DX推進とは、デジタルツールを活用してビジネスモデルや業務プロセス、組織文化の変革を行う取り組みを進めることです。2025年の崖問題や競争環境の激化、テクノロジーの進歩など、さまざまな要因で注目を集めています。実施すれば、業務効率化や人手不足問題の解決、新たなビジネスの創造など多くのメリットを得られるでしょう。

本記事では、DX推進の概要やメリットとステップ、直面する課題と成功のポイントについて詳しく解説します。DX推進について知りたい方、課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

DX推進とは

DX推進とは、デジタル・トランスフォーメーション（Digital Transformation）を実現するために、積極的な取り組みを行うことです。そもそも、DXとはデジタル技術を用いてビジネスモデルを変革し、業務プロセスや企業文化・風土を革新して競争優位性を確立することを指します。

ここからは以下の事項について解説します。

• DXの推進が求められている理由
• DXとIT化の違い
• 3つのDX領域

DXの推進が求められている理由

DXの推進が求められている主な理由は以下の3つです。

• 2025年の崖問題
• 競争環境の激化
• テクノロジーの進歩

順に解説します。

2025年の崖問題

2018年に経済産業省が発表したDXレポートの中で「2025年の崖」という言葉が発表され、注目を集めました。2025年の崖とは、人材不足や基幹システムの老朽化などが原因で、2025年以降年間最大12兆円の経済損失が生じる問題のことです。
基幹システムの複雑化・ブラックボックス化が進めば、維持や更新にコストがかかり、新たなビジネスモデルの創造・市場変化への対応が遅れる原因になります。DXを推進することで、2025年の崖問題の解決が求められています。

競争環境の激化

競争環境の激化も、DX推進が求められている理由の一つです。現代社会は、良いものを生産すれば売れる時代ではありません。消費者ニーズの多様化、変化の加速化が進んでおり、迅速かつ正確に顧客のニーズを汲み取り対応する必要があります。
また、グローバル化で競合他社も増加しています。DXの推進により、企業の競争力を向上させなければ事業の継続は困難です。

テクノロジーの進歩

DX推進が求められる背景には、テクノロジーの進歩も関係しています。AIやIoTなどの最新テクノロジーが登場し、日々進歩しています。性能が向上しただけでなく、導入もしやすくなりました。以前は、資金に余裕のある大企業しか最新テクノロジーを導入できませんでしたが、近年は中小企業の中にもAIなどを導入・利用する会社が増加しています。企業の大小や業種に関わらず、最新テクノロジーを活用したDX推進が必要です。

DXとIT化の違い

DXとIT化は混同されがちですが、両者は範囲やアプローチが異なります。IT化とは、デジタル技術を活用して既存の業務プロセスを最適化し、効率化やコスト削減を実現する手法のことです。一方、DXは単にITツールを導入して業務改善を図るだけでなく、ビジネスモデルの抜本的な改革を図ります。DXでは業務の効率化にとどまらず、付加価値や新たなビジネスの創造を目指します。

3つのDX領域

DXの対象領域は以下3つに分かれます。

• プロセスDX
• ワークスタイルDX
• ビジネスDX

順に解説します。

プロセスDX

従来の業務プロセスを変革する領域です。具体的には、業務の可視化や自動化・高度化、ナレッジ共有などが該当します。DXの第一歩として、多くの企業が取り組んでいます。

ワークスタイルDX

労働環境を変革する領域です。例えば、デジタル技術を用いてテレワークの推進やタレントシェアリング、従業員体験の向上を実現します。時間や場所を問わず働ける環境を整え、多様な働き方を目指します。

ビジネスDX

既存ビジネスに付加価値を加えたり、新たなビジネスを創造したりする領域です。DXの最終段階で、ビジネスモデルの変革を目指します。

DXを推進する5つのメリット

続いて、DXを推進する以下5つのメリットについて解説します。

• 業務効率や生産性の向上
• 人手不足問題の解決
• さまざまな働き方の実現
• 競争力の向上
• 新たなビジネスの創出

業務効率や生産性の向上

DX推進により業務効率や生産性の向上が可能です。手作業で行っていた業務をデジタル技術を用いて自動化すれば、収益向上に向けたコア業務に集中できる体制を整えられます。また、ヒューマンエラーも防げるでしょう。

人手不足問題の解決

人手不足問題の解決にもDX推進は有効です。デジタル技術で代替すれば人が行う業務を減らせます。人件費の削減も期待できるでしょう。

さまざまな働き方の実現

DX推進は、さまざまな働き方の実現にもつながります。DX推進による業務効率化で、従業員の負担を軽減して労働時間の短縮が可能です。また、時間や場所を問わず働ける環境を整えれば、リモートワーク・フレックスタイムなどの働き方も導入できます。

競争力の向上

DXの推進は企業競争力の向上にも効果的です。デジタルツールを活用してデータを蓄積・分析すれば、勘や経験に頼らない判断が可能になります。また、AIを用いた需要予測も実施できます。

新たなビジネスの創出

新たなビジネスの創出にもDXは役立ちます。既存ビジネスに費やしていた業務をDXで効率化すれば、新たなビジネスの検討・推進に割く時間を捻出できるでしょう。また、AIやビッグデータの解析により顧客ニーズを迅速につかむことで、新たなビジネスモデルを考案できます。

DXを推進する5つのステップ

DXを推進するステップは以下の通りです。

1. 目的の明確化と共有
2. 現状の分析
3. 推進体制の整備
4. DX推進計画の策定と実行
5. 効果の検証と改善

順に解説します。

1.目的の明確化と共有

まずは、目的の明確化が重要です。目的を定めなければ、デジタルツールの導入が目的となり本質的なDXの推進はできません。また、従業員の理解を得られないでしょう。DX推進でどのような価値を生み出すのか明確にして、社内で共有することが重要です。

2.現状の分析

続いて現状の課題を分析・整理します。具体的には、現状の業務プロセスや利用しているシステムの棚卸とボトルネックの明確化を行います。現場の従業員にもヒアリングを行うと良いでしょう。

3.推進体制の整備

目的や課題を明確にした後にDXを推進する体制を整備します。さまざまな部門のメンバーを参加させたプロジェクトを発足すると良いでしょう。また予算の確保も欠かせません。

4.DX推進計画の策定と実行

体制が構築できたら、どのようにDXを推進するか検討して計画を策定します。取り組みたい分野が多数ある場合には、優先順位を付け長期的に取り組むと良いでしょう。一度に全ての施策を実施するのは難易度が高く、現場の混乱を招く恐れもあります。計画ができたら、その計画に基づき実施します。

5.効果の検証と改善

定期的な効果の検証と改善も重要です。デジタル技術を用いて業務プロセスの改善に取り組んだら、期待する成果が上がっているかや問題がないかを確認しましょう。
最初から成果が出るとは限りません。問題がある場合には解消して、また検証と改善を繰り返すことで高い成果を得られます。

日本企業がDX推進で直面する主な課題

続いて、日本企業がDX推進で直面する以下の主な課題を紹介します。

• 危機感の欠如
• コストの発生
• IT人材の不足
• 複雑な業務
• ツール活用の難しさ

危機感の欠如

日本企業がDXを推進する上で、危機感の欠如が取り組みを妨げるケースがあります。DXの推進は全社での取り組みが欠かせません。また、投資が必要となるため経営層の理解も必須です。ただ、中には危機感を抱いておらず変化を嫌う経営者や従業員が存在します。

コストの発生

コストの発生も、DXを推進する課題の一つです。低価格のデジタルツールも開発・提供されていますが、導入・利用には少なからずコストがかかります。自社用のAIや大型システムを開発する場合には、数千万円を超える費用が必要です。また、導入・開発後もランニングコストが発生して、企業の負担となるケースがあるでしょう。

IT人材の不足

IT人材の不足によりDXを推進できない企業も存在します。IT人材の需要が増している一方で、供給が追いついていないため確保が容易ではありません。また従業員の育成にも時間がかかります。

IT人材の不足状況に関する詳細は以下をご覧ください。
⇒日本のIT人材不足の実態とは？原因や対処法、エンジニアに求められるスキルを解説

複雑な業務

複雑な業務の存在もDX推進を妨げる要素です。付加価値の向上などを目的に、業務の変革を繰り返した結果、業務が煩雑化している企業が多く存在します。また、一部の担当者のみが業務を行いブラックボックス化している業務もあるでしょう。
業務が複雑化したり、ブラックボックス化したりしている場合、課題の分析が困難となり本質的な問題の抽出が難しくなります。DXを推進しようとしても、表面的な課題の解決のみに留まってしまうリスクがあるでしょう。

ツール活用の難しさ

ツール活用の難しさから、DXが進まないケースもあります。近年は、便利なデジタルツールが多数開発・提供されています。ただ、ツールが複数ありどれが自社に合うかの見極め難易度が向上しているでしょう。最適なツールを用いなければ、期待する成果は得られません。
また、ツール活用にはリテラシーが必要です。従業員のリテラシーが低い場合、便利なツールであっても効果を発揮できないでしょう。

DX推進を成功させるポイント

最後に、DX推進を成功させる以下のポイントを紹介します。

• 重要性の理解と問題意識の共有
• 目的と手段を間違えない
• 外部パートナーの利用
• 従業員の教育
• スモールスタート
• セキュリティの強化

重要性の理解と問題意識の共有

冒頭解説した通り、DXには組織変革が含まれています。社内における一部の人員のみが推進すれば実現できる取り組みではありません。まずは、経営層が問題意識を持ちDXの重要性を理解して、それを全従業員に共有することが重要です。現場の担当者を含め、全従業員が協力して取り組む体制を整えましょう。

目的と手段を間違えない

目的と手段を間違えないことも重要です。DXを推進しようとしている企業の中には、ツール導入が目的となっているところも少なくありません。ツールはあくまで手段で、目的はビジネスモデルなどの変革です。目的と手段を間違えないようにしましょう。

外部パートナーの利用

外部パートナーの利用も、DX推進を成功させるためには欠かせません。自社で専門人材を確保しようとすれば、多くの時間とコストがかかります。外部パートナーであれば必要なときのみ利用でき、DXを迅速に推進可能です。

SMSデータテックの自動化コンサルティングが支援できること

弊社SMSデータテックの自動化コンサルティングでは、業務の「自動化」を通して省人化や生産性の向上、コスト削減の実現をサポートしています。多種多様な専門知識を兼ね備えたITスペシャリストが多数在籍しており、以下のサービスで顧客のDX推進を実現します。

• 自動化よろず相談
• 自動化アセスメント（ECRSA）
• 自動化導入サポート

また、最適な自動化ソリューションの提案も可能です。

従業員の教育

従業員の育成もDX推進の成功に重要です。従業員全体のリテラシーを高めることで、デジタルツールをより有効活用可能になります。また、高度なツールを使いこなせるようになれば、新たな価値の創造もしやすくなるでしょう。

スモールスタート

スモールスタートするのも良いでしょう。いきなり大きな変革を起こすと、現場従業員の反発を招く恐れがあります。また、まずは小さくはじめ成功したら拡大するサイクルを繰り返すことで、失敗のリスクを抑えられます。

セキュリティの強化

DXの推進にはセキュリティ強化も必要です。特に、個人情報を取り扱う場合、漏洩すれば企業の信用やブランドイメージが低下する原因になります。デジタルツールを活用する企業が増えるとともに、サイバー攻撃が増加・高度化しているため、対策が欠かせません。

まとめ

DX推進とは、デジタルツールを活用してビジネスモデルや業務プロセス、組織文化の変革を行う「DX」を実現するために積極的な取り組みを実施することです。経済産業省がDXレポートの中で「2025年の崖」の問題を指摘し、基幹システムの複雑化・ブラックボックス化が進めば、2025年以降年間最大12兆円の経済損失が生じるとされています。また、競争環境が激化しているためDXを推進しなければ事業の継続が困難です。

DX推進を行えば、業務効率化や人手不足問題の解決、新たなビジネスの創造など多くのメリットを得られるでしょう。ただ、DX推進を行う上で専門人材の不足や複雑な業務、ツール活用の難しさなどが課題となっている企業も存在します。

自社での推進が難しい場合には、外部パートナーを上手く利用すると良いでしょう。弊社SMSデータテックの自動化コンサルティングでは、業務の「自動化」を通して省人化や生産性の向上、コスト削減の実現をサポートしています。DX推進に課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。

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業務改善コンサルティングとは、業務の本質的な問題を明らかにした上で、その解決策を検討して業務プロセスの効率化・最適化を図るサービスのことです。専門家からの客観的な意見を得られ、業務の効率化・標準化の実現や品質の向上、コスト削減などが期待できます。

本記事では、業務改善コンサルティングの概要や利用するメリット・デメリット、成功のポイントについて詳しく解説します。業務改善コンサルティングについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

業務改善コンサルティングとは

業務改善コンサルティングとは、企業や組織における業務フロー・プロセスの問題を特定して、最適化するサービスのことです。業務フロー・プロセスが複雑化して、無駄が発生している企業は少なくありません。業務改善コンサルティングでは、業務における本質的な課題を明確にした上で、効率化を支援します。

