はもちろん、仕訳や支払いデータの作成も可能なツールです。紙媒体を見ながら人がデータ登録する必要はありません。業務効率化とヒューマンエラーの防止が可能です。

具体的なツール例は以下の通りです。

• 奉行Edge 受領請求書DXクラウド（株式会社オービックビジネスコンサルタント）
• @Tovas（コクヨ株式会社）

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請や承認を書面ではなく電子で行うツールです。必須・任意を指定するなど入力項目の制御も可能で、ヒューマンエラーを防止できます。また、ログも確認できるためコンプライアンス強化にも有効です。

具体的なツール例は以下の通りです。

• ServiceNow（ServiceNow, Inc）
• ジョブカンワークフロー（株式会社DONUTS）

ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

経費精算システム

経費精算システムは、交通費や物品購入に関する経費の申請・承認を行うツールです。経費申請・処理に関する業務の効率化やヒューマンエラーの防止に役立ちます。

具体的なツール例は以下の通りです。

• 楽楽精算（株式会社ラクス）
• 経費BANK（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）

労務管理システム

労務管理システムは、従業員の給与や勤怠、福利厚生などを管理するツールです。従業員や勤怠情報の管理、給与計算などを実施でき、人事・総務部の業務効率化につながります。

具体的なツール例は以下の通りです。

• SmartHR労務管理（株式会社SmartHR）
• freee人事労務（freee株式会社）

ペーパーレス化を成功させる3つのポイント

最後に、ペーパーレス化を成功させる以下3つのポイントを紹介します。

• 目的や課題を明確にする
• 自社に合うツールを見極める
• 小さく始め徐々に拡大する

目的や課題を明確にする

ペーパーレス化を推進する際には、目的や課題を明確にしましょう。「ペーパーレス化を推進する6つのメリット」の章で解説した通り、ペーパーレス化を行えばさまざまなメリットを得られます。ただ、最適なシステムや手段が異なるため、適切なものを選択しなければ期待する成果を得られません。

目的が明確にならなければ、本来手段であるツールの導入が目的になってしまう恐れもあります。また、推進時にメリットを伝えなければ従業員の理解を得られず、進まない可能性も存在します。

自社に合うツールを見極める

自社に合うツールの見極めも欠かせません。ペーパーレス化に役立つツールは複数存在しますが、ツールごとに機能や特徴、操作性などが異なります。どんなに高機能なものであっても、使いこなせなければ効果を発揮できません。トライアル期間なども上手く活用して、使い勝手も比較すると良いでしょう。

また、複数のツールを一度に導入することは困難です。企業や組織における問題点の棚卸しを行い、導入するツールの優先順位付けを行いましょう。

小さく始め徐々に拡大する

小さく始め徐々に拡大することも重要です。ペーパーレス化を導入すれば、業務処理方法などが変わるため従業員に負担やストレスがかかります。一度に広範囲の導入を行った場合、混乱が起こるリスクもあるでしょう。
まずは、小さく始めることで従業員の負担を軽減可能です。また、ペーパーレス化が最初から上手くいくとは限りません。ワークフローなど一つの分野に絞り導入して、慣れてきたら他の分野に広げると良いでしょう。

まとめ

ペーパーレス化とは、ビジネスで活用している紙媒体を電子データにして書面をなくすことです。ペーパーレス化の推進方法には、紙をデータ化する方法とそもそも紙を使わない方法の2種類があり、システムを活用すると効果的です。具体的には、業務アプリ開発ツールやビジネスチャット、Web会議システムなどを活用すると良いでしょう。

特に、業務アプリ開発ツールはさまざまなシーンで活用できるアプリを複数作成可能です。コストパフォーマンスが高く、多彩な業務のペーパーレス化で役立つでしょう。

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脱Excelとは、Excelで行っていた業務を他のツールを活用して代替することです。便利なExcelですが、共同編集や大量のデータ処理ができない、属人化しやすいなどの課題が存在して、脱Excelが推進されています。

