システム開発 | SMS DataTech

【はじめてのJava】ダッシュボードAPIを作成しよう！① ユーザー情報取得編

後藤 — Thu, 26 Mar 2026 01:52:04 +0000

はじめに

こんにちは！マーケターから未経験のエンジニアに転身した社員Tです。
開発を始めて1年が経ち、サーバーサイド開発にも触れるようになりました。

今回は、Javaを使用したダッシュボードAPIの作成についてご紹介します。
これまでクライアントサイド中心の開発を行っていた私が、サーバーサイドのAPI開発に挑戦していく様子をお届けします。

本記事の対象の方

サーバーサイド開発をこれから学びたい方
JavaでのAPI開発に興味がある方
ダッシュボードの作成を通じて、実践的な技術を学びたい方

Javaとは？

クライアントサイドしか触れてこなかった私は、サーバーサイドについては全くの初心者でした。そこで、まずは「Javaとは何か？」というところからお話ししたいと思います。

Javaは、非常に人気のあるオブジェクト指向プログラミング言語で、さまざまなアプリケーションの開発に広く使用されています。特に、サーバーサイド開発や大規模システム開発において強力なツールとなっており、以下のような特徴があります。

プラットフォームに依存しない

Javaで開発されたアプリケーションは、どのOSでも実行可能で、クロスプラットフォームで動作します。これにより、Javaで書かれたコードは、Windows、Mac、Linuxなど、異なる環境でも問題なく実行できます。

オブジェクト指向

Javaはオブジェクト指向プログラミングに基づいているため、コードが整理されていて、再利用性が高く、保守性に優れています。これにより、アプリケーションの規模が大きくなっても、管理がしやすくなります。

豊富なライブラリとフレームワーク

Javaには、開発を効率化するための豊富なライブラリやフレームワークが存在します。特に、Spring BootやHibernateなどは、サーバーサイド開発において非常に便利で、効率的に開発を進めることができます。

このように、Javaは非常に強力で多用途な言語です。これからサーバーサイド開発に取り組む際に、大きな武器となってくれること間違いなしです。

環境構築

環境構築に関しては、内容が広範囲にわたるため、別の記事で詳細に解説する予定です。

ダッシュボードAPIの作成

今回作成したいのは、こんなダッシュボード画面です。ユーザーがコースを選択することで、自分の学習状況を一目で確認できるようにすることを目指しています。

全体の作成の流れとしては、下記の通りとなります。

ユーザー情報を取得
コース情報を取得
各グラフ描画に必要なデータを取得

今回は、その中でも最初のステップとして、
「1.ユーザー情報を取得」するAPIの実装について詳しく触れていきたいと思います。

ユーザー情報取得APIの設計

まず最初に、ユーザー情報を取得するAPIの設計方針を考えます。

今回のAPIでは、指定されたメールアドレスを基に、ユーザーIDと法人IDを取得し、画面に返すことが目的です。従って、POSTメソッドを使用し、リクエストボディからメールアドレスを受け取るシンプルなAPI設計にします。

エンドポイント

/top/getUserDetailsByEmail

HTTPメソッド： POST
リクエストボディ：メールアドレス
レスポンス：ユーザーIDと法人ID（JSON形式）

リクエスト例

{
  "mailAddress": "[email protected]"
}

今回はパスパラメータではなく、リクエストボディからメールアドレスを受け取る設計にしています。これにより、柔軟なデータの受け渡しが可能となります。

レスポンス例

{
  "userId": 175,
  "corporateId": 1,
  "errorMessageList": null
}

このレスポンスでは、指定されたメールアドレスに対応するユーザーの情報（ユーザーIDと法人ID）をJSON形式で返します。もしエラーが発生した場合は、errorMessageListにエラーメッセージを追加することで、エラー対応を行います。

ユーザー情報取得APIの実装

次に、このAPIを実際に実装していきます。Spring Bootを使って実装を行い、リクエストを受け取った後にデータベースからユーザー情報を取得し、レスポンスを返す流れになります。

ユーザー情報を管理するモデルクラスの作成

まず最初に、ユーザー情報を格納するためのエンティティクラスを作成します。このクラスは、データベースのテーブルとマッピングされ、ユーザー情報を格納する役割を持ちます。ここで定義したクラスを基に、データベース操作を行います。

例として、LoginHistoryEntityエンティティクラスを作成します。

package jp.co.smsdatatech.questiongenerate.entity;

import java.io.Serializable;
import java.sql.Timestamp;
import lombok.Data;

/**
 * ログイン履歴テーブルEntity
 */
@Data
public class LoginHistoryEntity implements Serializable {

    /** シリアルバージョンUID */
    private static final long serialVersionUID = 1L;

    /** ユーザーID */
    private Integer userId;

    /** 法人ID */
    private Integer corporateID;

    /** ログイン日時 */
    private Timestamp loginDate;
}

Serializable インターフェースを実装することで、オブジェクトのシリアライズが可能となり、永続化や通信に利用できるようになっています。

MyBatisのMapper設定

次に、データベースからユーザー情報を取得するためのクエリを定義するXMLファイルを作成します。このXMLファイルは、MyBatisなどのORMツールと組み合わせてデータベースとのやり取りを行います。

xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
DOCTYPE mapper PUBLIC "-//mybatis.org//DTD Mapper 3.0//EN"
  "http://mybatis.org/dtd/mybatis-3-mapper.dtd">

<mapper namespace="jp.co.smsdatatech.questiongenerate.repository.CustomerMapper">

  <select id="getByMailAddress"
          parameterType="String"
          resultType="jp.co.smsdatatech.questiongenerate.entity.CustomerEntity">
    SELECT
      user_id,
      user_name,
      mail_address,
      address_prefecture,
      address_municipality,
      birthday,
      gender,
      create_date,
      update_date
    FROM
      customer
    WHERE
      mail_address = #{mailAddress}
  select>

mapper>

#{mailAddress}：この部分が、実際に呼び出し元から渡された email パラメータの値に置き換えられます。

サービスクラスの作成

次に、サービスクラスを作成してユーザー情報の取得処理を実装します。このクラスでは、リポジトリやMapperを使ってデータベースから情報を取得し、必要に応じてレスポンスに変換します。

import lombok.extern.slf4j.Slf4j;
import jp.co.smsdatatech.questiongenerate.util.DateUtils;

/**
 * ログイン履歴テーブルサービス
 */
@Slf4j
@Service
public class LoginHistoryService {

    private final LoginHistoryMapper loginHistoryMapper;

    // コンストラインジェクションを使用
    @Autowired
    public LoginHistoryService(LoginHistoryMapper loginHistoryMapper) {
        this.loginHistoryMapper = loginHistoryMapper;
    }

    /**
     * 指定されたメールアドレスに基づいてユーザー情報を取得する。
     *
     * @param email メールアドレス
     * @return ユーザーIDと法人IDを含むリスト。
     */
    @Transactional(readOnly = true)
    public Map<String, Object> getUserDetailsByEmail(String email) {
        log.debug("format: メールアドレス {} に基づくユーザー情報を取得します。", email);
        return loginHistoryMapper.getUserDetailsByEmail(email);
    }

getUserDetailsByEmail メソッドは、@Transactional アノテーションを使用してトランザクションを管理し、指定されたメールアドレスに基づいてユーザー情報を取得します。

コントローラークラスの作成

最後に、リクエストを処理するコントローラークラスを作成します。このクラスで、リクエストボディからメールアドレスを受け取り、サービスクラスを呼び出して情報を取得し、その情報をレスポンスとして返します。

例えば、TopRestクラスを以下のように作成します。

public class TopRest {

    /**
     * ログイン状況取得。
     *
     *login_historyテーブルからユーザーIDに基づくログイン状況を取得し、
     * LoginHistoryResponseFormに詰めて返却する。
     *
     *
処理フロー
     * 1. ログイン履歴を取得
     * 2. 取得データを返却
     *
     *レスポンス構成
     * "loginHistorysByDay" -> 曜日ごとのログイン状況 (キー：曜日, 値：true/false)
     * "error" -> エラー発生時のメッセージ
     *
     *@param form Top画面UserId用form
     *@param result バリデーション結果
     *@return ログイン履歴情報 LoginHistoryResponseform
     */
    @PostMapping("/getLoginHistoryByUserId")
    public LoginHistoryResponseForm getLoginHistoryByUserId(
            @RequestBody @Valid UserIdForm form,
            BindingResult result) {

        List<String> errorMessageList = new ArrayList<>();
        LoginHistoryResponseForm responseForm = new LoginHistoryResponseForm();
        Set<String> processedFields = new HashSet<>();

        // バリデーションエラーがある場合、詳細なエラーメッセージを追加
        if (result.hasErrors()) {
            for (FieldError fieldError : result.getFieldErrors()) {
                // フィールド名を基に重複チェック
                if (!processedFields.contains(fieldError.getField())) {
                    String errorMessage = messageSource.getMessage(fieldError, Locale.getDefault());
                    errorMessageList.add(errorMessage);
                    processedFields.add(fieldError.getField());
                }
            }
            responseForm.setErrorMessageList(errorMessageList);
            return responseForm;
        }

        // ユーザーIDを整数に変換
        Integer userId = Integer.parseInt(form.getUserId());

        // サービス層で曜日ごとのログイン履歴を取得
        Map<String, Boolean> dailyLoginHistoryMap =
            loginHistoryService.getLoginHistoryByUserIdAndDateRange(userId);

        // ログイン履歴が空かどうかをチェック
        if (dailyLoginHistoryMap.isEmpty()) {
            errorMessageList.add(messageSource.getMessage(
                ErrorMessages.NO_LOGIN_HISTORY, null, Locale.getDefault()));
            responseForm.setErrorMessageList(errorMessageList);
            return responseForm;
        }

        responseForm.setDailyLoginHistoryMap(dailyLoginHistoryMap);
        return responseForm;
    }

このメソッドは、リクエストボディで受け取ったユーザーID（form）に対してバリデーションを実行します。
もしバリデーションエラーがあれば、そのエラーメッセージをリストに追加し、LoginHistoryResponseForm にセットしてエラーレスポンスとして返却します。

バリデーションエラーがなければ、ユーザーIDを整数に変換し、loginHistoryService.getLoginHistoryByUserIdAndDateRange を使用して、指定されたユーザーの曜日ごとのログイン履歴を取得します。

