ServiceNowのSPM（旧ITBM）とは、企業・組織内のプロジェクトやリソースを一元管理して、企業戦略の推進をサポートする機能群のことです。利用することで、優先順位に沿ったタスク割り当てやプロジェクト・リソース管理の統合、問題解決の迅速化などが可能です。

本記事では、ServiceNowにおけるSPM（旧ITBM）の概要やできることとメリット、主な機能について詳しく解説します。SPM（旧ITBM）について知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ServiceNowのSPM（旧ITBM）とは

出典：SPM（旧ITBM）公式Webサイト

ServiceNowのSPM（旧ITBM）とは、ServiceNowにおける戦略的ポートフォリオ管理に関する機能群のことです。企業・組織の目標とリソースを可視化してつなぎ、最適化を実現します。部門やプロジェクトごとに管理していた情報を一元管理できるため、情報の迅速な把握や意思決定に役立つでしょう。

ここからは以下の事項について解説します。

• ServiceNowの概要
• 現代ビジネスにおける代表的な課題

ServiceNowの概要

そもそもServiceNowとは、業務プロセスを自動化・効率化するクラウド型プラットフォームのことです。以下の特徴を有しており、業種・業界を問わず多くの国内企業でも用いられています。

• さまざまな企業・組織や業務に対応
• デジタルワークフローによる業務の最適化
• 複数システムとの連携とデータの統合
• 高いカスタマイズ性

ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

弊社SMSデータテックではServiceNowの導入・開発・保守運用に関するサービスを提供しています。ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

現代ビジネスにおける代表的な課題

ServiceNowのSPM（旧ITBM）は、現代ビジネスにおける代表的な以下の課題解決に役立つツールとして注目を集めています。

• プロジェクト管理が煩雑化している
• リソースを最適化しにくい
• 迅速な意思決定が求められる
• リスク管理の複雑化している

ここからは、上記の各課題について詳しく解説します。

プロジェクト管理が煩雑化している

近年は、多くの企業が新規ビジネスの創出やDXの推進など複数のプロジェクトを同時に行っています。プロジェクトごとに、目標やスケジュールが異なり、管理が属人的で複雑化しているでしょう。

企業のリソースは限られているため、適切な優先順位付けを行わなければ全て中途半端になってしまいます。プロジェクトの推進には、適切な意思決定が不可欠ですが情報が分散している場合判断が困難です。

リソースを最適化しにくい

リソースが最適化しにくいことも問題として挙げられます。前述の通り、限られたリソースの中で複数のプロジェクトを成功させることは容易ではありません。また、そもそも従業員は日常の業務を行うのに加えてプロジェクトを推進しなければなりません。

まずは、プロジェクトを推進する余裕があるか現状のリソースを把握する必要があります。また、高度な専門知識やスキルが求められるタスクもあるでしょう。高い専門性が求められるタスクを、現状の従業員が実行できるかの確認も必要です。通常の企業活動に加えて、プロジェクト推進などを実施するためのリソース管理と最適化が求められます。

迅速な意思決定が求められる

現代は顧客のニーズが多様化しており、変化スピードも早い特徴があります。また、政治や震災などの突発的で事業活動に多大な影響を及ぼす事項が発生するケースも少なくありません。迅速な意思決定をしなければ、企業が衰退するリスクがあるでしょう。

ただ、意思決定には正確な情報が必要です。勘に頼った意思決定では、判断を間違える恐れがあるでしょう。企業内部はもちろん、外部のニーズも収集して総合的に判断する必要があります。

リスク管理の複雑化している

リスク管理が複雑化していることも、現代ビジネスにおける代表的な課題の一つでServiceNowのSPM（旧ITBM）が求められる要因です。プロジェクトの増加や業務の複雑化、スピーディーな環境変化など複数の要因を加味した意思決定が必要で、全てが上手くいくとは限りません。

常にリスク管理をしなければ、トラブルに対処できなくなるでしょう。ただ、意思決定同様、リスク管理も複数の要因を踏まえた上で行う必要があります。

ServiceNowのSPM（旧ITBM）でできることやメリット

ServiceNowのSPM（旧ITBM）でできることやメリットは、以下の通りです。

• 優先順位に沿ったタスク割り当て
• プロジェクト・リソース管理の統合
• 意思決定のサポート
• 商品・サービスリリースまでの短縮化
• 問題解決の迅速化
• 戦略とプロジェクトの連携強化

順に解説します。

優先順位に沿ったタスク割り当て

ServiceNowのSPM（旧ITBM）を活用すれば、業務の優先順位に沿ったタスクの割り当てが可能です。冒頭解説した通り、SPM（旧ITBM）では、企業・組織の目標とリソースを可視化できます。なにが企業にとって重要かを把握しやすくなるでしょう。

また、タスクを可視化することで、いつなにをする必要があるかを明確にしやすくなります。優先順位に基づく最適なタスクの割り当てを実現可能です。

プロジェクト・リソース管理の統合

プロジェクト・リソース管理の統合も、ServiceNowのSPM（旧ITBM）でできることの一つです。ServiceNowのSPM（旧ITBM）では、多数のプロジェクトを一つのプラットフォームで一元管理可能です。経営層やプロジェクトリーダーは、各プロジェクトの進捗や必要なリソースを迅速に把握できるでしょう。

プロジェクトごとに必要なリソースを把握できれば、スケジュールなどの調整も容易になります。必要なリソースが重複する場合には、話し合いや調整の場を設けやすくなるでしょう。特定の従業員に過度な負担がかかることも、防止可能です。

意思決定のサポート

ServiceNowのSPM（旧ITBM）は、戦略的意思決定のサポートにも活用できます。各部門やプロジェクトで求められるリソースと目標を把握することで、どれが企業にとって最も重要かを判断しやすくなるでしょう。

SPM（旧ITBM）には、プロジェクトやポートフォリオに関するデータを分析する機能も実装されています。また、リスクの評価や予測機能も実装されており、経営層は分析結果・予測を参考に最適な意思決定が可能です。データなどを参考にすれば、経験や勘に頼った意思決定からの脱却も図れ、データドリブンな経営の実現につながります。

商品・サービスリリースまでの短縮化

商品・サービスリリースまでの短縮化も、ServiceNowのSPM（旧ITBM）によるメリットです。プロジェクト・企業内リソース可視化・管理により、最適なリース配分の実現やプロセスの簡素化、ボトルネックの解消がしやすくなるでしょう。

その結果、迅速かつスムーズなプロジェクト推進が可能になります。新規商品・サービスの開発や既存品の改良プロジェクトもスムーズにでき、商品・サービスリリースまでの期間短縮につながります。

問題解決の迅速化

SPM（旧ITBM）は問題解決の迅速化にも有効です。昨今は、以下の頭文字を取ったVUCA時代といわれています。

• Volatility：変動性
• Uncertainty：不確実性
• Complexity：複雑性
• Ambiguity：曖昧性

いつなにが起きるか誰も予想できません。常に想定外の事態に備える必要があります。SPM（旧ITBM）の活用により、戦略的ポートフォリオ管理を行うことで変化に対する柔軟な対応が可能です。タスクやリソースを把握することで、調整しやすくトラブルや問題への迅速な対処ができるでしょう。

戦略とプロジェクトの連携強化

SPM（旧ITBM）は戦略とプロジェクトの連携強化にも役立ちます。企業の戦略に基づき、コスト・リソースの最適化を図りプロジェクトの成果を最大化できます。

SPM（旧ITBM）では、ウォーターフォール型やアジャイル型、ハイブリット型など、多彩なプロジェクト・業務管理に利用可能です。企業内プロジェクトの統合的管理で、戦略の実現をサポートするでしょう。

ServiceNowのSPM（旧ITBM）の主な機能

ServiceNowのSPM（旧ITBM）の主な機能は以下の通りです。

• ポートフォリオ管理
  全社のプロジェクトにおけるリソースや進捗、リスクなどを横断的に管理する
• アイデア管理
  従業員のアイディアを一元管理したり、意見に対してディスカッションしたりする場を提供する
• デマンド管理
  デマンド（案件）における価値とリスクの数値化・優先順位付けを行い、コストパフォーマンスの向上や意思決定をサポートする
• プロジェクト管理
  プロジェクトのタスクや進捗状況、リソースの管理と状況を見える化したレポートを作成する
• コスト管理
  プロジェクトのコストを項目ごとに予実管理する
• リソース管理
  リソースのスキルや稼働計画、空き状況を可視化して一元管理する
• タイムカード
  プロジェクト推進に必要なタスクの処理時間を記録・報告する
• 投資ポータル
  プロジェクトのステータスやコストを可視化する

ServiceNowのSPM（旧ITBM）の利用ステップ

最後に、ServiceNowのSPM（旧ITBM）を利用する以下のステップについて詳しく解説します。

1. 現状の把握と分析
2. 計画の策定
3. 計画の実行

1.現状の把握と分析

ServiceNowのSPM（旧ITBM）の利用は、現状の把握と分析からスタートします。そもそも、自分たち企業がなにを目標にするかの明確化が欠かせません。短期的なものと中・長期的な目標を明確にしましょう。目標がなければ優先順位付けはできません。

また、既存のプロジェクトやリソースなどの棚卸も行います。目標と現状を分析して課題を把握しましょう。

2.計画の策定

続いて、複数のプロジェクトやタスクを基に戦略的ポートフォリオ計画を作成します。企業の目標とリソースを鑑みながら、プロジェクトの優先順位付けなどを行いましょう。

また、計画を策定するにあたりKPIの設定も重要です。KPI（Key Performance Indicator）とは、組織やプロジェクトの目標達成度を測る定量的な指標のことです。明確なKPIがなければ、計画が順調か軌道修正が必要かの判断ができません。

3.計画の実行

計画を作成した後に実行フェーズに移ります。SPM（旧ITBM）の分析結果や予測を参考に、リソースやタスクの割り当てを行いプロジェクトを推進しましょう。また、継続的に外部環境や企業状況の変化を把握して、軌道修正することも重要です。

まとめ

ServiceNowのSPM（旧ITBM）とは、ServiceNowにおける戦略的ポートフォリオ管理に関する機能群のことです。企業・組織の目標とリソースを可視化してつなぎ、最適化を実現します。多くの企業が、競争力向上を目的に複数のプロジェクトを推進しています。ただ、リソースは限られており、適切な管理と分配を行わない場合、全てのプロジェクトが中途半端に終わってしまうでしょう。ServiceNowのSPM（旧ITBM）を利用すれば、優先順位に沿ったタスク割り当てやプロジェクト・リソース管理の統合、問題解決の迅速化などが可能です。弊社SMSデータテックではServiceNowの導入・開発・保守運用に関するサービスを提供しています。ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

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ServiceNowのHRSDとは、人事・総務担当者の負担軽減や従業員体験・満足度向上に役立つツールのことです。さまざまな情報へのスムーズなアクセスを実現するポータルサイト機能や従業員のセルフオンボーディングを促す機能、従業員に関する書類・データを安全に管理する機能などが実装されています。

本記事では、ServiceNowにおけるHRSDの概要や主なアプリ・機能、利用するメリットと導入効果について詳しく解説します。ServiceNowのHRSDについて知りたい方、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ServiceNowのHRSDとは

出典：HRSD公式Webサイト

HRSD（Human Resources Service Delivery）とは、ServiceNowが提供している人事・総務業務で活用可能なサービスのことです。HRSDの導入で問い合わせなどをデジタル化でき、人事・総務担当者、従業員双方のストレスや負担を軽減可能です。

ここからは以下の事項について詳しく解説します。

• ServiceNowの概要
• 人事部のよくある課題とHRSDが注目されている理由

ServiceNowの概要

そもそもServiceNowとは、業務プロセスを自動化・効率化するクラウド型プラットフォームのことです。2004年にアメリカで創業したServiceNow社の製品で、業種・業界を問わず多くの国内企業でも用いられています。
単体でも活用できますが、複数システムとの連携やデータの統合も可能で情報へのスムーズなアクセスの実現に役立ちます。また、柔軟性が高く各企業の目的や状況、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。

なお、ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

弊社SMSデータテックではServiceNowの導入・開発・保守運用に関するサービスを提供しています。ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

人事部のよくある課題とHRSDが注目されている理由

HRSDが注目されているのは、人事・総務部門が以下の課題を抱えているためです。

• 従業員からの問い合わせや申請が増えて対応が遅れる
• 人事業務が属人化して従業員満足度が低下する

人事・総務部は、従業員からのさまざまな問い合わせに対応する必要があります。例えば、以下の問い合わせがあり、内容によっては回答に時間がかかるものもあるでしょう。

• 就業規則や社内規定に関するもの
• 勤怠や休暇に関するもの
• 病気・怪我による休職の申請手続きや期間・復職に関するもの
• キャリアや評価、異動に関するもの
• 給与や賞与、手当に関するもの
• ハラスメントやコンプライアンス、人間関係に関するもの
• 個人情報や証明書に関するもの

問い合わせ対応に時間がかかれば、人事部門のコア業務である採用や育成施策の検討・実行が疎かになるでしょう。
また、人事業務は属人化しがちです。業務が属人化すれば、特定の従業員に負担がかかったり、担当者が忙しい場合に業務が進まなかったりするリスクがあります。
HRSDの導入・利用により、問い合わせ対応の効率化や属人化の解消が可能です。