本記事では、脱Excelが求められている理由や推進するメリット・デメリット、役立つツールの種類とおすすめツール8選について詳しく解説します。脱Excelについて知りたい方、推進したい方は、ぜひ参考にしてください。

脱Excelが求められている理由

脱Excelが求められているのは、Excelにおける以下の課題が関係しています。

• 同時編集できない
• 属人化しやすい
• 大量のデータを処理できない
• 重くなりがち
• ファイルの破損などが原因で開けないケースがある
• セキュリティ強度が高くない

上記課題が原因で業務が停滞したり、生産性が低下したりするケースがあり脱Excelが進められています。

脱Excelにより得られる5つのメリット

続いて、脱Excelにより得られる以下5つのメリットを紹介します。

• 情報共有や同時作業がしやすい
• 膨大なデータでも処理できる
• ヒューマンエラーを防げる
• 属人化を防止や標準化がしやすい
• 権限を管理できる

情報共有や同時作業がしやすい

脱Excelを推進すれば、リアルタイムな情報共有や同時作業が可能になります。Excelの場合、情報確認者や編集者がファイルを保持しなければなりません。クラウドサービスであれば、誰でも同じデータにアクセス・編集が可能です。情報共有やExcelでの作業を行うにあたり、ファイルをメールで送信する手間も不要です。

膨大なデータでも処理できる

膨大なデータを処理できることも、脱Excelを推進するメリットです。Excelにはファイルサイズとセル数の限界が存在します。また、限界に達していなくてもファイルが開かなかったり、処理速度が遅くなったりするケースもあり業務の妨げになるでしょう。ツールにも容量の限界はありますが、大幅に処理できる量が増加します。

ヒューマンエラーを防げる

脱Excelの推進はヒューマンエラーの防止にもつながります。近年のツールは業務を自動化する機能が数多く実装されています。例えば、データの収集や計算、転記を自動化可能なツールは少なくありません。また、制限や入力の必須・任意を指定でき、ヒューマンエラーを防げます。

属人化を防止や標準化がしやすい

Excelは個人が保有して、編集や設定を行うため属人化しがちです。特に、マクロや関数などは設定した本人しかわからないケースが多く、個人への依存性が高まるでしょう。脱Excelを進めてツールを利用すれば、誰もが利用しやすい環境を整えることができ、属人化の防止や業務標準化につながります。

なお、属人化のデメリットや防止方法を知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

権限を管理できる

ツールを活用すれば、閲覧や編集に関する権限管理も可能です。権限を持たない人が閲覧したり、編集したりすることを防止できます。また、閲覧や編集に関する履歴を確認できるものも存在して、コンプライアンス強化につながります。

脱Excelによる注意点とデメリット

次に、脱Excelによる以下の注意点とデメリットについて解説します。

• 手間とコストがかかる
• 慣れるまでに時間がかかる
• 成功するとは限らない

手間とコストがかかる

脱Excelの推進には手間やコストがかかります。脱Excelを進める具体的なステップは後ほど解説しますが、どのような業務をExcelで行っているかの棚卸しやツールの選定などが必要です。また、ツールの利用には初期導入費用やランニングコストがかかります。

慣れるまでに時間がかかる

新たなツールを導入した場合、従業員は操作方法を覚える必要があります。また、慣れるまでに時間がかかり、導入した当初は一時的に生産性が低下する恐れがあるでしょう。従業員が使いこなせるように、マニュアルの提供などサポートも重要です。

成功するとは限らない

成功するとは限らない点も、脱Excelを推進する際の注意点です。自社に合うツールを導入しなければ、従業員が使いこなせず形骸化してしまいます。また、業務によってはExcelを活用した方が効果的なものも存在します。全てを脱Excelすれば良いわけではありません。