ここからは以下の事項について解説します。

• 企業におけるよくある課題
• DXコンサルティングとの違い
• BPRとの違い

企業におけるよくある課題

企業で発生しているよくある課題は以下の通りです。

• 業務の属人化
• 部門・拠点ごとに異なる業務フロー
• 非効率な承認フロー

順に解説します。

業務の属人化

業務の属人化が問題となっている企業は多く存在します。業務の属人化とは、特定の業務や作業における処理方法などを一部の従業員しか知らない・できない状態のことです。業務が属人化している場合、担当者が休んだり多忙だったりすれば、業務が滞るリスクが高まります。また、特定の者しか業務処理方法を知らないため、その処理方法が適切かを評価できず改善できません。

なお、属人化の解消方法に関する詳細を知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

部門・拠点ごとに異なる業務フロー

部門・拠点ごとに異なる業務フローが課題となっているケースも少なくありません。業務フローが異なれば、データの入力・保管先なども違いデータのサイロ化が起こる原因になります。サイロ化とは、企業内のデータが部門・拠点ごとに孤立し、システムやデータ連携できない状態のことです。サイロ化が起これば、企業全体のデータを把握する際に複数システムの確認や集約の手間が発生して、効率が下がるでしょう。

非効率な承認フロー

非効率な承認フローも企業におけるよくある課題の一つです。承認は規模や業種を問わず、多くの企業で発生する業務です。また、日常的に行われる業務で、1回の手間は小さくても積み重なれば多くの負担になります。

承認フロー（ワークフロー）の概要や自動化のポイントに関する詳細は、以下をご覧ください。
⇒ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説
⇒ワークフローの自動化とは？メリットや自動化例、ポイントを解説

DXコンサルティングとの違い

業務改善コンサルティングとDXコンサルティングの主な違いは、目的とアプローチ方法です。DXコンサルティングとは、デジタル技術を用いてビジネスモデルや業務プロセス、企業文化の変革をサポートするサービスのことです。業務改善コンサルティングにおける最大の目的が業務の効率化や最適化なのに対して、DXコンサルティングではビジネスモデルの変革なども目的になります。また、業務改善コンサルティングは、必ずデジタル技術を活用するわけではありません。

BPRとの違い

業務改善コンサルティングとBPRは、アプローチ範囲が異なります。BPR（Business Process Re-engineering）とは、業務プロセスを抜本的に再設計して、効率化や最適化を図る手法のことです。例えば、業務フローや組織構造、活用システムの見直しにより、コスト削減・生産性向上を目指します。業務改善コンサルティングでも、業務プロセスの抜本的な見直しをするケースもありますが、特定の業務内容や担当者の変更で無駄を削減する場合も存在します。

業務改善コンサルティング会社の主な支援内容とアプローチステップ

続いて、業務改善コンサルティングに関する以下の事項について解説します。

• 主な支援内容
• 業務改善コンサルティングのアプローチステップ

主な支援内容

業務改善コンサルティングの主な支援内容は以下の3つです。

• 課題の明確化
• 業務改善方法の検討と実行支援
• ツールの導入や活用支援

順に解説します。

課題の明確化

既存業務の流れや用いているシステム、担当者などの棚卸しや分析により課題を明確にします。業務処理方法や課題は企業ごとに異なります。
業務改善施策を検討・実施する前段階ですが、本質的な課題を明らかにしなければ表面的な改善に留まってしまう可能性があり、重要な項目です。クライアント企業が想定している課題が、必ずしも本質的な問題とは限りません。

業務改善方法の検討と実行支援

既存業務の分析結果に基づき、業務改善方法の検討を支援します。人材や資金などのリソースはクライアント企業ごとに異なるため、その状況も踏まえながら最適な施策を検討します。支援方法は、コンサルタントが中心となることもあれば、クライアント企業内のプロジェクト推進をPMOとしてサポートするケースもあり、さまざまです。
また、施策検討後の実行を継続的に支援するケースも少なくありません。

ツールの導入や活用支援

ツールの導入や活用支援も業務改善コンサルティングにおける支援内容です。近年は、自動化や効率化に役立つツールが多数開発・提供されており、業務改善を図る上でデジタルツールは欠かせません。
ただ、ツールが複数あるため最適なものの選択が困難になっています。業務改善コンサルティングでは、役立つツールの提案や最適なツールの選択・導入サポート、活用・定着の支援を実施します。

業務改善コンサルティングのアプローチステップ

業務改善コンサルティングの基本的なアプローチステップは以下の通りです。

1. 業務プロセスの見える化
2. 課題の抽出
3. 解決策の検討と実行
4. 定着に向けた仕組みの構築と効果検証

順に解説します。

1.業務プロセスの見える化

多くの業務改善コンサルティングでは、業務プロセスの見える化から始まります。具体的には、既存業務の内容・手順やプロセス、活用システムの棚卸しが行われます。

2.課題の抽出

続いて、見える化した業務プロセスや現場担当者へのヒアリングなどを通じた課題の抽出を行います。例えば、ロジックツリーやバリューチェーン分析なども活用して、ボトルネックとその原因の見極めを実施します。

3.解決策の検討と実行

本質的な課題が明らかになったら解決策の検討と実行ステップに移ります。問題点が複数ある場合には、解決に必要なリソースと効果などを踏まえて対処の優先順位を決定します。

4.定着に向けた仕組みの構築と効果検証

最後に、定着に向けた仕組みの構築と効果検証を行います。業務改善施策が仕組みとして導入されなければ、一時的な効果になってしまうでしょう。

また効果検証も欠かせません。施策実施後に問題がないかや成果が得られているかを検証して、問題がある場合には改善することで、効果が高まります。

業務改善コンサルティングを利用する4つのメリット

続いて、業務改善コンサルティングを利用する以下4つのメリットについて解説します。

• 専門家から客観的な意見を得られる
• 業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい
• 品質の向上やコスト削減を図れる
• 最新のトレンドを知れる

専門家から客観的な意見を得られる

業務改善コンサルティングを利用すれば、専門家から客観的な意見を得られます。長年同じ方法で仕事をしていると、それが当たり前になり問題に気付きにくくなります。外部のコンサルタントであれば、社内事情などにとらわれず、俯瞰して問題の分析や改善策を検討できるでしょう。

業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい

業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい点も、業務改善コンサルティングを利用するメリットです。コンサルタントは、さまざま経験や情報収集で得られたノウハウを蓄積しており、自社では思いつかないような改善策を提示してくれるケースがあるでしょう。自社のみで検討するよりも、効率的に改善策を得られます。

品質の向上やコスト削減を図れる

業務の効率を高めるだけでなく、品質の向上やコスト削減にもつながります。業務が最適化されれば、顧客サポートや商品・サービス改善の時間を捻出しやすく、顧客満足度の向上が図れます。また、無駄な業務の削減や自動化は人件費の削減などにも有効です。

最新のトレンドを知れる

最新トレンドの収集にも業務改善コンサルティングは役立ちます。近年は、AIやIoTなど最新テクノロジーが登場して、日々進歩しています。また、経営や業務改善の考え方・手法も生み出されていますが、自社で全て収集することは困難です。さらに、多様な情報の中で自社に役立つものがなにかを見極め、実際に役立てるのも容易ではありません。
業務改善コンサルティングを利用すれば、自社にとって価値ある情報と活かし方をコンサルタントが提案してくれます。

業務改善コンサルティングを利用する2つのデメリット

業務改善コンサルティングには、メリットがある一方で以下のデメリットも存在します。

• コストがかかる
• 成功するとは限らない

順に解説します。

コストがかかる

業務改善コンサルティングの利用にはコストがかかります。具体的な金額は契約内容や期間により異なりますが、大規模プロジェクトを行う場合、高額になるケースも存在します。ただ、メリットの章で解説した通り、業務改善コンサルティングを利用すれば長期的にはコスト削減が可能です。期待する成果とコンサルティングコストを比較して、メリットが得られるかを検討します。

業務改善コンサルティングの費用相場

業務改善コンサルティングの費用相場は以下の通りです。

• プロジェクト契約：月額30万円から150万円
• 顧問契約：1時間当たり5万円から20万円

基本的には、稼働するコンサルタントの人数と時間、単価の掛け合わせで決定されます。単価は、コンサルティング企業ごとに異なるため複数社に見積りを依頼して、支援内容を含め比較すると良いでしょう。

成功するとは限らない

成功するとは限らない点も、業務改善コンサルティングのデメリットです。例えば、業務改善の一環で導入したシステムが形骸化すれば、業務効率は高まりません。失敗の要因は複数あり、コンサルティング会社の問題に起因するケースもあれば、クライアント企業の問題が原因の場合もあります。

業務改善コンサルティングを成功させるポイント

最後に、業務改善コンサルティングを成功させる以下のポイントを紹介します。

• 自社に合う会社に依頼する
• コンサルティング会社に丸投げしない
• 進捗確認の場を設ける
• 短期的な成果を求めすぎない

自社に合う会社に依頼する

業務改善コンサルティングを実施している企業は数多く存在します。それぞれ特徴や強み、コストが異なるため、複数社を比較して自社に合うコンサルティング会社に依頼しましょう。
コンサルティング会社を比較する際のポイントは以下の3つです。

• サービス内容
• 強みや実績
• サポート体制・担当者との相性

サービス内容

まずは、自社が求めるサービスを提供しているか確認しましょう。例えば、デジタル技術を用いた業務改善を目的としている場合には、ITツールの選定や導入、定着に関するサービスの依頼が可能かの確認が必要です。

強みや実績

強みや実績の確認も欠かせません。同様の企業規模や業種の業務改善を成功させていれば、適切なサポートを受けられる可能性が高まります。公式サイトや面談で確認すると良いでしょう。

サポート体制・担当者との相性

サポート体制や担当者との相性も重要なポイントです。コンサルティング会社に実績があったとしても、自社を担当するコンサルタントの経験が浅ければ成功するとは限りません。また、担当者との相性が悪くコミュニケーションが取りにくい場合、プロジェクトの推進が滞るリスクが高まります。

コンサルティング会社に丸投げしない

業務改善コンサルティングを成功させるには、コンサルティング会社に丸投げしないことも重要です。コンサルタントはさまざまな知識・ノウハウを有した専門家ですが、現場担当者を含めたクライアント企業の協力がなければコンサルティングは成功しません。まずは、従業員の理解や協力を得た上で、コンサルタントと協力することが重要です。

進捗確認の場を設ける

進捗確認の場は定期的に設けましょう。コミュニケーションが不足すれば、認識の相違が起こる原因になります。また、当初予定したスケジュール通りにコンサルティングが進むとは限りません。定期的に進捗確認することで、軌道修正がしやすくなるでしょう。

短期的な成果を求めすぎない

短期的な成果を求めすぎないことも重要です。多くの企業は短期的な成果を求める傾向にありますが、抜本的な改革には多少時間がかかります。短期的に効果が現れる施策もありますが、全てがそうではありません。また、業務プロセスの変更や新たなシステムの導入を行った場合、従業員が慣れるまで生産性が低下するケースもあります。

SMSデータテックの業務改善コンサルティングが支援できること

弊社SMSデータテックが提供する業務改善コンサルティングでは、長年蓄積したITノウハウを用いて課題解決を支援しています。具体的なサポート内容は以下の通りです。

• 業務作業コスト削減
• 業務処理ミスの削減
• リソース不足解消・本来業務へシフト
• 最適な業務プロセスの構築
• 業務最適化による生産性向上
• 業務改善プロジェクトの支援

業務に課題を感じている方は、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

業務改善コンサルティングとは、企業や組織における業務フロー・プロセスの問題を特定して、最適化するサービスのことです。近年、人手不足や企業間競争の激化など企業を取り巻く環境は厳しくなっています。業務を最適化しない場合、淘汰される恐れがあるでしょう。業務改善コンサルティングを利用すれば、専門家からの客観的な意見を得られ、業務の効率化・標準化の実現や品質の向上、コスト削減などが期待できます。

弊社SMSデータテックも長年蓄積したITノウハウに基づく業務改善コンサルティングを行っています。90％の工数削減の事例もあるため、業務を改善・効率化したい方は、お気軽にご連絡ください。

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コスト削減の事例を知りたい方は多いでしょう。多くの企業がコスト削減に取り組んでおり、成功させている事例も少なくありません。コスト削減を行えば、利益の増加や対外評価の向上、業務効率化などさまざまなメリットを得られます。

本記事では、コスト削減を行うメリットやアイディア、成功した事例と実施手順について詳しく解説します。他社のコスト削減事例やアイディアを知りたい方、自社に活かしたい方は、ぜひ参考にしてください。

企業が直面するコスト増の要因

近年はコスト増加が企業を苦しめています。まず、企業のコストが増加している主な以下の要因について解説します。

• 人件費
• システム維持
• 二重業務

人件費

政府の賃上げ施策や労働力不足などの原因で、日本における人件費は向上を続けています。帝国データバンクが調査・発表した結果によれば、2025年度に賃上げを行う見込みの企業割合は、61.9％で初めて6割を超えました。また、ベースアップを実施する企業割合は56.1％で、総人件費の増加率は平均4.50％となっています。

参照：2025年度の賃金動向に関する企業の意識調査｜帝国データバンク

システム維持

システムの維持費もコスト増加の原因になっています。特に、レガシーシステムを活用している場合、維持・管理・メンテナンスの手間がかかり、対応できるエンジニアも減少しているため多くのコストがかかります。
経済産業省が2018年に発表したDXレポートの中で、老朽化したシステムなどを継続的に活用することで、2025年以降年間最大12兆円の経済損失が生じると発表して話題になりました。