ServiceNowのHRSDで利用できる主なアプリや機能

ServiceNowのHRSDで利用できる主なアプリや機能は以下の通りです。

• 従業員センター
• 従業員ジャーニー管理
• ケースとナレッジ管理
• Now Mobile
• 仮想エージェント
• パフォーマンスアナリティクス
• 予測インテリジェンス
• プロセスマイニング
• 離職従業員サービスセンター
• ワークフォース最適化
• 従業員ドキュメント管理

ここからは、上記の各アプリ・機能について順に解説します。

従業員センター

コミュニケーションやアプリ、タスクにアクセスするためのポータルサイト機能です。さまざまな情報に対して、シームレスにアクセス可能です。直感的なインターフェースが採用されており、誰でも使いやすいでしょう。
また、利用する従業員の勤務場所やロール、職種に基づき、表示するコンテンツのパーソナライズもできます。

従業員ジャーニー管理

業務や学習、コミュニケーションをサポートする機能です。業務フローに基づきカスタマイズした学習体験を、各従業員に最適なタイミングで提供できます。
また、アンケートの作成と収集も可能です。内容を分析して対策を検討すれば、従業員体験の向上を図れるでしょう。

ケースとナレッジ管理

従業員からの問い合わせや要求の解決にかかる時間を短縮する機能です。サービスデスクツールによせられた問い合わせや要求を一元管理でき、迅速に内容を把握可能です。
また、自動ワークフロー機能で問い合わせに関連する情報にアクセスしやすくすることで、従業員のセルフオンボーディングを促します。人事担当者の負担軽減と従業員体験の向上が期待できるでしょう。

Now Mobile

ServiceNowのモバイルアプリです。タスクの実行やコンテンツの閲覧、ヘルプの取得をスマートフォン上で行えます。また、申請や承認もスマートフォンから可能で、利便性の向上が期待できます。

仮想エージェント

生成AIを用いた対話型チャットボット機能です。ユーザーが必要な情報を検索する際のサポートを行います。人事担当者がサポートしなくても、従業員は問題を簡単かつ早く解決できるでしょう。
チャットボットの会話内容は、直感的なデザイナーで作成できるため、専門的なエンジニアは必要ありません。また、AIが搭載されており事前に定めていない内容への応答も可能です。

パフォーマンスアナリティクス

パフォーマンスの監視や改善できる分野の見極めなどを行う機能です。専用の測定基準とダッシュボードでパフォーマンスの状況が測定されるため、瞬時に状況の把握や意思決定が可能です。重要事項が明確になり、スムーズにタスクの割り当てや依頼が可能になるでしょう。

予測インテリジェンス

重大な問題・課題を先回りして検出する機能です。また、複数の問題にみられる類似性にフラグが立てられるため、原因の特定に役立ちます。

プロセスマイニング

実際のプロセス・タスクデータを用いて、ワークフローのパフォーマンスを最適化する機能です。AIがプロセスフローを作成してくれるため、迅速に気付きを得られます。ServiceNow内に留まらず、外部アプリを含めた全体のプロセスとタスクを可視化可能で、業務全体の情報を素早く把握できるでしょう。

離職従業員サービスセンター

退職した従業員とのつながりを維持するポータルサイトです。退職者は、離職従業員サービスセンターから給与情報や税務書類に関する問い合わせが可能です。

ワークフォース最適化

サポート担当者などのスケジュールとタスクの最適化により、チームパフォーマンスを向上させる機能です。シフトやオンコールリスト、休暇申請の管理が可能で、電話などに対応する体制の維持に役立ちます。
また、AIが能力開発推奨項目を作成する機能も実装されており、個人の希望も踏まえながら個人・チーム全体のスキルアップを図れます。

従業員ドキュメント管理

従業員の人事ファイル・書類をペーパーレス化して、管理する機能です。データごとに保存期間を指定できるため、法的な保存要件にも対応可能です。また、アクセス権限の設定もでき、関係ない第三者が個人情報にアクセスしたり、消去したりする心配もありません。

ServiceNowのHRSDを用いるメリットや導入効果

ServiceNowのHRSDを用いるメリットや導入効果は以下の通りです。

• ペーパーレス化の推進
• 人事担当者の負担軽減
• 従業員体験（EX）の向上
• 業務フローの可視化・標準化

最後に、上記の各メリットと導入効果について詳しく解説します。

ペーパーレス化の推進

HRSDの申請や問い合わせ用のポータルサイトを活用すれば、ワークフローのペーパーレス化を推進できます。用紙を利用した申請が不要になり、申請・承認のために出社する必要はありません。
また、どの申請書を使い、誰に申請すれば良いかも明確になります。手間を軽減でき、テレワークもしやすくなるでしょう。

人事担当者の負担軽減

HRSDは人事担当者の負担軽減にも有効です。HRSDを用いれば、ワークフローの自動化と申請・承認の一元化が可能です。
また、システム上での業務・タスクの管理が可能で、誰にどの程度の負担がかかっているか把握でき、管理職は従業員をサポートしやすいでしょう。システムにデータが蓄積されるため、同じような問い合わせへの回答もしやすくなります。

従業員体験（EX）の向上

HRSDの利用は従業員体験（EX）の向上にも役立ちます。HRSDで問い合わせへの返答や申請・承認、タスク管理などの業務を効率化することで、前述の通り人事担当者の負担軽減が可能です。
また、回答や承認スピードが向上して、質問・申請した従業員のEX向上につながるでしょう。ポータル経由でどこからでもアクセス可能なため、多様な働き方の実現もしやすくなります。

業務フローの可視化・標準化

HRSDを用いて業務を行うことで、業務フローの可視化・標準化も可能です。システムを利用すれば属人化を解消できます。特に、定期的に発生する業務フローの可視化や標準化は、スムーズな業務処理の実現と効率化を図りやすい体制の構築につながるでしょう。特定の担当者が不在、もしくは多忙による業務の遅延も防止可能です。

属人化の解消・標準化のメリットに関する詳細は以下をご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

まとめ

HRSDとは、ServiceNowが提供している人事・総務業務で活用可能なサービスのことです。例えば、さまざまな情報へのスムーズなアクセスを実現するポータルサイト機能や従業員のセルフオンボーディングを促す機能、従業員に関する書類・データを安全に管理する機能など、多彩な機能が実装されています。導入すれば、人事担当者の負担軽減や従業員体験の向上、ペーパーレス化の推進に役立つでしょう。弊社SMSデータテックではServiceNowの導入・開発・保守運用に関するサービスを提供しており、特にHRSD領域に力を入れています。ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

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企業のIT資産を適切に管理する「IT Asset Management」は、パソコンやソフトウェア、ネットワーク機器といったIT資産のライフサイクル全体を可視化・最適化する手法です。ITAMを導入すれば、コスト削減やコンプライアンス強化、セキュリティリスクの低減などの多くのメリットが得られます。本記事では、IT資産管理の目的や重要性、そして導入におすすめのツールについてわかりやすく解説します。

IT Asset Management（IT資産管理）とは

IT Asset Managementとは、企業が保有・利用するIT資産を一元的に把握・管理する仕組みです。IT資産には、PCやスマホなどのハードウェアはもちろん、業務に必要なソフトウェアやクラウドサービスまで幅広いものが含まれます。ここでは、IT資産管理の対象となる具体的な要素や、関連する国際規格について解説します。

IT Asset Managementの対象

IT Asset Managementの対象は多岐にわたりますが、大きく分けると「ソフトウェア」「ハードウェア」「クラウドサービス」の3つに分類されます。それぞれの資産には異なる管理手法や注意点があり、企業のIT運用に与える影響も多種多様です。ここでは、各対象について解説します。

ソフトウェア

ソフトウェアは、業務効率やセキュリティに直結する一方で、ライセンス違反やバージョン管理の不備、コスト面などのリスクも抱えています。そのため、IT Asset Managementの観点から管理が欠かせません。IT Asset Managementの対象となるソフトウェアの例は以下の通りです。

• オペレーティングシステム（Windows、macOS、Linuxなど）
• 業務用アプリケーション（Microsoft 365、Adobe製品、会計・人事ソフトなど）
• セキュリティ対策ソフト（ウイルス対策ソフト、EDR、ファイアウォール）
• 開発ツールやプログラミングライブラリ
• サーバーソフトウェア、クラウドサービス関連アプリ　など

ソフトウェアの適切な取り扱いは、セキュリティ対策だけでなく、企業のコスト管理やコンプライアンスにも大きな影響を与える重要な業務です。専用ツールや管理システムの導入を検討しながら、継続的な棚卸しと見直しを行う対応が、安全で効率的なIT運用につながります。

ハードウェア

IT Asset Managementで「ハードウェア」が対象となるのは、組織が物理的に所有または管理している以下のような機器類です。

• PC
• サーバー
• スマホ
• タブレット
• プリンター
• ケーブル、マウスなどの周辺機器　など

また、場合によっては接続するIoT機器・デジカメなども対象に含まれます。

クラウド

クラウドサービスの普及に伴い、IT Asset Managementの対象に以下のようなクラウドサービスも含まれるようになっています。

• ストレージ
• 仮想サーバー
• SaaS
• アクセス権限　など

クラウドサービスにおけるIT Asset Managementで特に重要なのが、タグ付けによるリソース分類と、不要リソースのライフサイクル管理です。例えば、一時的に立ち上げた仮想マシンを放置すれば、無駄な課金やセキュリティリスクの原因になりかねません。また、アクセス権限や設定ミスによる情報漏洩を防ぐためにも、ガバナンスとセキュリティポリシーの明確化が求められます。

IT Asset Managementに関するISO規格

IT Asset Managementを制度的・体系的に行うためには、ISO規格を導入する対応が効果的です。IT Asset Managementに特に関係が深いISO規格は「ISO/IEC 19770シリーズ」で、この規格はIT資産（ハードウェア・ソフトウェア・クラウドなど）を効率的かつ安全に管理するための国際標準です。主な規格内容は以下の通りです。

• ISO/IEC 19770-1:2017：IT資産管理システム（ITAMS）の構築・運用に関する要件を定義
• ISO/IEC 19770-2:2015：ソフトウェア識別タグ（SWIDタグ）の標準化
• ISO/IEC 19770-3:2016：ソフトウェアの使用権（ライセンス）の情報を機械可読な形式で管理する
• ISO/IEC 19770-4:2017：ソフトウェアやITリソースの使用状況を測定・監視するためのフレームワーク
• ISO/IEC 19770-5:2015：シリーズ全体の概要や用語の定義をまとめたガイドライン

IT Asset ManagementにおけるISO/IEC 19770シリーズは、組織のIT資産を戦略的に管理し、効率性と安全性を高めるために役立ちます。導入によって、コスト削減、リスク管理、コンプライアンス対応などの多くの面での成果が期待できます。

IT Asset Managementを実施する目的やメリット

IT Asset Managementを実施する目的やメリットはおもに以下の通りです。

• IT資産の効果的活用
• ガバナンスの強化
• セキュリティの強化

ここでは、上記の目的やメリットについて解説します。

IT資産の効果的活用

IT Asset Managementを実施する最大の目的の一つは、保有しているIT資産を無駄なく、最大限に活用する点にあります。IT資産の活用状況を可視化すると、使われていない機器やライセンスを洗い出し、再利用や統合、廃棄などの最適な判断が可能になります。例えば、クラウド環境では未使用のインスタンスやストレージが放置されがちですが、IT資産管理を通じて利用状況を定期的に見直すと、無駄なリソースにかかるランニングコストを削減可能です。

また、資産のメンテナンス状況や寿命も管理対象にすれば、トラブルの予防やパフォーマンス維持も実現できます。定期的なアップデートや修理によって資産の寿命を延ばし、計画的な更新へとつなげることで、突発的な故障や業務の停滞を回避できるのも大きなメリットです。

ガバナンスの強化

IT Asset Managementを導入する目的には、企業や組織におけるIT資産の利用状況を適切に監視・統制し、法令や契約の遵守を徹底する「ガバナンスの強化」もあります。IT資産を一元的に管理すれば、どの資産がどこにあり、誰が使っていて、いつまで使われるのかといった情報を可視化できます。特に、ソフトウェアライセンスの管理では、使用権の有無や期限を把握しておくと、監査やコンプライアンス対応もスムーズになります。

セキュリティの強化

IT Asset Managementを導入すれば、組織全体のセキュリティ体制を大幅に強化できます。IT資産の「見える化」が進むと、セキュリティ面で脆弱性を抱える資産を特定でき、脆弱性管理やパッチ適用の優先順位をつけた対策を効率よく実施可能です。また、アクセス権限の適正化も実施でき、誰がどのIT資産にアクセスできるのかを管理し、不要なアカウントや過剰な権限を見直すと、不正アクセスのリスクを大きく減らせます。

IT Asset Managementの対象項目と実施方法

ここでは、IT Asset Managementの対象項目と実施方法について解説します。

IT Asset Managementの対象項目

物理的な IT 資産を適切に管理するためには、どの部署で誰がどの資産を使っているかなどの情報を、資産管理台帳に漏れなく記載して運用する必要があります。ハードウェア・ソフトウェアで資産管理台帳に記載すべき項目は以下の通りです。

