FM・PMにおける設備台帳とは

FM・PMにおける設備台帳とは、建物や施設に設置されている設備の情報を、管理・点検・修繕・更新のために整理した台帳です。単に「設備名と設置日を記録する一覧表」ではありません。商業施設やオフィスビル、複合施設などを管理する現場では、テナント対応、法定点検、修繕計画、資産価値の維持に関わる重要な情報基盤になります。設備台帳に含める情報としては、主に次のようなものがあります。

• 電気・通信・空調・給排水・消防・厨房設備などの設備情報
• 図面・竣工書類・工事資料
• 法定点検の結果・次回期限・届出書類
• 修繕履歴・工事費・設備の更新サイクル
• テナント入れ替え時の確認事項や対応履歴

商業施設や一定規模以上の建物では、建築基準法や消防法に基づく定期報告・点検報告が関係するケースもあります。そのため、設備台帳は日常管理だけでなく、行政への報告や監査対応に必要な資料をすぐに確認できる状態にしておくことが重要です。

商業施設の設備台帳をExcelで管理する5つの課題

Excelは手軽に使えるため、設備台帳の管理にもよく利用されます。一方で、複数物件や多数のテナントを管理する商業施設では、Excelだけの管理に限界を感じる場面も少なくありません。

1. 法定点検の期限・結果が物件ごとに分散する

法定点検や定期報告に関する情報は、期限管理が特に重要です。物件ごとにExcelファイルが分かれていたり、点検結果がPDFや紙で保管されていたりすると、次回期限や是正対応の状況を横断的に確認しにくくなります。Excelは一覧管理には便利ですが、期限が近づいた情報の抽出や、点検結果・届出書類とのひも付けには工夫が必要です。商業施設の設備管理でExcelの限界を感じやすいのは、期限管理、証跡管理、関連書類の管理が同時に求められる場面です。もしExcelの更新漏れで点検義務を怠ってしまった場合、コンプライアンス違反として行政指導の対象になるだけでなく、最悪のケースでは施設の営業停止など、企業の信用を揺るがす重大なリスクに直結します。

2. 複数施設の修繕計画を横断して把握できない

PM担当者にとって、修繕履歴や更新予定を横断して把握することは、予算計画や中長期の資産管理に直結します。しかし、物件ごとにExcel台帳が分かれていると、どの設備が老朽化しているのか、どの施設で修繕費が集中しているのか、次年度以降にどの程度の更新コストが見込まれるのかを把握しにくくなります。結果として、突発的な修繕対応が増えたり、優先順位の判断が担当者の経験に依存したりすることがあります。このように「後手後手」の修繕が続くと、本来なら計画的に抑えられたはずのコストが数倍に膨れ上がるだけでなく、突然の設備トラブルでテナントの営業を止めてしまい、損害賠償に発展する恐れもあります。

3. テナント入れ替えのたびに設備情報の確認に時間がかかる

商業施設では、テナントの入れ替えに合わせて、電気容量、空調、給排水、厨房設備、通信環境などの確認が必要になります。しかし、設備情報がExcel、図面、メール添付、共有フォルダ、担当者の個人PCなどに分散していると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。さらに、見つけたExcelが最新版かどうか判断できない場合、現地確認や関係者への問い合わせが増え、対応スピードが落ちてしまいます。

4. 担当者に属人化し、異動・退職で情報が失われる

プロパティマネジメントにおける台帳管理では、担当者の経験や記憶に頼っている情報が少なくありません。「あの設備の履歴は前任者しか知らない」「どのフォルダに図面があるか分からない」「修繕時の経緯がメールにしか残っていない」といった状態になると、異動や退職のたびに引き継ぎ負荷が大きくなります。Excelは自由度が高い反面、入力ルールや保存場所が統一されにくく、属人化を招きやすい点に注意が必要です。

5. 外部委託先・テナントとの情報共有が煩雑になる

設備管理では、ビル管理会社、工事会社、点検会社、テナントなど、社外の関係者と情報を共有する場面も多くあります。Excelをメールで送付する運用では、どのファイルが最新版か分からなくなりやすく、誤送信や不要な情報共有のリスクも高まります。特に、図面や設備情報には施設運営上の重要情報が含まれるため、必要な相手に必要な範囲だけ共有できる仕組みが求められます。

Excel管理の課題解決には、設備台帳管理システムの一元管理が重要

Excel管理で起きる課題の多くは、単にExcelの機能不足だけが原因ではありません。設備情報、点検情報、図面、修繕履歴、テナント対応履歴が別々に管理されていることで、必要な情報をすぐに確認できない状態になっていることが大きな要因です。そのため、設備台帳の管理を見直す際は、まず「どのツールを使うか」ではなく、「どの情報を、誰が、どのタイミングで確認・更新できる状態にするか」を整理することが重要です。複数物件の設備台帳を管理する方法としては、設備情報を物件・フロア・テナント・設備単位で整理し、点検結果や修繕履歴、図面などの関連情報をひも付けて管理する仕組みが有効です。設備台帳を一元管理できる状態にすると、次のようなメリットがあります。

• 最新の設備情報を関係者が同じ場所で確認できる
• 法定点検の期限や結果を横断的に把握できる
• 修繕履歴や更新予定をもとに中長期の計画を立てやすくなる
• 図面や届出書類などの関連資料を設備情報とひも付けられる
• 担当者交代時の引き継ぎ負荷を軽減できる
• 外部委託先やテナントに必要な情報だけを共有しやすくなる

特に商業施設では、テナント管理と設備情報の一元化が重要です。テナントの入れ替えや改装工事のたびに、設備容量、図面、過去の工事履歴、行政への届出書類などを確認する必要があるため、情報が分散しているほど確認作業に時間がかかります。