二重業務

二重に業務を行っていることで、コストが増えているケースもあります。無駄な作業を行えば、その分時間と手間がかかり人件費が高まります。業務フローやプロセスを見直して、最適化しなければコストが増加するでしょう。

企業における主なコストの種類

続いて、企業における主なコストの以下種類について解説します。

• オペレーションコスト
• オフィスコスト
• エネルギーコスト

オペレーションコスト

企業を運営するために必ず発生するコストです。具体的には以下が挙げられます。

• 人件費
• 交通費
• 出張費
• 材料費
• 物流費

オペレーションコストが、経費の大部分を占めている企業も少なくありません。

オフィスコスト

オフィスを借りたり維持したりするのに必要なコストです。具体的には以下が挙げられます。

• 賃貸借料
• レンタル・リース料
• 設備費
• 通信費
• 消耗品費

テレワークの普及により、オフィスコストの削減に取り組む企業が多く存在します。

エネルギーコスト

電気や水道などの利用にかかるコストです。また、社用車のガソリン代なども含まれます。昨今は、エネルギーコストが増加し続けています。ただ、電力小売の自由化なども行われており、コスト削減に取り組みやすいでしょう。

コスト削減を行うメリット

コスト削減を行うことで以下のメリットを得られます。

• 利益の増加
• 対外評価の向上
• 業務効率化の実現

順に解説します。

利益の増加

コスト削減は利益の増加につながります。企業利益は、基本的に「売上−コスト」で算出されます。コストが下がれば、その分利益が向上するでしょう。

対外評価の向上

対外評価の向上もコスト削減によるメリットです。利益の向上により、金融機関や株主からの評価が高まります。融資や投資を受けやすくなるでしょう。

また、削減した分のコストを商品開発・改良やカスタマーサポートに活用すれば、顧客からの評価向上も期待できます。

業務効率化の実現

コスト削減に取り組むことで業務効率化も可能です。コスト削減を行う過程で、業務フローやプロセスを可視化して無駄な作業を辞めれば、業務を効率化できるでしょう。また、業務のマニュアル化や自動化は生産性の向上と人件費削減に有効です。

コスト削減を実現するアイディア

続いて、具体的にコストを削減する以下の事項を紹介します。

• オペレーションコストの削減アイディア
• オフィスコストの削減アイディア
• エネルギーコストの削減アイディア

オペレーションコストの削減アイディア

まず、オペレーションコストを削減する以下のアイディアを紹介します。

• 人事制度の見直し
• 長時間労働の是正、働き方改革の推進
• 業務の見直し・効率化
• マニュアルの作成
• ツールの導入
• アウトソーシングの利用
• 従業員の定着率を高める施策の実施
• 出張や接待交際費の見直し

人事制度の見直し

人件費はオペレーションコストの大部分を占めるため、人事制度を見直すことで高いコスト削減効果を得られます。ただ、後ほど詳しく解説しますが従業員のモチベーションを下げる制度見直しは避けましょう。例えば、成果・時間外労働の削減を評価する制度にすると、生産性の向上や残業代の削減が期待できます。

長時間労働の是正、働き方改革の推進

長時間労働の是正や働き方改革の推進も、オペレーションコストの削減に効果的です。また、働きやすい環境を整備することで従業員満足度の向上も図れます。具体的には、テレワークやフレックスタイム制度の導入が挙げられます。

業務の見直し・効率化

業務の見直しや効率化も良いでしょう。無駄な作業を辞めたり、改めたりすることで生産性が向上します。リソース活用の最適化を図れるでしょう。

マニュアルの作成

マニュアルの作成もオペレーションコスト削減に有効です。優秀な従業員の業務処理方法を参考にマニュアルを作成すれば、企業全体の生産性が向上します。また、従業員の育成コスト削減やヒューマンエラーの防止にもつながります。

ツールの導入

オペレーションコストの削減にはツール導入も効果的です。AIやRPAなどのツールを活用すれば、業務の自動化を実現でき人が行う作業を減らせます。また、設定を間違えなければミスが発生せず、やり直しの手間も発生しません。

アウトソーシングの利用

アウトソーシングを利用するのも良いでしょう。繁忙期に合わせて従業員を雇用した場合、閑散期には無駄なコストが発生する恐れがあります。アウトソーシングであれば必要なときのみ利用でき、経費の変動費化が可能です。

従業員の定着率を高める施策の実施

従業員の定着率を高める施策の実施も欠かせません。従業員の採用や教育には多額のコストがかかります。離職率が高ければ、採用費や教育費が無駄になる可能性が高まるでしょう。

出張や接待交際費の見直し

出張や接待交際費の見直しも重要です。例えば、Web会議を活用することで交通費・宿泊費・日当を削減可能です。また、規定の見直しで不要な接待を削減しましょう。

オフィスコストの削減アイディア

次に、オフィスコストを削減する以下のアイディアを紹介します。

• テレワークの導入
• 賃料の値下げ交渉、引っ越し
• 通信費の見直し
• ペーパーレス化の推進
• 社用車の廃止
• リースやレンタルの見直し

テレワークの導入

オフィスコストの削減には、テレワークの導入が有効です。テレワークを導入することで、通勤費や水道光熱費の削減が期待できます。また、働きやすい環境の整備で離職率の低下も図れるでしょう。

賃料の値下げ交渉、引っ越し

賃料の値下げ交渉や引っ越しも良いでしょう。固定費である賃借料を削減できれば、大きなコスト削減効果を得られます。周囲の相場を調べて、高い場合には賃料の値下げ交渉をしましょう。また、不要なペースがある場合、規模の小さなオフィスに移転することでコスト削減できます。

通信費の見直し

通信費の完全な削除は困難ですが、プランの見直しなので支出を抑えることが可能です。具体的には、法人プランの契約台数に基づく割引適用や固定電話からIP電話への切り替えが該当します。

ペーパーレス化の推進

ペーパーレス化の推進も良いでしょう。以下のコスト削減が期待できます。

• コピー用紙やインク代
• 文書保管スペース代
• 郵送料
• 印紙税

コピー機や複合機の台数を減らせる可能性もあるでしょう。

なお、ペーパーレス化に役立つおすすめツールを知りたい方は、以下もご覧ください。
⇒ペーパーレス化に有効なおすすめツール・システム11選！メリットや成功させるポイントも解説

社用車の廃止

維持に多くのコストがかかる社用車の廃止も有効です。利用頻度が低い場合は、公共交通機関やタクシー、レンタカーの利用に切り替えることでコストを削減できるケースがあります。

リースやレンタルの見直し

リースやレンタルを利用すれば、パソコンなどの初期導入費やメンテナンスコストを抑えられます。ただ、利用期間や台数によってはリース・レンタルの方が高額になるケースがあるため、注意しましょう。改めて、リースやレンタルの方が良いか購入した方が良いか試算するのがおすすめです。

エネルギーコストの削減アイディア

最後に、エネルギーコストを削減する以下のアイディアを紹介します。

• 電力会社の見直し
• 省エネ設備の導入
• 太陽光発電の導入

電力会社の見直し

電力はエネルギーコストの大部分を占める要素で、見直せば大きな効果を期待できます。契約先や料金プランが最適かの見直しを行いましょう。電力の小売り自由化により、電力ビジネスに参入する企業が増加して、選択肢が増えています。

省エネ設備の導入

省エネ設備の導入もエネルギーコストの削減に有効です。例えば、省エネ家電に切り替えれば初期導入費はかかるものの、ランニングコストを抑えられます。

太陽光発電の導入

太陽光発電を導入するのも良いでしょう。会社や工場の屋根などにソーラーパネルを設置している企業も多く存在します。太陽光発電の導入は、電気料金の削減だけでなく脱炭素経営の促進にも有効です。

コスト削減に成功した5つの事例

続いて、コスト削減に成功した以下5つの事例を紹介します。

• ソフトバンクグループ
• セブンイレブンジャパン
• NTT東日本
• マイナビ
• 三井住友海上

ソフトバンクグループ

ソフトバンクグループは、ペーパーレス化の推進などにより約241億円のコスト削減に成功しました。具体的には、用紙代や印紙代の削減を行っています。また、新卒採用においてAI動画面接を導入するなど、ツールの有効利用もコスト削減に寄与しています。

セブンイレブンジャパン

セブンイレブンジャパンは、会計システムの再構築と伝票・帳簿の電子化でコスト削減を行っています。もともと、約2億2,000万枚用紙を保管するために多くのコストがかかっていましたが、ペーパーレス化で年間約14億円の経費削減に成功しました。また、店舗の照明をLEDに変更し空調温度を高めることで、電気料金を27％削減しています。

NTT東日本

NTT東日本は、Web会議システムの導入で業務効率化とコスト削減に成功しています。具体的には、対面会議を行うための移動時間を820時間削減しました。また、会議資料のペーパーレス化で年間約278万円のコスト削減を行っています。

マイナビ

マイナビは、RPAの活用によるデータベースの一元化で業務効率化とコスト削減に成功しています。部門間でのナレッジ共有が可能になり、年間約3万5,356時間、約1億607万円のコスト削減効果を生んでいます。

三井住友海上

三井住友海上は、保険金の支払い業務にRPAを導入してデータ入力作業を自動化しました。その結果、年間約14,400時間の削減に成功してヒューマンエラーの防止にもつながっています。

業務改善や自動化によるコスト削減の特徴

本記事でも紹介した通り、コスト削減方法はさまざまですが業務改善や自動化がおすすめです。業務改善や自動化によるコスト削減は、即効性と持続性が高い特徴があります。早期に結果を出すことができ、かつ長期間コスト削減効果を得られるでしょう。

コスト削減を実施する手順

コスト削減を実施する手順は以下の通りです。

1. 現状の把握
2. 目標の設定
3. 削減コストの検討と優先順位付け
4. 施策の検討と実施
5. 効果の検証と改善

順に解説します。

1.現状の把握

まずは、なににいくらのコストがかかっているのか現状を把握します。コストを見える化すれば、割合の高いコストの種類や削減できるコストを判断しやすくなります。

2.目標の設定

続いて、どの程度のコスト削減を目指すか目標を設定します。ただ、無謀な目標を設定しないように注意しましょう。無駄なコストであれば削る必要があります。ただ、従業員のモチベーションに関するものや将来への投資を無理に削ると企業競争力の低下につながります。

3.削減コストの検討と優先順位付け

次に、具体的にどのコストを削るかを優先順位を付けて決定します。まずは、すぐに削減できるコストから取り組むと良いでしょう。削減施策の実施に手間がかかるものであれば、効果を得るまでに時間がかかります。

4.施策の検討と実施

削減対象コストと優先順位が決定したら、どのように削るかの施策を検討・実施します。施策を検討する前には、従業員に協力を呼びかけましょう。従業員の理解を得ることも、施策を実行するにあたって重要な要素です。

5.効果の検証と改善

施策実施後、一定期間たった後に効果の検証と改善も行いましょう。最初から期待する成果が得られるとは限りません。PDCAを回すことで効果が高まります。

削減してはいけないコストの特徴

最後に、削減してはいけない以下コストの特徴について解説します。

• 従業員のモチベーションに関わるもの
• 商品やサービスの品質に関わるもの
• 業務効率に関わるのも

従業員のモチベーションに関わるもの

従業員のモチベーションに関わるコストの削減は避けましょう。具体的には、福利厚生に関するものが挙げられます。従業員のモチベーションが下がると、生産性の低下や離職の原因になります。

商品やサービスの品質に関わるもの

商品やサービス品質に関わるコストの削減も、辞めた方が良いでしょう。例えば、原材料の品質やサービス提供の人を削ることが該当します。商品・サービスの品質が下がれば、顧客の信用低下や顧客離れの原因になります。

業務効率に関わるもの

業務効率に関わるコスト削減も避けた方が良いでしょう。例えば、教育コストの削減やツールの活用を辞めることが該当します。業務効率が下がると、売上や利益の減少につながります。コスト削減の本来の目的に反するでしょう。

まとめ

多くの企業がコスト削減に取り組んでおり、成功事例も少なくありません。具体的には、ソフトバンクグループは年間約241億円、セブンイレブンジャパンは年間約14億円、マイナビは年間約1億607万円のコスト削減に成功しています。コスト削減を行えば、利益の増加や対外評価の向上、業務効率化などさまざまなメリットを得られるでしょう。コスト削減は投資効果が高く企業競争力の強化に欠かせません。

弊社SMSデータテックでは、長年蓄積したITノウハウを活かして企業の課題解決を支援する「業務改善コンサルティング」を行っています。コスト削減にも有効であるため、ご興味ある方はお気軽にお問い合わせください。

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データマイニングとは、大量のデータを分析して傾向やパターンなどを発見する手法のことです。データマイニングを行うことにより、品質・顧客満足度の向上や環境・ニーズ変化への迅速な対応実現などのメリットを得られます。

本記事では、データマイニングの概要や行うメリット・デメリット、実施フローと成功させるポイントについて詳しく解説します。データマイニングに知りたい方、データを活用した経営を実践したい方は、ぜひ参考にしてください。