【ハードウェア】

• 管理番号
• 機器情報
• 導入年月日
• 資産区分
• 利用区分
• 耐用年数　など

【ソフトウェア】

• ソフトウェア名
• ベンダー名
• 導入日
• バージョン
• インストール対象の機器
• ライセンス形態
• 料金
• 契約更新日
• 使用状況　など

上記の管理項目を実際にはExcelやツールを用いて管理するのが基本的な流れです。

IT Asset Managementの実施方法

IT Asset Managementの実施方法では、おもに以下の2つが挙げられます。

• Excel
• ツール

ここでは、上記の実施方法について解説します。

Excelの活用

IT Asset Managementを始める上で、最初のステップとして多くの企業が活用しているのが「Excel」です。特に中小企業や導入初期のフェーズでは、Excelは馴染みのある扱いやすい実用的な管理手段としておすすめの手段といえます。

一方で、Excelは多拠点・多人数での同時編集には向いておらず、ファイルのバージョン管理が煩雑になる場合があります。また、データの入力ミスや重複、削除といったヒューマンエラーが発生しやすく、資産数が増えるにつれて管理が煩雑化する傾向もある点には注意が必要です。管理する資産および人数が多い場合には、専用のツールの導入を検討するのが望ましいといえます。

ツールの活用

IT Asset Managementを効率的に実施するためには、Excelなどの手動管理だけでなく、専用ツール・ソフトウェアの導入が重要です。ツールを使えば、資産の自動検出やライフサイクル管理、リアルタイムレポートなどが可能になり、使い勝手・精度・スケーラビリティが格段に向上します。ツールの主な機能は以下の通りです。

• 資産の自動検出
• ライセンス・契約管理および更新期限の通知機能
• レポート・分析機能
• ワークフローの自動化　など

IT Asset Managementの実施に役立つツールの一つが「ServiceNow」です。ServiceNowについては次項にて解説します。

IT Asset Managementの実施におすすめな「ServiceNow」とは

高度化を目指す企業にとって、信頼性が高くスケーラブルなツールの選定は重要なポイントです。その中でも世界的に支持されているのが「ServiceNow」です。IT運用全体を統合管理できるプラットフォームとして知られるServiceNowは、IT Asset Managementの分野でも非常に優れた機能を備えています。

ここでは、ServiceNowがIT資産管理にどのように貢献するのか、その主な機能と導入後のサポート・コミュニティ体制について解説します。

IT Asset Managementに役立つ主な機能

ServiceNowのIT Asset Managementは、ソフトウェア・ハードウェア・クラウド資産のライフサイクルを終始管理できる仕組みを備えており、特に以下のような機能が非常に有用です。

• 資産ライフサイクル管理：資産のライフサイクル全体を自動化・可視化する機能
• ソフトウェア・ハードウェア・クラウド資産管理：利用頻度を把握し、交換・更新などのタイミングを可視化できる機能
• 自動検出およびインベントリの可視化：ネットワークや Discovery 機能を用いて、接続されている資産を自動で検出し、資産台帳に反映する機能
• ワークフローの自動化：資産の購入申請、配布、返却・廃棄などの運用プロセスをワークフローで定義し自働化　など

ServiceNowの導入を検討する際には、上記の機能が自社でどれだけ活用できるかをチェックするとよいでしょう。

サポートとコミュニティ体制

ServiceNowは、製品の機能性だけでなく、導入後のサポート体制やユーザーコミュニティも充実しています。まず、テクニカルサポートの面では、ServiceNowは「Now Support」という専用ポータルを通じて、24時間365日のサポートを提供しています。システム障害や設定の不明点に対する問い合わせだけでなく、ナレッジベースの活用やチケット管理、製品アップデート情報の取得など、多角的な支援が用意されているのが特長的です。また、ユーザーコミュニティの面では実際の活用事例や運用上の悩みを共有し合う場として機能しており、ベテランユーザーからのフィードバックや有用なTipsが得られることもあります。

ServiceNowのサポートとコミュニティ体制は単なる「問い合わせ対応」にとどまらず、ユーザー同士のナレッジシェア、自己学習の場、運用改善のヒントの宝庫として機能しています。安心して長期的に運用できる体制が整っているからこそ、ServiceNowはIT Asset Managementの分野でも活用が進んでいるといえます。

まとめ

IT Asset Managementは、企業のIT環境を可視化し、効率的かつセキュアに運用するための基盤となる重要な取り組みです。IT Asset Managementを円滑に進めるために役立つのが「ServiceNow」の導入で、資産ライフサイクルの一元管理、ライセンス・契約の追跡、そして自動化されたワークフローによる業務の効率化など、IT Asset Managementに活用できる機能を多数備えた強力なツールです。

ただ、ServiceNowの導入・活用を成功に導くには、単なるツール選定にとどまらず、自社の業務要件に即した設計・構築、導入後の定着支援、そして継続的な運用・改善までをトータルでカバーする体制が欠かせません。そこでおすすめなのが弊社SMSデータテックの「ServiceNow導入・開発・保守運用」サービスです。導入時はもちろん、導入後の運用定着・社内展開・改善フェーズにおいても伴走型でサポート可能なため、ご興味のある方はぜひ以下のリンクからお問い合わせください。

⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

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業務システムの統合とは、活用している複数のシステムを一つにまとめることです。多くのシステムが存在すれば、データ連携が難しくなり業務効率が低下するでしょう。統合することにより、情報の一元管理とスムーズな共有やコスト・手間の削減、データ活用の実現など、複数のメリットを得られます。

本記事では、業務システム統合の概要や実施するメリット・デメリット、方法と実施ステップについて詳しく解説します。業務システムの統合について知りたい方、実施を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

業務システムの統合とは

業務システムの統合とは、企業や組織内に存在する複数のシステムを一つにすることです。近年は、業務効率化や企業競争力の向上などを目的に複数のシステムが開発されており、業務ごと・部門ごとなど一つの企業で多数のシステムを導入しているケースが少なくありません。

ただ、複数システムが社内に存在すると、データのサイロ化が起こる原因となります。データのサイロ化とは、システムが分断された結果データ連携できない状態のことです。データが社内に散らばっていれば、効果的に活用できず集約にも手間がかかるため、システム統合によりデータの一元管理などが求められています。

業務システムの統合を行う目的とシーン

統合を行う主な目的とシーンは以下の通りです。

• 業務フローやシステムの改善・変更時
• M&A後の組織統合時
• 経営統合・組織再編時

順に解説します。

業務フローやシステムの改善・変更時

業務システムの統合は、業務フローやシステムの改善・変更時に実施されます。昨今は多くの企業でDXが推進されており、システムの導入・活用により業務効率化が図られています。例えば、生産から販売、顧客管理までの以下業務プロセスに関するシステムを統合すれば、生産性が飛躍的に向上するでしょう。

• 受注
• 生産
• 販売
• 顧客管理
• 在庫管理

M&A後の組織統合時

M&A後の組織統合時にも業務システムの統合が行われます。M&Aでは異なる企業が一つになるため、活用しているシステムが違うケースも少なくありません。別のシステムを用いていればデータの一元管理や連携が困難で、どちらか一方を残すか新たなものを導入することで業務システムの統合が行われます。
また、業務の処理方法や管理項目が異なるため、業務プロセスの統合も実施されます。

経営統合・組織再編時

経営統合や組織再編時に業務システムの統合を行うケースもあります。M&Aの際と同様、経営統合では異なるシステムを活用している企業が合併などをするため、統合しなければ効率が低下します。
また、文化や業務フローの融合も欠かせません。同じ企業もしくはグループとして連携できる体制を構築しなければ、統合・組織再編によるシナジー効果は生まれないでしょう。

業務システムの統合を行う3つのメリット

続いて、業務システムの統合を行う以下3つのメリットについて解説します。

• 情報の一元管理とスムーズな共有
• システムに関するコストと手間の削減
• データ活用の促進

情報の一元管理とスムーズな共有

業務システムの統合を行えば、情報の一元管理とスムーズな共有が可能です。データが別々に保管されている場合、関連情報の把握に時間がかかるでしょう。情報の一元管理を実現できれば、目的とする情報を容易に取得でき業務効率化にもつながります。

システムに関するコストと手間の削減

システムに関するコストと手間の削減も統合のメリットです。複数のシステムを活用するには、その分のライセンス費用やサーバーコストがかかります。また、システムごとにアップデートやメンテナンス・保守・管理も求められ、手間が増える原因になるでしょう。統合してシステムを一つにすれば、コストと運用の手間を減らせます。

データ活用の促進

業務システムの統合は、データ活用の促進にも効果的です。情報が一元管理されていれば、一つのシステムを確認するだけで全体像を把握できます。また、経営状態などをチェックする際にも、より多くのデータを用いた分析が可能になるでしょう。複数の情報を基にした分析データを活用することで、精度の高い経営判断を下せます。

業務システムの統合を行う3つのデメリット

メリットがある一方で、業務システムの統合には以下3つのデメリットが存在します。

• 統合に向けた手間・コストの発生
• トラブル発生リスクの存在
• 一時的な業務効率の低下

順に解説します。

統合に向けた手間・コストの発生

業務システムの統合には手間やコストが発生します。具体的には、システムの要件定義や設計、開発が必要です。ベンダーとの綿密な打ち合わせを行わなければ、想定と異なるシステムができあがる恐れもあります。大規模なシステムが求められる場合には、多額のコストもかかり完成まで時間も要するでしょう。

なお、業務システムの具体的な統合方法や実施ステップは後ほど詳しく解説します。

トラブル発生リスクの存在

業務システムの統合にはトラブル発生のリスクも存在します。統合時にはデータの移行が実施されますが、上手くいかなかった場合、データが破損したり消失したりする恐れがあります。また、業務処理方法の整合や要件定義を疎かにした結果、完成したシステムが上手く機能せず業務・サービス提供が停止してしまう恐れもあるでしょう。

一時的な業務効率の低下

業務システムを統合した場合、従業員は新たなシステムの操作方法や業務フローに慣れなければなりません。従業員に負担がかかり、一時的に効率が落ちる可能性もあります。
特に、大幅な業務フローやシステム変更が行われる場合には、業務スピードの低下も考慮したスケジューリングが必要です。例えば、繁忙期に新たなフロー・システムを導入すれば、現場の混乱を招くでしょう。

業務システムを統合する3つの方法

業務システムを統合する方法は以下の通りです。

• 一つの既存システムに集約する
• 新たなシステムを導入する
• データのみ統合する

順に解説します。

一つの既存システムに集約する

複数ある中で、一つの既存システムに絞りそのシステムに集約する方法です。「肩寄せ（片寄せ）方式」や「巻き取り方式」と呼ばれることもあり、絞る対象のシステム以外は廃止します。新たなシステムを導入する必要がないため、統合に関するコストを抑えられる点が特徴です。
ただ、対象のシステムが求める要件を満たしていない場合、開発・改修などが必要になります。

新たなシステムを導入する

新たなシステムを導入して既存システムを廃止する方法です。新しい業務フローに基づくシステムの導入や開発がしやすく、新体制に対応しやすい特徴があります。また、既存システムでは困難だった業務の効率化・自動化を実現できるケースもあるでしょう。

ただ、新たなシステムの導入・開発には多くの時間やコストがかかります。データの移行なども必要で、他の方法と比べてトラブル発生も少なくありません。

データのみ統合する

データの整合性を図り、データのみ連携させる方法です。以下を実施するETLツールを用いて、社内に散らばるデータの収集を行います。

• 抽出（Extract）
• 変換（Transform）
• 格納（Load）

既存システムが残存するため、他の方法と比べてトラブルが発生しにくい点がメリットです。ただ、データ変換が上手くできないなどの原因により、連携が困難なケースも存在します。

業務システムを統合する際のステップ

業務システムを統合する際のステップは以下の通りです。

1. 目標と課題の明確化
2. 要件定義の実施
3. 統合方法の検討とスケジューリング
4. 統合の実施
5. 定期的な確認と改善

ここからは、上記の各ステップについて解説します。

1.目標と課題の明確化

まずは、業務システムを統合する目標と課題を明確にします。具体的には、統合により最も重視する成果（効果）や効率化したい主な業務を整理します。
目標が決まらなければ、最適化なシステムが明確になりません。また、統合後の効果測定も困難です。

2.要件定義の実施

続いて、システムの要件定義を行います。要件定義の前には、既存のシステムが抱える課題の整理や業務フロー・データ管理方法の整合を行い、必要な要件の棚卸しを行いましょう。
業務要件が不明確な状態で要件定義を行っても、本当に必要な要件を洗い出せません。システム完成後に、再度改修が必要になりコストや手間が無駄になる可能性があります。

3.統合方法の検討とスケジューリング

要件定義後に統合方法を検討・決定します。「業務システムを統合する3つの方法」で解説した通り、以下3つの方法が存在します。

• 一つの既存システムに集約する
• 新たなシステムを導入する
• データのみ統合する

洗い出した要件を基に、どの方法が最適かを検討しましょう。また、方法が決まったらスケジュールの立案も必要です。無謀なスケジュールはトラブル発生の原因になるため、余裕を持った計画を立てると良いでしょう。