もしログイン履歴が存在しない場合は、エラーメッセージをリストに追加し、早期リターンします。
ログイン履歴が取得できた場合は、その情報をレスポンスフォームに設定し、正常なレスポンスとして返却します。

実装内容の振り返り

Mapの便利さゆえに使用しがちですが、型安全性の欠如やコードの可読性を考慮すると、DTOやEnumを利用した実装に統一していく方が望ましいと感じました。

また、作成中に感じた点として、サーバーサイドに情報を送信する際にリクエストが改ざんされる可能性があるというセキュリティ上の懸念が浮き彫りになりました。特に、クライアントサイドから送信されたデータがそのままサーバーで利用されるため、不正な操作を防ぐためにセキュリティ対策を強化する必要があると痛感しました。この点については、Javaのフィルターや認証・認可の仕組みを活用し、より安全なシステムを構築するという課題が残りました。次回制作時には、このセキュリティ部分を改良していきたいと思います。

まとめ

まだ知識が浅く、試行錯誤しながら進めている部分も多いですが、実装を通じて多くのことを学びました。今後は、より洗練された設計を目指し、コードの可読性や保守性を高めるための改善に取り組んでいきたいと思います。また、セキュリティやパフォーマンスに関する課題も意識し、これらの分野についてさらに学び、システム全体をより堅牢で効率的なものにしていきたいと考えています。

筆者：K・T（20代）

所属：ハイブリット・マルチクラウド部

マーケターとしてWEB広告運用やアパレルブランドの運営に携わってきたが、エンジニアとしての新たな挑戦を決意した転職組。
好奇心が旺盛で、新しいことに挑戦する姿勢が彼女の魅力。
マーケター×エンジニアの強みを生かし、UI/UXの提案から実装まで幅広く対応し、彼女自身がブランドを育てているのだろうと思わせてくれる、そんな20代の乙女。

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【学習アプリ開発記】Vue.jsとChart.jsを使ってグラフ描画してみた。

後藤 — Fri, 20 Feb 2026 06:18:58 +0000

はじめに

こんにちは！マーケターから未経験のエンジニアに転職した社員Tです。再びブログを執筆できる機会をいただき、とても嬉しく思います。
前回のブログから半年が経ちましたが、その間に学んだことや身につけた技術を引き続き皆さんと共有できたらと思っています。

今回は、Vue.jsと、Chart.jsを組み合わせて視覚的にデータを表現する方法にチャレンジしてみました！

本記事の対象の方

このブログ記事は、JavaScriptのフレームワークであるVue.jsを学びたい初学者や、実際にアプリケーションを開発したい方を対象にしています。
また、グラフやチャートを使ってデータを視覚化したい方に向けて、Chart.jsの魅力や具体的な使い方をご紹介します。

vue.jsとは？

Vue.jsは、JavaScriptのフレームワークのひとつで、HTMLとJavaScriptの間でデータの連携を行う役割を果たします。
詳しい説明については、過去のブログ記事をご参照ください。

vue.js環境構築

Vue.jsを使うための環境構築についても、過去のブログを参考にしてください。
具体的な手順を詳しく解説していますので、導入方法や初期設定の詳細を確認できます。

メリット

Chart.jsを使用することで、データを視覚的に表現することが可能になります。
そのメリットをいくつかご紹介します。

1. 簡単な導入と使いやすさ

シンプルなAPIで、初心者でもすぐに利用できるのが魅力です。

2. 豊富なチャートタイプ

折れ線グラフや円グラフなど、多彩なグラフを簡単に作成できます。

3. カスタマイズ性

デザインを統一しやすく、自由にカスタマイズが可能です。
そして、Vue.jsと組み合わせることで、さらに次のような利点があります。

4. リアクティブデータの自動反映

Vue.jsのリアクティブシステムを活用することで、データが更新されるたびにグラフも自動で再描画されます。
これにより、動的なデータ表示が簡単に実現します。

5. コンポーネントベースでの再利用性

Vue.jsでは、グラフをコンポーネントとして再利用できるため、プロジェクト全体で効率的にグラフ描画が行えます。

これらの組み合わせによって、ユーザーにとっては視覚的にわかりやすいデータ表示が可能になり、開発者にとっては効率的な実装が実現します！

Chart.js環境構築

Chart.jsを使用するには、以下の方法があります。

scriptタグを埋め込む
NPMを利用してインストール
CLIを利用してインストール(単一ファイルコンポーネントが利用可)

今回は、終了タグの直後にscriptタグを挿入しました！

    <script src="https://cdn.jsdelivr.net/npm/chart.js@4.2.1">script>

この方法なら、すぐに使い始められるので、手軽にグラフを表示したい場合に便利です。

描画領域の準備

Chart.jsは、HTMLの

    <canvas id="learningTimeChart" class="chart">canvas>

次に、canvas要素のコンテキストを取得して、描画のための準備をセットしていきます。

    let canvas = document.getElementById('learningTimeChart');

グラフ描画エリア設定

Vue.jsでChart.jsを使用して、チャートを作成します。サンプルコードは以下の通りです。

var myLineChart = new Chart(ctx, {
  type: 'doughnut', // グラフの種類
  data: data,       // データ
  options: options // オプション設定
});

それぞれの設定項目の詳細を表形式でまとめました。

設定項目	設定内容
type	描画するグラフの種類
data	ラベルとデータセット
options	オプション設定

先ほど紹介したHTMLをもとに、scriptを記述してグラフを描いていきます。

グラフ描画の実践

円グラフを表示するサンプルを示します。

createChart(labels, data) {
  let canvas = document.getElementById('learningTimeChart');
  if (canvas) {
    let ctx2 = canvas.getContext('2d');
    if (ctx2) {
      if (this.learningTimeChart) {
        this.learningTimeChart.destroy();
      }

      this.learningTimeChart = new Chart(ctx2, {
        type: 'doughnut',
        data: {
          labels: labels,
          datasets: [{
            data: data,
            backgroundColor: ['#36A2EB', '#FF6384'],
            hoverBackgroundColor: ['#36A2EB', '#FF6384']
          }]
        },
        options: {
          cutout: '0%',
          plugins: {
            legend: {
              display: false
            },
            tooltip: {
              enabled: false
            },
            datalabels: {
              display: false
            }
          }
        }
      });

      this.isLoading = false;
    }
  }
},

以下のようなグラフが描画されます。

今回は、円グラフを使って目標時間と総学習時間を表示しています。

グラフのタイプとデータ設定

上記の表でもご説明した通り、グラフのタイプは、typeプロパティで指定します。今回の円グラフを描く際は、’doughnut’を指定します。
データはdataプロパティで設定し、Vue.jsのコンポーネントとしてグラフを作成することで、データが変更されるたびに自動的にグラフも再描画されます。

既存のグラフがある場合は、destroyメソッドを呼び出して破棄し、Chartコンストラクタを使用して新しいグラフを生成します。

今回の実装では、Axiosを使用してJSONファイルからデータを取得し、モックデータとして活用しています。

"learning_time_data": {
  "labels": ["学習時間", "残りの時間"],
  "data": [200, 120]
},

この方法により、リアルなAPIレスポンスを模倣でき、データがない状態でもスムーズに開発やテストが可能です。

実際の開発時には、学習時間を表示するグラフをコンポーネント化することで、異なるページで再利用が容易になり、プロパティを通じて異なるデータを渡すことで開発効率が向上します！

オプションの設定

options オブジェクトを使うことで、グラフの見た目や動作をカスタマイズできます。

cutout: 円グラフの中心の空間のサイズを指定
legend: 凡例の表示
tooltip: ツールチップの表示
datalabels: データラベルの表示

そのほかにも、スタイルの設定で背景色を変更したり、アニメーションを加えたりと、色々と楽しむことができます。

まとめ

プロジェクトで使う機会があったので、Chart.jsの使い方をまとめてみました。
これ一つで色々なグラフが生成できるのは本当に便利ですね！

今後もさまざまなグラフを作成していきたいと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！

参考サイト(公式)

筆者：K・T（20代）

所属：ハイブリット・マルチクラウド部

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査定依頼の属人化を解消。Pleasanter導入でユーザー200アカウント、買取201件を実現

影浦 — Fri, 28 Nov 2025 00:00:00 +0000

リース満了物件の適正処理から始まり、中古農機の買取・販売事業へと領域を拡大してきたＪＡ三井リースアセット株式会社様。事業成長に伴い、査定業務の煩雑化や属人化という課題に直面していました。今回のインタビューでは、Pleasanter（プリザンター）の導入により、どのように業務効率化と事業拡大を実現したのか、また、SMSデータテックがどのようにご支援をさせていただいたのか、リユース第二事業部マシンソリューション室の皆様にお伺いしました。

導入の背景・課題

複数の窓口が混在し、査定業務が煩雑化

「リース満了物件の処分だけでは事業として成り立たない。収益を向上させるには、外部のお客様が持っている資産を買い取る必要がありました」と語るのは、室長の大島様です。
農機についてはリース契約が非常に多く存在しますが、実際に同社へ返却される物件は少数です。事業を継続・拡大していくためには、JAグループや農機メーカー系販売会社から査定依頼を受け、積極的に買い取っていく必要がありました。
しかし、査定業務には大きな課題がありました。写真撮影や必要情報のヒアリングにおいて、撮り忘れや聞き漏れが散見され、査定依頼の受付窓口もFAX、メール、Excel添付、LINEなど複数の手段が混在していました。

「正直ごちゃごちゃで、受付担当者がパニックになってしまうこともありました」と坂本様は振り返ります。各担当者がExcelで個別に案件を管理していたため、集計作業にも多大な労力を要していました。
こうした課題に加え、親会社のＪＡ三井リースからもDX推進の要望が寄せられていました。リース債権の事故が発生した際、営業担当者には「どのような情報が必要なのか」「どの部分の写真を撮るべきか」といった知識がありません。グループ全体でのDX推進という流れの中で、マシンソリューション室としても査定業務のシステム化に取り組むことになったのです。