脱Excelに役立つツールの種類

脱Excelに役立つツールの種類は以下の通りです。

• 業務アプリ開発ツール
• プロジェクト管理ツール
• スケジュール管理ツール
• タスク管理ツール
• CRM・SFA
• 勤怠管理ツール
• BIツール

順に紹介します。

業務アプリ開発ツール

業務処理に役立つアプリを開発できるツールです。専門知識やスキルを有していなくてもアプリ開発が可能なノーコードツールも多数開発・提供されています。複数の機能が実装されたものも多く、多彩なシーンでの脱Excelで利用可能です。

なお、ノーコードツールの詳細は以下をご覧ください。
⇒ノーコード開発とは？おすすめツール12選やメリット・デメリットを解説

プロジェクト管理ツール

プロジェクト計画の作成やスケジュール・タスクの管理などに役立つツールです。進捗状況を可視化でき、情報のスムーズな共有に役立ちます。

スケジュール管理ツール

各個人や部署の予定を登録・管理できるツールです。会議室や車両などの予約でも活用できます。誰がいつ予定が空いているかを一目で把握可能で、スケジュール調整の手間軽減に役立ちます。

タスク管理ツール

日常業務やプロジェクトのタスクを管理するツールです。各個人がなにをしなければならないか明確になるため、タスクの抜け漏れを防止できます。また、上長はメンバーの進捗状況を把握可能で、フォローの必要性を判断する際に役立ちます。

CRM・SFA

顧客や営業に関する情報を保存・管理するツールです。進捗状況の分析もでき、売上や利益の向上に役立ちます。

なお、CRM・SFAの詳細は以下をご覧ください。
⇒CRMとは？基本機能や導入・活用するポイント、ツールを比較する際の着眼点を解説
⇒SFAとは？主な機能や効果的に導入・利用するポイント、ツール選定の着眼点を解説

勤怠管理ツール

従業員の出退勤や休暇、業務時間などを登録・管理するツールです。有給申請・管理などの機能が実装されたものも存在します。また、給与計算ソフトと連携できるものであれば、集計なども自動で行われるため、手間を大幅に軽減可能です。

BIツール

企業が保有する膨大なデータの集約や分析、見える化を行うツールです。例えば、売上や利益に関する情報のデータをグラフ・表で可視化でき、迅速な現状把握や課題の発見、意思決定に役立ちます。

脱Excelに役立つおすすめツール8選

続いて、脱Excelに役立つおすすめツール以下8選を紹介します。

• Pleasanter（業務アプリ開発ツール）
• kintone（業務アプリ開発ツール）
• Jira（プロジェクト管理ツール）
• Garoon（スケジュール管理ツール）
• Trello（タスク管理ツール）
• GENIEE SFA/CRM（CRM・SFA）
• 楽楽勤怠（勤怠管理ツール）
• b→dash（BIツール）

Pleasanter（業務アプリ開発ツール）

出典：Pleasanter公式Webサイト

Pleasanterは、マウス操作のみで業務アプリを作成できる業務アプリ開発ツールです。200種類以上のテンプレートも用意されているため、迅速かつ容易にアプリ開発が可能です。また、標準機能では対応できない内容であっても、わずかなコード作成で柔軟に対応できます。

kintone（業務アプリ開発ツール）

出典：kintone公式Webサイト

kintoneは、導入社数3万社を突破した業務アプリ開発ツールです。ドラック＆ドロップで業務アプリの開発・改善が可能で、素早い導入・改善を実現できます。多くの外部ツールと連携でき、業務効率化に役立ちます。

Jira（プロジェクト管理ツール）

出典：Jira公式Webサイト

Jiraは、世界中で30万社以上に利用されているプロジェクト管理および課題追跡ツールです。無数のタスクや課題を一元管理するとともに進捗状況を管理でき、特にテクノロジー業界やアジャイル開発を導入している現場で活用されています。

Garoon（スケジュール管理ツール）

出典：Garoon公式Webサイト

Garoonは、7,500社330万人の導入実績を持つグループウェアです。スケジュール管理以外にも、メッセージや掲示板、ワークフロー機能などが実装されており、さまざまなシーンで活用可能です。