4.統合の実施

要件やスケジュールに基づき統合を進めます。いきなり大規模な統合を行うと、トラブルが発生した際の被害も大きくなるため、まずは影響が少ない範囲から段階的な統合がおすすめです。

5.定期的な確認と改善

統合が完了したら、定期的にシステムの稼働状況や効果の検証を行いましょう。事前に設定した目標を達成できていなかったり、トラブルが起きていたりする場合には、問題を分析して対策を検討します。
最初から完璧なシステムや運用を完成させるのは、容易ではありません。PDCAを回して修正を繰り返すことで、より良いシステムが完成します。

業務システムの統合を成功させるポイント

統合を成功させるポイントは以下の2つです。

• あるべき姿を明確にする
• 余裕をもった計画を立てる

最後に、上記の各ポイントについて解説します。

あるべき姿を明確にする

業務システムの統合を成功させるには、あるべき姿を明確にすることが重要です。そもそも、統合は経営戦略の一環として実施される事項です。ただ単に行えば良いわけではありません。

例えば、データ活用の促進を目的に行う場合、多少の手間はかかりますが入力データを増やすケースがあります。「なぜ統合するか」「統合によりどのようなメリットを得たいか」を経営戦略を踏まえて検討し、統合後のあるべき姿を描きましょう。

余裕をもった計画を立てる

余裕をもった計画の立案も、統合の成功に欠かせません。統合には、現状の調査や業務フローの整合、移行データの準備と移行など多くの実施事項が存在します。また、統合後には新システムの説明や、操作などに関する研修が必要です。

無謀なスケジュールを立てれば、本運用に移行した後にトラブルが発生する原因になります。業務やサービス提供が停止した場合、信用が低下して顧客離れにつながる恐れもあります。スケジュールに余裕をもたせ、トラブルが起きても冷静に対処できるようにすると良いでしょう。

まとめ

業務システムの統合とは、企業や組織内に存在する複数のシステムを一つにすることです。業務フロー・システムの改善・変更時やM&A後の組織統合時、経営統合・組織再編時に実施されます。統合することで、情報の一元管理とスムーズな共有やコスト・手間の削減、データ活用の実現など、複数のメリットを得られるでしょう。

方法は主に以下の3パターンがあるため、あるべき姿を明確にした上で検討・決定することが重要です。

• 一つの既存システムに集約する
• 新たなシステムを導入する
• データのみ統合する

統合に役立つシステムは複数ありますが「ServiceNow」の利用がおすすめです。ServiceNowであれば、さまざまな業務で利用されるアプリや情報のデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善に役立ちます。
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AIプラットフォームとは、AI開発に必要な機能がそろっているサービスのことです。AIプラットフォームを活用すれば、高度な知識・スキルがなくてもAIを開発できたり、開発期間を短縮できたりするなどのメリットを得られるでしょう。

本記事では、AIプラットフォームの概要や活用するメリット・デメリット、おすすめのプラットフォーム5選と選定時のポイントについて詳しく解説します。AIプラットフォームについて知りたい方、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

AIプラットフォームとは

AIプラットフォームとは、AIモデル開発に必要な機能やデータが集約されているツールのことです。具体的には、学習データや機械学習を実施する機能が実装されています。ゼロからAI開発を行えば、多くの時間とコスト、手間がかかりますが、AIプラットフォームを活用すれば開発の手間などを抑えられます。

AIプラットフォームにおける2つの種類

AIプラットフォームは大きく以下の2種類に分かれます。

• 総合型
• 特化型

順に解説します。

総合型

AI開発に必要な機能がすべて用意されているタイプです。画像・動画・音声認識や需要予測AIなど、さまざまな種類のAI開発で利用できます。

特化型

特定の機能や業界向けに特化したタイプです。例えば、医療や製造業、マーケティングで強みを発揮するAI開発に効果的です。機能や対応業界が限定されている分、開発可能なAIの種類は多くありませんが、より高度なAIを開発できます。

AIモデル作成の流れとAIプラットフォームの機能

AIモデルを作成する流れは以下の通りです。

1. データ収集
2. データ処理
3. モデル構築
4. 再学習

ここからは、上記の各ステップとAIプラットフォームの機能について解説します。

1.データ収集

AIの開発や精度の向上にはデータ収集が必要です。多くのデータを学習させるほど、高度なAIの開発が可能です。AIプラットフォームの中には、学習で利用できるデータが準備されているものも存在します。また、外部ツールとの連携が可能なものも存在して、データ収集の手間を抑えられます。

2.データ処理

データは収集してもそのまま使えるわけではありません。不備があるデータを削除したり、データにラベル付けを行ったりする必要があります。例えば、製造現場で不良品を発見する画像認識AIを構築する場合には、各画像に良品か不良品かのラベル付けが必要です。AIプラットフォームには、データ処理を効率化する機能も実装されています。

3.モデル構築

続いて、利用目的に応じたAIモデルを構築します。AIモデルと一言でいっても、以下の通りさまざまな種類が存在します。

• 畳み込みニューラルネットワーク（CNN）
  畳み込み層やプーリング層などの独自構造を有しているモデル
• 再帰型ニューラルネットワーク（RNN）
  時系列データなどの解析に特化したモデル
• LSTM
  RNNを改良したもので、長いデータも確実に読み込み可能なモデル
• 自己符号化器（オートエンコーダ）
  入力データを一度圧縮して重要な特徴だけを残した後に、再度元の次元に復元処理するモデル
• 敵対的生成ネットワーク（GAN）
  2つのコンピュータープログラムを競わせて新たなデータを生成するモデル

AIプラットフォームは、適切なモデルの開発に役立ちます。

4.再学習

再学習とは、開発済みのAIに最新データを入力して精度を高めることです。AIは一度開発すれば完了するわけではなく、開発後も学習を継続的に行うことで、精度を向上させる必要があります。AIプラットフォームには再学習用の機能も実装されています。

AIプラットフォームを活用する3つのメリット

続いて、AIプラットフォームを活用する以下3つのメリットを紹介します。

• 開発期間の短縮とコスト削減
• スモールスタートが可能
• 高度な専門的な知識やスキルが不要

開発期間の短縮とコスト削減

AIプラットフォームを活用すれば、開発期間の短縮とコスト削減が可能です。AIをゼロから構築する必要はありません。開発に必要な機能やリソースが組み込まれているため、早期かつコストを抑えたAI開発が期待できます。

スモールスタートが可能

スモールスタートが可能な点もAIプラットフォームを用いるメリットです。専門業者に依頼する場合、大規模な開発になるケースがほとんどです。ただ、コストやリスクヘッジの観点から、まずは小規模で試して期待する成果が得られるかを検証したい企業もあるでしょう。AIプラットフォームを活用すれば、小さく始め徐々に拡大することもできます。

高度な専門的な知識やスキルが不要

AIプラットフォームを用いれば、高度な専門知識やスキルがなくてもAI開発が可能です。ノーコードでAIを開発できるプラットフォームを利用した場合、プログラミングも不要です。AI構築のために専門エンジニアを雇用する必要はありません。

AIプラットフォームを活用する注意点・デメリット

メリットがある一方で、AIプラットフォームの活用には以下の注意点・デメリットも存在します。

• 一定の知識・スキルが必要
• 失敗の可能性
• ベンダーへの依存

順に解説します。

一定の知識・スキルが必要

メリットの章で「高度な専門的な知識やスキルが不要」とお伝えしましたが、一定の知識やスキルは必要です。ITなどに関する知識やスキルが乏しい方がAI開発を行うのは難しいでしょう。また、高度なAIを開発したい場合には必要な知識・スキルが増加します。

失敗の可能性

AIプラットフォームは複数存在します。目的とするAI開発に適さないプラットフォームを利用した場合、開発が失敗する可能性があるでしょう。なお、AIプラットフォーム選定時のポイントは後ほど詳しく解説します。

ベンダーへの依存

ベンダーへの依存性が高まることも、注意点やデメリットの一つです。AIプラットフォームを提供しているルールや規約などが変われば、従来通りの使い方ができなくなる恐れがあります。また、独自のデータ保存形式がとられたプラットフォームを利用している場合、他のプラットフォームに利用を移行することが簡単ではありません。

AIプラットフォームを導入するステップ

AIプラットフォームの導入ステップは以下の通りです。

1. 課題の分析と目的・要件の明確化
2. AIプラットフォームの選定
3. 導入と利用範囲の拡大
4. 効果検証と改善

順に解説します。

1.課題の分析と目的・要件の明確化

まずは、自社における課題の分析とAIを開発する目的を明確にしましょう。解決したい課題や目的に応じて最適なAIが異なります。どのようなAIを開発するかが明確にならなければ、どのAIプラットフォームが合うかの判断がつきません。目的などが明確になったら、AIプラットフォームに求める要件を整理します。

2.AIプラットフォームの選定

続いて、AIプラットフォームの選定を行います。トライアルなども活用して、使い勝手に問題がないか検証すると良いでしょう。

3.導入と利用範囲の拡大

用いるプラットフォームが決まったら、実際に導入します。導入時はスモールスタートを意識して、小さく始め徐々に利用範囲を拡大すると良いでしょう。まずは、特定のチームのみで活用して横展開していくことがおすすめです。

4.効果検証と改善

導入・活用後、期待する成果が得られているかを定期的に確認しましょう。思うような成果が出ていない場合には、利用方法を変えたり用いるプラットフォームを変更したりすることもおすすめです。また、開発したAIの精度に問題がないかの確認も重要です。

おすすめのAIプラットフォーム5選

続いて、おすすめの以下AIプラットフォーム5選を紹介します。

• Amazon SageMaker
• Google Cloud Platform AI
• Microsoft Azure AI
• IBM Watson
• Salesforce Einstein

Amazon SageMaker

出典：Amazon SageMaker公式Webサイト

Amazon SageMakerは、Amazon Web Services（AWS）が提供しているフルマネージド型の機械学習サービスです。モデルの構築やAIのトレーニング、本番環境へのデプロイで活用できます。高い性能が魅力で、機械学習の環境構築や運用を自動化可能です。

Google Cloud Platform AI

出典：Google Cloud Platform AI公式Webサイト

Google Cloud Platform AIは、活用難易度が比較的低いサービスです。機械学習の時間を短縮させる分散処理の環境や推論を行うための環境準備を自動で行ってくれるため、手間を軽減できます。また、カスタマイズオプションが豊富で、さまざまな方法でのモデルトレーニングが可能です。

Microsoft Azure AI

出典：Microsoft Azure AI公式Webサイト

Microsoft Azure AIは、Microsoft社が蓄積したAIに関する豊富な技術を集約したサービスです。総合型のAIプラットフォームで、画像認識や音声認識、自然言語処理など、多彩なAIモデルを構築できます。また、ISO 27001やHIPAA、FedRAMPなどセキュリティに関する複数のグローバル認証を受けている点も魅力の一つです。

IBM Watson

出典：IBM Watson公式Webサイト

IBM Watsonも、Microsoft Azure AI同様総合型のプラットフォームです。ビジネス用語への理解力が高く、業界固有の専門用語も分析可能です。無料で利用できる枠も設けられているため、まずは無料枠で使い勝手を確認すると良いでしょう。

Salesforce Einstein

出典：Salesforce Einstein公式Webサイト

Salesforce Einsteinは、CRMの課題解決に重点を置いたAIプラットフォームです。以下の領域に特化した機能が提供されています。

• 営業
• マーケティング
• カスタマーサービス
• ECサイト

電話によるサポートも受けられるため、安心して利用できます。

AIプラットフォーム選定時における5つのポイント

最後に、AIプラットフォーム選定時における以下5つのポイントを紹介します。

• 利用目的や課題
• 使いやすさ
• コストや拡張性
• システム連携
• セキュリティ対策

利用目的や課題

「AIプラットフォームを導入するステップ」の章で解説した通り、AIプラットフォームの選定前に利用目的や既存の課題を整理しましょう。目的などが明確になれば、求める要件や必要な機能も明らかになります。

使いやすさ

使いやすさの確認も重要です。高機能なAIプラットフォームであったとしても、使いこなせなければ意味がありません。企業や開発担当者のリテラシーレベルに応じて、活用しやすいものを選択しましょう。

コストや拡張性

コストや拡張性も確認すると良いでしょう。コストをチェックする場合には、初期導入費やランニングコスト、オプションコストなどを含めた、総費用の確認が重要です。また、拡張性が高ければ長期的に利用できる可能性が高まります。

システム連携

既存システムと連携できれば、データ収集の手間を抑えられます。また、長期的に利用を検討している場合には、将来導入予定のシステムとの連携が可能かも確認すると良いでしょう。

セキュリティ対策

AIプラットフォームでは、さまざまなデータを取り扱うためセキュリティ対策に問題がないかの確認も重要です。セキュリティ対策が万全でない場合、情報漏洩の危険性があります。

まとめ

AIプラットフォームとは、AIモデル開発に必要な機能やデータが集約されているツールのことです。AIはデータ収集・処理やモデル構築、再学習のステップで開発されることが多く、AIプラットフォームには各ステップで必要な機能が実装されています。利用すれば、高度な知識・スキルがなくてもAIを開発できたり、開発期間を短縮できたりするなどのメリットを得られるでしょう。