失敗しない設備台帳管理システムの選び方

設備台帳をExcelから脱却してシステム化しようと考えた場合、選択肢は大きく分けて2つあります。

• 高度な機能があらかじめ備わった「設備管理の専用パッケージシステム」
• 自社の運用に合わせて自由に画面を作れる「汎用的なWebデータベース」

システム選定で失敗しないための最大のポイントは、「自社独自の運用ルールや、既存のExcelの手軽さをそのまま活かせるか」という点です。専用パッケージは多機能な反面、コストが高額になりがちで、自社の業務フローをシステム側に合わせなければならないケースも少なくありません。そのため、「コストを抑えつつ、今使っているExcelの使いやすさを活かして自社にフィットしたシステムを作りたい」という企業の間では、Webデータベースを活用して自社専用の設備台帳管理システムを構築する方法が選ばれています。
設備台帳をWebデータベースへ移行すると、Excelのように一覧で確認しやすい利便性を活かしながら、情報の一元管理、権限設定、更新履歴の確認が格段にしやすくなり、業務の課題をスムーズに解決できます。たとえば、Webデータベースを活用した設備管理システムでは、次のような具体的なメリットが得られます。

設備台帳をWebデータベースで管理する場合、重要なのは「ExcelをそのままWeb化すること」ではありません。現場で使いやすいように、物件、フロア、設備、点検、修繕、図面、テナントなどの情報をどのように関連付けるかを設計することです。この設計ができていないと、せっかくシステム化しても「入力しづらい」「必要な情報を探しにくい」といった状態が残ってしまいます。そのため、自社に最適な設備台帳管理システムを構築する際は、業務の流れに合わせて情報の持ち方を整理することが大切です。そこで、数あるWebデータベースの中でも、「既存のExcelの手軽さを最も活かしやすく、現場に合わせた柔軟な設計が低コストで実現できるツール」として、多くの企業に選ばれているのが「プリザンター」です。

プリザンターを活用した設備台帳管理方法の例

設備台帳をWebデータベースで一元管理する方法の一つとして、プリザンターの活用が考えられます。プリザンターは、ノーコード・ローコードで業務アプリを構築できるWebデータベースです。Excelのような一覧で確認しやすい利便性を活かしながら、情報の一元管理、権限設定、履歴管理、ダッシュボード化などを行うことができます。たとえば、商業施設の設備台帳管理では、次のような使い方が考えられます。

• 物件・フロア・テナント・設備を階層的に管理する
• 設備ごとに図面、点検結果、修繕履歴、工事資料をひも付ける
• 法定点検の次回期限や対応状況を一覧で確認する
• 複数施設の修繕履歴や更新予定をダッシュボードで可視化する
• 担当者や外部委託先ごとに閲覧・編集権限を設定する
• Excelからデータを移行し、必要に応じてExcel出力も行う

プリザンターを活用することで、設備台帳、点検情報、図面、修繕履歴を別々に管理するのではなく、同じ情報基盤の上で確認・更新しやすくなります。ただし、プリザンターは柔軟性が高い分、自社の業務に合わせた設計が重要です。どの情報を台帳化するのか、誰が更新するのか、どの画面を日常的に使うのかを整理したうえで構築することで、現場で使われる設備台帳管理システムに近づきます。

設備台帳管理システムを導入する際の進め方

設備台帳の管理を見直す際、最初からシステム選定に入る必要はありません。現在の情報がどこにあり、どの情報から一元管理すべきかを整理しないまま進めると、システム化しても使われない台帳になってしまうことがあります。ここでは、ExcelからWebデータベースへの移行を検討する前に取り組みたい3つのステップを紹介します。

ステップ1：今ある台帳・書類を棚卸しする

まずは、設備情報がどこに散らばっているかを書き出します。Excelファイル、紙の書類、共有フォルダ、メール添付、個人PC、委託先が保管している資料など、形式を問わず洗い出すことが重要です。設備台帳、点検報告書、図面、修繕見積、工事完了報告書など、関連資料も含めて確認します。この段階で意識したいのは、「整理されていない情報をシステムに移しても、整理された状態にはならない」という点です。まずは現状を可視化し、重複している情報、古い情報、更新責任が曖昧な情報を把握することが第一歩になります。

ステップ2：一元管理する情報の優先順位を決める

次に、どの情報から一元管理するかを決めます。すべての情報を一度にシステム化しようとすると、項目設計が複雑になり、現場の入力負荷も大きくなります。優先すべきなのは、更新漏れや確認遅れが業務リスクにつながる情報です。たとえば、法定点検の期限管理、テナント入れ替え時に必ず参照する設備情報、修繕判断に必要な老朽化状況などは、早い段階で一元管理の対象にしやすい情報です。最初から完璧な台帳を目指すのではなく、業務上のリスクが高い情報から整備することで、現場にとって使う意味のある仕組みになります。

ステップ3：ExcelとWebデータベースの使い分けを決める

Excel管理を見直すといっても、Excelを完全になくす必要はありません。重要なのは、元データやマスタ情報をWebデータベースに集約し、必要に応じてExcelを分析や帳票出力に活用するという使い分けです。たとえば、設備情報、点検期限、修繕履歴、図面リンクなどはWebデータベースで一元管理し、会議資料や予算検討用の集計表はExcelに出力して加工するといった運用が考えられます。このように役割を分けることで、Excelの使いやすさを残しながら、情報の分散や版管理の課題を減らすことができます。

設備台帳管理システムの構築でSMSデータテックが支援できること

設備台帳管理システムを構築する際は、ツールの導入だけでなく、自社の業務に合わせた情報設計が重要です。特にFM・PM業務では、物件、フロア、設備、点検、修繕、図面、委託先、テナントなど、関係する情報が多岐にわたります。SMSデータテックでは、プリザンターの導入支援を通じて、設備台帳管理に必要な設計・構築・運用改善を支援しています。具体的には、次のような支援が可能です。