SMSデータテックとの出会い

シンプルさとコストパフォーマンスが決め手

システム導入にあたり、同社は複数のベンダーを比較検討しました。AI技術を活用した高機能なシステムも候補に挙がりましたが、最終的にSMSデータテックを選んだ理由は明確でした。
「シンプルだったことが一番の決め手です。農機に特化したシステムで、余計な機能がない。使いやすさとコスト面で優位性がありました」と坂本様は語ります。
大島様も続けます。「AIを使うまでのレベルではないと判断しました。初めての取り組みでしたので、まずは基本的な価格テーブルさえしっかりできていれば十分。将来的な拡張性は残しつつ、現時点で必要な機能に絞ったシステムが適切だと考えました」
また、同じくSMSデータテックが開発した残価売却査定ツールを別部署で導入していたことも、信頼につながりました。

開発までの道のりと成果

週1回のミーティングで認識のズレを最小限に

「週に1回、オンラインでミーティングの場を設けていただきました。前のベンダーさんではメールでのやり取りがメインでしたが、今回は実際に話せる場があったので、我々が作りたいツールとベンダーさんが考えていることの差異がほとんどありませんでした」と坂本様は評価します。
磯野様も「こちらからの要望を挙げた際に、できる・できないの回答だけでなく、プラスアルファで新たな解決策を都度提示していただけたことが非常にありがたかったです」と振り返ります

ユーザー200アカウント、買取201件を達成

システム導入後、査定依頼をいただくJAグループやメーカー系販売会社のアカウント数は約200まで拡大。システム経由での買取仕入れ件数も201件に達しました。また、同社から査定依頼をかける業者は5社、運送手配を依頼する運送業者は4社がシステムを活用しており、仕入先からの査定依頼受領から在庫仕入や業者売却までの業務フローを同システム内で実現することができております。

属人化を解消し、査定回答を即時化

「導入前と導入後で最も良くなった点は、属人化の脱却です」と坂本様は強調します。システムに搭載された写真撮影等のアシスト機能により、初めて中古農機に接する担当者でも必要なポイントを押さえた査定が可能になりました。
また、農機の概算査定回答時間も3営業日から即時へと大幅に短縮。「必要な情報を入力すれば、その場で概算金額が表示されます。お客様との商談の迅速化が進みました」と坂本様は語ります。
さらに、複数の手段が混在していた査定依頼の受付窓口がシステムに一本化され、「どの査定を受けたのか、どれが回答済みでどれが未回答なのかがはっきり分かるようになりました」と坂本様。受付担当者のストレスも大幅に軽減されました。

導入後も、SMSデータテックは継続的なサポートを提供しています。「Q&Aの場を常に設けていただいており、改修要望や変更依頼を投げかけると、必ず答えてくださる環境があります」と磯野様は語ります。

導入における課題と工夫

多様な顧客ニーズへの対応

「JAグループとメーカー系販売会社では、体質がかなり異なります」と磯野様は説明します。一日に10件の査定を依頼したい顧客もいれば、1件ずつ丁寧に依頼したい顧客もいます。「様々なご要望に応えながら、システムは一つという形に集約していくのには労力を要しました」
また、JAグループの中には、スマホやパソコンが一人一台支給されていない組織もありました。「そういった場合は、こちらから足を運び、デスクトップにショートカットを作成しました。結果的に、先方のDX化にも貢献できたのではないかと考えています」と磯野様は語ります。

今後の展望とまとめ

横展開と一気通貫したシステムへ

「今後は、農機以外の品種にも展開していきたいと考えています」と大島様。フォークリフトや工作機械など、同社が取り扱う他の機械にもシステムを横展開する計画です。また、現在は仕入れ業務がメインですが、今後は販売や在庫管理にも機能を拡張していく予定です。

同じような課題を抱える企業へのアドバイスとして、大島様は「まず、やりたいことをはっきりさせることが一番大事です」と強調します。「ベンダーさんとお話をしている間に機能が増えていき、本来の方向性からぶれていくことがよくあります。何を軸にしっかり作りたいのかを明確にした上で、そこから枝葉を広げていくべきです。最初から欲張りすぎず、シンプルに作って、そこから徐々に増やしていく形が良いと思います」

ＪＡ三井リースアセット株式会社様は、Pleasanterの導入により、約200アカウントのユーザー獲得、201件の買取実績、査定回答時間の劇的な短縮など、具体的な数値として成果が表れています。シンプルで使いやすいシステム設計と伴走型サポートが、お客様の事業成長を支える原動力となっています。
SMSデータテックは、今後もお客様と共に歩み、さらなる業務効率化と事業拡大を支援してまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

リユース第二事業部　マシンソリューション室　室長　大島大和　様
リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　坂本英明　様
リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　磯野廣揮　様

会社概要

会社名	JA三井リースアセット株式会社
住所	東京都中央区銀座8-13-1 銀座三井ビルディング
設立	1987年7月1日
資本金	2億円
主な事業	リース満了業務保険代理店業務決算代行業務中古物件の買取、販売業務（PC、フォークリフト、工作機械等）データ消去サービス
代表者	代表取締役社長　高沼秀明
従業員数	157名　（2025年3月31日現在）
ホームページ	https://www.jamitsuilease-asset.co.jp/

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業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

佐々木 — Thu, 09 Oct 2025 00:00:00 +0000

業務属人化の解消には、業務・フローの見える化や情報共有を促進する体制の整備、マニュアルの作成など複数の方法が存在します。まずは、属人化の原因や具体的な業務を把握して、適切な対策を実施すると良いでしょう。また、優先順位付けや継続的に取り組むことも重要です。

本記事では、業務属人化の概要や解消するメリットと方法、解消する際のポイントについて詳しく解説します。属人化を解消する方法について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

業務の属人化とは

業務の属人化とは、特定の業務や作業における処理方法などを一部の従業員しか知らない・できない状態のことです。例えば以下の現象が該当します。

営業
各担当者が、自身の経験やスキルに依存した独自のノウハウを用いた顧客へのアプローチを行っている。また、自分が担当する顧客の情報をExcelやメモファイルを活用し記録しており、本人のみ閲覧可能な状態になっている。
経理
ベテランの担当者が独自の方法で経理処理や決算を実施している。また、その実施方法はマニュアル化されていない。

業務が属人化するリスクやデメリット

業務が属人化した場合、以下のリスクやデメリットがあります。

業務が滞る
ノウハウが蓄積されない
品質の安定化・管理が難しい
業務改善しづらい
特定の従業員に負荷がかかる

順に解説します。

業務が滞る

属人化は業務が滞る原因になります。標準化されていない業務は担当者しかできないため、担当する従業員が休んだり、多忙だったりする場合その業務が進みません。また、特定の従業員が離職すれば業務自体ができなくなってしまう恐れもあります。

ノウハウが蓄積されない

ノウハウが蓄積されないこともデメリットの一つです。属人化している業務から得られるノウハウやナレッジは、その業務を担当する従業員しか得られません。企業の財産にはならず、担当者が退職すればそのノウハウは失われるでしょう。

品質の安定化・管理が難しい

属人化している業務は、本人しかわからないため品質の安定化や管理もできません。ミスが発生しても、気付くのが遅れ後々大きなトラブルに発展する恐れがあるでしょう。また、営業の場合顧客へのアプローチ方法が異なれば、満足度の低下につながるリスクもあります。

業務改善しづらい

属人化は業務改善の妨げにもなります。処理方法や手順を特定の担当者しか知らなければ、その方法が最適かの評価ができません。問題点に気付くことができず、非効率な業務処理が行われ続ける可能性もあるでしょう。

特定の従業員に負荷がかかる

特定の従業員に負荷がかかる点も属人化のデメリットです。業務量や負荷状況を管理職が把握できず、同僚もフォローできません。長時間労働や業務の遅れが発生する原因になるでしょう。また、人事評価において適切な評価も困難です。

業務が属人化する代表的な5つの原因

続いて、業務が属人化する代表的な以下5つの原因について解説します。

業務の専門性が高い
業務が可視化されていない
情報共有する体制や仕組みが未整備
コミュニケーションが不足している
マニュアルが存在しない

業務の専門性が高い

高い専門性を求められる場合、業務が属人化する原因になります。特殊なスキルや専門的な知識を有する人材は少なく、そもそも実施できる人材自体が多くありません。また、マニュアル化が困難なケースも多くあります。専門性を身に付けた人材の育成にも多くの時間とコストがかかるため、後回しにされがちです。

業務が可視化されていない

業務が可視化されていないことも、属人化を引き起こす原因の一つです。業務の流れや処理方法が、特定の従業員しかわからない状態になっていれば、他の人はなにが行われているかを把握できません。その結果業務の属人化につながります。

情報共有する体制や仕組みが未整備

情報共有する体制や仕組みが未整備の場合も、属人化を招きます。具体的には、ワークフローシステムやコミュニケーションツールが未導入だったり、マニュアル化されていなかったりするケースが該当します。また、従業員が自分の優位性を確保する目的で、情報共有に消極的になっている場合もあるでしょう。

コミュニケーションが不足している

コミュニケーション不足が原因で、業務が属人化するケースもあります。コミュニケーションが少ない場合、情報共有が行われません。各人が独自の方法で実務を行う原因になり、属人化につながります。

マニュアルが存在しない

マニュアルが存在しなければ業務の属人化が起こります。マニュアルなどの資料がない場合、業務の引継ぎや指導は口頭で行わなければなりません。ただ、従業員が日々の業務で忙しい場合、手順ややり方を教える時間の確保が難しく特定の担当者しか処理できなくなります。

業務の属人化を解消する4つのメリット

業務の属人化を解消する4つのメリットは以下の通りです。

業務効率化
業務品質の安定化・向上
ノウハウの蓄積
働きやすい環境の整備

順に解説します。

業務効率化

属人化を解消すれば業務効率化を図りやすくなります。多数の従業員が業務に携わるため、課題や効率化のポイントを見つけやすくなるでしょう。また、1人では思いつかない効率化のアイディアが生まれるケースもあるでしょう。

業務品質の安定化・向上

品質の安定化・向上も属人化を解消するメリットです。担当した従業員以外が、適切に業務が行われているかのチェックが可能になり、問題やミスの発見・解消ができるでしょう。

ノウハウの蓄積

属人化の解消でノウハウやナレッジを蓄積でき、担当者が退職しても業務の継続が可能です。また、引継ぎをしやすい体制整備にもつながります。

働きやすい環境の整備

属人化の解消は従業員が働きやすい環境の整備にも有効です。複数の従業員が特定の業務処理を可能な状態にすることで、担当者が忙しい際にフォローできるようになります。従業員の負担を分散できるでしょう。

