スピーディーな個別ツール開発により
複数拠点をまたいだスケジュールの統合管理を実現

情報通信業界のA社様では、本社オフィスで導入しているスケジュール管理ツールと、複数の現場拠点で運用している勤務表とでデータが共有されていなく、全社的なスケジュール調整が困難という課題を抱えていました。拠点スタッフの労力を増やすことなく、全社のスケジュールを一覧化できないかと検討されていたところ、当社SMSデータテック（以下、SDT）が個別ツール開発によるソリューションを提案。勤務表のデータを本社システムに自動で登録する仕組みを構築し、A社様の業務効率向上に大きく貢献しました。

導入目的・課題		解決策
本社と各拠点のスケジュール管理を一覧化したい	→	各拠点で運用している勤務表のデータを、 本社システムに自動で登録する個別ツールを開発
拠点スタッフの作業負担を増やしたくない	→	各拠点の勤務表はそのまま利用できるため、 新たな負担なく導入が可能
本社と拠点のシステムで使用しているIDが異なる	→	2種類のIDを紐づける仕組みをタイムリーに構築

導入の背景・課題

本社と各拠点のスケジュール管理を共有し、
全社のスケジュールを一覧化したい

情報通信業界のA社様は、約70名が勤務する本社オフィスに加え、それぞれ数十名のスタッフを擁する複数の現場拠点を有しています。
本社オフィスでは、社内のスケジュール調整や業務連絡などを効率的に行うため、スケジュール管理ツールをオンプレミス環境で導入していました。一方、各拠点はシフト勤務を管理するため、それぞれエクセルによる勤務表を構築・運用していましたが、本社のスケジュール管理ツールとはデータ連携の仕組みがなく、拠点間でスケジュール情報が共有されていませんでした。

情報管理部門の責任者であるB氏は、同社における課題意識を次のように語ります。
「本社と各拠点が日常的に連携しているわけではありませんが、全社会議や重要プロジェクトについてのミーティングなどの際は、拠点をまたいだスケジュール調整が必要になります。ところが、本社からは拠点スタッフのスケジュールが見えないので、調整役は毎回、苦労していました。また、購買部門など本社オフィスから拠点スタッフに確認のため連絡を取ることも少なくありませんが、いつ在席しているかわからず、折り返しの連絡を待つしかないということも頻繁にありました。どうにかならないか、という意識はあったものの、容易に解決できる方策もなく、不満を抱えたままという状況が続いていたのです。」

そんな状況を打破するきっかけとなったのが、本社で社内メールシステムをクラウド型に移行したことでした。「このシステムにはスケジュール共有機能が備わっていたため、ここに各拠点の勤務表データも共有できれば、全社的なスケジュール管理が可能になると考えたのです。」（B氏）

パートナー選定

汎用品を当てはめるのでなく、“痒い所に手が届く”パートナーを求めて

「社内のアイデアを実現するためのパートナーとなる業者を探そうと、情報管理ツールの展示会に出向いたのは2021年秋のことでした。」とB氏は振り返ります。

「いくつかの企業ブースを見て回った印象は、汎用品を当てはめようとする業者が大半だということ。近年、国内外のベンダーから様々なスケジュール管理ツールが登場していることは、展示会に参加する前から把握していました。新しいツールを導入すれば、課題は解決できるかもしれませんが、拠点のスタッフにとっては操作法などをイチから覚える必要があり、負担が大きくなります。各拠点の勤務表はそのまま活用しながら、そのデータを容易にメールシステムで共有できないか。そうした“痒い所に手が届く”ような提案を求めていたところ、巡り合ったのがSMSデータテック社でした。」（B氏）

展示会場で具体的に検討してもらえるよう、実際に各拠点で運用している勤務表を用意していたB氏でしたが、持参したノートPC上では、拠点スタッフのデータが紐づけられていないため勤務表を展開できませんでした。するとSDTブースで応対した担当者が、その場で勤務表を解析して仮データで展開。勤務表の仕組みや内容を把握した上で、「これなら個別ツール開発で対応できそうです。」と即答しました。
「その時の対応の早さを見て、経験豊富で信頼できる業者だと確信でき、早速、後日の具体的な打ち合わせを依頼しました。」（B氏）

導入の経緯

開発段階で浮上した技術的課題にもスピーディーに解決

「その後、SMSデータテック社から具体的なツール構成や費用案が提案され、12月には発注が決定。年度予算の都合もあって3月末には導入というスケジュールとなり、当初は短納期すぎないかと心配していましたが、『1カ月あれば開発可能』と言っていただいて安心しました。」とB氏は開発当時を振り返ります。

ところが、実際にツール開発に着手したところ、想定外の技術的課題が浮上しました。本社に導入した社内メールシステムでは、各社員がシステムにアクセスするためのIDとしてメールアドレスを使用していましたが、拠点の勤務表ではメールアドレスではなく、独自のアカウントでアクセスする設定でした。このため、システム間で異なるIDを紐づけるための作業を要したのです。「納期も迫っていて、これは運用面でカバーするしかないと諦めかけていましたが、SMSデータテック社は、2種類のIDを自動で紐づける機能をスピーディーに構築いただき、スケジュールの遅延なく解決していただきました。これも豊富な運用経験と高度なスキルがあってこそと、感心させられました。」（B氏）

導入の成果

スケジュール統合管理の実現が、組織全体に大きな革新をもたらす

「現場拠点も含めた全社スタッフのスケジュールを1つの画面で確認できたときは、何年かかっても実現できなかったことが達成できただけに、大げさかもしれませんが感動的でした。」とB氏が語るように、SDTの開発した個別ツールはA社内に画期的な業務効率化をもたらしました。

「全社的なスケジュール共有が可能になったことで、スケジュール調整はもちろん、拠点や部署をまたいだ連携が容易になり、業務効率が大きく改善されました。本社スタッフの負担軽減はもちろん、現場拠点にとっても、従来の勤務表をそのまま利用しながら、新たな業務負担もなくスケジュール調整が容易になったと好評です。」（B氏）

また、個別ツール開発による全社スケジュール管理の実現が、さらなる組織改革への道筋を開いたと言います。「現在はスケジュールのみを管理していますが、そこから一歩踏み込んで、より高精度な業務管理が実現できれば、組織全体のさらなる効率化につながると考えています。そのためにはどんな仕組みが必要か、引き続きSMSデータテック社に相談しながら検討していきたいですね。」（B氏）

SMSデータテックへの評価

今回のプロジェクトを振り返って、B氏にSDTの対応についてご評価いただきました。
「短納期ながらも非常にスムーズな開発で、テスト段階で出てきた要望にもタイムリーに対応いただくなど、技術レベルの高さはもちろん、ユーザー目線に立った開発姿勢を高く評価しています。」
また、ツールの信頼性についても高い評価をいただいています。「現在、導入から3カ月が経過したところですが、一度も不具合なく動作しています。今のところサポートを受ける機会はありませんが、万一の際のアフターサポートも万全と伺っていて、開発中の様子からサポート面でも信頼できると感じています。」（B氏）

最後に、同じような課題を持つ企業に向けたメッセージを頂戴しました。

「今回のプロジェクトを通じて感じたのは、日頃から『どうにかならないか』と考えていながら諦めたり、後回しにしていた課題も、信頼できる業者に相談すれば意外と容易に解決できること。多少複雑ではあっても、最終的にルーチンワークになることは、技術力のある業者であれば必ず自動化できます。日々の業務で『面倒だな』『自動化できないかな』と思うことがあれば、ぜひ、SMSデータテック社に相談してみることをお勧めします。」（B氏）