• 現在のExcel管理の課題や業務内容を可視化する事前ヒアリング
• 実務に合わせた画面・項目設計
• 担当者が直感的に使えるダッシュボードの構築
• 既存システムとの連携や二重入力の解消
• セキュリティ要件に応じた環境設計・構築
• 導入後の運用改善・活用支援

プリザンターは柔軟性の高いツールですが、自由度が高いからこそ、最初の設計が使いやすさを大きく左右します。項目を増やしすぎると入力負荷が高くなり、反対に情報が不足していると業務に活用しにくくなります。そのため、設備台帳管理システムを導入する際は、現在の管理方法や業務フローを整理したうえで、自社に合った形で設計することが大切です。SMSデータテックは、インプリム社主催の「Pleasanter Partner Award 2025」において「Top Revenue Award（トップレベニュー賞）」を受賞しており、プリザンターの導入支援・構築・運用サポートを通じて、企業の業務効率化やDX推進を支援してきた実績があります。

プリザンターによる設備台帳管理システムの導入事例

SMSデータテックでは、JR西日本デイリーサービスネット様におけるプリザンター活用を支援した事例があります。
同社では、駅構内の店舗や商業施設、ホテルなどを運営するなかで、店舗・設備に関する情報が紙、Excel、Word、個人PC、サーバーなどに分散していることが課題になっていました。テナントの入れ替え時には、店舗にどのような設備があるのか、いつ更新されたのか、どの資料が最新版なのかを把握する必要があります。しかし、情報の所在や更新状況が分かりにくい状態では、必要な資料を探すだけでも時間がかかります。
そこで、約500店舗の設備データ、図面、工事費、議事録、行政への届出書類などをプリザンターへ移行し、Web上で一元管理できる環境づくりを進めました。
導入の結果、これまで各拠点や個人PCに散らばっていた「最新の設備情報」や「過去の修繕履歴」へ、関係者全員がアクセスできるようになりました。これにより、情報検索にかかっていた膨大な時間が大幅に削減され、テナント入れ替え時の対応スピード向上や、引き継ぎ・情報共有の効率化という確かな成果に繋がっています。
この事例は、複数店舗や複数施設の設備台帳を管理する企業にとって参考になるケースです。設備台帳を単なるExcelファイルとして保管するのではなく、関係者が同じ情報を参照できるWebデータベースとして整備することで、確認作業や情報共有の負担を減らしやすくなります。自社でも同じように、店舗・設備・図面・工事関連資料が複数の場所に分散している場合は、どのような手順で一元管理へ移行したのかを確認しておくと、導入後のイメージを持ちやすくなります。
➡約500店舗規模での設備データ一元管理事例を見る

まとめ

複数物件や商業施設の設備台帳をExcelだけで管理し続けると、テナント入れ替え時の確認負荷、法定点検の期限管理、修繕計画の把握、担当者への属人化、外部関係者との情報共有といった課題が表面化しやすくなります。FM・PM業務における設備台帳は、単なる一覧表ではなく、施設運営の安全性、業務効率、資産価値の維持を支える情報基盤です。だからこそ、設備情報、点検結果、図面、修繕履歴を分散させず、関係者が必要な情報にアクセスできる状態を整えることが重要です。まずは、現在の台帳・書類・図面・点検記録がどこに保管されているのかを棚卸しし、どの情報を優先的に一元管理すべきかを整理することから始めてみてください。そのうえで、Webデータベースやプリザンターを活用することで、Excelの使いやすさを活かしながら、FM・PM業務に適した管理体制を構築しやすくなります。運用の属人化を防ぐためにも、導入を検討している方はお気軽にご相談ください。

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データの一元管理とは、企業内に散らばっているデータを集約して管理・活用しやすくすることです。複数システムの使用や部門ごとのデータ管理など複数の要因により、社内にデータが分散している企業が多数存在します。データを一元管理しなければ、活用時に手間がかかったり正確な判断が下せなかったりする可能性があるでしょう。

本記事では、データ一元管理の概要やメリット・デメリット、おすすめ製品について詳しく解説します。データの一元管理について知りたい方、社内データを集約したい方は、ぜひ参考にしてください。

データの一元管理とは

データの一元管理とは、各部門・部署や担当者ごとに管理していた情報・データを一ヵ所に集め、統一的な方法で管理することです。これまでは、システムや部門ごとにデータを管理するケースが一般的でしたが、テクノロジーの進歩によりデータの集約・活用が促進されています。企業内のデータを集約して活用すれば、正確な売上予測や経営判断が可能です。

ここからは、以下の事項について詳しく解説します。

• 一元管理しない場合に発生する課題
• 一括管理・集中管理との違い

一元管理しない場合に発生する課題

データを一元管理しない場合における最大のデメリットは、業務効率の低下です。データが各システムや部門に散らばっていれば、活用時に集約・加工の手間が発生します。また、同じデータの二重入力が発生している企業も少なくありません。企業内の情報を迅速に把握できず、経営判断の遅れにもつながるでしょう。

一括管理・集中管理との違い

一元管理と似ている言葉として、一括管理・集中管理が存在します。一括管理と集中管理は、一元管理同様データをまとめて管理する手法です。ただ、一元管理の場合、管理方法も統一するのに対して、一括管理や集中管理では社内に散らばるデータの集約にとどまります。

データを一元管理する2つのメリット

データを一元管理する主なメリットは以下の2つです。

• 業務の効率化・迅速化
• 情報伝達の正確性向上

順に解説します。

業務の効率化・迅速化

データを一元管理することにより、業務の効率化や迅速化が可能です。必要とする情報を探す際に、複数のシステムを確認する必要はありません。また、データの重複や不整合などに悩むこともないでしょう。
データ活用時にも、さまざまなシステムからの集約やデータの転記は不要で、迅速に業務を処理することが可能です。業務が効率化・迅速化した結果、人件費の削減も期待できます。

情報伝達の正確性向上

情報伝達の正確性向上も、データを一元管理するメリットの一つです。データが集約されていれば、別部門・拠点であっても同じ情報を共有できます。同じデータを参照しながらのコミュニケーションが可能で、認識の相違や伝達ミスの防止が可能です。