データマイニングとは

データマイニング（data mining）とは、コンピューターを用いて膨大なデータを分析し有効な情報を得ることです。具体的には、売上予測や市場動向に関する情報を得られます。「マイニング」は日本語で「採掘」を意味しており、大量のデータを「鉱山」に見立てて知識を発掘することから、この名称が付けられました。

ここからは以下の事項について解説します。

• データマイニングが重要な理由
• データマイニングにより得られる情報
• データマイニングとデータ分析の違い
• データマイニングの代表的な種類

データマイニングが重要な理由

データマイニングが重要な理由は、顧客の満足度向上や新たな収益源の創出などに役立つためです。例えば、以下の通りすでに多くの業界で取り入れられています。

• 製造業界：生産設備におけるメンテナンス計画の作成やサプライチェーンの効率化
• 小売業界：販売予測による在庫の最適化やマーケティングキャンペーンの効果向上
• メディア・テクノロジー業界：顧客行動のパターン分析によるサービス改善
• 金融・保険業界：詐欺の発見やコンプライアンス上の問題・リスク管理
• 教育業界：学習の進捗分析による最適なサポートの提供

データマイニングにより得られる情報

データマイニングにより得られる情報は、大きく以下の4つに分かれます。

• データ（Data）：整理されていない数値や画像・音声などの素材
• 情報（Information）：データの整理やカテゴライズを行ったもの
• 知識（Knowledge）：情報分析により得られたルール・傾向や知見
• 知恵（Wisdom）：知識を用いて判断する力

上記は頭文字を取り「DIKWモデル」と呼ばれています。データから知恵にかけて下にいくほど有効性が高い傾向があります。ただ、データに基づく適切な判断をできる人材がいなければ有効活用できません。

データマイニングとデータ分析の違い

データマイニングはデータ分析における手法の一つですが、データマイニングと従来のデータ分析は、分析可能なデータ量や分析結果の質が異なります。これまでは、コンピューターの性能に限界があり、大量のデータ処理や高度な分析ができませんでした。ただ、テクノロジーの進歩により、対象となるデータ量が飛躍的に増加して高度な結論を導くことも可能になっています。

データマイニングの代表的な種類

代表的なデータマイニングの種類は以下の3つです。

• プロセスマイニング
• テキストマイニング
• 予測マイニング

順に解説します。

プロセスマイニング

ビジネスプロセスの発見や監視、改善を目的としたタイプです。システムのログデータなどを解析して、ボトルネックの発見などを行います。

テキストマイニング

テキストデータを読み取り理解するタイプです。例えば、Webコンテンツや論文、書籍など大量の文章を読み取り、新たな知識を発見します。

予測マイニング

データの可視化・分析により傾向を予測するタイプです。経営層や管理職の意思決定に役立ち、迅速かつ最適な判断が可能になります。

データマイニングを行う2つのメリット

続いて、データマイニングを行う以下2つのメリットについて解説します。

• 品質や顧客満足度の向上する
• 環境やニーズ変化へ迅速に対応できる

品質や顧客満足度の向上する

データマイニングを行うことで、業務・製品の品質や顧客満足度の向上が期待できます。例えば、顧客の行動を分析することで適切な商材や提案タイミングを把握できます。また、販売予測を行えば在庫切れによる機会損失の防止につながるでしょう。

環境やニーズ変化へ迅速に対応できる

環境やニーズ変化への迅速な対応も、データマイニングを行うメリットです。例えば、SNSの投稿や市場動向データを分析すれば、顧客・市場ニーズの変化を素早く把握でき、製品・サービスの改善や新たなビジネスの創出に役立ちます。近年は、消費者のニーズ変化が早く迅速に把握して対応しなければ、ビジネスの衰退につながる恐れもあるでしょう。

データマイニングの課題とデメリット

メリットがある一方で、データマイニングには以下の課題・デメリットが存在します。

• 適切なデータの収集に手間がかかる
• 専門人材が必要

順に解説します。

適切なデータの収集に手間がかかる

データマイニングを行うのに必要なデータの収集には手間がかかります。多くのデータを収集しなければ、正確な結果を導くことはできません。また、集めたデータに欠損値やノイズがあった場合、正しい分析結果を導くことは難しいでしょう。適切かつ大量のデータを集めるのは容易ではありません。

専門人材が必要

専門的な知識やスキルを有する人材が必要なことも、データマイニングを行うデメリットです。データマイニングの実施には、統計学や機械学習などの知識が必要です。また、分析結果からどのような判断を行うかは活用する人により異なります。専門人材がいなければ適切な活用ができません。

データマイニングの主な手法

続いて、データマイニングにおける主な以下の手法を紹介します。

• ロジスティック回帰分析
• ABC分析
• マーケット・バスケット分析
• クラスター分析（クラスタリング）
• アソシエーション分析
• 決定木分析
• 主成分分析（PCA）
• 因子分析
• 統計的仮説検定

ロジスティック回帰分析

複数の要因（説明変数）を基に、2択の結果（目的変数）が起こり得る確率を予測する手法です。例えば、顧客が特定の商品を購入する確率を予測できます。

ABC分析

過去のデータを用いて、重要度の高い順にA・B・Cのグループに分類する手法です。例えば、売れ筋商品や重要顧客の発見に役立ちます。

マーケット・バスケット分析

ユーザーの購買データを分析して、同時に購入されやすい商品を分析する手法です。商品配置の変更やレコメンドに活用すれば、顧客単価の向上が期待できます。

クラスター分析（クラスタリング）

データの類似性に基づきグループ（クラスター）分けを行う手法です。例えば、顧客データを分析しその結果を用いることで、最適なマーケティングの実施が可能になります。

アソシエーション分析

膨大なデータから、特定のパターンや関連性を発見する手法です。POSレジデータやECサイトの購買データ分析でよく用いられています。

決定木分析

樹形図（ツリー構造）を構築して、データの分析や予測を行う手法です。例えば、金融業界において申込者の情報を基に、信用度やデフォルトリスクを評価する際に活用されています。

主成分分析（PCA）

多くの変数を有するデータを集約して主成分を作成する手法のことです。データの重要な要因の特定に役立ちます。

因子分析

データが持つ複数の要素（各変数）に共通する因子を分析する手法です。例えば、アンケート結果から消費者行動の背景を特定する際に活用されます。

統計的仮説検定

ある仮説が正しいかどうかを、データに基づき統計的に検証する手法です。例えば、開発した新薬が効果的かを調査する際に活用されます。

データマイニングを行うフロー

データマイニングを行うフローは以下の通りです。

1. ビジネスを理解する
2. データを理解する
3. データを準備する
4. モデルを構築する
5. モデルを評価する
6. 結果を活用する

各ステップについて解説します。

1.ビジネスを理解する

まずは、自社のビジネスをベースにデータマイニングに求める役割や成果を検討します。ビジネス視点で考えなければ、企業成長や競争力の強化につながる結果を得られません。自社のビジネスに関する理解を深めることが重要です。

2.データを理解する

次に、分析する初期データを収集・整理します。データ整理とは、データの意味を理解したり品質の問題点を明確にしたりすることです。データ整理を行うことで、どのような知見を得られるかの仮説を立てられます。データは複数の種類があり、最適なものをマイニングしなければ期待する成果を得られません。まずは、初期データの整理で目的を達成できそうかの検証を行いましょう。

3.データを準備する

データ整理を基に、マイニングを行う対象データを準備しましょう。データの準備は、マイニングにおいて60％から80％の時間を費やすといわれる重要なプロセスです。適切なデータを選択した上で収集しデータクレンジングも行います。データクレンジングとは、分析前にデータの重複や欠損値、誤った情報の修正・削除を行い、正確な情報に整える作業のことです。

4.モデルを構築する

続いて、データを用いて分析結果を求めるための計算方法であるモデルを構築します。「データマイニングの主な手法」の章で解説した通り、データマイニングの実施方法は複数存在します。適切な手法を用いなければ目的は達成できません。データマイニングツールの中には、AIがデータセットを基にモデルを選択するものも存在しますが、正しいとは限らないため人によるチェックが必須です。

5.モデルを評価する

実際に構築したモデルを用いて、成果が得られるかを検証します。問題があれば再度これまでのプロセスを見直すことで、高品質な分析結果を得られるようになります。

6.結果を活用する

最後に、データマイニングで導き出された結果を活用しましょう。また、モデルは定期的な改善が求められます。目的が変われば、必要なデータの種類や適切なモデルが変化します。定期的にモデルの見直しを行い、質の高い分析結果を得られる体制を維持しましょう。

データマイニングを成功させる3つのポイント

最後に、データマイニングを成功させる以下3つのポイントについて解説します。

• データウェアハウス（DWH）を導入する
• データクレンジングを行う体制を整える
• データマイニングツールを活用する

データウェアハウス（DWH）を導入する

データマイニングには、データウェアハウス（DWH）の導入が重要です。DWHとは、企業内に存在する多彩なシステムから収集したデータを一元管理して、分析に適した形式で整理・統合するデータベースのことです。セキュリティ機能が充実したツールも多く、大量の情報を安全に保管できます。

データクレンジングを行う体制を整える

データクレンジングを行う体制の整備も欠かせません。欠陥やノイズのあるデータが混じれば、分析結果の精度が低下します。また、データ形式をそろえなければ分析できません。

データマイニングツールを活用する

データマイニングツールの活用も重要です。ツールを活用すれば、データマイニングを実施する手間を抑えられます。また、中には専門的な知識やスキルがなくても利用可能なツールが存在します。ツール選択時には、無料トライアルを有効活用して問題なく使えるかの確認を行うと良いでしょう。

まとめ

データマイニングとは、コンピューターを用いて膨大なデータを分析し有効な情報を得ることです。具体的には、売上予測や市場動向に関する情報を得られます。専門人材が必要などの課題もある一方で、データマイニングを行うことにより品質・顧客満足度の向上や、環境・ニーズ変化への迅速な対応実現などのメリットを得られるでしょう。データマイニングを成功させるには、DWHの導入やツールの活用、データクレンジングを行う体制の整備が重要です。
SMSデータテックでは、

• 製造現場データの収集・可視化
• クラウドやIoTを活用したデータ統合基盤の構築
• データマイニングやAI活用による分析支援

といったトータルなソリューションを提供し、お客さまの「工場DX」を支援しています。
データマイニングを単なる分析で終わらせず、生産性向上や経営改善に直結させたい企業さまは、ぜひご相談ください。

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PDM（製品情報管理システム）とは、製品の企画や開発段階で発生するデータを管理するツールのことです。従来は、個人が管理したりファイルサーバーに保存したりするケースが一般的でしたが、近年の開発では膨大な量のデータが生み出されるため従来の方法では対応できず、PDMが注目を集めています。

本記事では、PDMの概要と代表的な機能や利用するメリット・デメリット、おすすめのツール3選について詳しく解説します。PDMについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

PDM（製品情報管理システム）とは

PDM（製品情報管理システム）とは、製品開発や設計に関するデータを一元管理するツールのことです。製品開発では、以下複数のデータが発生します。

• 設計図
• コスト
• 仕様書
• 指示書
• 計画書
• 部品リスト

上記のデータが社内に散らばっている場合、活用する際に手間がかかります。PDMでまとめて管理すれば、効率的な活用が可能になるでしょう。

ここからは以下の事項について解説します。

• PDMが求められる背景
• PDMとPLMの違い

PDMが求められる背景

PDMが求められる背景には、製品の開発・設計段階における情報量の増加があります。前述の通り、製品の開発段階では多くのデータが発生して、製品が複雑だったり企業・プロジェクト規模が大きかったりすれば、より膨大な量になります。
従来は、ファイルサーバーや個人が管理していましたが、量が多く従来型の管理手法では適切な管理ができません。情報管理の方法が不適切だった場合、トラブル発生の原因となるでしょう。個人が管理すれば属人化の要因となりリスクが発生します。また、各部門で保有するデータを独自に変更した場合、どれが最新で正しいデータかがわからなくなる恐れもあります。

PDMを利用することにより、データのバージョンに起因したミスの防止や情報の効率的な管理、属人化の解消が可能です。また、PDMには検索機能が実装されており、データを探す手間の軽減にも役立ちます。

PDMとPLMの違い

PDMとPLMは混同されがちですが両者は管理対象が異なります。
PLM（Product Lifecycle Management）とは、製品の企画・設計から廃棄に至るまでのライフサイクル全体を統合的に管理する仕組みやツールのことです。PDMは設計に関するデータが管理対象であるのに対して、PLMの場合製品のライフサイクルで生じる全てのデータが管理対象です。

PDMの代表的な5つの機能

PDMの代表的な機能は以下の5つです。

• データ管理機能
• ワークフローの進捗管理機能
• データの検索と再利用機能
• 部品表（BOM）の管理機能
• セキュリティ機能

順に解説します。

データ管理機能

開発・設計に関するデータを一元管理する機能です。例えば、CADのデータと製品の試験結果データを関連付けるなど、情報を単独で管理するのではなく紐づけた管理が可能です。

ワークフローの進捗管理機能

申請や承認の進捗状況を見える化・管理する機能です。申請の状況を容易に把握でき、ワークフローが誰の承認待ちで止まっているかも確認可能です。また、プロジェクトのタスク管理にも活用できます。