業務の属人化を解消する5つの方法

業務の属人化を解消する主な方法は以下の5つです。

業務やフローの見える化
情報共有を促進する体制の整備
コミュニケーションの活性化
マニュアルの作成
業務の見直しとツールの導入

順に解説します。

業務やフローの見える化

業務の標準化に向け、業務やフローの見える化を行いましょう。「誰が」「いつ」「なにをしているか」の棚卸しを行い、フロー図を作成すると効果的です。図としてわかりやすく視覚化することで、属人化している業務の発見や各業務でなにをすれば良いかが明確になります。また、ボトルネックの発見や業務改善もしやすくなるでしょう。

情報共有を促進する体制の整備

ツールや会議体を整備して、情報共有を促進するのも良いでしょう。情報共有は、業務のやり方などノウハウ共有にもつながります。また、各従業員が有するノウハウ共有を評価する仕組みを作れば、積極的に情報をシェアする風土の醸成が期待できます。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションの活性化も属人化の解消に効果的です。報連相の徹底や雑談しやすい雰囲気作りで、従業員のコミュニケーションを促進しましょう。また、社内ポータルサイトの構築も有効です。

社内ポータルサイトとは、社内にある情報やアプリケーションにアクセスする際の入り口となるWebサイトのことです。コミュニケーションの活性化だけでなく、社内に散らばった情報へのスムーズなアクセスも可能になります。

社内ポータルサイトの詳細は以下をご覧ください。
⇒社内ポータルサイトとは？おすすめの作成ツール6選や導入メリットと構築のポイントを解説

マニュアルの作成

マニュアルの作成も推進しましょう。マニュアルや業務手順書などの資料を作成することで、情報共有しやすくなります。

マニュアルを作成する際には専門用語の使用を避け、知識がない人も理解できるようにすることが重要です。コツや注意点などを含め、可能な限り具体的かつ詳しく記載しましょう。

業務の見直しとツールの導入

誰でも実施しやすくすれば業務の属人化を解消できます。業務を見直し、誰でもできるように簡素化を図りましょう。また、ツールの導入も有効です。一部の業務を自動化・効率化することで、属人化の解消だけでなく生産性の向上も期待できます。

業務の属人化を解消する際のポイント

最後に、業務の属人化を解消する際の以下ポイントを紹介します。

優先順位を付ける
継続的に取り組む
ツールを有効活用する

優先順位を付ける

企業内には複数の業務が存在して、全ての業務における属人化を一度に解決するのは困難です。属人化の解消に取り組む際には、優先順位を付けて取り組むと良いでしょう。

まずは業務の棚卸しを行い、コア業務とノンコア業務に分類します。企業の売上増加やコスト削減に直結するコア業務は専門性が高く定型化しにくいため、ルーティンワークであるノンコア業務から取り組むのがおすすめです。

継続的に取り組む

継続的に取り組むことも欠かせません。業務処理方法やフローは、担当者の変更や新たなシステムの導入などにより変化します。また、業務効率化や品質向上を目的にフローの改善などが行われるケースもあるでしょう。
業務変更に併せてマニュアルを更新するなど、継続的に取り組まなければ一度標準化しても再度属人化します。定期的に属人化解消に向けた会議を設定するなどの取り組みも効果的です。

ツールを有効活用する

ツールを有効活用するのも良いでしょう。近年は、業務の属人化解消に役立つツールが多数開発・提供されています。具体的には、ナレッジマネジメントを実現するツールが挙げられます。ナレッジマネジメントとは、各個人が保有する知識やスキルを企業・組織で共有して活用する経営手法のことです。ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ノウハウの蓄積や共有がしやすくなるでしょう。検索機能が優れているツールも多く、必要なときに目的の情報を迅速に見つけられます。

なお、ナレッジマネジメントの詳細は以下をご覧ください。
⇒ナレッジマネジメントとは？実施するメリットや導入フロー、成功させるポイントを解説

まとめ

業務の属人化とは、特定の業務や作業における処理方法などを一部の従業員しか知らない・できない状態のことです。属人化した場合、業務が滞る、ノウハウが蓄積されない、品質の安定化・管理が難しいなどさまざまなデメリットが発生します。解消には、業務・フローの見える化や情報共有を促進する体制の整備、マニュアルの作成などが有効です。また、フローを見える化したりナレッジを蓄積したりするツールを用いるのも良いでしょう。

具体的には、業務プロセス・ワークフローを見える化して自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、業務のシームレス化や効率化、品質改善も実現できます。弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。

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ワークフローの自動化とは？メリットや自動化例、ポイントを解説

佐々木 — Tue, 16 Sep 2025 02:12:00 +0000

ワークフローの自動化とは、申請や承認における処理の一部もしくは全部をツールの活用により自動化することです。テクノロジーが進歩したことで企業規模などに関わらず、自動化しやすくなりました。また、業務効率化や内部統制強化につながるため、多くの注目を集めています。

本記事では、ワークフロー自動化の概要やメリット、自動化のポイントについて詳しく解説します。ワークフローの自動化について知りたい方、業務効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化とは、企業や組織内で実施されている承認プロセスをツールの活用などにより効率化することです。従来、ワークフローは書面にて署名やハンコの押印による承認が行われていました。ただ、書面を活用したワークフローの場合、出社が前提となりテレワークができなかったり、承認が遅れたりするデメリットがあります。ツールの活用でワークフローを自動化すれば、業務効率化やガバナンス強化などさまざまなメリットを得られるでしょう。

ここからは、以下の事項について解説します。

ワークフローの概要
ワークフローの自動化における仕組み

ワークフローの概要

そもそもワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。例えば、経費申請や物品購入、システム導入でワークフローによる承認業務が実施されています。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、担当者が企画・申請を行い上司の判断や承認を経て最終的に決定・完了するワークフローが存在します。

なお、ワークフローの詳細は以下をご覧ください。
⇒ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説

ワークフローの自動化における仕組み

ワークフローの自動化は、事前に定めたルールが満たされたり特定のトリガーが発動したりした際に、あらかじめ設計した動作がツール上で行われる仕組みが取られています。例えば、担当者が「承認ボタン」を押したら登録されている上司に通知します。また、ステータスの変更なども行われるケースがあるでしょう。

ワークフローの自動化が推進される3つの理由

ワークフローの自動化が推進される主な理由は以下の3つです。

テクノロジーの進歩
内部統制強化の必要性
さまざまな働き方の登場

順に解説します。

テクノロジーの進歩

ワークフローの自動化が推進されるのは、テクノロジーが急速に進歩しているためです。ワークフローシステムの登場により、容易に自動化が可能になりました。また、AIやAIエージェントの台頭で、複雑なタスクの処理もしやすくなっています。AIエージェントとは、複数のAIモデルやデバイスの組み合わせにより、単体では難しい高度で複雑な業務の処理を可能としたシステムのことです。企業の規模や業種などに関係なく、ワークフローの自動化が容易になりました。

なお、AIエージェントの詳細は以下をご覧ください。
⇒AIエージェントとは？仕組みや活用メリット、具体的な活用例を解説

内部統制強化の必要性

内部統制強化の必要性が向上したことも、ワークフローの自動化が推進される理由の一つです。法令などを遵守しなければ、企業の信用やブランドイメージが低下して、顧客離れなどの原因になります。また、融資や投資の獲得などによる資金調達に悪影響を及ぼすリスクもあります。ワークフローを自動化することにより、不正の防止が可能です。

さまざまな働き方の登場

新型コロナウイルス感染症や従業員における価値観の多様化などに起因して、テレワークやハイブリッドワークといった新たな働き方が登場しました。ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた勤務形態のことです。従来の書面によるワークフローの場合、出社しなければ承認が進みません。ワークフローの自動化により、多彩な働き方が可能になります。

ワークフローを自動化する4つのメリット

ワークフローを自動化すれば以下4つのメリットを得られます。

業務効率化
ヒューマンエラーの防止
ペーパーレス化の推進
プロセスの見える化

ここからは、上記それぞれのメリットについて解説します。

業務効率化

ワークフローを自動化すれば業務効率化が可能です。事前に設定したタスクは、人が手を加えなくても自動で実行されます。また、ツールを活用すれば適切な申請書を探したり、誰に申請をすれば良いか都度確認したりする手間もかかりません。業務効率化につながるとともに、承認スピードの向上も期待できます。

ヒューマンエラーの防止

ヒューマンエラーの防止もワークフローを自動化するメリットです。人間が行う業務にミスはつきものです。一方、システムであれば設定を間違えない場合、正しい処理が実行されます。例えば、データ入力・転記や集計におけるミス・入力漏れを防止可能です。確認や再提出に関する手間の削減にもつながります。

ペーパーレス化の推進

ツールを活用したワークフローの自動化は、ペーパーレス化の推進にも効果的です。デジタル上で申請や承認が完了するため、紙や印刷コストを抑えられるでしょう。また物理的な保管場所も不要です。

ペーパーレス化の推進は、さまざまな働き方の実現につながります。場所や時間を問わず働ける体制を構築できるでしょう。紙文化が定着している企業でのペーパレス化推進は容易ではありませんが、ワークフローは比較的デジタル化しやすくペーパレス化の第一歩としている企業が多く存在します。ペーパーレス化が進めば、データの有効活用も可能になります。

プロセスの見える化

ワークフローの自動化は申請・承認プロセスの見える化にも役立ちます。申請がどこまで進んでいるかを確認可能です。ボトルネックの解消がしやすくなり、承認スピードの向上につながります。また「誰が」「いつ」「なにをしたか」が履歴として残るため、不正防止やコンプライアンス強化に有効です。

ワークフローの自動化例

ワークフローの自動化は多彩なシーンで行われています。ここからは、以下のワークフロー自動化例を紹介します。

社内の問い合わせ対応
経費精算
請求書の処理
カスタマーサポート
タスクの管理

社内の問い合わせ対応

社内の問い合わせ対応効率化に、ワークフローの自動化が活用されています。通常、不明点が発生した場合電話やメールなどでシステム・総務といった担当部署に連絡しますが、ワークフローに置き換えることで、スムーズな連絡が可能になります。また、どの問い合わせに対応したかの管理がしやすくなるため、抜け漏れの発生を防止できるでしょう。

経費精算

ワークフローが活用される代表例の経費精算にも、自動化が役立っています。経費精算は、自部門の上長や経理部門の担当者など多くの人が関わるため、自動化することにより業務改善効果や迅速な承認が期待できます。また、記録が残りコンプライアンス強化につながるでしょう。