Trello（タスク管理ツール）

出典：Trello公式Webサイト

Trelloは、世界中に2,000万人以上のユーザーが利用しているといわれ、多くのユーザーに愛されているタスク管理ツールです。以下の3要素で構成されており、タスクを画面上の掲示板に貼り付けて整理可能です。

• ボード
• リスト
• カード

GENIEE SFA/CRM（CRM・SFA）

出典：GENIEE SFA/CRM公式Webサイト

GENIEE SFA/CRMは、誰でも使えるシンプルな管理画面で入力・分析が直感的に可能なCRM・SFAツールです。GPT-4が標準採用されていますが、入力データをモデルが学習しない仕様になっているため安心して利用できるでしょう。

楽楽勤怠（勤怠管理ツール）

出典：楽楽勤怠公式Webサイト

楽楽勤怠は、インターネット環境とデバイスさえあれば、時間や場所を問わず利用可能なクラウド型勤怠管理システムです。各社のルールや法律に基づいた残業時間の自動集計ができ、総務・人事部の負担軽減を実現可能です。

b→dash（BIツール）

出典：b→dash公式Webサイト

b→dashは、ノーコードでデータの取り込み・加工・統合・抽出・活用が可能なデータマーケティングクラウドシステムです。導入社数は1,200社以上で、会社規模・業界問わず多くの企業で利用されています。BI以外にもCDPやMA、Web接客など複数の機能が実装されており、さまざまなシーンで活用可能です。

脱Excelを推進するステップ

脱Excelを推進するステップは以下の通りです。

1. Excel活用業務の洗い出し
2. 脱Excelを行うかの検討
3. ツールの選定

順に解説します。

1.Excel活用業務の洗い出し

まずは、Excelを活用している業務を洗い出しましょう。また、洗い出した業務の中で課題が存在するものを明確にします。併せて、誰がどの範囲で利用しているかも確認すると良いでしょう。

2.脱Excelを行うかの検討

続いて、脱Excelを行うかの検討を行います。Excelを活用した業務の課題が、Excelの性能などに問題があるのか使い方に問題があるのかを見極めることが重要です。Excelの活用自体に問題がある業務の脱Excelを推進しましょう。

3.ツールの選定

最後に、Excelの代替となるツールの選定と導入を実施します。本記事で紹介した通り、脱Excelに役立つツールは複数存在します。対象業務や機能、操作性などを含めて、どのツールが最適化を検討すると良いでしょう。

脱Excelの推進を成功させる2つのポイント

最後に、脱Excelの推進を成功させる以下2つのポイントを紹介します。

• 脱Excelが有効かを見極める
• 段階的に導入する

脱Excelが有効かを見極める

脱Excelが有効かを見極めましょう。Excelの活用にもメリット・デメリットが存在して、業務の中にはExcelを用いた方が良いものも存在します。強引に脱Excelを進めれば業務効率低下の原因になります。

段階的に導入する

段階的に脱Excelを導入することも重要です。全てを一度に進めると混乱を招く原因になります。まずは小さく始め、従業員の様子を見ながら対象を拡大すると良いでしょう。

まとめ

Excelとは、Excelで行っていた業務を他のツールを活用して代替することです。多数の企業で利用されている便利なExcelですが、共同編集や大量のデータ処理ができない、属人化しやすいなどの課題を有しており、脱Excelが進められています。推進すれば、スムーズな情報共有・同時作業の実施や膨大なデータ処理、ヒューマンエラーの防止など複数のメリットを得られるでしょう。ただ、Excelの利用が適している業務も存在して、どの業務が脱Excelに最適化かの見極めが重要です。
また、脱Excelに役立つツールは複数あるため対象業務や機能、操作性などを含め選択すると良いでしょう。

さまざまな業務の脱Excelを図りたい場合には、業務アプリ開発ツールの利用がおすすめです。
弊社SMSデータテックでは、ノーコード・ローコード開発ツールであるPleasanter（プリザンター）の導入支援を行っています。Pleasanterでは、さまざまなWebアプリをスピーディーに開発できるため、高い費用対効果を実現可能です。

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