AIプラットフォームは複数存在して、それぞれ特徴や機能が異なるため自社に合うものを導入することが重要です。導入前に、利用目的・課題を明確にしてAIプラットフォームに求める要件を洗い出すとともに、使いやすさやコスト、外部システムとの連携などを確認すると良いでしょう。
また、開発したAIを利用しやすい体制の整備も必要です。近年は、多数のシステムを利用している企業が多くありますが、システムが多すぎて活用されていなかったり、システムごとの認証に手間がかかっていたりします。便利なAIを活用しても活用されなければ意味がありません。

開発したAIやその他のシステム・ツールなどの入り口としてServiceNowの利用がおすすめです。ServiceNowであれば、さまざまな業務で利用されるアプリや情報のデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善に役立ちます。弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。

⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

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本記事では、ワークフロー自動化の概要やメリット、自動化のポイントについて詳しく解説します。ワークフローの自動化について知りたい方、業務効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化とは、企業や組織内で実施されている承認プロセスをツールの活用などにより効率化することです。従来、ワークフローは書面にて署名やハンコの押印による承認が行われていました。ただ、書面を活用したワークフローの場合、出社が前提となりテレワークができなかったり、承認が遅れたりするデメリットがあります。ツールの活用でワークフローを自動化すれば、業務効率化やガバナンス強化などさまざまなメリットを得られるでしょう。

ここからは、以下の事項について解説します。

• ワークフローの概要
• ワークフローの自動化における仕組み

ワークフローの概要

そもそもワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。例えば、経費申請や物品購入、システム導入でワークフローによる承認業務が実施されています。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、担当者が企画・申請を行い上司の判断や承認を経て最終的に決定・完了するワークフローが存在します。

なお、ワークフローの詳細は以下をご覧ください。
⇒ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説

ワークフローの自動化における仕組み

ワークフローの自動化は、事前に定めたルールが満たされたり特定のトリガーが発動したりした際に、あらかじめ設計した動作がツール上で行われる仕組みが取られています。例えば、担当者が「承認ボタン」を押したら登録されている上司に通知します。また、ステータスの変更なども行われるケースがあるでしょう。

ワークフローの自動化が推進される3つの理由

ワークフローの自動化が推進される主な理由は以下の3つです。

• テクノロジーの進歩
• 内部統制強化の必要性
• さまざまな働き方の登場

順に解説します。

テクノロジーの進歩

ワークフローの自動化が推進されるのは、テクノロジーが急速に進歩しているためです。ワークフローシステムの登場により、容易に自動化が可能になりました。また、AIやAIエージェントの台頭で、複雑なタスクの処理もしやすくなっています。AIエージェントとは、複数のAIモデルやデバイスの組み合わせにより、単体では難しい高度で複雑な業務の処理を可能としたシステムのことです。企業の規模や業種などに関係なく、ワークフローの自動化が容易になりました。

なお、AIエージェントの詳細は以下をご覧ください。
⇒AIエージェントとは？仕組みや活用メリット、具体的な活用例を解説

内部統制強化の必要性

内部統制強化の必要性が向上したことも、ワークフローの自動化が推進される理由の一つです。法令などを遵守しなければ、企業の信用やブランドイメージが低下して、顧客離れなどの原因になります。また、融資や投資の獲得などによる資金調達に悪影響を及ぼすリスクもあります。ワークフローを自動化することにより、不正の防止が可能です。

さまざまな働き方の登場

新型コロナウイルス感染症や従業員における価値観の多様化などに起因して、テレワークやハイブリッドワークといった新たな働き方が登場しました。ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた勤務形態のことです。従来の書面によるワークフローの場合、出社しなければ承認が進みません。ワークフローの自動化により、多彩な働き方が可能になります。

ワークフローを自動化する4つのメリット

ワークフローを自動化すれば以下4つのメリットを得られます。

• 業務効率化
• ヒューマンエラーの防止
• ペーパーレス化の推進
• プロセスの見える化

ここからは、上記それぞれのメリットについて解説します。

業務効率化

ワークフローを自動化すれば業務効率化が可能です。事前に設定したタスクは、人が手を加えなくても自動で実行されます。また、ツールを活用すれば適切な申請書を探したり、誰に申請をすれば良いか都度確認したりする手間もかかりません。業務効率化につながるとともに、承認スピードの向上も期待できます。

ヒューマンエラーの防止

ヒューマンエラーの防止もワークフローを自動化するメリットです。人間が行う業務にミスはつきものです。一方、システムであれば設定を間違えない場合、正しい処理が実行されます。例えば、データ入力・転記や集計におけるミス・入力漏れを防止可能です。確認や再提出に関する手間の削減にもつながります。

ペーパーレス化の推進

ツールを活用したワークフローの自動化は、ペーパーレス化の推進にも効果的です。デジタル上で申請や承認が完了するため、紙や印刷コストを抑えられるでしょう。また物理的な保管場所も不要です。

ペーパーレス化の推進は、さまざまな働き方の実現につながります。場所や時間を問わず働ける体制を構築できるでしょう。紙文化が定着している企業でのペーパレス化推進は容易ではありませんが、ワークフローは比較的デジタル化しやすくペーパレス化の第一歩としている企業が多く存在します。ペーパーレス化が進めば、データの有効活用も可能になります。

プロセスの見える化

ワークフローの自動化は申請・承認プロセスの見える化にも役立ちます。申請がどこまで進んでいるかを確認可能です。ボトルネックの解消がしやすくなり、承認スピードの向上につながります。また「誰が」「いつ」「なにをしたか」が履歴として残るため、不正防止やコンプライアンス強化に有効です。

ワークフローの自動化例

ワークフローの自動化は多彩なシーンで行われています。ここからは、以下のワークフロー自動化例を紹介します。

• 社内の問い合わせ対応
• 経費精算
• 請求書の処理
• カスタマーサポート
• タスクの管理

社内の問い合わせ対応

社内の問い合わせ対応効率化に、ワークフローの自動化が活用されています。通常、不明点が発生した場合電話やメールなどでシステム・総務といった担当部署に連絡しますが、ワークフローに置き換えることで、スムーズな連絡が可能になります。また、どの問い合わせに対応したかの管理がしやすくなるため、抜け漏れの発生を防止できるでしょう。

経費精算

ワークフローが活用される代表例の経費精算にも、自動化が役立っています。経費精算は、自部門の上長や経理部門の担当者など多くの人が関わるため、自動化することにより業務改善効果や迅速な承認が期待できます。また、記録が残りコンプライアンス強化につながるでしょう。

請求書の処理

ワークフローの自動化は請求書の処理にも有効です。自動化することで業務効率化だけでなく、ヒューマンエラーの防止も期待できます。他のシステムと連携させれば、承認されたものを他のシステムに記録することも可能です。また、他のシステムからデータを取り込み請求書を自動作成した後に、承認が下りたものを顧客に自動送付可能なシステムも存在します。

カスタマーサポート

ワークフローの自動化はカスタマーサポートにも活用されています。近年は、電話だけでなくメールや問い合わせフォーム、SNSなどさまざまな窓口を設けている企業が少なくありません。複数窓口の情報集約と担当者への通知を自動化すれば、業務効率化や対応に関する抜け漏れの防止に有効です。また、チャットボットを組み込むことで顧客への返答を自動化している企業も存在します。

なお、おすすめのチャットボットを知りたい方は以下もご覧ください。

⇒おすすめのチャットボット18選！種類やメリット・デメリット、比較のポイントも解説

タスクの管理

タスク管理にもワークフローの自動化が活用されています。具体的には、ToDoリストの作成や時間管理が可能です。また、プロジェクトの進捗や重要なタスクを関係者で自動共有するフローを構築すれば、進捗の確認や適切なタイミングでのフォローがしやすくなるでしょう。

ワークフローを自動化する際のポイント

最後に、ワークフローを自動化する際の以下ポイントについて解説します。

• スモールスタートを心掛ける
• 関係者の意見をヒアリングする
• 継続的に検証と改善を行う

スモールスタートを心掛ける

ワークフローを自動化する際には、スモールスタートを心掛けましょう。効率化や利便性の向上を目的にしていたとしても、業務手順が変われば従業員にストレスがかかります。また、必ず期待する成果が得られるとは限りません。まずは小さく始め、問題がないかを確認し従業員の理解も得ると良いでしょう。問題が起きず従業員が慣れたら、徐々に対象範囲を拡大して複雑なワークフローの自動化に取り組むことが重要です。

関係者の意見をヒアリングする

実際に現場でツールを活用する担当者の意見をヒアリングすることも欠かせません。関係者の意見を収集すれば、数値からは見えない問題点・改善点の発見につながり、自社に合うツールの選択や効果的なフローの構築に役立ちます。また、自動化ツールの導入プロジェクトに関係者を参画させることで、理解を得やすくなりスムーズな導入・浸透が可能です。

継続的に検証と改善を行う

継続的な検証と改善により、ワークフローの最適化が期待できます。自動化を導入して一定期間経ったら、効率化した時間やユーザーの満足度を調査しましょう。問題が発生している場合や期待した成果が出ていない場合には、原因を分析して改善策の立案と実行を行います。継続的にPDCAを回せば、より効果的な自動化が可能になります。

導入時に目標や目指す成果を明確にすることも重要です。目標などが明確になっていなければ、上手くいっているのか問題があるかの判断ができません。

まとめ

ワークフローの自動化とは、企業や組織内で実施されている承認プロセスをツールの活用などにより効率化することです。書面で行っていたワークフローを自動化することにより、業務効率化やヒューマンエラーの防止、プロセスの見える化など多くのメリットを得られるため、すでに多くの企業が経費精算・請求書の処理・カスタマーサポートなどを自動化しています。また、テレワークやハイブリッドワークなどさまざまな働き方の実現も可能になるでしょう。ワークフローを自動化する際には、スモールスタートを心掛けるとともに、関係者の意見を聞きながら継続的に検証と改善を行うことが重要です。

ワークフローの自動化に役立つツールは複数ありますが、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善も可能です。

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ServiceNowは、さまざまな開発が可能な業務効率化に大きく貢献するクラウドプラットフォームです。しかし、自社での開発・運用には高度な専門知識と技術が求められるため、実績ある開発代行会社に委託するケースが増えています。そこで本記事では、信頼できるServiceNow開発代行会社を4社厳選してご紹介します。さらに、開発に必要なスキル・資格についてもわかりやすく解説します。

ServiceNowとは

ServiceNowは、企業の業務効率化とデジタル変革を支援するクラウド型の統合プラットフォームです。もともとはITサービス管理（ITSM）に特化したツールとして誕生しましたが、現在ではさまざまな部門の業務プロセスにも対応する「エンタープライズ全体のDX基盤」として進化を遂げています。

また、ServiceNowはインシデント管理、変更管理、構成管理、ナレッジ管理といったITIL準拠の機能を標準で備えており、ITガバナンスを強化したい企業にも最適です。複雑化・分断化しがちな社内プロセスを一元化し、リアルタイムでの状況把握・対応・分析が可能になることで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性を底上げします。

その柔軟性と拡張性から、国内外の大手企業・官公庁でも広く採用されており、今後のDX戦略において欠かせない基盤の一つとして注目されています。

⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

ローコード/ノーコード開発の概要

ServiceNowの特長の一つが、業務の自動化とプロセスの可視化をローコード/ノーコードで実現できる点です。プログラミングの専門知識がなくても、直感的なUIでワークフローを設計・構築できるため、導入・運用のハードルが低く、スピーディな業務改善が可能です。例えば、ローコードの機能の一つである「ビジュアルモデリング」では、画面設計やフローの構造を視覚的に組み立てられ、従来の手書きコーディングに比べて理解も修正も容易に行えます。また、必要に応じて技術者が高度なカスタマイズも行える柔軟性もあるため、さまざまな開発がServiceNow内で実施できます。

ServiceNow開発に求められる知識・スキル

ServiceNow開発に求められる知識・スキルは以下の通りです。

• ServiceNowに関する理解
• 開発言語に関する知識
• ワークフローに関する知識
• 問題解決力
• コミュニケーションスキル
• 自己啓発力

ここでは、上記の項目について解説します。

ServiceNowに関する理解

ServiceNow開発を行う上で最も重要なのが、「ServiceNowというプラットフォームに対する本質的な理解」です。ServiceNowは「クラウド型の統合業務プラットフォーム」であり、業務データはすべてテーブル構造で管理されています。そのため、開発者は標準テーブル・カスタムテーブルの違いや関連性、フィールド定義など、データモデルの設計原則を理解しておく必要があります。

開発言語に関する知識

ServiceNow開発において中核となるのは、クライアントサイド・サーバーサイドの両方で利用されるJavaScriptです。JavaScriptは、ビジネスルール、クライアントスクリプト、UIアクションなど、あらゆる開発機能に共通して用いられます。そのため、変数や関数、条件分岐、非同期処理などの基本構文から、オブジェクト操作やイベント処理まで幅広く習熟しておく必要があります。特にサーバーサイドでは、ServiceNow独自のGlideRecord APIを活用してテーブルのCRUD操作を行うため、基本的な流れは最低限把握しておかなければなりません。また、JavaScript以外ではHTML・CSSなども使用する場合があります。