請求書の処理

ワークフローの自動化は請求書の処理にも有効です。自動化することで業務効率化だけでなく、ヒューマンエラーの防止も期待できます。他のシステムと連携させれば、承認されたものを他のシステムに記録することも可能です。また、他のシステムからデータを取り込み請求書を自動作成した後に、承認が下りたものを顧客に自動送付可能なシステムも存在します。

カスタマーサポート

ワークフローの自動化はカスタマーサポートにも活用されています。近年は、電話だけでなくメールや問い合わせフォーム、SNSなどさまざまな窓口を設けている企業が少なくありません。複数窓口の情報集約と担当者への通知を自動化すれば、業務効率化や対応に関する抜け漏れの防止に有効です。また、チャットボットを組み込むことで顧客への返答を自動化している企業も存在します。

なお、おすすめのチャットボットを知りたい方は以下もご覧ください。

タスクの管理

タスク管理にもワークフローの自動化が活用されています。具体的には、ToDoリストの作成や時間管理が可能です。また、プロジェクトの進捗や重要なタスクを関係者で自動共有するフローを構築すれば、進捗の確認や適切なタイミングでのフォローがしやすくなるでしょう。

ワークフローを自動化する際のポイント

最後に、ワークフローを自動化する際の以下ポイントについて解説します。

スモールスタートを心掛ける
関係者の意見をヒアリングする
継続的に検証と改善を行う

スモールスタートを心掛ける

ワークフローを自動化する際には、スモールスタートを心掛けましょう。効率化や利便性の向上を目的にしていたとしても、業務手順が変われば従業員にストレスがかかります。また、必ず期待する成果が得られるとは限りません。まずは小さく始め、問題がないかを確認し従業員の理解も得ると良いでしょう。問題が起きず従業員が慣れたら、徐々に対象範囲を拡大して複雑なワークフローの自動化に取り組むことが重要です。

関係者の意見をヒアリングする

実際に現場でツールを活用する担当者の意見をヒアリングすることも欠かせません。関係者の意見を収集すれば、数値からは見えない問題点・改善点の発見につながり、自社に合うツールの選択や効果的なフローの構築に役立ちます。また、自動化ツールの導入プロジェクトに関係者を参画させることで、理解を得やすくなりスムーズな導入・浸透が可能です。

継続的に検証と改善を行う

継続的な検証と改善により、ワークフローの最適化が期待できます。自動化を導入して一定期間経ったら、効率化した時間やユーザーの満足度を調査しましょう。問題が発生している場合や期待した成果が出ていない場合には、原因を分析して改善策の立案と実行を行います。継続的にPDCAを回せば、より効果的な自動化が可能になります。

導入時に目標や目指す成果を明確にすることも重要です。目標などが明確になっていなければ、上手くいっているのか問題があるかの判断ができません。

まとめ

ワークフローの自動化とは、企業や組織内で実施されている承認プロセスをツールの活用などにより効率化することです。書面で行っていたワークフローを自動化することにより、業務効率化やヒューマンエラーの防止、プロセスの見える化など多くのメリットを得られるため、すでに多くの企業が経費精算・請求書の処理・カスタマーサポートなどを自動化しています。また、テレワークやハイブリッドワークなどさまざまな働き方の実現も可能になるでしょう。ワークフローを自動化する際には、スモールスタートを心掛けるとともに、関係者の意見を聞きながら継続的に検証と改善を行うことが重要です。

ワークフローの自動化に役立つツールは複数ありますが、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善も可能です。

弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。

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Pleasanter導入で月30時間分の査定・承認業務を効率化

影浦 — Tue, 09 Sep 2025 00:00:00 +0000

コロナ禍により急ピッチでの業務効率化が必要になった中、自社の課題と本気で向き合い、着実に改善を進めてきたJA三井リースアセット株式会社様。今回のインタビューでは、どのようにして社内のシステム課題を乗り越えたのか、残価・売却査定案件の皆様にお伺いしました。そして弊社がどのようにそのご支援をさせていただいたのか、リアルな声をお届けします。

事業内容

JA三井リースアセット株式会社は、JA三井リース株式会社の100％子会社として設立されました。
設立当初は、リース満了後の契約処理やグループ子会社の決算業務、保険代理店業務を中心に展開。その後は中古機器や動産資産のリユース事業へと領域を広げ、さらに事務所移転に伴う廃棄・売却、工作機械や備品の販売など、多様なニーズに応える体制を整えてきました。

現在は派遣社員を含めて約150名の規模を持ち、平和島にはEC関連の「M-tech CENTER」を設置。データ消去や小型情報機器の取扱いを担い、さらに埼玉県には大型機械を保管するヤードを構えるなど、複数拠点を活かした事業運営を行っています。顧客からの多様な依頼を一括して引き受け、必要に応じて業者を手配しながら、資産の適正な処理と再活用を支える役割を果たしています。

導入の背景・課題

コロナ禍での急ピッチ対応が招いた、紙から電子への“非効率な移行”

同社が直面していた大きな課題は、査定や承認に関わる煩雑な事務処理でした。従来はAccessで帳票を作成し、プリントアウトした紙に押印して回覧するという昔ながらの方法で運用していました。しかし、コロナ禍で出社が難しくなると急遽DocuWorksを使った電子化に切り替えざるを得ませんでした。
ところが、DocuWorksはワークフロー機能を備えていなかったため、実際にはファイルを個人フォルダで回すだけの仕組みでした。途中でファイルが滞留・消失することもあり、誰がどの段階で承認したのかを追えなくなるリスクが常に存在しました。結果として、承認プロセスはブラックボックス化し、業務が停滞する事態もしばしば発生していたのです。
また、紙から電子へ移行したにもかかわらず、かえって業務量は増加しました。Accessで作成した帳票をDocuWorksに変換し、さらにPDF化してメールで送信するという手順が増え、従来よりも二倍から三倍の時間を要するようになってしまったのです。社員からは「紙のままの方がまだ楽だった」という声すら上がり、「業務効率は著しく低下していた」とご担当の河野様は振り返っています。

SMSデータテックとの出会い

こうした状況を変えるきっかけとなったのが、幕張で開催されたIT展示会でした。川口様は、SMSデータテックのブースを訪れた際にその場でデモ版を提示されたことに驚き、「スピード感と提案力が他社とは違う」と強く印象づけられたといいます。
比較検討したのはkintoneをはじめとする複数のシステムベンダーでした。しかし最終的にSMSデータテックを選んだ理由は、既存業務にとどまらず将来的に他の業務にも柔軟に展開できる拡張性、ID課金制ではなく費用の見通しが立てやすいコスト面での優位性、そして要望に対して即座にデモや見積を提示し、親身に対応してくれる姿勢でした。
「名前や規模だけで選んだのではなく、実際に相談して“この会社ならできる”と確信できたからこそ任せられた」と河野様と川口様は語ります。

開発までの道のりと成果

3〜4ヶ月で試作から本番へ。伴走型サポートでスムーズに導入

導入のプロセスはスピーディーかつ丁寧に進みました。SMSデータテックはヒアリング後すぐに試作版を提示し、そこから何度も打ち合わせを重ねて要件を固めました。開発自体は3〜4ヶ月程度でしたが、社内での調整やテスト運用を繰り返したため、発注から本稼働までには9ヶ月を要しました。
「ここを直したい」という要望が挙がれば、SMSデータテックは即座に改善策を提示。現場での細かな修正や調整もスムーズに進められ、最終的にはストレスのない導入につながりました。河野様は「特殊な業務内容を理解するのに時間がかからなかった点が印象的だった」と語り、同社の伴走姿勢を高く評価しています。

月30時間の業務時間削減。業務フローが透明化された成果

システム導入の効果は明確でした。従来比で作業効率は三分の一から四分の一にまで短縮され、月20〜30時間の業務時間が削減されました。これまで頻発していたファイル紛失のリスクは解消され、承認プロセスも可視化され、業務フロー全体が透明化しました。
さらに小さな修正依頼にも即応できる柔軟さがあり、「細かい改善を気軽にお願いできるのでストレスが減った」という声が社員からも多く寄せられているといいます。
無駄な作業に時間を奪われることがなくなり、リユース事業や新規サービスといった本来注力すべき業務に集中できる環境が整ったことは、同社にとって大きな転機となりました。

今後の展望とまとめ

案件管理ツールへも展開。さらなる事務効率化を目指す

現在では、SMSデータテックに依頼した「案件管理ツール」も稼働を開始しています。社内では「この業務もSMSデータテックの仕組みで管理できるのでは」という意見が自然に出るようになり、システムが現場に浸透していることを示しています。当初は新しい仕組みに抵抗感を持っていた社員も、いまでは「便利で助かっている」と効果を実感しており、社内では運用の定着が着実に進んでいます。
今後は、メール添付やファイル変換といった依然として残る“余分な作業”を削減することを目標に掲げています。河野様は「一つひとつの業務効率化が積み重なれば、社員が付加価値の高い仕事に時間を割けるようになり、会社全体の成長につながる」と期待を寄せています。

完璧に整理しなくてもまず相談を

最後に、同じようにシステム導入を検討している企業へのアドバイスを伺いました。
「課題を完璧に整理してから相談する必要はありません。SMSデータテックさんは、ふわっとした要望でも丁寧に受け止め、形にしてくれる。自分たちで“できないだろう”と結論を出す前に、まずは相談してみることが大切です」と河野様。
河野様の言葉には、SMSデータテックが単なるベンダーではなく、“安心して相談できる相手”として受け止められていることが表れています。今後もその信頼に応えながら、お客様と共に歩んでまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

リユース第二事業部　アセットソリューション室　室長　河野　雅明　様
リユース第二事業部　アセットソリューション室　　　　川口　太知　様

会社概要

会社名	JA三井リースアセット株式会社
住所	東京都中央区銀座8-13-1 銀座三井ビルディング
設立	1987年7月1日
資本金	2億円
主な事業	リース満了業務保険代理店業務決算代行業務中古物件の買取、販売業務（PC、フォークリフト、工作機械等）データ消去サービス
代表者	代表取締役社長　高沼秀明
従業員数	157名　（2025年3月31日現在）
ホームページ	https://www.jamitsuilease-asset.co.jp/