データの検索と再利用機能

登録したデータの検索や再利用を行う機能です。キーワードや属性などを利用した検索が可能で、目的のデータを迅速に見つけられます。また、過去データの活用は新製品開発の効率化に役立ちます。

部品表（BOM）の管理機能

製品の構成表や部品表（BOM）を管理する機能です。バージョンや変更履歴の管理などは自動的に行われるため、手間の軽減につながります。製品を構成する要素のリスト化も可能で、部品調達・製造の効率化や変更による影響分析に役立ちます。

セキュリティ機能

サイバー攻撃などから情報を守る機能です。具体的には以下の機能が実装されています。

• アクセス制御
• データの暗号化
• 監査
• バックアップ
• プライバシー保護

開発情報がライバル企業に漏れれば、模倣されてしまう恐れがありますが、セキュリティ機能により情報漏洩のリスクを抑制できます。

PDMを利用する5つのメリット

続いて、PDMを利用する以下5つのメリットを紹介します。

• スムーズな情報共有
• 業務の効率化
• 属人化の防止と品質の向上
• 過去データの利用
• バージョン管理の実現

スムーズな情報共有

PDMの利用によりスムーズな情報共有が可能です。データをリアルタイムで共有でき、コミュニケーションロスの軽減や迅速な意思決定に役立ちます。また、部門間の連携もスムーズになるため、ミスの発生も抑制可能です。

業務の効率化

PDMは業務の効率化にも有効です。PDM内にはデータが集約されており検索機能も実装されているため、目的のデータを素早く見つけられるでしょう。前述の通り、情報共有もスムーズにできるため重複業務の発生防止にも効果的です。

属人化の防止と品質の向上

PDMは属人化の防止と品質の向上にも役立ちます。業務プロセスをワークフローで管理すれば、誰がいつどのような業務を行っているかの見える化と管理が可能です。実施事項も明確になり、属人的な作業の発生防止が期待できるでしょう。また、作業を標準化することで経験やスキルに頼らず、誰もが同じレベルで業務でき品質が安定します。

過去データの利用

PDMでは過去データを利用できるメリットもあります。過去のデータを用いれば効率的に新製品の開発ができるでしょう。手間やコスト削減も期待できます。

バージョン管理の実現

バージョン管理の実現もPDMを利用するメリットの一つです。企画・開発段階では試行錯誤も多く、データの修正が行われることがあるでしょう。PDMであれば、最新バージョンか否かや変更履歴の確認が可能です。誤って、過去のデータを活用してしまう事態を防止できます。また、データ変更に関する権限設定も可能なため、一部の人のみ変更できる体制の構築にも役立ちます。

PDMを利用するデメリット

便利なPDMですが、導入・利用にはコストがかかります。場合によっては、導入費用だけで数百万円程度かかるケースも存在します。
また、利用にあたり、従業員の教育も必要です。便利なツールであっても、使いこなせなければ期待する成果は得られません。PDMのなかには、ユーザーインターフェースが複雑なものもあるため、従業員に操作方法などを伝えスムーズに利用できる体制を整えましょう。

おすすめのPDM3選

続いて、おすすめの以下PDM3選を紹介します。

• SOLIDWORKS PDM
• Autodesk Vault
• SearchManager Pro2

SOLIDWORKS PDM

出典：SOLIDWORKS PDM公式Webサイト

SOLIDWORKS PDMは、強力な検索機能が実装されており、目的のファイルを素早く見つけられるツールです。以下3つが存在して、活用シーンや規模に応じて利用するものを選択できます。

• SOLIDWORKS PDM Standard：シンプルな機能で小規模の単一拠点を持つ企業向け
• SOLIDWORKS PDM Professional：複数のチームで活用したい企業向け
• SOLIDWORKS Manage：高度なシステムを必要とする企業向け

Autodesk Vault

出典：Autodesk Vault公式Webサイト

Autodesk Vaultは、モバイルアプリやブラウザーベースのシンクライアント、Vault Gatewayなど、さまざまな方法でデータにアクセス・共同作業できるツールです。個人間・チーム間の連携がしやすく、生産性が向上するでしょう。APIを活用すれば、他のシステムとの連携も可能です。

SearchManager Pro2

出典：SearchManager Pro2公式Webサイト

SearchManager Pro2は、あえて機能を限定することで初心者でも使いやすい仕様となっているツールです。機能は絞られていますが、参照管理や図面の全文検索、チェックイン・チェックアウト機能などが実装されており、スムーズな情報共有と編集作業が可能です。

PDM導入時の注意点と成功のポイント

最後に、PDM導入時における以下の注意点と成功のポイントを紹介します。

• 導入目的を明確にする
• 導入環境を整備する
• スモールスタートする

導入目的を明確にする

PDMを導入する際には目的を明確にしましょう。目的があいまいなまま導入すると、求める成果も不明確になり効果を得られない恐れがあります。PDCAを回す際にも、なにを基準に上手くいっているのか改善が必要なのかの判断もしにくいでしょう。

また、従業員からの協力も得られません。PDMに限らず、新たなツールを導入すれば従業員には負担がかかります。理解や協力を得られなければ、導入しても活用されず形骸化する可能性があります。

導入環境を整備する

導入環境の整備も重要です。「PDMを利用するデメリット」の章で解説した通り、従業員の教育に力を入れると良いでしょう。特に、操作やインターフェースが複雑なPDMを導入する場合には、従業員が慣れるまでに時間がかかります。

また、導入により従業員にどのようなメリットがあるかも伝えましょう。理解を得て前向きに取り組んでもらえれば、より多くの成果が期待できます。導入前や導入時だけでなく、導入後もストレスのない利用を実現するために、ヘルプデスクなどを設けるのも良いでしょう。

スモールスタートする

スモールスタートすることも重要です。いきなり全社規模で導入すると、データの管理やワークフローが複雑化して失敗する恐れがあります。まずは、一つの部門などに導入して効果検証を行い、問題がなければ段階的に活用範囲を拡大するのがおすすめです。

まとめ

PDMとは、製品開発・設計に関する設計図や仕様書、計画書などのデータを一元管理するツールのことです。データ管理機能や検索機能が実装されており、スムーズな情報共有が可能です。また、過去データの再利用機能やワークフロー機能により、業務効率化・品質の標準化も期待できるでしょう。

ただ、PDMを利用するには知識やスキルが求められます。導入前に従業員の教育を行い、スムーズに活用できる環境を整えましょう。また、目的やメリットなどを明確にして従業員に伝え、理解や協力を仰ぐことも重要です。

近年は、業務効率化や生産性の向上に寄与するツールが数多く提供されており、多くの製造業を営む企業でDXが推進されています。外部環境の変化が厳しく競争が激化している昨今において、成長や生き残りには業務効率化による生産性の向上が不可欠です。PDMなどのツールを駆使して、業務効率化を図りましょう。

なお、製造業におけるDXについて知りたい方は以下もご覧ください。
⇒製造業DXとは？推進メリットや成功事例、課題と解決策を解説

改善コンサルティングを行っています。
90％の工数削減の事例もあるため、業務を改善・効率化したい方は、お気軽にご連絡ください。

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MES（Manufacturing Execution System）とは、現場の生産プロセスを管理するシステムのことです。作業計画の策定や作業者の管理、データの収集と分析などの機能が実装されており、コスト削減・納期短縮・属人化の解消に役立ちます。

本記事では、MESの概要や活用するメリット、導入を成功させる注意点・ポイントとおすすめのツール3選について詳しく解説します。MESについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

MES（製造実行システム）とは

MES（製造実行システム）とは、製造に関するプロセスや管理をデジタル化するツールのことです。例えば、製造現場への指示やスケジュール、生産実績データの収集・分析が可能で、生産プロセスの効率化や品質向上に役立ちます。

ここからは、MESに関する以下の事項について解説します。

• MESが求められる理由
• MESとERPの違い
• MESと生産システムの違い
• MESにおける代表的な11個の機能

MESが求められる理由

MESが求められる背景には、利益の最大化と企業競争力の向上があります。
製造業が利益を向上させるには、限られたリソースを有効活用して生産量を増やすことが重要です。また、品質を保ちつつコストを削減する必要もあるでしょう。MESを導入すれば、製造に関する情報を一元管理でき、データに基づいた正確で迅速な判断が可能です。最適な生産プロセスの構築につながり、安定的な利益を確保できるでしょう。

MESとERPの違い

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報を適切に管理・分配して、企業運営の最適化を目指す考え方や、そのための手法・システムのことです。MESとERPは、どちらも適切なリソースの分配を実現するためのツールですが、両者は活用段階が異なります。

MESが生産の実行段階で真価を発揮するのに対して、ERPは計画段階で価値を発揮するツールです。ERPでどのような製品をいつまでにどれだけ生産するかなどの計画を行い、MESでその計画に基づきどのような工程で作るかなどの具体的なプロセスを立案します。

なお、ERPの詳細は以下をご覧ください。
⇒ERPとは？主な機能やメリット・デメリット、導入の流れと選定のポイントを解説

MESと生産システムの違い

生産管理システムとは、受注や在庫、購買など生産全体の状況管理と計画の立案を行うツールのことです。MESと生産システムは、対象領域が異なります。

MESは生産プロセスの管理や効率化を担うのに対して、生産管理システムは納期やリードタイム、稼働率など生産プロセス全体の管理が担当領域です。ERP同様、生産管理システムでなにをいつまでにどの程度生産するかなどのスケジュールを立て、MESで具体的にどうするか計画する流れになります。

MESにおける代表的な11個の機能

アメリカのMES推進団体であるMESA（Manufacturing Enterprise Solutions Association）が発表した、MESにおける代表的な11個の機能は以下の通りです。

• 生産資源の配分と監視：設備や人などのリソースを適切に配分するとともに監視する
• 作業者の管理：作業者の状況を把握して最適な業務を割り振る
• 作業計画の策定：生産計画に基づき詳しいスケジュールを作成する
• 差立・製造指示：仕様変更など情報の共有や作業者への指示を出す
• プロセス管理：生産状況の監視を行い、異常が発生した場合には対応をサポートする
• データ収集：設備の稼働状況や人の作業状況を収集・分析する
• 実績の分析：生産実績データを分析・比較して進捗管理や出荷予測を行う
• 仕様・文書の管理：生産に必要なデータを管理する
• 品質管理：品質データなどを収集して製品に問題がないかを管理する
• 製品の追跡と体系管理：仕掛品の追跡や製造履歴などを管理する
• 設備の保守・保全管理：設備の保守・保全活動に関する計画や実行を管理する

実装されている機能はツールにより多少異なります。ツールを選定する前には、自社に必要な機能を明確にすると良いでしょう。

MESの種類

MESは大きく以下2つの種類に分けられます。

• オンプレミス型
• クラウド型

ここからは、上記それぞれの種類について解説します。

オンプレミス型

MESを利用する企業が物理的なサーバーを用意して、MESを構築するタイプです。独自にサーバーを用意するため、カスタマイズしやすく各社に合わせたツールや運用体制を構築できます。一方で、導入コストが高く、バージョンアップや保守・管理も利用企業が行わなければなりません。専門的な知識やスキルを有する人材が必要です。

クラウド型

ベンダーが所有するクラウドサーバーを利用して、ツールを用いるタイプです。導入企業が独自にサーバーを構築する必要がなく、導入コストを抑えられます。また、バージョンアップや保守・管理はベンダーが行うため、手間もかかりません。ただ、カスタマイズ性や拡張性はあまり高くありません。さらに、月々のランニングコストがかかり、長期間利用する場合、オンプレミス型よりも多くの費用がかかるケースがあります。

MESを活用する6つのメリット

MESの活用により以下6つのメリットを得られます。

• 品質の向上
• コスト削減
• 納期短縮
• スムーズな部門間連携
• 属人化の解消や技術承継
• トレーサビリティの実現

順に解説します。

品質の向上

MESを活用すれば品質が向上します。製造業において、品質は顧客との信頼関係に影響を与える大きな要素です。万が一、不良品が混じれば信用が低下して最悪の場合取引停止になりかねません。MESでは生産履歴や検査結果の保存・管理が可能で、不良品が流出するリスクを抑えられるでしょう。

コスト削減

MESはコスト削減にも有効です。MESには、生産プロセスをリアルタイムで監視して、稼働状況やトラブルを自動記録する機能も実装されています。記録されたデータを分析すれば、どこに無駄があるかを効率的に発見できるでしょう。

納期短縮

MESを用いれば納期の短縮も可能です。生産スケジュールのリアルタイム管理や設備・作業者のリソース管理ができるMESを活用することで、無駄がない最適な生産活動ができます。また、トラブルも検知・通知してくれるため、迅速な対応が取れるでしょう。

スムーズな部門間連携

MESの導入により、部門間連携がスムーズにできるメリットもあります。MESでは、生産計画や在庫、品質など生産に関する情報が一元管理されており、関係者にリアルタイムで情報を共有可能です。部門間における情報格差の発生を防ぎ、各部門が連携しやすくなるでしょう。

属人化の解消や技術伝承

MESは属人化の解消や技術の伝承にも有効です。MESを利用することで、生産プロセスを標準化でき指示や進捗管理も自動で実行されます。個人が自分の経験や知識を基に判断する必要はありません。また、熟練作業者が保有する知識やノウハウの保存も可能で、研修・教育時に活用すれば技術伝承が期待できます。