データの一元管理を検討すべき企業チェックリスト

データの一元管理は、すべての企業に今すぐ必要というわけではありません。しかし、以下の3つ以上当てはまる場合、Excel管理や部門ごとの管理では限界が近付いている状態と考えられます。

• 部署ごとにExcelやスプレッドシートが乱立している
• 同じデータを複数の担当者がそれぞれ管理している
• 最新データがどれか分からず、確認に時間がかかる
• データの更新ルールが属人化している
• 会議前に集計・転記作業が毎回発生している
• 業務の進捗やステータスがブラックボックス化している
• システム導入までは考えていないが、業務改善は進めたい

この状態を放置すると、日々の業務負荷だけでなく、判断スピードや情報活用の質にも影響が出てきます。

一元管理がうまくいかない企業に共通する落とし穴

データの一元管理が失敗する原因として、ツール選定の失敗が挙げられることが多くあります。しかし実際には、ツールそのものよりも「管理の粒度」が原因になっているケースが少なくありません。
例えば、

• どのデータを、どの単位で管理するのかが曖昧
• 現場業務に合わない粒度で管理項目が設計されている
• 管理項目が多すぎて入力が形骸化している

このような状態では、高機能なシステムを導入しても入力されず、結果的に使われない一元管理になってしまいます。一元管理を成功させるためには、まず「どの業務で、誰が、どの情報を使うのか」を整理し、その業務に合った粒度でデータを設計することが重要です。

データを一元管理できる製品10選

こうした課題を踏まえると、データの一元管理にはWebデータベース型のツールが適しています。Webデータベースであれば、業務内容に合わせて管理項目や構成を柔軟に設計でき、現場主導での運用が可能です。

ここからは、データの一元管理に役立つ以下の製品を紹介します。

• GENIEE CDP
• PigeonCloud
• Stock
• 楽々Webデータベース
• Canbus.
• ナレカン
• JUST.DB
• TROCCO
• kintone
• Pleasanter

GENIEE CDP

出典：GENIEE CDP公式Webサイト

GENIEE CDPは、顧客に関する情報の一元管理に役立つデータ基盤です。オンライン・オフライン問わず、全ての顧客接点に関するデータを一元管理可能です。また、比較的直感的に利用しやすいAIによる分析機能が実装されており、アプローチ方法や施策検討に役立ちます。

PigeonCloud

出典：PigeonCloud公式Webサイト

PigeonCloudは、企業内のさまざまなデータを一元管理できるWebデータベースです。ドラッグ＆ドロップでシステム設計が可能なため、専門知識やスキルがない人でも容易に利用できます。手厚いサポートも特徴で、導入時には専任サポートがサンプル環境を作成・提供してくれます。

Stock

出典：Stock公式Webサイト

Stockは、公式サイトによると24万社以上で導入されている情報管理ツールです。（※2026年1月時点）非常にシンプルなインターフェースが採用されており、情報の迅速な把握に役立ちます。タスク管理やメッセージ機能も実装されているため、情報に紐付くタスク管理やコミュニケーションでも活用できます。また、無料かつ無制限で社外のクライアントや取引先を招待でき、社外の人との情報共有にも有効です。

楽々Webデータベース

出典：楽々Webデータベース公式Webサイト

楽々Webデータベースは、ドラッグ＆ドロップやExcelデータの取り込みにより業務アプリを作成できるノーコードツールです。クラウド型・オンプレミス型の2種類が存在するため、自社に合う形態を選択可能です。ワークフロー機能も実装されており、保存したデータを用いた承認・決裁でも利用できます。

Canbus.

出典：Canbus.公式Webサイト

Canbus.は、メモから基幹業務までさまざまな業務のデータやタスクを集約可能なノーコードプラットフォームです。リアルタイムでデータを集計・分析するレポート機能や、20種類以上のグラフ作成機能が実装されており、データの可視化に役立ちます。また、変更履歴やアクセス権限管理機能を活用すれば、コンプライアンス強化も可能です。

ナレカン

出典：ナレカン公式Webサイト

ナレカンは、社内ナレッジの蓄積や活用に役立つナレッジマネジメントツールです。ナレッジマネジメントとは、各個人が保有する知識やスキルを企業・組織で共有して活用する経営手法のことです。既に格納されているファイルとの「重複判定機能」や、使っていないナレッジをAIが自動抽出する「断捨離機能」により、蓄積情報の正確性を担保できます。

なお、ナレッジマネジメントの詳細は以下をご覧ください。
⇒ナレッジマネジメントとは？実施するメリットや導入フロー、成功させるポイントを解説

JUST.DB

出典：JUST.DB公式Webサイト

JUST.DBは、各部門の業務を迅速にデジタル化できるノーコードツールです。多彩な標準機能が実装されており、高いカスタマイズ性を誇ります。生成AIも実装されており、最適なシステムの設計・提案を行ってくれます。また、AI-OCR機能により、紙フォーマットの取り込みも可能です。

TROCCO

出典：TROCCO公式Webサイト

TROCCOは、2,000以上の企業や団体に導入されているクラウドサービスです。業務で利用する多彩なデータの連携や運用を自動化できます。国内外約200種のサービスと安全かつ容易に連携でき、データ集約などの手間を軽減可能です。暗号化やIP制限などのセキュリティ強化機能も実装されているため、安心して利用できるでしょう。

kintone

出典：kintone公式Webサイト

kintoneは、多彩な業務で活用可能なアプリをノーコードで作成できる業務改善プラットフォームです。400種類以上のプラグインや連携サービスが存在し、活用すれば利用範囲が広がります。AIも設定でき、業務改善や効率化を促進可能です。