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業務プロセスの改善が求められる背景には、厳しい経営環境があります。近年は、グローバル化による競争の激化や消費者における価値観の多様化・変化スピードの加速、人手不足などの問題があり、企業の生き残りや成長・発展が容易ではありません。また、企業規模が拡大すれば業務プロセスが複雑になりがちです。

業務プロセスの改善を行いムダをなくすことで、企業全体の業務効率化や生産性の向上を図れます。省人化やヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。業務プロセスの改善は、企業競争力の強化につながります。

業務プロセス改善とBPRの主な違い

業務プロセス改善とBPRは、取り組む度合いが異なります。BPR（Business Process Re-engineering）とは、フローや組織構造、システムの再構築により業務を改革することです。業務プロセス改善がムダの排除などにとどまる一方で、BPRは再構築による抜本的な改革を指します。

業務プロセスを改善する3つの目的・メリット

業務プロセスを改善する目的・メリットは以下の3つです。

業務効率化と生産性の向上
リスクマネジメントの実施
DXの推進

順に解説します。

業務効率化と生産性の向上

業務プロセスの改善における最大の目的・メリットは、業務効率化と生産性の向上です。多くの企業には、ムダな業務やムラのある工程が存在します。ムダやムラをなくすことにより、非効率な作業を排除でき業務が円滑になるでしょう。売上や利益の向上、従業員の負担軽減なども期待できます。

リスクマネジメントの実施

業務プロセスの改善は、リスクマネジメントにもつながります。業務・作業工程が増えれば増えるほど、トラブルやヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。品質の低下や従業員の怪我・ストレスの発生にもつながるでしょう。

また、業務プロセスが複雑になるほど業務が属人化しがちです。特定の人しかできない業務がある場合、その人が離職した場合のリスクが高まります。業務プロセスの改善によりムダの排除とフローの明確化・整理を行えば、トラブルの発生リスクや属人化の抑制につながります。

DXの推進

業務プロセスの改善はDXの推進にも有効です。DXの推進に向け、システムの導入・利用を行っている企業もありますが「システムの利用＝DX推進」ではありません。経済産業省が発表した「デジタルガバナンス・コード3.0」によれば、DXは以下の通り定義されています。

データとデジタル技術を活用して、既存ビジネスモデルの深化や業務変革・新規ビジネスモデルの創出を行うことで、顧客提供価値や収益等が向上する。
引用：デジタルガバナンス・コード3.0～DX経営による企業価値向上に向けて～｜経済産業省

ただ単に、既存のプロセスをシステムに置き換えるのではなく、併せてプロセス自体を見直し変革することが重要です。

業務プロセスを改善する5つのステップ

業務プロセスを改善するステップは以下の5つのステップです。

業務プロセスの棚卸しと可視化
既存課題の明確化
目標と優先順位の明確化
改善施策の検討と実施
効果検証と改善

ここからは、上記の各ステップを順に解説します。

1.業務プロセスの棚卸しと可視化

まず、業務プロセスを棚卸しして可視化しましょう。実際の業務における以下の事項を洗い出します。

業務の流れや手順
実施するタスク
顧客や取引先を含めた関係者
必要な人員

詳細な棚卸しを行えば問題点を見つけやすくなります。可視化する過程で違和感を感じることがあれば、随時メモなどを残しましょう。

業務プロセスの書き方

業務プロセスの可視化には、フロー図（業務プロセス図）の作成が有効です。記号を活用して、業務の開始から終了までの流れを記載しましょう。また、状況や判断により業務が分岐する場合には、分岐したルートも記載します。

フロー図が複雑すぎると、情報の正確な読み取りが困難になります。記号を活用する場合には、数を限定すると良いでしょう。企業によっては、写真やイラストを用いているケースもあります。

2.既存課題の明確化

業務プロセスの棚卸しと可視化が完了したら既存の課題を分析します。例えば、以下の着眼点で問題を探すと良いでしょう。

業務の流れは適切か
必要以上に時間がかかっているプロセスはないか
ミスやトラブルが発生しやすい業務はないか
人員配置に過不足はないか

課題は大小にとらわれず洗い出すと良いでしょう。小さな課題と考えていたとしても、企業状況の変化により問題の大小が逆転したり、実は本質的な問題だったりする可能性があるためです。

3.目標と優先順位の明確化

続いて対処する問題の優先順位を決めます。洗い出した課題を全て一度に解決するのが理想ですが、企業や組織のリソースには限りがあります。問題の重要度や改善した場合の効果などを基に、どの問題から取り組むかを決めると良いでしょう。

優先順位が明確になったら、解決によりどの程度の効果を目指すか目標を定めます。「人件費を30％削減する」「時間を5時間短縮する」など、後日効果測定ができるように定量的な目標の設定が重要です。

4.改善施策の検討と実施

着手する順番と目標が決まったら、実際にどのような施策を行うかを検討し実施します。改善策の検討は目標を念頭において行うことが重要です。プロセスを改善する手法は複数存在します。手法ごとに効果や手間、必要なコストに違いがあり、最適なものが異なるでしょう。また、目標を見失うと改善手段の実施が目的になる恐れがあります。

5.効果検証と改善

実施後、一定期間経ったら効果検証を行います。ステップ3で定めた定量目標に対して、期待する成果が得られたか問題があったかを確認しましょう。
効果が出なかった場合は、原因と改善策も併せて検討します。必ずしも期待する成果が得られるとは限りません。ただ、PDCAを回すほど効果を得やすくなります。

業務プロセスの改善を成功させる7つのポイント

業務プロセスの改善を成功させるには、以下7つのポイントが重要です。

全社一丸となって取り組み
現場のヒアリングを行う
継続的に取り組みを行う
業務プロセスの可視化ツールを活用する
コンサルティングを利用する
アウトソーシングやBPOを活用する
業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

最後に、上記の各ポイントについて解説します。

全社一丸となって取り組み

業務プロセスの改善は、全社一丸となり取り組むことが重要です。企業全体における業務の流れを変革するため、誰か一部の人が頑張れば良いわけではありません。また、一部の人のみで施策の検討などを行うと現場からの反発を受ける恐れがあります。

まずは、経営層が業務プロセス改善の重要性を理解して、リーダーシップの発揮により推進する必要があります。また、なぜ実施するのかや成功した結果どのような利益・メリットがあるかを従業員に対して説明し、理解と協力を仰ぎましょう。

現場のヒアリングを行う

業務プロセスの改善策を実施後、効果検証する際には現場のヒアリングを行いましょう。ヒアリングを行えば、数字からは見えない効果や問題を把握できます。また、業務プロセスが変化することで、現場の担当者は少なからずストレスを感じます。ヒアリングするとともにフォローやサポートを実施すれば、現場の協力を得やすくなるでしょう。

継続的に取り組みを行う

継続的に取り組むことも、業務プロセスの改善には欠かせません。改善を行うことで新たな問題が発生する可能性があります。また、時間が経ち状況が変われば新たな問題が発生することもあるでしょう。業務プロセスの改善は一度行えば完了ではありません。継続的に取り組むことで、適切な業務プロセスを構築でき企業競争力が高まります。

業務プロセスの可視化ツールを活用する

業務プロセス可視化ツールの利用も有効です。ツールを活用すれば、効率的かつ正確に業務プロセスの可視化と分析が可能になります。問題点を把握しやすくなるため、より効果的な改善策を実施できるでしょう。

コンサルティングを利用する

自社での実施が困難な場合には、コンサルティングを利用するのも良いでしょう。自社で実施してノウハウを蓄積することも重要ですが、スピードが遅くなる恐れがあります。コンサルティングを利用すれば、効果的な分析と改善策を迅速に実施可能です。また、一度利用してノウハウを学び、2回目以降は自走できるようにするのも良いでしょう。

アウトソーシングやBPOを活用する

アウトソーシングやBPOの利用もおすすめです。自社内で業務プロセスを改善する方法も有効ですが、定期的に発生する単純作業を外部に委託すれば、従業員は本来行うべきコア業務に集中でき生産性が高まるでしょう。また、外注費はかかりますが、自社で新たな従業員を雇う採用・教育コストの削減が期待できます。

業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

業務効率化や自動化に役立つITツールの導入も、業務プロセスの改善に効果的です。近年は、AIを始め便利なツールが多数開発・提供されています。ツールを効果的に使えば、生産性の向上やヒューマンエラーの防止、多様な働き方の実現など多くの効果を得られます。

ただ、ツールは導入すれば効果を得られるものではありません。最適なツールを適切に活用することが重要です。ツールを導入しても浸透せず、形骸化している企業が存在します。自社になにが必要かを見極め、活用や浸透施策も検討しましょう。

まとめ

業務プロセスとは、企業全体における業務の流れやプロセスのことです。特定の業務における手順や手続きの流れを指す業務フローの集合体が、業務プロセスです。経営環境が厳しくなっており、企業競争力の強化につながる業務プロセスの改善が求められています。

業務プロセスを改善する際には、まず既存のプロセスを可視化して、問題を分析し改善策を検討しましょう。また、一定期間経った後に効果を検証して問題点の改善を行います。自社での実施が難しい場合には、コンサルティングなど外部の協力を借りるのもおすすめです。また、近年は便利なツールも多数提供されているため、効果的に利用すると良いでしょう。

具体的には、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善が可能です。
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ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説

西野 — Tue, 12 Aug 2025 00:00:00 +0000

ワークフローとは、業務を行う際の流れや手順などを整理したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務効率化につながります。ワークフローの改善には、ワークフローシステムの利用が効果的です。

本記事では、ワークフローの概要やワークフローシステムの機能と活用するメリット、システムを比較する際のポイントについて詳しく解説します。ワークフローやワークフローシステムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、誰が業務をスタートさせ判断や承認を経て最終的に決定・完了させる流れが存在するでしょう。例えば、システムを導入する際には担当者が候補を選定・情報を収集して、企業内で選定を行い最終的に決済されて導入に至ります。

ここからは、以下の事項について解説します。

ワークフローが業務改善に重要な理由
業務プロセスとの違い

ワークフローが業務改善に重要な理由

多くの仕事で発生するワークフローを改善すれば業務改善が可能です。既存のワークフローを可視化して分析・整理すれば、誰がいつなにをしているかが明確になります。また、ボトルネックや問題点、ロスを発見できるでしょう。