ワークフローに関する知識

ServiceNow開発で欠かせないのが、ワークフローの知識です。ServiceNow開発におけるワークフローとは、特定の業務プロセスを自動化・可視化するための一連の処理の流れを指します。組織内で行われる申請、承認、処理、通知などの手順を定義し、定められたルールや条件に沿って自動的に進行させる仕組みです。ワークフロー設計では、単に機能をつなぐだけでなく、業務ルールの正確な把握と例外処理の設計が不可欠です。例えば、承認者が不在の場合の代行ルート、処理エラー時の通知方法、条件による分岐などを事前に定義しておく対応が設計時に求められます。

問題解決力

ServiceNow開発における問題解決力とは、発生した課題や不具合の原因を迅速かつ正確に特定し、最適な解決策を導き出す能力を指します。プラットフォームのカスタマイズやワークフロー構築では、仕様の不整合や予期せぬエラーが起きることが多く、その都度、ログの分析やデバッグ機能、Flow Designerの実行履歴などのツール・機能を活用して原因を突き止めるスキルが必要です。

また、サーバーサイドスクリプトやAPI連携の不具合、ユーザーの業務ルールと開発仕様の齟齬などの複合的な問題にも柔軟に対応できるスキルも重要です。そして、実際の現場では、過去の事例やナレッジを活用しつつ、同時に新しいアプローチを試す応用力も求められます。

コミュニケーションスキル

ServiceNow開発において、コミュニケーションスキルは技術力と同等、もしくはそれ以上に重要な要素です。開発者は、顧客や業務担当者などの多様な立場のステークホルダーと関わりながら要件定義や設計を進めるため、相手の意図を正確にくみ取り、自分の考えや仕様をわかりやすく伝える力が不可欠です。

特に、ServiceNowは業務プロセスの改善や自動化を目的としたプラットフォームであり、技術用語に不慣れなビジネス部門とのやり取りも多くなります。そのため、専門用語を噛み砕いて説明する能力や、議論を整理して合意形成につなげる対話力が求められます。また、開発過程では要件変更や仕様調整が発生する場面が多いため、限られた時間で的確な判断を下し、関係者全員に影響や理由を共有する調整力も必要です。

自己啓発力

ServiceNow開発には、常に新しい知見を得てスキルを磨き続けようとする「自己啓発力」も必要です。ServiceNowは継続的に機能追加やバージョンアップが行われるプラットフォームであり、開発者にはその変化に柔軟に対応し、最新の技術やベストプラクティスを取り入れる姿勢が求められます。そのためには、自発的に学習機会を見つけ、情報を収集・理解し、現場に応用していく能力が不可欠です。

ServiceNow開発に関する資格

ServiceNow開発に関する資格には、おもに以下の2つが挙げられます。

• ServiceNow Certified System Administrator（CSA）
• ServiceNow Certified Application Developer（CAD）

ここでは、上記の資格について解説します。

ServiceNow Certified System Administrator（CSA）

ServiceNow Certified System Administrator（CSA）は、ServiceNowプラットフォーム運用や管理に必要な基礎的知識とスキルを証明する入門レベルの認定資格です。プラットフォームのナビゲーション、アプリ管理、データベース操作など、基礎的な知識とスキルが問われます。多くの上位資格の前提条件にもなっており、ServiceNow認定のキャリアパスの出発点と位置づけられています。

CSA取得に必要な学習内容は、Now Learningで提供されている「Welcome to ServiceNow」や「ServiceNow Administration Fundamentals」などの公式コースを受講し、それを修了した後に受験が可能になるのが一般的な流れです。

ServiceNow Certified Application Developer（CAD）

ServiceNow Certified Application Developer（CAD）は、ServiceNowプラットフォーム上で業務アプリケーションを設計・開発・実装できる能力を認定する中級レベルの資格です。アプリの拡張開発や新規構築に関わる技術・プロセスを体系的に学びたい開発者に最適です。基礎から応用まで幅広くカバーし、特に業務プロセスや技術の統合が求められる場面で役立ちます。

CADの学習では、ServiceNowの基礎知識、スクリプト基礎、カスタムアプリ構築の基礎などのトレーニングを受講するのが基本で、その後試験へ臨む流れが一般的です。

おすすめのServiceNow開発代行会社4選

ServiceNowはローコード/ノーコードで開発が可能なプラットフォームではありますが、開発したいアプリやワークフローによっては高度な専門知識や経験が要求されるケースがあります。自社リソースでは実施が難しい開発を行いたい際に役立つのが「開発代行会社」です。開発代行会社に依頼すれば、要件に沿った開発が円滑に進められます。

ここでは、以下のおすすめのServiceNow開発代行会社を4選紹介します。

• 株式会社SMSデータテック
• 株式会社ロココ
• 株式会社NTTデータ
• 株式会社Blueship

株式会社SMSデータテック

株式会社SMSデータテックは、さまざまなITソリューションの導入・開発・運用を支援する企業で、ServiceNowの導入・開発・保守運用全般も一貫して対応可能です。ServiceNowの特長を活かして、ServiceNow社認定資格を取得した技術者がローコード/ノーコードで迅速な導入を実現します。業種を問わず、多くの日本国内大手企業や自治体における導入実績があり、現場への影響を最小限にしたスムーズな展開が強みです。

より詳しいサービス内容は以下をご覧ください。

⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

株式会社ロココ

株式会社ロココは、日本におけるServiceNow導入支援のパイオニアとして数多くのプロジェクトを手がけてきた開発代行会社です。特に、ServiceNowのHRSDやITSM分野に独自テンプレートを持っている点が強みで、例えば「入退社手続きテンプレート」により紙ベースのアナログ申請を効率化し、ナレッジベース化が可能となります。

株式会社NTTデータ

株式会社NTTデータは、大規模基幹業務のSaaS化を実現した実績を持つServiceNow開発代行における信頼性の高い企業です。2024年8月からは、ServiceNow上に決済機能を直接組み込むことができる拡張機能「SOPaymentSpoke」を開発・提供しているのも特長の一つです。

株式会社Blueship

株式会社Blueshipは、特に自治体DXの現場でのServiceNowの導入・定着支援に強みを持つ開発代行会社です。住民ポータルや各種補助金・ワークフローに対して、各自治体の現状・課題に即したServiceNowを活用したソリューションを提供しています。

まとめ

ServiceNowは、業務プロセスの自動化・標準化を推進する強力なクラウド型プラットフォームであり、企業のDXを支える中核的なツールとして注目されています。特に、ローコード/ノーコードでの開発を可能とする柔軟性や、ITSM、HR、CSMなど多様な業務領域に対応できる拡張性が魅力であり、国内外問わず多くの企業や自治体で導入が進んでいます。

開発に携わる上では、ServiceNowに対する深い理解だけでなく、JavaScriptを中心とした開発言語への習熟、ワークフロー設計スキル、トラブルを迅速に分析・解決する問題解決力、そして顧客やチームと円滑に連携するためのコミュニケーション能力や自己啓発力も必要不可欠です。

ServiceNowの導入・開発・運用を円滑に進めるなら、弊社SMSデータテックの「ServiceNow導入・開発・保守運用」サービスをぜひご利用ください。以下のリンクからお問い合わせいただけます

⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

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社内ポータルサイトとは、社内に散らばった情報やアプリケーションを集約するサイトのことです。検索やスケジュール、ワークフロー機能などが実装されており、導入すれば業務効率化・多様な働き方の実現などに役立ちます。

本記事では、社内ポータルサイトの概要や導入するメリットと失敗しないポイント、おすすめツール6選について詳しく解説します。社内ポータルサイトについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内にある情報やアプリケーションにアクセスする際の入り口となるWebサイトのことです。従業員は社内に散らばった情報へスムーズにアクセスできます。

ここからは、以下の事項について解説します。

• 社内ポータルサイトが求められる背景
• 社内ポータルサイトと類似サイトの違い

社内ポータルサイトが求められる背景

社内ポータルサイトが求められる背景には、情報やアプリの増加があります。例えば、企業には以下のさまざまな情報が存在します。

• 顧客データ
• 取引情報
• 問い合わせ履歴
• 契約書
• 人事情報
• 財務情報
• 業務マニュアル

データが一元管理されていなければ、目的の情報を探す際に時間がかかり効率的に活用できません。また、一部の情報だけを活用した結果、間違った判断をしてしまう可能性もあるでしょう。

リモートワークの普及も、社内ポータルサイトが求められる理由の一つです。働き方に関する考え方も変化しており、場所を問わず働ける環境が求められています。社内ポータルサイトがあれば、社外からも必要な情報やアプリにアクセスしやすく情報交換や社員同士の交流も容易にできます。

社内ポータルサイトと類似サイトの違い

続いて、社内ポータルサイトと混同されがちな以下類似サイトとの違いを紹介します。

• 一般的なポータルサイト
• 社内SNS
• グループウェア
• 社内掲示板

一般的なポータルサイト

そもそも、ポータルサイトは情報にアクセスするサイトです。例えば、Google ChromeやMicrosoft Edge、Yahoo!などが該当して、多彩な情報がまとめられています。一般的なポータルサイトと社内ポータルサイトの主な違いは、アクセスできる対象者です。一般的なポータルサイトは誰でもアクセス可能な一方で、社内ポータルサイトは基本的に従業員のみアクセス可能です。社内ポータルサイトは、利用者が限定されており情報漏洩などを防止できます。

社内SNS

社内SNSは、社内向けに利用しているX（旧Twitter）やLINE、Facebookなどが該当します。社内ポータルサイトと社内SNSは目的が異なります。社内ポータルサイトの場合、業務効率化やコミュニケーションの活性化など複数の目的があるのに対して、社内SNSは活発なコミュニケーションの創出が主な目的です。

グループウェア

グループウェアとは、スケジュールやタスクなどの情報を共有するツールのことです。グループウェアの主な目的は業務効率化ですが、社内ポータルサイトは業務効率化に加え、活発なコミュニケーションによる組織の活性化なども目的です。

社内掲示板

社内掲示板とは、インターネット上に存在して従業員のみがアクセスできる掲示板のことです。連絡事項や雑談など、さまざまなコミュニケーション・情報共有が可能です。コミュニケーションに重点が置かれており、アプリなどの入り口にはなっていません。

社内ポータルサイトの代表的な8つの機能

続いて、社内ポータルサイトにおける代表的な以下8つの機能を紹介します。

• 検索機能
• スケジュール管理機能
• ワークフロー申請機能
• プロジェクト管理機能
• チャット機能
• 掲示板機能
• レポート機能
• 勤怠管理機能

検索機能

社内に蓄積した情報などに素早くアクセスするための機能です。目的の情報やアプリを容易に見つけることが可能で、業務スピードが高まります。

スケジュール管理機能

カレンダー形式で日程を管理する機能です。会議日程やタスクの期限、個人の予定を管理可能です。また、他者が内容を確認できるため、スケジュール調整も迅速にできます。

ワークフロー申請機能

申請や承認を行う機能です。例えば、交通費や経費の精算を実施できます。ワークフローをオンライン上で完結でき社外からも申請・承認行為が可能なため、利便性や意思決定のスピードが向上します。

ワークフローの詳細を知りたい方は以下もご覧ください。

⇒ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説

プロジェクト管理機能

プロジェクトの進捗状況を可視化して管理する機能です。目標やメンバー、スケジュールなどを見える化できます。状況の共有や連携の強化に役立ちます。

チャット機能

チャット形式でコミュニケーションを取る機能です。メールよりも気軽かつ容易に利用可能で、活発なコミュニケーションの醸成が期待できます。

掲示板機能

多数の従業員に対して情報を発信したり、ディスカッションしたりする機能です。例えば、社内の新たなルールをお知らせとして発信すれば、素早く全社員に周知させられます。

レポート機能

蓄積した情報を活用してグラフなどを作成する機能です。例えば、日報や報告書の内容を分析して見える化してくれます。状況の迅速な把握や意思決定に役立ちます。

勤怠管理機能

勤怠状況を登録する機能です。残業や有給の申請も可能です。勤怠情報の集計もでき、手間の削減につながります。

社内ポータルサイトを導入する5つのメリット

次に、社内ポータルサイトを導入する以下5つのメリットについて解説します。

• スムーズな情報の伝達と集約
• 業務効率化と生産性の向上
• モチベーションの向上
• 問い合わせの減少
• 多様な働き方の実現

スムーズな情報の伝達と集約

社内ポータルの代表的なメリットの一つは、スムーズな情報の伝達と集約です。社内ポータルサイトがあれば、少ない手間で多くの人に情報を届けられます。また、必要な情報を探す手間も減らせるでしょう。

業務効率化と生産性の向上

社内ポータルサイトは、業務効率化と生産性の向上にも有効です。近年は複数のツールを活用している企業も多く、従業員は多数のツール立ち上げや認証が必要です。社内ポータルサイトを用いることにより、スムーズにアクセスできます。