Pleasanter

出典：Pleasanter公式Webサイト

Pleasanterは、完全オリジナルの業務システムをノーコードで作成できるツールです。Excelを活用している人であれば、誰でも業務アプリを構築・運用できます。専門的な知識やスキルは必要なく、業務に合わせて管理項目など柔軟に設計ができるため、現場に無理なく定着しやすい点が特徴です。企業の成長に応じて機能を活用することも可能です。
また、60日間のトライアル期間が設定されているため、本格導入前に自社に合うか確認できます。

一元管理を実現した企業の具体的な3つの成功例

データの一元管理を行っている企業は多数存在します。続いて、データの一元管理を実現した具体的な以下3つの成功事例を紹介します。

• カウネット
• ジャパンホームシールド
• 浅岡メンテナンス

カウネット

カウネットでは、商品開発プロジェクトにおける情報の一元管理により、開発の進捗やプロセスの可視化に成功しました。もともと、集約管理は行っていましたが、担当者ごとに管理方法や更新ルールが異なり、進捗が順調か、遅れている場合は原因がなにかを把握できない課題を抱えていました。
情報を一元管理した結果、業務がスムーズになり蓄積した情報の活用もしやすくなっています。

ジャパンホームシールド

ジャパンホームシールドは、協力会社とのデータを一元管理することで業務の効率化に成功しています。具体的には、情報管理システムの統合や事務作業のフォーマット化、業務進捗の可視化を行いました。その結果、データの転記や集約作業が効率化され、想定していた半分以下の事務員で業務を処理可能になりました。

浅岡メンテナンス

浅岡メンテナンスは、データの一元化により業務全般の一元管理が可能になりました。具体的には、顧客情報やスケジュール、請求管理などの情報を一元管理しました。その結果、利便性の向上や業務負担の軽減につながっています。

データの一元管理を成功させる3つのポイント

最後に、データの一元管理を成功させる以下3つのポイントについて解説します。

• 目的の明確化と共有
• ルールやマニュアルの整備
• 自社に合うツールの選定

目的の明確化と共有

データの一元管理を行う際には、目的を明確にしましょう。また、従業員と目的を共有することが重要です。ツールや仕組み、体制を整備しても、従業員の協力がなければ成功しません。目的や従業員のメリットを丁寧に説明して、従業員の理解を得ましょう。

ルールやマニュアルの整備

ルールやマニュアルの整備も、データの一元管理成功に欠かせません。新たなツールの導入や業務フローの変更は、従業員に負担をかけます。マニュアルなどがなければ、従業員に多くのストレスがかかり反発を招く恐れがあるでしょう。
また、ルールが未整備な場合、各個人が好き勝手にデータを保存する可能性があります。保存方法などルールが統一されていない場合、期待する成果を得られません。

自社に合うツールの選定

自社に合うツールの選定も重要です。目的を基に、どのような機能が必要かを洗い出しましょう。また、使い勝手の確認も必要です。従業員が操作しにくいツールを導入すると、生産性が低下する原因になります。設定や運用に不安がある場合には、サポート体制も確認しましょう。

まとめ

データの一元管理とは、各部門・部署や担当者ごとに管理していた情報・データを一ヵ所に集め、統一的な方法で管理することです。さまざまなデータが組織やシステムごとに分散している企業も多数存在しますが、活用を阻害する要因になります。データの一元管理を行うことにより、業務効率化や情報伝達の正確性向上が可能です。
しかし、データの一元管理は単にツールを導入すれば成功するものではありません。自社業務に合った管理の粒度を設計し、現場で使われる仕組みを作ることが重要です。
ノーコードツール「Pleasanter」であれば、専門知識やスキルがなくても段階的に一元管理を進めることができ、業務内容や運用方法に応じて、業務効率化やデータ蓄積の仕組みづくりを進めることが可能です。
まずは、自社の課題整理から始めてみてはいかがでしょうか。

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リース満了物件の適正処理から始まり、中古農機の買取・販売事業へと領域を拡大してきたＪＡ三井リースアセット株式会社様。事業成長に伴い、査定業務の煩雑化や属人化という課題に直面していました。今回のインタビューでは、Pleasanter（プリザンター）の導入により、どのように業務効率化と事業拡大を実現したのか、また、SMSデータテックがどのようにご支援をさせていただいたのか、リユース第二事業部 マシンソリューション室の皆様にお伺いしました。

導入の背景・課題

複数の窓口が混在し、査定業務が煩雑化

「リース満了物件の処分だけでは事業として成り立たない。収益を向上させるには、外部のお客様が持っている資産を買い取る必要がありました」と語るのは、室長の大島様です。
農機についてはリース契約が非常に多く存在しますが、実際に同社へ返却される物件は少数です。事業を継続・拡大していくためには、JAグループや農機メーカー系販売会社から査定依頼を受け、積極的に買い取っていく必要がありました。
しかし、査定業務には大きな課題がありました。写真撮影や必要情報のヒアリングにおいて、撮り忘れや聞き漏れが散見され、査定依頼の受付窓口もFAX、メール、Excel添付、LINEなど複数の手段が混在していました。

「正直ごちゃごちゃで、受付担当者がパニックになってしまうこともありました」と坂本様は振り返ります。各担当者がExcelで個別に案件を管理していたため、集計作業にも多大な労力を要していました。
こうした課題に加え、親会社のＪＡ三井リースからもDX推進の要望が寄せられていました。リース債権の事故が発生した際、営業担当者には「どのような情報が必要なのか」「どの部分の写真を撮るべきか」といった知識がありません。グループ全体でのDX推進という流れの中で、マシンソリューション室としても査定業務のシステム化に取り組むことになったのです。