一つのワークフローにおける改善効果は大きくないかもしれませんが、ワークフローは多彩なシーンで利用されています。積み重なれば、大きな業務改善効果が期待できます。

業務プロセスとの違い

ワークフローと業務プロセスは範囲が異なります。ワークフローは、一つの業務やチーム単位での業務における流れを指します。一方、業務プロセスとは企業全体の業務における流れのことです。業務プロセスの中に、複数のワークフローが存在するイメージです。

なお、業務プロセスについて詳しく知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務プロセスとは？改善するステップや可視化の方法、改善を成功させるポイントを解説

ワークフローシステムとは

ワークフローの改善には、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムとは、従来書面を活用して物理的に行っていたワークフローを電子的に行うツールのことです。

ここからは、以下の項目について解説します。

書面ワークフローの問題点
ワークフローシステムの基本的な6つの機能

書面ワークフローの問題点

書面ワークフローには以下の問題点が存在します。

適切な申請書がわからない
誰に申請を回せば良いかわからない
記載事項に抜け漏れが発生する
出社しなければ申請・承認できない
印刷や保管にコストがかかる
データベース化しづらい

書面ワークフローの場合、申請の都度フォーマットや申請先を確認する必要があります。また、会社に居なければ申請や承認できず出張・テレワークにより、決済スピードが遅くなります。さらに、データとして活用できないなど複数の問題があるでしょう。

ワークフローシステムの基本的な6つの機能

ワークフローシステムに実装されている基本的な機能は以下の6つです。

入力フォーム作成
ワークフローの設定や実行
進捗の可視化
データの一元管理
権限管理
外部システムとの連携

順に解説します。

入力フォーム作成

申請の内容に応じた入力フォームを作成する機能です。テキストを入力するだけでなく、項目の選択を行うことが可能なものも多くあります。また、項目ごとに任意・必須が選択可能な機能が実装されていれば、抜け漏れの発生を抑えられます。

ワークフローの設定や実行

誰にどの順序で承認を回すか設定して、その設定に基づき実行する機能です。多くの場合、内容ごとに承認者や決済までのルートが異なるため、実態に応じた設定が重要です。また、複数人から一人が承認すれば次のフローに進むか、全員の承認が必要かを選択できるケースもあります。

進捗の可視化

ワークフローがどこまで進んでいるか、誰で止まっているかの進捗を可視化する機能です。一定時間操作されない場合に、アラートを発する機能が実装されたものもあります。円滑なフローの推進に役立ちます。

データの一元管理

承認・決済に関する情報をデータベース上で一元管理する機能です。過去どのような申請が行われたかを、容易に検索できます。また、いつ誰が申請・承認したのかの確認も可能です。

権限管理

誰がどのような操作をできるかの権限を設定する機能です。例えば、人事情報に関する申請は一部の人にしか見れないようにする設定が可能です。また、役職や所属組織なども設定できます。

外部システムとの連携

他のシステムと連携させる機能です。具体的には、データベースやコミュニケーションツールとの連携が挙げられます。外部ツールとの連携により、活用の幅が広がり利便性が向上します。

ワークフローシステムを活用する5つのメリット

続いて、ワークフローシステムを活用する以下5つのメリットについて解説します。

業務効率化
承認や決済スピードの向上
内部統制の強化
DX・データ活用の促進
多様な働き方の実現

業務効率化

ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化が可能です。申請ごとにフォーマットや申請者を確認する必要はありません。また、入力の抜け漏れも発生しにくくなるため、差し戻しの手間も抑えられます。

承認や決済スピードの向上

承認や決済スピードの向上も、ワークフローシステム導入効果です。スマートフォンでも確認できれば、社外からも内容の確認・操作が可能で申請が滞りません。また、承認がどこで止まっているかも確認できます。必要に応じて、決裁者に連絡すればすぐに確認してもらえるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムの利用は、内部統制強化にも有効です。ワークフローシステムでは履歴が残るため、誰がいつどのような操作を行ったかを後から確認できます。知らない間に処理が行われていたなどの事態を防げるでしょう。また、内容の改ざんも防止可能です。

DX・データ活用の促進

DX・データ活用の促進にもワークフローシステムは有効です。書面を活用している場合、データとして活用できません。書面をデータ化する場合には、PDF化や情報の入力など手間が発生します。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現にも、ワークフローシステムは役立ちます。外部からも申請・承認できるため、わざわざ出社する必要がありません。場所や時間にとらわれず、ワークフローを回せるでしょう。

ワークフローシステム導入のステップ

ワークフローシステムの導入ステップは以下の通りです。

推進体制の整備と目的の明確化
既存業務やフローの棚卸し
ワークフローシステムの選定と導入
ワークフローシステムの設定と従業員への説明
活用・改善

ここからは、上記各ステップについて解説します。

1.推進体制の整備と目的の明確化

まずは、推進体制の整備と目的の明確化を行いましょう。ワークフローシステムは複数の人に関わるため、多数の部署から推進者を募りプロジェクトを組成して推進すると良いでしょう。多くの人を巻き込めば、推進や浸透しやすくなります。

2.既存業務やフローの棚卸し

続いて、既存業務やフローの棚卸しを行います。具体的には、既存の申請書やどの順番でフローが回るか、誰がどのような権限を持っているかを確認しましょう。無駄なフローがあれば併せて改善します。

3.ワークフローシステムの選定と導入

続いて、ワークフローシステムの選定と導入を行います。無料トライアルも上手に活用しながら、操作性などに問題がないかを確認しましょう。ワークフローシステムを選定する際のポイントは、後ほど解説します。

4.ワークフローシステムの設定と従業員への説明

利用するワークフローシステムが決まったら、設定を行います。設定方法はシステムごとに異なるため、どのような知識やスキルが必要かもベンダーに確認しておくと良いでしょう。設定完了後、従業員への操作やルール説明などを実施します。従業員がストレスなく使える環境を整えましょう。

5.活用・改善

実際に活用を開始します。また、定期的に問題点がないかを確認して、改善しましょう。システム導入時には、多くの場合問題や不満などが発生します。改善を重ねれば、より使いやすいシステムの構築が可能です。

ワークフローシステムを比較する6つのポイント

最後に、ワークフローシステムを比較する以下6つのポイントを紹介します。

柔軟な設定ができるか
操作性に問題はないか
拡張性は高いか
他のシステムと連携できるか
スマートフォンで利用できるか
サポートは充実しているか

柔軟な設定ができるか

まずは、柔軟な設定ができるか確認しましょう。ワークフローシステムでは、入力フォームや申請経路・条件など設定する項目が複数あります。柔軟な設定ができれば、より各社に合わせたシステムを構築しやすくなるでしょう。

操作性に問題はないか

操作性に問題がないかの確認も欠かせません。業務効率化や承認・決済スピードの向上に役立つワークフローシステムですが、操作が複雑であれば業務負担が増加します。また、浸透までに時間がかかります。トライアル時に現場の従業員に意見を聞き、誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

拡張性は高いか

機能や拡張性に問題がないかも確認すると良いでしょう。例えば、データの検索機能が実装されていれば、目的とするデータを迅速に見つけられます。集計・分析機能はボトルネックの発見と改善に役立つでしょう。
また、従業員数が多い場合には利用するユーザー数や登録データ量が増えると予想されます。利用者・容量を拡張できれば長期間利用可能です。

他のシステムと連携できるか

外部システムとの連携により利便性が高まります。例えば、文書管理システムとの連携で承認を得たデータをそのまま保管できるようになるでしょう。
また、基幹システムとの連携により、人事や財務情報に紐づけた連携が可能です。グループウェアと連携可能な場合、従業員は複数システムにログインしたり確認したりする手間を減らせます。

スマートフォンで利用できるか

スマートフォンやタブレットで利用できるかの確認もおすすめです。スマートフォンなどのデバイスで利用できれば、外出先であっても操作が可能です。承認スピードを向上できるでしょう。

サポートは充実しているか

システムのスペックだけでなく、メーカーや販売代理店のサポート有無を確認することも重要です。導入・利用時には不明点やトラブルが発生する可能性があります。サポートが充実していれば、問題が起きても安心です。また、マニュアルやFAQページの充実度合いも確認すると良いでしょう。

まとめ

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務改善・効率化につながります。近年は、人手不足や企業間の競争激化などが起きており、業務効率化は欠かせません。

ワークフローの改善には、入力フォーム作成やワークフローの設定・実行、進捗の可視化などの機能が実装されたワークフローシステムの利用が効果的です。ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化だけでなく承認・決済スピードの向上や多様な働き方の実現など、多くのメリットを得られます。

ワークフローシステムは複数ありますが、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善が可能です。
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SaaSビジネスのオンボーディングとは？実施ステップや成功のポイントを解説

西野 — Thu, 07 Aug 2025 00:00:00 +0000

SaaSビジネスにおけるオンボーディングとは、継続的な利用を目的にツールを購入した顧客に対して行う取り組みやそのプロセスのことです。具体的には、KPIの作成支援と推進サポートや操作説明などが該当します。

本記事では、オンボーディングの概要や重要な理由・メリット、実施ステップと成功させるポイントについて詳しく解説します。オンボーディングについて知りたい方、顧客への実施を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オンボーディングとは

オンボーディングは、飛行機や船などに乗ることを示す「on-board」から派生した言葉です。人事とSaaSビジネスにおいて実施されており、内容が異なります。
ここからは、以下の事項について解説します。

人事分野のオンボーディング
SaaSビジネスのオンボーディング

人事分野のオンボーディング

人事分野のオンボーディングとは、企業や組織へ入社した人に対して教育・サポートを行い、定着を促す活動やプロセスのことです。新入社員や中途社員研修は基本的な知識の習得を目的とした一時的なサポートなのに対して、オンボーディングは部署配属後も含めた継続的な人材育成を指します。

近年は、人の流動性や離職率が高まっており、採用・教育にコストをかけても無駄になってしまう可能性が少なくありません。オンボーディングにより、組織に馴染むサポートなどもしておくことで、離職の抑制や成長スピードの加速が見込めます。

SaaSビジネスのオンボーディング

SaaSビジネスのオンボーディングとは、製品やサービスを導入した顧客に対して継続的な利用を促進するサポートやその実施プロセスのことです。操作説明や課題・不安の解消を行うことにより、早期解約の防止と顧客満足度の向上を図ります。