トレーサビリティの実現

トレーサビリティの実現も、MESを活用するメリットです。MESでは、生産プロセスにおける上流から下流までの生産履歴を一元管理できます。製品不良などが発生した場合は、製品や部品、原材料の流通経路を追跡することで、原因の分析と対策の立案に役立つでしょう。

MESの導入を成功させるための注意点・ポイント

MESの導入を成功させるための主な注意点・ポイントは、以下の4つです。

• 導入目的を明確にする
• 自社に合うシステムを選定する
• 全社一丸となって取り組む
• 活用するための体制を整備する

順に解説します。

導入目的を明確にする

MESを導入する前には、目的を明確にしましょう。導入目的や解決したい課題により最適なツールが異なります。目的を明確にすれば、必要な機能が整理されツール選定時に役立ちます。また、目的が明確でなければ導入後の効果検証もできません。

自社に合うシステムを選定する

自社に合うシステムの選定も重要です。MESは複数存在して、それぞれ特徴や実装されている機能が異なります。自社に合うシステムを導入しなければ、期待する成果は得られないでしょう。システム選定時には以下を確認することが重要です。

• 実装されている機能
• 使いやすさ
• 拡張性やカスタマイズ性
• 他のシステムとの連携
• コストパフォーマンス

また、MESやITに精通している人材が自社に居ない場合は、ベンダーからどのようなサポートを受けられるかも確認すると良いでしょう。ベンダーのサポートが充実していれば、安心して利用できます。

全社一丸となって取り組む

MES導入は全社一丸となり取り組むことが重要です。MESは製造だけでなく、品質管理や在庫管理など複数の部署が関わるシステムです。例えば、製造だけなど一部の部署が頑張って取り組んでも、他の部署が協力的でなければ上手く運用できません。まずは、経営層がMESの有効性や導入メリットを理解して、活用推進に向けたリーダーシップを発揮しましょう。

活用するための体制を整備する

MESの活用に向けた体制の整備も欠かせません。MESは既存システムとの連携やデータ統合で、より多くの効果を発揮します。既存システム・データ連携をする準備をしましょう。

また、利用する従業員への教育も重要です。システムは使いこなせなければ効果を発揮しません。従業員をトレーニングして、スムーズに活用できるようにしましょう。利用・操作方法だけでなく、導入・利用するメリットも併せて伝えることが重要です。従業員の理解を得なければ、システムを導入しても活用されず形骸化する恐れがあります。

おすすめのMES3選

最後に、おすすめの以下MES3選を紹介します。

• IB-Mes
• MESソリューション
• IFS Applications for MES

IB-Mes

出典：IB-Mes公式Webサイト

IB-Mesは、開発メーカーであるユニフェイス社が、これまでに納入してきた製造実行システムの実績と顧客の声を参考に、製造現場で求められる機能を網羅したシステムです。カスタマイズ性が高くオプション機能も充実しているため、各社に合わせたシステムを構築できます。また、トライアルが設けられており本格導入前に使い勝手などを確認可能です。

MESソリューション

出典：MESソリューション公式Webサイト

MESソリューションは、顧客の企業経営に最大限貢献することを目指して開発されたシステムです。業種や以下の適用分野別に最適な機能を組み合わせたシステムとなっており、市場変化に迅速かつ柔軟に対応できます。

• 連続プロセス系
• バッチ系
• 組立て系

IFS Applications for MES

出典：IFS Applications for MES公式Webサイト

IFS Applications for MESは、複数拠点の統合管理が可能で全社の製造進捗をリアルタイムに見える化できるシステムです。機能が豊富で多彩な生産形態にも対応できます。ストックポイントや生産形態の変更にも迅速に対応できるため、柔軟な運用を実現可能です。

まとめ

MESとは、生産に関するプロセスや管理をデジタル化するツールのことです。作業計画の策定や作業者の管理、データの収集と分析などの機能が実装されており、利益の最大化と企業競争力の向上を目的に導入する企業も少なくありません。活用すれば、コスト削減や納期の短縮、属人化の解消などのメリットを得られます。

ただ、MESは導入しても活用しなければ成果を得られません。導入時には、目的を明確にして全社一丸となり定着・推進に取り組むことが重要です。

近年は、業務効率化や生産性の向上に寄与するツールが数多く提供されており、多くの製造業を営む企業でDXが推進されています。外部環境の変化が厳しく競争が激化している昨今において、成長や生き残りには業務効率化による生産性の向上が不可欠です。MESなどのツールを駆使して、業務効率化を図りましょう。

なお、製造業におけるDXについて知りたい方は以下もご覧ください。
⇒製造業DXとは？推進メリットや成功事例、課題と解決策を解説

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Canvaとは、画像や動画などを編集できるデザインツールのことです。直感的な操作が可能で、テンプレートや素材が豊富に存在するため、専門的な知識・スキルがなくてもクオリティの高いデザインを作成できます。また、複数のプランが存在し、無料でも活用可能です。

本記事では、Canvaの概要や特徴と便利な機能、活用例と使い方について詳しく解説します。Canvaについて知りたい方、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

Canva（キャンバ）とは

出典：Canva公式Webサイト

Canva（キャンバ）とは、オンライン上で誰でも簡単に画像などを編集できるツールのことです。オーストラリアのシドニーに本社を置く「Canva Pty Ltd」が開発・提供しており、月間のアクティブユーザー数は1.35億人以上です。日本でも2017年にリリースされて以降、利用するユーザーが後を絶ちません。

ここからは、Canvaに関する以下の事項について解説します。

• 料金プラン
• 商用利用に関する概要

料金プラン

Canvaには以下4つの料金プランが存在します（2025年7月時点）。

参照：最適なプランであらゆるものをデザイン｜Canva公式Webサイト

チームプランは最低3名の契約が必要です。まずは、無料プランで使い勝手を確認して、活用範囲を拡げる場合は有料プランを活用すると良いでしょう。
教育版も存在して、幼稚園から高校までの教育機関と非営利団体は、より多くの機能を無料で活用できます。

商用利用に関する概要

Canvaで作成した制作物は基本的に商用利用可能です。ただし以下は禁止されているため注意が必要です。

• 素材を加工せずに販売・再配布する
• 素材を加工せずにクレジットを取得する
• Canvaで作成したデザインを商標登録する
• 素材を他のストックフォトサービスなどで販売する
• 他のユーザーが作成したデザインのコピー

また、Canvaがライセンスを有していない無料プランの一部素材や、Canvaのロゴが入ったテンプレートは上記に該当しなくても商用利用できません。さらに、オーディオ素材は利用範囲が限定されており、CM動画では使うことができません。

商用利用する際は必ずCanvaの利用規約を確認して、不明点は問い合わせましょう。ルールを守らなければ、著作権の侵害などでトラブルに発展する恐れがあります。

Canvaの代表的な4つの特徴

Canvaの代表的な特徴は以下の4つです。

• 無料機能・テンプレートが充実
• 専門的なスキルが不要で操作が簡単
• 多彩なデバイスで利用可能
• 他者への共有が可能

順に解説します。

無料機能・テンプレートが充実

Canvaは、無料プランであっても機能やテンプレートが充実しています。画像編集や写真加工はもちろんのこと、動画も編集できます。また、プロがデザインした200万点以上のテンプレートや、450点以上の写真・グラフィックの利用も可能です。簡単なデータ編集やデザインの作成であれば、無料プランで十分対応できるでしょう。

Adobe社が開発・提供するPhotoshopやIllustratorなどデザインツールは数多く存在しますが、利用には安くないコストがかかります。一方、Canvaは無料で豊富な機能やテンプレートが活用可能です。なお、便利な機能は後ほど解説します。

専門的なスキルが不要で操作が簡単

専門的なスキルが不要で、簡単な操作が可能な点もCanvaの特徴です。Canvaの場合、基本的に自分が利用したテンプレートを選択後、ドラッグ＆ドロップで文字や画像の配置・編集をするだけです。直感的な操作で高いクオリティの画像を作成できます。他のデザインツールと異なり、使いこなすまでに長時間を要することはありません。初心者でもプロが作成したようなデザインを作れます。

また「Canva日本公式ブログ」ではデザインに関する基礎知識やCanvaの活用方法などの情報が発信されています。さらに、Canvaは利用者が多くブログやYouTubeなどでも多彩な情報を得られるため、不明点や悩みも解決しやすいでしょう。

多彩なデバイスで利用可能

多彩なデバイスで利用可能な点もCanvaの特徴です。Canvaはインストール型ではなくオンラインで利用するツールです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどに対応しており、iOSとAndroid版のアプリも存在します。

同じアカウントの活用により、移動中やスキマ時間にパソコンで作成した画像の簡易編集を行うこともできます。インターネット環境さえあれば、場所や時間を問わず活用できるでしょう。

他者への共有が可能

クラウドサービスであるCanvaは、他者とのデータ共有や複数人での同時編集が可能です。コメントの追加や作業の割り当てなどもでき、チームで作業を行うケースに最適です。メールやチャットに添付して共有する手間も必要ありません。

Canvaの便利な5つの機能

続いて、Canvaの便利な以下5つの機能を紹介します。

• AI機能
• エフェクト機能
• 背景の切り抜き機能
• カラーパレットの登録機能
• リンクの埋め込み機能
• SNSへの投稿機能

AI機能

Canvaには以下のAI機能が実装されています。

• 画像生成
• イラスト生成
• アイコンメーカー
• キャラメーカー
• 動画生成
• 文章要約
• 文章作成
• 作曲
• 音声生成

複数のAI機能が活用できるため、さまざまなシーンで役立つでしょう。デザインやコンテンツ制作を効率化可能です。なお、無料プランも制限があるもののAI機能を利用できます。

エフェクト機能

色調整やフィルター適用により画像などを引き立てる機能です。大きく以下3種類のエフェクト機能が存在して、ワンクリックで編集可能です。

• テキストエフェクト
  立体化やグラデーションにより、デザインに奥行き・華やかさを付与する
• 画像エフェクト
  明るさやコントラストの調整により、雰囲気を変更する
• 形状エフェクト
  色や線の太さを調整することにより、形状の強調やデザインへのアクセントを加える

背景の切り抜き機能

写真の背景を自動削除する機能です。背景を削除して、他の画像やデザインに差し込みたい際に有効です。また、フレームの形通りに画像の一部を切り抜くフレーム機能も実装されています。

カラーパレットの登録機能

よく使う色やブランドカラーなどを登録する機能です。自分でも色の設定ができ、企業や組織でブランドイメージと統一したデザインを作りたい際に有効です。また、あらかじめデザインに最適な色の組み合わせが用意されており、ワンクリックで全体の配色を調整できます。

リンクの埋め込み機能

画像やテキストにリンクを埋め込む機能です。具体的には以下へリンクを埋め込み可能です。

• テキスト
• 画像
• 図形
• アイコン

閲覧者が手間なく関連情報にアクセスでき、ユーザーエクスペリエンスの向上を図れます。

SNSへの投稿機能

Canvaで作成した画像などを直接SNSに投稿する機能です。投稿するためにSNSを別で起動させる必要はありません。有料プランを活用している場合には、予約投稿機能も実装されておりさらに便利です。

Canvaを活用するメリット・デメリット

続いてメリットとデメリットについて解説します。

メリット

Canvaを活用する主なメリットは以下の通りです。

• 手軽に活用できる
• デザイン業務を効率化できる

「Canvaの代表的な4つの特徴」の章で解説した通り、Canvaは無料プランでも機能や素材が充実しています。また、直感的に操作できるため利用しやすいでしょう。AI機能も実装されており、チラシやプレゼンの作成業務を効率化可能です。

デメリット

便利なCanvaですがデメリットも存在します。具体的には、細部の微調整など細かな作業には不向きです。Canvaは専門的な知識やスキルを持たない初心者でも使いやすいツールです。一方で、デザインの専門家として活動している場合には機能不足だと感じる可能性があります。

例えば、Canvaでは線の変形や微調整ができません。また、テキストにおいて一文ごとに文字の大きさや間隔の調整はできますが、一文字ごとの大きさ・間隔の調整はできません。細かな調整もしたい場合には、Adobe社のIllustratorなどを活用すると良いでしょう。

Canvaの活用例

Canvaはさまざまなもののデザインで活用できます。ここからは、Canvaの以下活用例を紹介します。

• SNS用画像の作成
• 動画編集
• PDF編集
• バナー作成
• Webサイト・素材の作成
• 冊子や写真集の作成
• プレゼン用資料の作成
• チラシ・ポスターの作成
• 名刺デザインの作成
• オンラインホワイトボード
• ToDoリストやフローチャートの作成

SNS用画像の作成

CanvaはSNS用画像の作成に最適です。特に、Instagramの投稿で活用できる画像やテンプレートが豊富に用意されています。投稿機能も実装されているため、画像の作成から投稿までを効率的に行えるでしょう。

動画編集

Canvaは動画編集にも活用できます。画像同様、ドラッグ＆ドロップで手軽に編集でき、テロップ・BGMの挿入やエフェクト、トランジションなどの機能も実装されています。Premiere Proなどの専門ツールと比較すると機能的に劣る部分もありますが、その分手軽に利用できる点がメリットです。

PDF編集

PDFの編集にもCanvaは活用されています。例えば、PDFのテキスト編集やメモの追記が可能です。PDFを編集する際には、Canvaにアップロードして変更を加えましょう。