また、チャットなどでコミュニケーションが取れれば、無駄な会議の削減にもつながるでしょう。データも一元管理されているため、二次活用の際に転記する手間も不要です。

モチベーションの向上

社内ポータルサイトを導入すればモチベーションの向上も図れます。チャットや掲示板機能により、従業員は容易にコミュニケーションを取れるでしょう。また、従業員に対する経営者からのメッセージを発信する際にも役立ちます。

問い合わせの減少

社内ポータルサイトを用いれば、問い合わせの減少も期待できます。質問が多い内容をQ＆Aとしてまとめておけば、従業員は問い合わせすることなく自己解決が図れます。従業員と担当部署、双方の負担軽減につながるでしょう。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現にも社内ポータルサイトは有効です。社内ポータルサイトの活用により、外部からでも情報にアクセスできます。また、ワークフローを社内ポータルサイトでデジタル化することで、申請・承認のために出社する必要もありません。

失敗しない社内ポータルサイト構築のポイント

失敗しない社内ポータルサイト構築のポイントは以下の6つです。

• 目的を明確にする
• シンプルなデザインで使いやすいものにする
• 社内ポータルサイトは一つに絞る
• ルールを明確にする
• 積極的な情報発信を行う
• セキュリティ対策を施す

順に解説します。

目的を明確にする

失敗しない社内ポータルサイトの構築には、目的の明確化が重要です。目的が明確になれば、必要な情報や機能、適切なデザインも明らかになります。また、導入後に効果の検証もしやすくなるでしょう。目的が不明確な場合、期待する成果が得られているか否かの判断もできません。

シンプルなデザインで使いやすいものにする

シンプルなデザインで使いやすいものにすることも重要です。使いにくいデザインの場合、導入しても従業員に利用されず形骸化する恐れがあります。従業員のリテラシーレベルに合わせて、操作のしやすさや見やすさにこだわった社内ポータルサイトを構築しましょう。

社内ポータルサイトは一つに絞る

社内ポータルサイトを一つに絞ることも、失敗しないためには欠かせません。複数の社内ポータルサイトが存在すると、従業員は多数のサイトにアクセスする必要があり、利便性が低下します。また、情報を一元管理できずデータの活用もしにくくなるでしょう。

ルールを明確にする

社内ポータルサイトを構築する場合には、ルールを明確にしましょう。制限をかけなかったり、ルールが不明確だったりすると情報漏洩の原因になります。例えば、特定のIPアドレスからのみアクセスを許可すると良いでしょう。また、厳格なアクセス権限を設定して権限範囲外の情報にはアクセスできないようにすることも重要です。

積極的な情報発信を行う

積極的な情報発信を行い利用の活性化を図る必要もあります。社内ポータルサイトの利便性を向上させ、利用を促進すると良いでしょう。例えば、従業員に掲載して欲しい情報をヒアリングしたり、担当を決めて定期的に情報発信する仕組みを作っていたりする企業も存在します。

セキュリティ対策を施す

社内ポータルサイトを活用する上で、セキュリティ対策が欠かせません。社内ポータルサイトは、さまざまな情報への窓口となっており、関係ない人がアクセスできてしまえば情報漏洩につながります。企業が保有する顧客情報が漏洩した場合、信用やブランドイメージが低下するでしょう。

おすすめの社内ポータルサイト作成ツール6選

最後に、おすすめの以下社内ポータルサイト作成ツール6選を紹介します。

• ServiceNow
• NotePM
• TUNAG
• rakumo ボード
• Garoon
• Yappli UNITE

ServiceNow

出典：ServiceNow公式Webサイト

ServiceNowは、業務プロセスを自動化・効率化するクラウド型プラットフォームです。さまざまなアプリケーションのデータベースを統合でき、情報の可視化や業務フローの最適化が可能です。業種・企業規模に関係なく、各企業の目的や状況、ニーズに応じてカスタマイズできます。

ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

NotePM

出典：NotePM公式Webサイト

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるツールです。ファイルの中身も全文検索できるなど、検索機能が優れているため目的の情報を迅速に見つけられます。マニュアル作成ツールも実装されており、属人化の解消や業務標準化にも役立ちます。

TUNAG

出典：TUNAG公式Webサイト

TUNAGは、1,000社以上で利用されているツールです。機能が豊富でオリジナルの設計もできるため、各社に合わせた社内ポータルサイトを構築できます。スマートフォンやタブレットにも対応しており、パソコンを貸与されていない現場社員やアルバイトも利用可能です。

rakumo ボード

出典：rakumo ボード公式Webサイト

rakumo ボードは、直感的で使いやすい情報共有・社内コミュニケーションツールです。カテゴリー・投稿・閲覧などの権限を柔軟に設定可能で、指定した人だけに情報を共有・発信できます。多彩なビジュアル表現が可能な点も特徴です。

Garoon

出典：Garoon公式Webサイト

Garoonは、7,500社330万人の導入実績を持つツールです。スケジュールや掲示板・ポータル機能など、組織の情報共有に必要な機能が実装されており、多彩な業種・規模の企業で活用されています。また、日本語だけでなく、英語・中文（簡体）・中文（繁体）に対応しているため、グローバル企業にもおすすめです。

Yappli UNITE

出典：Yappli UNITE公式Webサイト

Yappli UNITEは、社内ポータルを構築可能なアプリケーションです。アプリであるため、社内外問わず気軽に利用できる点が特徴です。ノーコードで直感的なユーザーインターフェースが採用されており、専門的な知識やスキルがなくても運用できます。

まとめ

社内ポータルサイトとは、社内にある情報やアプリケーションにアクセスする際の入り口となるWebサイトのことです。情報・アプリの増加やテレワークの普及などの要因で、注目を集めています。検索やスケジュール、ワークフロー機能などが実装されており、導入すれば業務効率化・多様な働き方の実現などのメリットを得られるでしょう。

ただ、社内ポータルサイトを導入しても従業員に利用されなければ期待する成果が得られません。導入前に目的を明確にして、シンプルで使いやすいものを用いると良いでしょう。
社内ポータルサイトの構築に役立つツールは複数ありますが「ServiceNow」の利用がおすすめです。ServiceNowであれば、さまざまな業務で利用されるアプリや情報のデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善に役立ちます。
弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。

⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

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業務プロセスとは企業全体における仕事の流れのことです。業務プロセスを改善すれば、業務を効率化できるだけでなく生産性が向上し、企業競争力の強化にも寄与します。まずは、既存の業務プロセスを可視化して、問題を分析し改善策を検討しましょう。

本記事では、業務プロセスの概要や改善する目的・メリット、改善ステップと成功のポイントについて詳しく解説します。業務プロセスについて知りたい方、改善したい方は、ぜひ参考にしてください。

業務プロセスとは

業務プロセスとは、企業全体における業務の流れやプロセスのことです。例えば、材料の仕入れから加工・製造、販売までの広範囲における流れを指します。

ここからは、以下の事項について解説します。

• 業務プロセスと業務フローの違い
• 業務プロセスの改善が求められる理由
• 業務プロセス改善とBPRの主な違い

業務プロセスと業務フローの違い

業務プロセスと業務フローは混同されがちですが、言葉が示す範囲が異なります。業務プロセスが企業全体における業務の流れを示す言葉であるのに対して、業務フローは特定の業務における手順や手続きの流れを指します。例えば、商品を販売する際に発生する以下の流れが業務フローに該当します。

1. 見込み顧客にアポを取る
2. 課題をヒアリングする
3. 商品やサービスを提案する
4. 契約書を交わし導入する
5. 請求書を送り料金を回収する

業務プロセスは、複数の業務フローが組み合わさることで構成されています。

業務プロセスの改善が求められる理由

業務プロセスの改善が求められる背景には、厳しい経営環境があります。近年は、グローバル化による競争の激化や消費者における価値観の多様化・変化スピードの加速、人手不足などの問題があり、企業の生き残りや成長・発展が容易ではありません。また、企業規模が拡大すれば業務プロセスが複雑になりがちです。

業務プロセスの改善を行いムダをなくすことで、企業全体の業務効率化や生産性の向上を図れます。省人化やヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。業務プロセスの改善は、企業競争力の強化につながります。

業務プロセス改善とBPRの主な違い

業務プロセス改善とBPRは、取り組む度合いが異なります。BPR（Business Process Re-engineering）とは、フローや組織構造、システムの再構築により業務を改革することです。業務プロセス改善がムダの排除などにとどまる一方で、BPRは再構築による抜本的な改革を指します。

業務プロセスを改善する3つの目的・メリット

業務プロセスを改善する目的・メリットは以下の3つです。

• 業務効率化と生産性の向上
• リスクマネジメントの実施
• DXの推進

順に解説します。

業務効率化と生産性の向上

業務プロセスの改善における最大の目的・メリットは、業務効率化と生産性の向上です。多くの企業には、ムダな業務やムラのある工程が存在します。ムダやムラをなくすことにより、非効率な作業を排除でき業務が円滑になるでしょう。売上や利益の向上、従業員の負担軽減なども期待できます。

リスクマネジメントの実施

業務プロセスの改善は、リスクマネジメントにもつながります。業務・作業工程が増えれば増えるほど、トラブルやヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。品質の低下や従業員の怪我・ストレスの発生にもつながるでしょう。

また、業務プロセスが複雑になるほど業務が属人化しがちです。特定の人しかできない業務がある場合、その人が離職した場合のリスクが高まります。業務プロセスの改善によりムダの排除とフローの明確化・整理を行えば、トラブルの発生リスクや属人化の抑制につながります。

DXの推進

業務プロセスの改善はDXの推進にも有効です。DXの推進に向け、システムの導入・利用を行っている企業もありますが「システムの利用＝DX推進」ではありません。経済産業省が発表した「デジタルガバナンス・コード3.0」によれば、DXは以下の通り定義されています。

データとデジタル技術を活用して、既存ビジネスモデルの深化や業務変革・新規ビジネスモデルの創出を行うことで、顧客提供価値や収益等が向上する。 
引用：デジタルガバナンス・コード3.0～DX経営による企業価値向上に向けて～｜経済産業省

ただ単に、既存のプロセスをシステムに置き換えるのではなく、併せてプロセス自体を見直し変革することが重要です。

業務プロセスを改善する5つのステップ

業務プロセスを改善するステップは以下の5つのステップです。

1. 業務プロセスの棚卸しと可視化
2. 既存課題の明確化
3. 目標と優先順位の明確化
4. 改善施策の検討と実施
5. 効果検証と改善

ここからは、上記の各ステップを順に解説します。

1.業務プロセスの棚卸しと可視化

まず、業務プロセスを棚卸しして可視化しましょう。実際の業務における以下の事項を洗い出します。

• 業務の流れや手順
• 実施するタスク
• 顧客や取引先を含めた関係者
• 必要な人員

詳細な棚卸しを行えば問題点を見つけやすくなります。可視化する過程で違和感を感じることがあれば、随時メモなどを残しましょう。

業務プロセスの書き方

業務プロセスの可視化には、フロー図（業務プロセス図）の作成が有効です。記号を活用して、業務の開始から終了までの流れを記載しましょう。また、状況や判断により業務が分岐する場合には、分岐したルートも記載します。

フロー図が複雑すぎると、情報の正確な読み取りが困難になります。記号を活用する場合には、数を限定すると良いでしょう。企業によっては、写真やイラストを用いているケースもあります。

2.既存課題の明確化

業務プロセスの棚卸しと可視化が完了したら既存の課題を分析します。例えば、以下の着眼点で問題を探すと良いでしょう。

• 業務の流れは適切か
• 必要以上に時間がかかっているプロセスはないか
• ミスやトラブルが発生しやすい業務はないか
• 人員配置に過不足はないか

課題は大小にとらわれず洗い出すと良いでしょう。小さな課題と考えていたとしても、企業状況の変化により問題の大小が逆転したり、実は本質的な問題だったりする可能性があるためです。

3.目標と優先順位の明確化

続いて対処する問題の優先順位を決めます。洗い出した課題を全て一度に解決するのが理想ですが、企業や組織のリソースには限りがあります。問題の重要度や改善した場合の効果などを基に、どの問題から取り組むかを決めると良いでしょう。

優先順位が明確になったら、解決によりどの程度の効果を目指すか目標を定めます。「人件費を30％削減する」「時間を5時間短縮する」など、後日効果測定ができるように定量的な目標の設定が重要です。

4.改善施策の検討と実施

着手する順番と目標が決まったら、実際にどのような施策を行うかを検討し実施します。改善策の検討は目標を念頭において行うことが重要です。プロセスを改善する手法は複数存在します。手法ごとに効果や手間、必要なコストに違いがあり、最適なものが異なるでしょう。また、目標を見失うと改善手段の実施が目的になる恐れがあります。

5.効果検証と改善

実施後、一定期間経ったら効果検証を行います。ステップ3で定めた定量目標に対して、期待する成果が得られたか問題があったかを確認しましょう。
効果が出なかった場合は、原因と改善策も併せて検討します。必ずしも期待する成果が得られるとは限りません。ただ、PDCAを回すほど効果を得やすくなります。

業務プロセスの改善を成功させる7つのポイント

業務プロセスの改善を成功させるには、以下7つのポイントが重要です。

• 全社一丸となって取り組み
• 現場のヒアリングを行う
• 継続的に取り組みを行う
• 業務プロセスの可視化ツールを活用する
• コンサルティングを利用する
• アウトソーシングやBPOを活用する
• 業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