SMSデータテックとの出会い

シンプルさとコストパフォーマンスが決め手

システム導入にあたり、同社は複数のベンダーを比較検討しました。AI技術を活用した高機能なシステムも候補に挙がりましたが、最終的にSMSデータテックを選んだ理由は明確でした。
「シンプルだったことが一番の決め手です。農機に特化したシステムで、余計な機能がない。使いやすさとコスト面で優位性がありました」と坂本様は語ります。
大島様も続けます。「AIを使うまでのレベルではないと判断しました。初めての取り組みでしたので、まずは基本的な価格テーブルさえしっかりできていれば十分。将来的な拡張性は残しつつ、現時点で必要な機能に絞ったシステムが適切だと考えました」
また、同じくSMSデータテックが開発した残価売却査定ツールを別部署で導入していたことも、信頼につながりました。

開発までの道のりと成果

週1回のミーティングで認識のズレを最小限に

「週に1回、オンラインでミーティングの場を設けていただきました。前のベンダーさんではメールでのやり取りがメインでしたが、今回は実際に話せる場があったので、我々が作りたいツールとベンダーさんが考えていることの差異がほとんどありませんでした」と坂本様は評価します。
磯野様も「こちらからの要望を挙げた際に、できる・できないの回答だけでなく、プラスアルファで新たな解決策を都度提示していただけたことが非常にありがたかったです」と振り返ります

ユーザー200アカウント、買取201件を達成

システム導入後、査定依頼をいただくJAグループやメーカー系販売会社のアカウント数は約200まで拡大。システム経由での買取仕入れ件数も201件に達しました。また、同社から査定依頼をかける業者は5社、運送手配を依頼する運送業者は4社がシステムを活用しており、仕入先からの査定依頼受領から在庫仕入や業者売却までの業務フローを同システム内で実現することができております。

属人化を解消し、査定回答を即時化

「導入前と導入後で最も良くなった点は、属人化の脱却です」と坂本様は強調します。システムに搭載された写真撮影等のアシスト機能により、初めて中古農機に接する担当者でも必要なポイントを押さえた査定が可能になりました。
また、農機の概算査定回答時間も3営業日から即時へと大幅に短縮。「必要な情報を入力すれば、その場で概算金額が表示されます。お客様との商談の迅速化が進みました」と坂本様は語ります。
さらに、複数の手段が混在していた査定依頼の受付窓口がシステムに一本化され、「どの査定を受けたのか、どれが回答済みでどれが未回答なのかがはっきり分かるようになりました」と坂本様。受付担当者のストレスも大幅に軽減されました。

導入後も、SMSデータテックは継続的なサポートを提供しています。「Q&Aの場を常に設けていただいており、改修要望や変更依頼を投げかけると、必ず答えてくださる環境があります」と磯野様は語ります。

導入における課題と工夫

多様な顧客ニーズへの対応

「JAグループとメーカー系販売会社では、体質がかなり異なります」と磯野様は説明します。一日に10件の査定を依頼したい顧客もいれば、1件ずつ丁寧に依頼したい顧客もいます。「様々なご要望に応えながら、システムは一つという形に集約していくのには労力を要しました」
また、JAグループの中には、スマホやパソコンが一人一台支給されていない組織もありました。「そういった場合は、こちらから足を運び、デスクトップにショートカットを作成しました。結果的に、先方のDX化にも貢献できたのではないかと考えています」と磯野様は語ります。

今後の展望とまとめ

横展開と一気通貫したシステムへ

「今後は、農機以外の品種にも展開していきたいと考えています」と大島様。フォークリフトや工作機械など、同社が取り扱う他の機械にもシステムを横展開する計画です。また、現在は仕入れ業務がメインですが、今後は販売や在庫管理にも機能を拡張していく予定です。

同じような課題を抱える企業へのアドバイスとして、大島様は「まず、やりたいことをはっきりさせることが一番大事です」と強調します。「ベンダーさんとお話をしている間に機能が増えていき、本来の方向性からぶれていくことがよくあります。何を軸にしっかり作りたいのかを明確にした上で、そこから枝葉を広げていくべきです。最初から欲張りすぎず、シンプルに作って、そこから徐々に増やしていく形が良いと思います」

ＪＡ三井リースアセット株式会社様は、Pleasanterの導入により、約200アカウントのユーザー獲得、201件の買取実績、査定回答時間の劇的な短縮など、具体的な数値として成果が表れています。シンプルで使いやすいシステム設計と伴走型サポートが、お客様の事業成長を支える原動力となっています。
SMSデータテックは、今後もお客様と共に歩み、さらなる業務効率化と事業拡大を支援してまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

• リユース第二事業部　マシンソリューション室　室長　大島 大和　様
• リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　坂本 英明　様
• リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　磯野 廣揮　様

会社概要

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コロナ禍により急ピッチでの業務効率化が必要になった中、自社の課題と本気で向き合い、着実に改善を進めてきたJA三井リースアセット株式会社様。今回のインタビューでは、どのようにして社内のシステム課題を乗り越えたのか、残価・売却査定案件の皆様にお伺いしました。そして弊社がどのようにそのご支援をさせていただいたのか、リアルな声をお届けします。

事業内容

JA三井リースアセット株式会社は、JA三井リース株式会社の100％子会社として設立されました。
設立当初は、リース満了後の契約処理やグループ子会社の決算業務、保険代理店業務を中心に展開。その後は中古機器や動産資産のリユース事業へと領域を広げ、さらに事務所移転に伴う廃棄・売却、工作機械や備品の販売など、多様なニーズに応える体制を整えてきました。

現在は派遣社員を含めて約150名の規模を持ち、平和島にはEC関連の「M-tech CENTER」を設置。データ消去や小型情報機器の取扱いを担い、さらに埼玉県には大型機械を保管するヤードを構えるなど、複数拠点を活かした事業運営を行っています。顧客からの多様な依頼を一括して引き受け、必要に応じて業者を手配しながら、資産の適正な処理と再活用を支える役割を果たしています。

導入の背景・課題

コロナ禍での急ピッチ対応が招いた、紙から電子への“非効率な移行”