バナー作成

Webコンテンツやブログに活用するバナーの作成にもCanvaは有効です。バナー用のテンプレートも充実しており、おしゃれでハイクオリティなバナーを作成できます。素材や写真も多く、他のサイトからバナー作成用に素材を集める手間もありません。

Webサイト・素材の作成

CanvaはWebサイトの作成時にも利用されています。Webサイト用のテンプレートも存在するため、テキストと画像の差し替えだけでサイト制作が可能です。無料ドメインの取得も可能で、レスポンシブ対応もしており簡易なサイトであればCanvaで作成できます。Webサイト構築時の素材も用意されています。
ただ、ページ数の多い大型サイトを作成したい場合には、Wordpressなど専門ツールの利用がおすすめです。

冊子や写真集の作成

Canvaは、一枚もののチラシなどだけではなく複数ページの冊子や写真集の作成にも使われています。最大350ページの資料を作成可能です。例えば、恋人や友人との写真を収めたアルバム作りで利用するのも良いでしょう。

プレゼン用資料の作成

デザイン性の高いプレゼン用資料を作る際にも、Canvaは効果的です。デザインテンプレートが豊富に用意されており、資料作成の時間を減らせます。また、Googleのスプレッドシートと連携させればグラフの挿入も可能です。

チラシ・ポスターの作成

チラシ・ポスターのテンプレートも充実しています。キャッチコピーや説明文、画像を張り替えるだけで、簡単にチラシなどの作成が可能です。初心者でもプロのようなチラシ・ポスターを容易に作れるでしょう。

名刺デザインの作成

フリーランスや個人事業主の名刺作成にもCanvaは利用されています。ゼロからのデザインも可能ですが、テンプレートも用意されているため手軽に作成可能です。また、ネットサービスと連携しており、作成したものを注文すれば手元に現物が届きます。

オンラインホワイトボード

Canvaにはオンラインホワイトボード機能も実装されています。色付き付箋などもあるため、Web会議でディスカッションする際に有効です。

ToDoリストやフローチャートの作成

ToDoリストやフローチャートもCanvaで作成できます。タスクやプロジェクトのスケジュールを見える化する際に役立ちます。思考を整理でき、実施事項が明確になるでしょう。

Canvaの使い方

最後に、Canvaの使い方を以下に分けて解説します。

• アカウント作成
• 基本的な操作方法

アカウント作成

まず、以下の手順でアカウントを作成します。

1. Canvaの公式Webサイトにアクセス
2. 画面右上の「登録」をクリック
3. 登録方法をメールアドレスの入力やGoogle・Facebookアカウント、Yahoo! JAPAN IDの利用から選択
4. メールアドレスを活用する場合は、アドレスを入力後「続行」をクリック
5. アカウント名を入力して「続行」をクリック
6. 登録したメールアドレス宛に認証コードが記載されたメールが届くため、認証コードを入力後「続行」をクリック

以上でアカウント作成が完了です。非常に簡単で1分程度で作成できるでしょう。登録方法の選択時に「別の方法で続ける」を選択すると、LINEやApple、Microsoftなどのアカウントを活用した登録も可能です。
スマートフォンアプリの場合は、インストールしてアプリを立ち上げると最初は登録画面が立ち上がります。

基本的な操作方法

Canvaでデザインを作成する方法には以下の2種類が存在します。

• テンプレートを活用する
• 白紙からデザインを作る

テンプレートを活用する手順は以下の通りです。

1. Canvaの公式Webサイトからログイン
2. 画面左のメニューバーにある「テンプレート」をクリック
3. 検索窓に「チラシ」や「プレゼンテーション」など作成したいもののキーワードを入力
4. 検索結果から好みのものを選択
5. 「このテンプレートをカスタマイズ」をクリック
6. デザイン画面に遷移するため編集を実施

白紙からデザインを作る方法は以下の通りです。

1. Canvaの公式Webサイトからログイン
2. 画面左のメニューバーにある「作成」をクリック
3. 「デザインを作成」タブが立ち上がるため「新規作成」から、プレゼンテーションや動画、チラシなど作成したいものを選択
4. デザイン画面に遷移するため編集を実施

編集時には、画面左のメニューバーから実施したい項目を選びます。直感的に活用できますが、不明点があればインターネットで検索すると良いでしょう。多くの情報が見つかります。

まとめ

Canva（キャンバ）とは、オンライン上で誰でも簡単に画像などを編集できるデザインツールのことです。SNS用画像・バナーの作成や動画・PDFの編集、チラシ・ポスターの作成時など、多彩なシーンで活用されています。

直感的に操作できるため誰でも簡単に活用可能です。また、テンプレートや素材が充実している点もCanvaの特徴です。AIによるテキストや画像生成など、便利な機能も実装されているため、デザイン作成業務の効率化に役立ちます。

近年は、企業を取り巻く環境変化が早く、競争も激化しています。企業競争力の強化には、業務効率化が欠かせません。Canvaなどの便利なツールを積極的に活用して、業務効率化を実現しましょう。

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多くの産業、多くの企業で人手不足が叫ばれています。皆さんの企業でも、人手不足や正社員の定着率が低いといった問題を抱えていないでしょうか？
そうした企業が積極的に検討すべきなのが「アウトソーシング（外部委託）」です。本記事ではアウトソーシングでは何ができるのか？どのようなメリットがあるのか？など、知っておきたいアウトソーシングの基本をご紹介します。

アウトソーシング（外部委託）とは？

アウトソーシングとは、ビジネス遂行に欠かせない各種業務のうち一部または全部を外部に委託することです。
会社の会計管理や労務管理、営業活動からIT運用までさまざまな業務をアウトソーシングできます。
また、特定の業務だけでなくビジネスの根幹となる業務プロセス全体を委託することを「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と呼びます。
企業にとって必要なリソースを必要な時に確保できるアウトソーシングを戦略的に取り入れることで、スピード感のある経営を実現でき、変化の激しい時代においても継続して成長する企業体質を作れます。

アウトソーシング（外部委託）で得られる5つのメリット

アウトソーシングを利用することで得られるメリットは次の5つです。

• さまざまなコスト課題を解決できる
• 専門家を利用することで仕事の正確性・信頼性が高まる
• アウトソーシング先の知識やノウハウを吸収できる
• サービス価値を最大化するための集中投資ができる
• 組織の肥大化を防ぎ高利益体質な企業を作れる

それぞれ詳しく解説していきます。

さまざまなコスト課題を解決できる

経営者や人事担当者になって初めて気づくのは「人を雇うコストの大きさ」ですね。企業の人権比率は10～50％と言われており、産業によっては売上高に対して半分が人件費というケースもあります。
アウトソーシングば委託コストこそかかりますが、その分必要な人件費が発生しないためコスト削減につながることが多々あります。とりわけIT運用やデータ分析など高度人材を必要とする場面では、アウトソーシングの方が費用を抑えられるケースが多いでしょう。
また、ソフトウェアを保有する費用、オフィスを拡大する費用なども不要なので固定費も削減できます。人材の育成や研修など、コミュニケーションまで削減できるため、一度アウトソーシングによるコストメリットを試算してみるとインパクトの大きさに驚くはずです。

専門家を利用することで仕事の正確性・信頼性が高まる

会計管理や労務管理などは、専門家が提供するアウトソーシングを利用することで仕事の正確性・信頼性が高まり、ひいては日頃の業務のスピードアップにつながります。つまり会計士や税理士、社労士などの士業に業務委託をするのも一種のアウトソーシングといことです。
士業の他にも、営業やマーケティングをプロフェッショナルに委託することで仕事の正確性・信頼性だけでなく、効率良く利益を拡大するプロセスが得られるメリットもあります。

アウトソーシング先の知識やノウハウを吸収できる

アウトソーシングは本来人材採用が必要な場面でそのプロセスを省いて業務委託できるだけでなく、アウトソーシング先の知識やノウハウを吸収できるのも大きなメリットです。たとえばIT運用を行ったことがない企業がいきなりIT人材採用に取り組むのはリスクがあります。そこでIT運用をアウトソーシングし、少しずつ委託先の知識やノウハウを吸収してき、内製できる部分を自社で担当していけば今まで社内になかった新しい業務プロセスを生み出せます。

サービス価値を最大化するための集中投資ができる

顧客満足度を向上するには、企業のサービス価値を最大化するための集中投資が必要です。しかし、人材採用などリスクの大きなところに投資が集中してしまうと、それを実現するのに時間がかかり過ぎてしまいます。
そこでアウトソーシングを適宜利用すれば、サービス価値の最大化に必要な資金を残しながらビジネスをステップアップしていけます。あるいは、カスタマーサポートなど顧客対応部門そのものをアウトソーシングし、サービス価値を高めるという手段も選択できるのです。

組織の肥大化を防ぎ高利益体質な企業を作れる

事業が拡大していくと人手が必要になります。「今すぐ必要だから」と人材を増やした結果、待っているのは組織の肥大化と整理されていない業務プロセスです。これでは高利益体質の企業を作り出すことができず、成長はしているものの常にギリギリで経営していかなければいけません。
組織の成長段階でアウトソーシングを利用すると、人材採用を急がずじっくり検討できるため、ミニマム（必要最低限）な組織で高利益体質な企業を作り出すことが可能です。

アウトソーシング（外部委託）がおすすめの業務

ビジネスを遂行するためのあらゆる業務を委託できるのが現在のアウトソーシングです。ただし、各種業務の中にも「アウトソーシングによる効果が高い業務」があります。ここではそうした5つの業務についてご紹介します。

システムの運用・保守

ビジネス効率化や生産性アップのために新しいソフトウェアを導入したり、システム開発を行うとその後は「システムの運用・保守」が発生します。IT活用の中で最も大変なのは、半永久的に続くシステムの運用・保守です。
システムを安定稼働するには腕の良いIT人材が必要ですが、IT部門を持たない企業にとっては優秀なIT人材確保が難しい実情があります。そこでアウトソーシングを利用すると、高度人材の確保に必要なコストを抑えながら、システムの運用・保守をプロフェッショナルに委託し、システムの安定稼働を継続的に実現できます。

大規模なデータ収集作業

「ビッグデータ活用が重要だ」と叫ばれている現代ビジネスですが、データ分析だけでなくデータを収集するためのノウハウを持たない企業が大半です。もちろん収集するだけではいけませんが、ほとんどの企業が大規模なデータ収集作業でつまづいてしまいます。
アウトソーシングを利用すれば、大規模なデータ収集作業だけでなくデータ分析からその後の活用までサポートしてくれるサービスもあり、企業のビッグデータ活用を促進できます。
データの収集・分析・活用をサポートするアウトソーシングに興味がある方は「PigData」をご覧ください。

労務管理や採用活動

労務管理や採用活動など、人事部門が行う業務はコストの透明化が難しいことから、アウトソーシングを利用する方がコスト削減につながるケースがあります。また、採用活動をプロフェッショナルに任せることで効率良く優秀な人材を確保でき、社内人事部門は「人材をどう活かすか？」という業務に集中できます。

給与計算や売掛金管理

給与計算や売掛金管理など、経理部門が行う業務も同様です。コストの可視化が難しく、ちょっとしたミスが大きな手戻りを生むため、アウトソーシングを利用する方がコスト削減につながるケースがあります。経理部門に関してもアウトソーシングを利用することで生産性がアップし、会計管理や財務会計に集中して経営戦略へ積極的に絡んでいくことが可能です。

その他データ入力作業

関係者からいただいた名刺の情報入力、ECサイトの商品情報入力など、日々膨大に発生する入力作業はビジネスにとって重要ですが、なかなか手が回らない作業です。これをアウトソーシングで委託すれば、人材をもっとコア業務に集中させることができます。

ITツール導入後も安心、SMSデータテックの運用・保守サービス

多くの企業にとって高い効果が見込める「システムの運用・保守」のアウトソーシングを利用する場合は、SMS DataTechの運用・保守サービスをご検討ください。とりわけ自動化ツールに興味がある・導入した企業の中で、下記のような悩みを抱えている企業におすすめです。

• 自動化ツールを導入したいが、導入後の運用･保守が不安
• ツールを導入したものの、運用・保守できる人材がいない

幅広いIT活用やRPA（自動化ツール）利用が重視されている昨今のビジネスにおいて、興味はあったり導入したりしても、その後の運用・保守に不安を抱えている企業が多数存在します。
当社の運用・保守サービスはそうした企業に対して、ITツール導入のコンサルティングから導入支援、その後の運用・保守までノンストップで提供するアウトソーシングサービスです。
ITIL®︎（ITサービスマネジメントの最適解）をベースに経験と技術を活かし、安心・安定したシステム運用・保守をご提供いたします。

まとめ

いかがでしょうか？本記事ではアウトソーシングについて解説しました。日本においても人材の流動化が加速し、以前にも増してアウトソーシング活用が重視されています。ビジネスに何かしらの課題を抱えているのであれば、人材採用ではなくまずはアウトソーシング活用を検討してみてはいかがでしょうか。

情シス業務の効率化を進めるための具体的な方法を知りたい方は、
【情シス業務効率化の手引き書】資料をご覧ください。

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サービスデスクの業務とはどのようなものなのでしょうか。ヘルプデスクやサポートデスクとの違いや業務内容など、曖昧な方も多いのではないでしょうか。
この記事ではサービスデスクの業務内容や利用するメリット、効率化する方法やツールなど紹介しています。ぜひ参考にしていただけたら幸いです。