最後に、上記の各ポイントについて解説します。

全社一丸となって取り組み

業務プロセスの改善は、全社一丸となり取り組むことが重要です。企業全体における業務の流れを変革するため、誰か一部の人が頑張れば良いわけではありません。また、一部の人のみで施策の検討などを行うと現場からの反発を受ける恐れがあります。

まずは、経営層が業務プロセス改善の重要性を理解して、リーダーシップの発揮により推進する必要があります。また、なぜ実施するのかや成功した結果どのような利益・メリットがあるかを従業員に対して説明し、理解と協力を仰ぎましょう。

現場のヒアリングを行う

業務プロセスの改善策を実施後、効果検証する際には現場のヒアリングを行いましょう。ヒアリングを行えば、数字からは見えない効果や問題を把握できます。また、業務プロセスが変化することで、現場の担当者は少なからずストレスを感じます。ヒアリングするとともにフォローやサポートを実施すれば、現場の協力を得やすくなるでしょう。

継続的に取り組みを行う

継続的に取り組むことも、業務プロセスの改善には欠かせません。改善を行うことで新たな問題が発生する可能性があります。また、時間が経ち状況が変われば新たな問題が発生することもあるでしょう。業務プロセスの改善は一度行えば完了ではありません。継続的に取り組むことで、適切な業務プロセスを構築でき企業競争力が高まります。

業務プロセスの可視化ツールを活用する

業務プロセス可視化ツールの利用も有効です。ツールを活用すれば、効率的かつ正確に業務プロセスの可視化と分析が可能になります。問題点を把握しやすくなるため、より効果的な改善策を実施できるでしょう。

コンサルティングを利用する

自社での実施が困難な場合には、コンサルティングを利用するのも良いでしょう。自社で実施してノウハウを蓄積することも重要ですが、スピードが遅くなる恐れがあります。コンサルティングを利用すれば、効果的な分析と改善策を迅速に実施可能です。また、一度利用してノウハウを学び、2回目以降は自走できるようにするのも良いでしょう。

アウトソーシングやBPOを活用する

アウトソーシングやBPOの利用もおすすめです。自社内で業務プロセスを改善する方法も有効ですが、定期的に発生する単純作業を外部に委託すれば、従業員は本来行うべきコア業務に集中でき生産性が高まるでしょう。また、外注費はかかりますが、自社で新たな従業員を雇う採用・教育コストの削減が期待できます。

業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

業務効率化や自動化に役立つITツールの導入も、業務プロセスの改善に効果的です。近年は、AIを始め便利なツールが多数開発・提供されています。ツールを効果的に使えば、生産性の向上やヒューマンエラーの防止、多様な働き方の実現など多くの効果を得られます。

ただ、ツールは導入すれば効果を得られるものではありません。最適なツールを適切に活用することが重要です。ツールを導入しても浸透せず、形骸化している企業が存在します。自社になにが必要かを見極め、活用や浸透施策も検討しましょう。

まとめ

業務プロセスとは、企業全体における業務の流れやプロセスのことです。特定の業務における手順や手続きの流れを指す業務フローの集合体が、業務プロセスです。経営環境が厳しくなっており、企業競争力の強化につながる業務プロセスの改善が求められています。

業務プロセスを改善する際には、まず既存のプロセスを可視化して、問題を分析し改善策を検討しましょう。また、一定期間経った後に効果を検証して問題点の改善を行います。自社での実施が難しい場合には、コンサルティングなど外部の協力を借りるのもおすすめです。また、近年は便利なツールも多数提供されているため、効果的に利用すると良いでしょう。

具体的には、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善が可能です。
弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

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ワークフローとは、業務を行う際の流れや手順などを整理したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務効率化につながります。ワークフローの改善には、ワークフローシステムの利用が効果的です。

本記事では、ワークフローの概要やワークフローシステムの機能と活用するメリット、システムを比較する際のポイントについて詳しく解説します。ワークフローやワークフローシステムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、誰が業務をスタートさせ判断や承認を経て最終的に決定・完了させる流れが存在するでしょう。例えば、システムを導入する際には担当者が候補を選定・情報を収集して、企業内で選定を行い最終的に決済されて導入に至ります。

ここからは、以下の事項について解説します。

• ワークフローが業務改善に重要な理由
• 業務プロセスとの違い

ワークフローが業務改善に重要な理由

多くの仕事で発生するワークフローを改善すれば業務改善が可能です。既存のワークフローを可視化して分析・整理すれば、誰がいつなにをしているかが明確になります。また、ボトルネックや問題点、ロスを発見できるでしょう。

一つのワークフローにおける改善効果は大きくないかもしれませんが、ワークフローは多彩なシーンで利用されています。積み重なれば、大きな業務改善効果が期待できます。

業務プロセスとの違い

ワークフローと業務プロセスは範囲が異なります。ワークフローは、一つの業務やチーム単位での業務における流れを指します。一方、業務プロセスとは企業全体の業務における流れのことです。業務プロセスの中に、複数のワークフローが存在するイメージです。

なお、業務プロセスについて詳しく知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務プロセスとは？改善するステップや可視化の方法、改善を成功させるポイントを解説

ワークフローシステムとは

ワークフローの改善には、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムとは、従来書面を活用して物理的に行っていたワークフローを電子的に行うツールのことです。

ここからは、以下の項目について解説します。

• 書面ワークフローの問題点
• ワークフローシステムの基本的な6つの機能

書面ワークフローの問題点

書面ワークフローには以下の問題点が存在します。

• 適切な申請書がわからない
• 誰に申請を回せば良いかわからない
• 記載事項に抜け漏れが発生する
• 出社しなければ申請・承認できない
• 印刷や保管にコストがかかる
• データベース化しづらい

書面ワークフローの場合、申請の都度フォーマットや申請先を確認する必要があります。また、会社に居なければ申請や承認できず出張・テレワークにより、決済スピードが遅くなります。さらに、データとして活用できないなど複数の問題があるでしょう。

ワークフローシステムの基本的な6つの機能

ワークフローシステムに実装されている基本的な機能は以下の6つです。

• 入力フォーム作成
• ワークフローの設定や実行
• 進捗の可視化
• データの一元管理
• 権限管理
• 外部システムとの連携

順に解説します。

入力フォーム作成

申請の内容に応じた入力フォームを作成する機能です。テキストを入力するだけでなく、項目の選択を行うことが可能なものも多くあります。また、項目ごとに任意・必須が選択可能な機能が実装されていれば、抜け漏れの発生を抑えられます。

ワークフローの設定や実行

誰にどの順序で承認を回すか設定して、その設定に基づき実行する機能です。多くの場合、内容ごとに承認者や決済までのルートが異なるため、実態に応じた設定が重要です。また、複数人から一人が承認すれば次のフローに進むか、全員の承認が必要かを選択できるケースもあります。

進捗の可視化

ワークフローがどこまで進んでいるか、誰で止まっているかの進捗を可視化する機能です。一定時間操作されない場合に、アラートを発する機能が実装されたものもあります。円滑なフローの推進に役立ちます。

データの一元管理

承認・決済に関する情報をデータベース上で一元管理する機能です。過去どのような申請が行われたかを、容易に検索できます。また、いつ誰が申請・承認したのかの確認も可能です。

権限管理

誰がどのような操作をできるかの権限を設定する機能です。例えば、人事情報に関する申請は一部の人にしか見れないようにする設定が可能です。また、役職や所属組織なども設定できます。

外部システムとの連携

他のシステムと連携させる機能です。具体的には、データベースやコミュニケーションツールとの連携が挙げられます。外部ツールとの連携により、活用の幅が広がり利便性が向上します。

ワークフローシステムを活用する5つのメリット

続いて、ワークフローシステムを活用する以下5つのメリットについて解説します。

• 業務効率化
• 承認や決済スピードの向上
• 内部統制の強化
• DX・データ活用の促進
• 多様な働き方の実現

業務効率化

ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化が可能です。申請ごとにフォーマットや申請者を確認する必要はありません。また、入力の抜け漏れも発生しにくくなるため、差し戻しの手間も抑えられます。

承認や決済スピードの向上

承認や決済スピードの向上も、ワークフローシステム導入効果です。スマートフォンでも確認できれば、社外からも内容の確認・操作が可能で申請が滞りません。また、承認がどこで止まっているかも確認できます。必要に応じて、決裁者に連絡すればすぐに確認してもらえるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムの利用は、内部統制強化にも有効です。ワークフローシステムでは履歴が残るため、誰がいつどのような操作を行ったかを後から確認できます。知らない間に処理が行われていたなどの事態を防げるでしょう。また、内容の改ざんも防止可能です。

DX・データ活用の促進

DX・データ活用の促進にもワークフローシステムは有効です。書面を活用している場合、データとして活用できません。書面をデータ化する場合には、PDF化や情報の入力など手間が発生します。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現にも、ワークフローシステムは役立ちます。外部からも申請・承認できるため、わざわざ出社する必要がありません。場所や時間にとらわれず、ワークフローを回せるでしょう。

ワークフローシステム導入のステップ

ワークフローシステムの導入ステップは以下の通りです。

1. 推進体制の整備と目的の明確化
2. 既存業務やフローの棚卸し
3. ワークフローシステムの選定と導入
4. ワークフローシステムの設定と従業員への説明
5. 活用・改善

ここからは、上記各ステップについて解説します。

1.推進体制の整備と目的の明確化

まずは、推進体制の整備と目的の明確化を行いましょう。ワークフローシステムは複数の人に関わるため、多数の部署から推進者を募りプロジェクトを組成して推進すると良いでしょう。多くの人を巻き込めば、推進や浸透しやすくなります。

2.既存業務やフローの棚卸し

続いて、既存業務やフローの棚卸しを行います。具体的には、既存の申請書やどの順番でフローが回るか、誰がどのような権限を持っているかを確認しましょう。無駄なフローがあれば併せて改善します。

3.ワークフローシステムの選定と導入

続いて、ワークフローシステムの選定と導入を行います。無料トライアルも上手に活用しながら、操作性などに問題がないかを確認しましょう。ワークフローシステムを選定する際のポイントは、後ほど解説します。

4.ワークフローシステムの設定と従業員への説明

利用するワークフローシステムが決まったら、設定を行います。設定方法はシステムごとに異なるため、どのような知識やスキルが必要かもベンダーに確認しておくと良いでしょう。設定完了後、従業員への操作やルール説明などを実施します。従業員がストレスなく使える環境を整えましょう。

5.活用・改善

実際に活用を開始します。また、定期的に問題点がないかを確認して、改善しましょう。システム導入時には、多くの場合問題や不満などが発生します。改善を重ねれば、より使いやすいシステムの構築が可能です。

ワークフローシステムを比較する6つのポイント

最後に、ワークフローシステムを比較する以下6つのポイントを紹介します。

• 柔軟な設定ができるか
• 操作性に問題はないか
• 拡張性は高いか
• 他のシステムと連携できるか
• スマートフォンで利用できるか
• サポートは充実しているか

柔軟な設定ができるか

まずは、柔軟な設定ができるか確認しましょう。ワークフローシステムでは、入力フォームや申請経路・条件など設定する項目が複数あります。柔軟な設定ができれば、より各社に合わせたシステムを構築しやすくなるでしょう。

操作性に問題はないか

操作性に問題がないかの確認も欠かせません。業務効率化や承認・決済スピードの向上に役立つワークフローシステムですが、操作が複雑であれば業務負担が増加します。また、浸透までに時間がかかります。トライアル時に現場の従業員に意見を聞き、誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

拡張性は高いか

機能や拡張性に問題がないかも確認すると良いでしょう。例えば、データの検索機能が実装されていれば、目的とするデータを迅速に見つけられます。集計・分析機能はボトルネックの発見と改善に役立つでしょう。
また、従業員数が多い場合には利用するユーザー数や登録データ量が増えると予想されます。利用者・容量を拡張できれば長期間利用可能です。

他のシステムと連携できるか

外部システムとの連携により利便性が高まります。例えば、文書管理システムとの連携で承認を得たデータをそのまま保管できるようになるでしょう。
また、基幹システムとの連携により、人事や財務情報に紐づけた連携が可能です。グループウェアと連携可能な場合、従業員は複数システムにログインしたり確認したりする手間を減らせます。

スマートフォンで利用できるか

スマートフォンやタブレットで利用できるかの確認もおすすめです。スマートフォンなどのデバイスで利用できれば、外出先であっても操作が可能です。承認スピードを向上できるでしょう。

サポートは充実しているか

システムのスペックだけでなく、メーカーや販売代理店のサポート有無を確認することも重要です。導入・利用時には不明点やトラブルが発生する可能性があります。サポートが充実していれば、問題が起きても安心です。また、マニュアルやFAQページの充実度合いも確認すると良いでしょう。

まとめ

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務改善・効率化につながります。近年は、人手不足や企業間の競争激化などが起きており、業務効率化は欠かせません。

ワークフローの改善には、入力フォーム作成やワークフローの設定・実行、進捗の可視化などの機能が実装されたワークフローシステムの利用が効果的です。ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化だけでなく承認・決済スピードの向上や多様な働き方の実現など、多くのメリットを得られます。

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