同社が直面していた大きな課題は、査定や承認に関わる煩雑な事務処理でした。従来はAccessで帳票を作成し、プリントアウトした紙に押印して回覧するという昔ながらの方法で運用していました。しかし、コロナ禍で出社が難しくなると急遽DocuWorksを使った電子化に切り替えざるを得ませんでした。
ところが、DocuWorksはワークフロー機能を備えていなかったため、実際にはファイルを個人フォルダで回すだけの仕組みでした。途中でファイルが滞留・消失することもあり、誰がどの段階で承認したのかを追えなくなるリスクが常に存在しました。結果として、承認プロセスはブラックボックス化し、業務が停滞する事態もしばしば発生していたのです。
また、紙から電子へ移行したにもかかわらず、かえって業務量は増加しました。Accessで作成した帳票をDocuWorksに変換し、さらにPDF化してメールで送信するという手順が増え、従来よりも二倍から三倍の時間を要するようになってしまったのです。社員からは「紙のままの方がまだ楽だった」という声すら上がり、「業務効率は著しく低下していた」とご担当の河野様は振り返っています。

SMSデータテックとの出会い

こうした状況を変えるきっかけとなったのが、幕張で開催されたIT展示会でした。川口様は、SMSデータテックのブースを訪れた際にその場でデモ版を提示されたことに驚き、「スピード感と提案力が他社とは違う」と強く印象づけられたといいます。
比較検討したのはkintoneをはじめとする複数のシステムベンダーでした。しかし最終的にSMSデータテックを選んだ理由は、既存業務にとどまらず将来的に他の業務にも柔軟に展開できる拡張性、ID課金制ではなく費用の見通しが立てやすいコスト面での優位性、そして要望に対して即座にデモや見積を提示し、親身に対応してくれる姿勢でした。
「名前や規模だけで選んだのではなく、実際に相談して“この会社ならできる”と確信できたからこそ任せられた」と河野様と川口様は語ります。

開発までの道のりと成果

3〜4ヶ月で試作から本番へ。伴走型サポートでスムーズに導入

導入のプロセスはスピーディーかつ丁寧に進みました。SMSデータテックはヒアリング後すぐに試作版を提示し、そこから何度も打ち合わせを重ねて要件を固めました。開発自体は3〜4ヶ月程度でしたが、社内での調整やテスト運用を繰り返したため、発注から本稼働までには9ヶ月を要しました。
「ここを直したい」という要望が挙がれば、SMSデータテックは即座に改善策を提示。現場での細かな修正や調整もスムーズに進められ、最終的にはストレスのない導入につながりました。河野様は「特殊な業務内容を理解するのに時間がかからなかった点が印象的だった」と語り、同社の伴走姿勢を高く評価しています。

月30時間の業務時間削減。業務フローが透明化された成果

システム導入の効果は明確でした。従来比で作業効率は三分の一から四分の一にまで短縮され、月20〜30時間の業務時間が削減されました。これまで頻発していたファイル紛失のリスクは解消され、承認プロセスも可視化され、業務フロー全体が透明化しました。
さらに小さな修正依頼にも即応できる柔軟さがあり、「細かい改善を気軽にお願いできるのでストレスが減った」という声が社員からも多く寄せられているといいます。
無駄な作業に時間を奪われることがなくなり、リユース事業や新規サービスといった本来注力すべき業務に集中できる環境が整ったことは、同社にとって大きな転機となりました。

今後の展望とまとめ

案件管理ツールへも展開。さらなる事務効率化を目指す

現在では、SMSデータテックに依頼した「案件管理ツール」も稼働を開始しています。社内では「この業務もSMSデータテックの仕組みで管理できるのでは」という意見が自然に出るようになり、システムが現場に浸透していることを示しています。当初は新しい仕組みに抵抗感を持っていた社員も、いまでは「便利で助かっている」と効果を実感しており、社内では運用の定着が着実に進んでいます。
今後は、メール添付やファイル変換といった依然として残る“余分な作業”を削減することを目標に掲げています。河野様は「一つひとつの業務効率化が積み重なれば、社員が付加価値の高い仕事に時間を割けるようになり、会社全体の成長につながる」と期待を寄せています。

完璧に整理しなくてもまず相談を

最後に、同じようにシステム導入を検討している企業へのアドバイスを伺いました。
「課題を完璧に整理してから相談する必要はありません。SMSデータテックさんは、ふわっとした要望でも丁寧に受け止め、形にしてくれる。自分たちで“できないだろう”と結論を出す前に、まずは相談してみることが大切です」と河野様。
河野様の言葉には、SMSデータテックが単なるベンダーではなく、“安心して相談できる相手”として受け止められていることが表れています。今後もその信頼に応えながら、お客様と共に歩んでまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

• リユース第二事業部　アセットソリューション室　室長　河野　雅明　様
• リユース第二事業部　アセットソリューション室　　　　川口　太知　様　

会社概要

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DX化が進むなか、自社の課題と本気で向き合い、着実に改善を進めてきた株式会社ナチュラルハーモニー様。今回のインタビューでは、どのようにして社内のシステム課題を乗り越えたのか、そして弊社がどのようにそのご支援をさせていただいたのか、リアルな声をお届けします。

事業内容

私たちは自然栽培（農薬や肥料を一切使わない栽培）の農産物、衣・食・住アイテムの小売と卸売を行っています。オリジナル商品の加工食品の販売もしており、醗酵食品は自然界に住む菌を使うなど他にはないこだわりを持った商品を販売していることが特徴です。主な販売ルートは自社のECサイトですが、定期会員様向けにカタログでの販売も行っています。
販売のほか、自然栽培や暮らしに関するセミナーの開催や、自然栽培を行っている生産者の支援活動にも力を入れています。