サービスデスクとは

サービスデスクとは、顧客からの問い合わせや社内情報の管理業務などに対応する総合窓口です。
ITILでは、サービスデスクはユーザーサポートを提供しSLAに従った運用を実現させる、顧客満足度に影響を与える重要な機能とされています。
インシデント管理、問題管理、構成管理、変更管理、リリース管理、要求実現の６つの役割を担っています。
※ITILとは、ITサービスマネジメントの成功事例をまとめた国際的なガイドラインです。

ヘルプデスクとの違い

サービスデスクとヘルプデスクを混同される方が多いですが、業務範囲に大きな違いがあります。
サービスデスクでは、問い合わせに対してトラブル対応まで行います。その他にも、FAQの公開、ユーザーへの新機能や新製品の情報発信、顧客満足度調査、問い合わせ内容の管理やナレッジの共有、社内の問い合わせにも対応するなど、業務範囲が広いです。
一方でヘルプデスクは、ユーザーへの初期対応のみ行うので、問い合わせに関する取り組みは他の部署にエスカレーションします。
そのため、サービスデスクはヘルプデスクよりも、問い合わせに対しての対応時間が早いため顧客の満足度は向上しやすいですが、業務範囲が広いため担当者にある程度の知識が必要とされます。

サービスデスクの種類

サービスデスクは主に４種類あります。それぞれの特徴・メリット・デメリットをご紹介していきますので、自社に適した形を採用するのにお役立てください。

ローカルサービスデスク

ユーザーと物理的に近い場所にサービスデスクを設けるのが特徴です。
メリットとして、ユーザーとの物理的距離が近いためコミュニケーションが取りやすく迅速な対応が可能です。
デメリットとして、拠点ごとにスタッフを配置させる必要があるため、人員確保が必要になりその分コストがかかります。

中央サービスデスク

担当者を本社など一ヶ所に集めてサービスデスクを設けるのが特徴です。
メリットとして、担当者を一ヶ所に集めるので情報共有がしやすく効率的です。また、人員確保が容易になり、運営コストを抑えることが出来ます。
デメリットとして、現地対応ができないことによる対応遅れがあります。また、ユーザーと対面でコミュニケーションが取れないため、担当者は上手に物事を伝達するスキルが必要になります。

バーチャルサービスデスク

各地に担当者が点在していてもツール等を用いることで、中央サービスデスクを疑似的に再現できるのが特徴です。
メリットとして、在宅勤務やアウトソーシングなどにより柔軟な運営体制が可能です。また、ユーザーからは単一窓口として見えます。
デメリットとして、サービスの品質と一貫性を確保するのが難しいです。また、専用のツールが必要となるため、ツール導入のコストが発生します。

フォロー・ザ・サン

時差のある異なる国にサービスデスクの拠点を設け、24時間365日対応を可能にするのが特徴です。グローバル企業で良く採用される形です。
メリットとして、24時間365日対応可能なため、ユーザーにとって利便性が高いです。
デメリットとして、コミュニケーション、情報共有、引継ぎルールなどの課題が起きやすいです。

サービスデスクツールを利用するメリット

サービスデスクツールを利用する主なメリットには次の３つが考えられます。

問い合わせ業務の効率化

過去の問い合わせ履歴を参照して、新しい問い合わせに対応する機能や、テンプレートを利用して効率的な対応を行うことなどが可能です。こうした機能を活用することで、経験者だけではなく、部署に来て間もない新人でも戦力として活用できるため、人員を効率的に稼働させ、人材不足を解決することができます。

顧客満足度を向上

サービスデスク導入で問い合わせ窓口から対応まで一本化することで、ユーザーが問い合わせにかかる工数を削減することができます。また、サービスデスクツールを利用してオペレーター業務を効率化することで、顧客に対する細やかな対応が可能な為、顧客満足度を向上させやすいです。
最近では、AIチャットボットツールやFAQツールなども多機能化しており、顧客コミュニティを生成して顧客自身で解決することができるツールなども登場しています。

情報の効率的管理

情報を効率的に一元管理できるメリットもあります。サービスデスク に寄せられた問い合わせや、意見が整理できていないと、担当者によって対応内容に差異が出ます。サービスデスクツールで問い合わせ内容や対応を管理することで、蓄積された情報や対応ノウハウを共有することができ、フィードバックによる対応の改善や、データ分析を行いマーケティング施策への活用などが可能になります。

サービスデスクツールを選ぶポイント

自社に最適なサービスデスクツールを選ぶには、次の項目をチェックしましょう。

サービス提供の形態

サービス提供の形態は大きく分けると、自社内の専用サーバに設置するオンプレミス型と、クラウド環境で使用するクラウド型とがあります。自社の環境や体制にあわせたものを選択するようにしましょう。

ITILに準拠

ITIL (Information Technology Infrastructure Library )は、ITサービスマネジメントの成功事例をまとめた国際的なガイドラインです。サービスデスクツールは、ITILに準拠した構造であるほど、成功事例に近いと言えるため、導入前にはITILに準拠していることを確認しましょう。

他システムとの連携

サービスデスクツールは、様々なビジネスツールと連携することで、さらなる自動化や業務効率化が可能です。導入する際は、システム連携機能が充実しているかについて注目しましょう。また、現在使用しているツールやシステムとの連携が可能であるかも確認しましょう。

メンテナンスやカスタマイズ

導入後にメンテナンスやカスタマイズが容易であるかどうかも重要になります。サービスデスクツールに限らず、企業の体制や規模に応じてツールのメンテナンスを定期的に行っていくことが必要です。企業の成長とともに必要になる機能やスケールアップも要求される場合があるため、カスタマイズがしやすく、拡張機能を備えた柔軟性に富んだサービスであることが望まれます。

まとめ

ツールの導入を検討する前に、サービスデスク業務の現状の問題点を確認し、どう効率化できるのか社内で考える時間を作ることをオススメします。弊社では、お客様の業務の分析や可視化を行い、最適な改善策を提案する、自動化コンサルティングというサービスも実施しております。サービスデスク運用業務において、お困りの状況がありましたらお気軽にお問い合わせください。

情シス業務の効率化を進めるための具体的な方法を知りたい方は、
【情シス業務効率化の手引き書】資料をご覧ください。

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「業務の時間が足りない」「効率よく業務がしたい」こんな悩みを持つ企業はたくさんあります。この悩みを解決するために、本記事では業務効率化の方法から事例、メリット・注意点などについて詳しく紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、日頃の業務の中にある「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことです。具体的には、「ムリなスケジュール」「ムダな時間」「ムラのある業務」などです。業務効率化ができると「生産性の向上」「コスト削減」「労働時間削減」など社員側にも会社側にも利点があります。また企業のブランディングにも繋がるため「売上の向上」「採用希望者の増加」にも繋がります。
そのため、現代ではさまざまな企業が積極的に業務効率化に取り組んでいるのです。

業務効率化の工程

業務効率化は正しい工程で進めていくことで成功します。
それぞれ紹介します。

現状の把握

まずは自社の業務内容を把握しましょう。
現在の業務がどのような流れで行われていて、どのくらいの時間がかかっているのかを表にまとめると非常にわかりやすくなります。現状把握で大切なことは、その業務を行っている社員から直接意見を聞くことです。幹部だけで話し合ってしまうと、業務の流れや業務時間にズレが生じてしまいます。

対象業務の決定

業務内容が把握できたら、作業効率の悪い業務を洗い出しましょう。
「手戻り作業が多い業務」「人によってかかる時間が大きく変わる業務」このような業務は作業効率が悪い傾向にあります。また対象業務は作業時間平均よりも作業時間のばらつきのほうが重要です。人によってばらつきのある業務は、時短できる余地があるということだからです。
対象業務の決定は業務効率化において重要なポイントであるため、時間をかけてじっくり検討してください。

新しい手段の検討

作業効率の悪い業務を決定したら、新しい業務のプロセスを検討しましょう。新しい業務プロセスで考えることは以下の4つです。

1. 廃止
   作業の中で不要と思われる業務を廃止しましょう。
2. 結合・分離
   業務を結合したり分離することで、効率化できる業務がないかを検討しましょう。業務内容はさまざまですが、複数でやるよりも1人でやったほうが早い業務もあります。
3. 交換
   業務の順序を入れ替えて効率化できる部分がないかを検討しましょう。交換には人事異動も含まれ、適切な社員配置であるかも確認することが大切です。
4. 簡潔化
   業務で簡潔化できるところがないかを検討しましょう。

注意点は簡潔化しても業務の質が落ちないことです。

検証・改善

新しい業務の内容が明確化できたら実際に取り入れてみましょう。
以前と比べて「業務時間が短くなっているか」「業務の質が落ちていないか」などをチェックしてください。そして実際に取り入れてみると、「思っていたよりも業務効率化できなかった」ということもあります。その場合は、新しい手段をまた検討して改善を重ねていくことが大切です。

業務効率化の事例

では具体的な業務効率化の事例を5つほど紹介します。

会議時間の短縮

企業の会議は時間が決まっていて、ムダな時間があることが多いです。また、特に会議の内容と関係のない人も参加必須となることがあります。
会議内容によって時間を短くしたり、人数を絞ることで業務効率化に繋がります。

業務をマニュアル化する

決まった作業であれば、マニュアル化することで業務効率化が可能です。誰が業務をしても同じようにできるため、修正作業などがなくなります。またマニュアルは、文字だけでなく図を入れてわかりやすく作成しましょう。

リモートワークの導入

コロナウイルスの影響でリモートワークを導入する企業が増加しました。リモートワークは交通費や通勤時間が削減できて、業務効率化できます。

コピー機の位置はデスクから離す

デスクやコピー機の位置は業務に関係ないように感じますが、社員に大きな影響を与えます。コピー機の近くは人が頻繁に出入りするため、集中力が維持できません。コピー機をデスクから少し離れた場所に置くことで、社員のモチベーション維持に繋がります。

打ち込み作業などは自動化する

打ち込み作業などの業務は、エクセルで自動化することで大幅に時間短縮できます。またエクセルは計算も正確であるため、ミスの心配がありません。最初は少しマクロを組むのに手間がかかりますが、一回作ってしまえば大きな業務効率化になります。

業務効率化のメリット

業務効率化の大きなメリットは「コスト削減」「企業のブランディング」「生産性の向上」の3つです。

コスト削減

業務効率化によって労働時間が短縮されるため、社員の残業時間や休日出勤が軽減します。そのため人件費、光熱費などのコストが削減されます。軽減したコストを、労働環境の改善に利用することもできます。
 

生産性の向上

業務効率化で時間短縮されると、社員のパーフォーマンス力もあがり生産性が向上します。残業時間や休日出勤がなくなることで、仕事に対してのモチベーションを維持できるためです。
そして社員の満足度が上がれば、社員の離職率が減少し優秀な社員を失わなくなります。そのため必然的に会社全体の社員の能力が上がっていきます。

企業のブランディング

業務効率化で企業のブランディングも高くなります。社員の満足度が高いと、他の社員にも良い印象を与えるからです。そして企業のブランディングが高くなると、採用希望者の増加や商品の売上向上にも繋がります。

業務効率化の注意点

業務効率化する上での注意点についても押さえておきましょう。

一度に複数の業務効率化をしない

業務効率化を検討するとさまざまなアイデアがでます。複数のアイデアを一度に試してしまうと、そのあとの検証や改善が中途半端になり、逆に業務に支障をきたす可能性があります。アイデアは1つずつ実行して試すようにしましょう。

業務の質は絶対に下げてはいけない

業務効率化のために業務を削減しすぎて、品質が落ちてしまってはいけません。業務効率化を意識するあまり、品質が落ちてクレーム対応に追われた、というケースもあります。
必ず新しいアイデアを検討する際は、品質が落ちてしまわないかをチェックしてください。

業務効率化するために余計なコストをかけない

業務効率化のために自動化サービスなどを導入すると、ある程度コストがかかります。業務効率化は失敗する可能性もあり、コストをかけるほどリスクが高くなります。そのため余計なコストを掛けないようにしましょう。

検証や改善が大切

業務効率化は試した後の検証や改善が大切です。成功しなかった背景には必ず理由があります。検証して改善点を見つけることで、同じミスを繰り返さないようにしましょう。

業務効率化のツール

最後に業務効率化に利用できるツールを3つほど紹介します。

チャットワーク

チャットワークはビジネス用のチャットツールです。チャット機能やビデオ通話に加えて、タスク機能なども搭載されています。社員同士のコミュニケーションを取るのにも最適です。

Docbase

Docbaseは情報共有サービスで、社内外でも社員が資料やデータにアクセスできます。検索機能や同時編集機能など高度な機能を備えています。

Google Drive

ファイルを保存して共有できるストレージサービスです。Google上にデータが保存されるため、サーバーがダウンしてもエクセルやWordのようにデータが消える心配がありません。

まとめ

 今回は、業務効率化について詳しく紹介しました。
業務効率化を成功させるためには、実行に移すことよりもその後の検証や改善が重要になります。本記事で紹介した注意点や事例を踏まえて、自社にあった業務効率化を検討しましょう。

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