弊社ご支援内容

• ITよろず相談 
• ネットワーク調査 
• Pleasanter導入支援 
• 機器交換作業
• Pleasanter保守

導入の背景・課題

情報収集やトラブル対応、商品マスタ管理の煩雑さが課題 

社内には少人数の情報システム部があり、当時は内製システムも利用していたのですが、DX化の流れや最新技術に追いつくのが難しくなっていました。そこで深い知識・技術や最新情報に関して相談できる外注先を探しておりました。
当時、社内のネットワークが不安定で、他社に相談したのですが解決できなかったため、別の相談窓口を探していたという経緯もあります。

クラウドサービスの風潮が強まるなか未だオンプレミスのままであることも課題でした。
東日本大震災の教訓からオンプレミスのリスクを回避する必要があることも認識しておりました。
また、クラウドデータベースを導入することでシステムの使い勝手を良くしたいという思いもありました。当時は商品マスタが様々なところに点在していたうえ商品コードも別々に付いておりました。そのため、商品の集計作業や商品マスタ更新作業に多くの時間を割いており、社内からも改善を要望する声が出ていました。

SMSデータテックとの出会い

そんな時、幕張で開かれた展示会「ITWEEK2022秋」でSMSデータテックを知りました。会場でブースのポスターを見ていたところ担当の方に声をかけていただき、軽い気持ちで現状をお話しました。お話をしていく中で担当の方の人柄に惹かれたことも大きなきっかけでしたし、SMSデータテックは技術者が多く様々な分野の専門家が揃っている会社だと知り、幅広く相談したいという私たちの要望にマッチしていると感じました。
まずは「ITよろず相談」を利用し社内ネットワークの相談をしました。調査方法についてその場で具体的かつ、弊社の抱える問題への的確な解決策の話をしていただき、「これは的確な提案をもらえるのではないか」と好印象でした。

後日いただいたご提案は予想通り素晴らしいものでした。課題点にきちんとフォーカスしており、こちらの希望した費⽤感でありつつ、問題解決につながることを確信できるバランスの良い提案に感動しました。
1週間ほどかけて環境調査をしてレポートを作成し、解決策をご提案いただくというプロジェクトでしたが、担当者様とのやり取りも作業も非常にスムーズでした。
非常に信頼できると感じ、クラウドデータベースへの移行もSMSデータテックに相談しようと決めました。

開発までの道のりと成果

きめ細かな対応でPleasanter導入もスムーズ

まずは、Pleasanterの環境構築をお願いしました。一つ一つのテーブル項目は社内で打ち合わせをして決めたので時間もかかり大変でしたが、依頼した環境構築はすぐに作っていただきました。
導入に関しては、できるところは自社でやろうという方針でしたが、オンラインストアの会員ランク別価格設定はロジックが複雑で、自分たちでスクリプトを書くことは難しいと感じておりました。そこでSMSデータテックに依頼をしたところ、1週間程度で完璧なものを作っていただきました。上から目線で恐縮ですが、「さすがだな」と感動しました。
Pleasanter導入は苦労した経験が記憶にないほどスムーズで、スケジュール感も妥当でした。課題を話し合う最初の段階から三ヶ月ほどで導入に至りました。

ネットワーク調査と同様、課題点を的確に捉え、予算・現状に合った説得力のある提案をいただきました。頻繁な問い合わせにもその都度きちんとした回答をいただくなど対応も素晴らしく、本当に頼りになる存在で心強かったです。
過去にお願いした大手企業様は、担当者の方と連絡が取りづらく、プロジェクトを進める難しさを感じることが多かったので、SMSデータテックのようにきちんと話を聞き的確に対応してくれる企業は本当に貴重ですし、ありがたいですね。
当初、社内で反対意見も出ましたが、クラウド化を前提としたうえでの解決策を話し合うという方法で丁寧に対応していきました。反対意見への対応は新しいことを始める際には必然だと考えていますので、大きな苦労をしたというわけではありません。以前のシステムの中で発生する問題のほうがよっぽど大変でした。

保守管理にかかる時間を月20時間程度削減できた

Pleasanterを導入後、商品マスタの一元管理ができるようになったので、保守性が良くなり、整合性が増しました。「ここを確認すれば情報が全て揃っている」という安⼼感も⼤きかったですね。担当者があちこち見る手間が省け、メンテナンス等にかかる時間が月に20時間程度短縮されました。
項目の追加や文章の変更も管理画面から簡単にできるので、「もうできたの？！」と驚かれますよ。

また、以前はエクセルでマスタ管理をしていたためファイル数が多く不具合やミスも多かったのですが、Pleasanter導入でトラブルの報告が減ったのも大きな成果です。
導入当初は意見の集約や不具合改善のため、社内へのヒアリングを行うなど調整業務が発生していましたが、現在は特に大きな問題もなく快適に活用しております。
Pleasanter導入から3年経ちますが、更新以外で稼働が止まるなどのトラブルは一度も発生していないことも評価できる点です。

今後の展望

Pleasanterの水平展開

Pleasanterには経営データや情報システム関係のIT管理台帳も含まれていますので、各業務で使用しながら少しずつ応用を進めているところです。
SMSデータテックのフォローがあるおかげで問題点もなく快適に、不安なく水平展開が出来ているので、今後はさらに対象業務の幅を広げていきたいと考えています。

課題点を明確にしたうえで依頼することが大切

SMSデータテックなら、課題や予算をきちんとお伝えすれば、必ず状況に合わせた的確な解決策を複数提示してくれますし、その中でどれが最適かという提案もしてくれます。社内への新規導入は自分達で可能な限り対応するという方針でしたが、全て丸投げしても良いと思えるほど信頼しております。
ネットワーク調査とクラウドデータベース構築というカテゴリーが違う分野を、これまでお願いしてきましたが、どちらも素晴らしい対応で、技術やスキルの幅が広いこともSMSデータテックの魅力だと感じます。どんな分野においても最適な提案が可能なのは、情報共有がきちんとされている証拠だと感じますので、安心して頼ることが出来る企業だと思います。

インタビューにご協力いただいたお客様

• 情報システム部　部長　片岡　幸一　様
• 情報システム部　大江　祥　様

会社概要

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