なお、SaaS（サース）の詳細は以下をご覧ください。
⇒SaaSとは？PaaSやIaaSとの違いやサービス例まで紹介

SaaSビジネスのオンボーディングが重要な4つの理由・メリット

続いて、SaaSビジネスのオンボーディングが重要な以下4つの理由・メリットについて解説します。

早期解約の防止
顧客満足度の向上
クロスセル・アップセルの創出
LTVの最大化

早期解約の防止

オンボーディングを実施すれば、早期解約の防止が見込めます。多くのSaaSビジネスは、ユーザー数や利用期間に応じて料金が発生するサブスクリプション型の料金体系が採用されています。早期解約されてしまえば、得られる利益が少なくなってしまうでしょう。オンボーディングの実施は、顧客が得られる利益の最大化とスピード向上に役立ち、早期解約を防げます。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上もオンボーディングによる効果です。顧客が不満を抱けばクレームや解約の原因になります。特に、製品・サービスの導入当初はトラブルが起きやすく、顧客が以下のストレスを感じるケースが多いでしょう。

設定・操作方法がわからない
使いにくい
期待する成果が出ない

オンボーディングを実施することで、顧客のストレス発生を防止でき顧客満足度も向上します。

クロスセル・アップセルの創出

オンボーディングの実施は、クロスセル・アップセルの創出にも有効です。クロスセルとは、ある製品・サービスの購入を検討している顧客に対して、関連する製品・サービスを併せて購入してもらう手法のことです。アップセルとは、利用している製品・サービスよりも高単価のプランを契約してもらう手法のことを指します。オンボーディングで定期的なコミュニケーションを取れば、顧客のニーズを掴むことができ効果的な提案が可能です。

LTVの最大化

オンボーディングを実施することでLTVの最大化が可能です。LTV（顧客生涯価値）とは、顧客と取引を始めてから終えるまでに得られる利益や価値を表す指標のことです。
オンボーディングの実施は解約を防ぎ安定的な利益の獲得につながります。また、クロスセル・アップセルにより、顧客単価も高まります。

SaaSビジネスのオンボーディングの実施ステップ

続いて、SaaSビジネスにおけるオンボーディングの以下実施ステップを紹介します。

ゴールやKPIの検討
サービス利用における問題点と提供情報の検討
アプローチ方法の検討
オンボーディングの実施と改善

1.ゴールやKPIの検討

まずは、オンボーディングを実施するゴールを明確にしましょう。ゴールが決まらなければ、どのような手法でどんな情報をいつまで提供すれば良いか決まりません。また、ゴールを達成するためのプロセスを測る指標であるKPI（重要業績評価指標）も検討・決定します。例えば以下のKPIが挙げられます。

オンボーディング完了率
オンボーディング完了までの時間
各機能の利用回数
製品・サービスの利用時間や頻度
アクティブユーザー数

KPIは、ゴール達成に向けた定量的な指標の設定が重要です。

2.サービス利用における問題点と提供情報の検討

続いて、オンボーディングで提供する情報を検討します。顧客の課題やつまずくと想定される問題を洗い出しましょう。また、各顧客からヒアリングを行い特有の問題も整理します。顧客の問題や不満などの情報も蓄積して、定期的に内容を見直すことも重要です。

3.アプローチ方法の検討

次に、アプローチ方法も検討します。リソースは有限であるため、全ての顧客に対して同じ方法でアプローチを行うと業務過多になる恐れがあります。リソースと効果的な情報提供方法のバランスを考えましょう。主な方法には以下の3種類が存在します。

ハイタッチ
ロータッチ
テックタッチ

順に解説します。

ハイタッチ

一対一で個別にサポートする方法です。時間やコストがかかるため、大口顧客に対して以下を実施するケースが一般的です。

訪問やWeb会議、電話などによる定期的なコミュニケーション
個別勉強会の実施
メールなどを活用した個別の情報提供

各企業に合わせた目標の設定と進捗確認・サポートなどを行い、コンサルティングに近い支援を行います。

ロータッチ

一対多数でサポートを行う方法です。中間層に対して実施されることが多く、必要に応じて個別のサポートも行います。具体的な取り組みは以下の通りです。

ウェビナーの開催
Webコンテンツやメールによる情報提供
オリジナル資料の配布

詳細な個別ニーズへの対応が難しい反面、重要な層でもあるため効率良く情報提供と個別サポートを組み合わせることが重要です。

テックタッチ

システムを用いてサポートを行う方法です。学習ガイドやチュートリアルの提供などにより、顧客の自己学習を促します。顧客数は多い反面LTVが低いため、コストや手間を抑え効率的にサポートすることが重要です。

4.オンボーディングの実施と改善

ゴールや提供情報、アプローチ方法が決まったら、オンボーディングを実施します。また、顧客が抱える問題や実施時の反応、質問内容などを集約して改善しましょう。PDCAを回すことで、より効果的なオンボーディングが可能になります。

SaaSビジネスのオンボーディングを成功させる5つのポイント

SaaSビジネスのオンボーディングを成功させる5つのポイントは以下の通りです。

オンボーディングのゴールや実施事項を明確にする
顧客のニーズや課題を調査・分析する
従業員への教育を行う
継続的にフォローできる体制を構築する
ツールなどを利用して効率化を図る

順に解説します。

オンボーディングのゴールや実施事項を明確にする

「SaaSビジネスのオンボーディングの実施ステップ」の章で解説した通り、オンボーディングを実施する際には、まずゴールや実施事項を明確にしましょう。ゴールが明確にならなければ、いつまでどの程度顧客をサポートするかが決まりません。ダラダラとサポートが続いたり、不足したりする恐れがあります。

また、実施事項が定まっていなければ担当者ごとに内容や実施方法が属人化します。サポート品質にバラツキが出る原因になるでしょう。

顧客のニーズや課題を調査・分析する

顧客のニーズや課題を調査・分析することも欠かせません。製品・サービスの導入目的や解決したい課題は、顧客ごとに異なります。全ての顧客に対して同じサポートを実施しても、課題解決や満足度の向上が図れるわけではありません。例えば以下の項目を確認すると良いでしょう。

導入目的
解決したい課題
利用方法
利用範囲・ユーザー
主に利用を想定している機能
ITリテラシー

オンボーディングは、実施がゴールではなく適切なサポートで顧客を成功に導くことが重要です。

従業員への教育を行う

オンボーディングを行う従業員への教育も行うと良いでしょう。従業員の知識やスキルが高まれば、顧客に対してより効果的なサポートが可能になります。一方、従業員の教育を疎かにした場合、顧客が不満を感じたりクレームが発生したりする原因になります。

継続的にフォローできる体制を構築する

オンボーディングの成功には、継続的にフォローできる体制の構築も必要です。顧客が課題を感じるのは導入時だけではありません。トラブルが発生したり、高度な機能を活用する際に不明点が出たりするケースが考えられます。定期的に顧客とコミュニケーションを取り、課題を迅速に解決する体制の整備が求められます。

ツールなどを利用して効率化を図る

ツールなどを利用して効率化を図ることも、オンボーディングを成功させるためのポイントです。各顧客に専任の担当者を用意して常にサポートできる環境の整備が理想ですが、リソース不足に陥るリスクがあります。また、費用対効果が合わない可能性もあるでしょう。ツールの活用やマニュアルの整備で効率化を図りつつ、人が必要なシーンでは充実したサポートを提供する体制を整備しましょう。

オンボーディングの効率化に役立つおすすめツール5選

続いて、オンボーディングの効率化に役立つ以下のおすすめツール5選を紹介します。

Servicenow
Fullstar
Onboarding
Product Tours
WalkMe

Servicenow

出典：Servicenow公式Webサイト

Servicenowは、顧客に対するスムーズなITSMの提供に役立つツールです。ITSM（ITサービスマネジメント）とは、ユーザーに対するITサービスの安定的提供と継続的改善を目的に、ITサービスを管理する仕組みやフレームワークのことです。
Servicenowを活用すれば、顧客の課題や問い合わせ内容の蓄積が可能で、対応状況も可視化できます。対応の抜け漏れを減らし、オンボーディング内容の改善や適切なサポートの実施に役立つでしょう。

弊社SMSデータテックでは、ServiceNowの導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

なお、ITSMやServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ITSMとは？おすすめツール5選や導入メリットと成功のポイントを解説
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

Fullstar

出典：Fullstar公式Webサイト

Fullstarは、ノーコードでチュートリアルやツールチップの表示が可能なツールです。アンケート機能も実装されており、顧客の声を集める際にも有効です。また、利用率が下がった場合などにアラートを発生する機能があるため、解約リスクの早期発見と解消に役立ちます。

Onboarding

出典：Onboarding公式Webサイト

Onboardingは、ユーザーの状況や属性、習熟度などさまざまな条件で表示するガイドを設定可能なツールです。ユーザーごとのガイド利用率やログイン頻度、機能活用状況を可視化するレポート機能も実装されています。

Product Tours

出典：Product Tours公式Webサイト

Product Toursは、チャットサポートの構築ツールであるINTERCOMのオプション機能です。チュートリアルやバナーメッセージ、ツールチップの設置だけでなく、ヘルプページの構築にも役立ちます。

WalkMe

出典：WalkMe公式Webサイト

WalkMeは、ツールの活用状況を可視化できるツールです。また、各顧客に対して最適なチュートリアルを提供できます。顧客のニーズを先回りするため、顧客がヘルプページなどで検索する手間を抑えられ、ストレスを軽減できます。

オンボーディングの成功事例

最後に、オンボーディングに成功した以下の事例を紹介します。

パーソルビジネスプロセスデザイン
クラウドサーカス

パーソルビジネスプロセスデザイン

パーソルビジネスプロセスデザインは、BPOやコンサルティングなどを行っている企業です。RPAを導入した顧客に対して、専任の担当者を配置するハイタッチのサポートを実施しています。勉強会の実施や伴奏支援により、実施前と比較してアクティブユーザー率が11％向上しました。

クラウドサーカス

クラウドサーカスは、累計導入実績59,000件を超えるマーケティング・営業支援ツールを開発・提供している企業です。ブラウザARを作成できるLESSARで、有料会員にはハイタッチ、無料会員にはテックタッチによるサポートを実施しています。テックタッチを導入する以前は、無料会員の初期設定完了率が60％程度でしたが、導入後は95％まで向上しました。

まとめ

SaaSビジネスのオンボーディングとは、製品やサービスを導入した顧客に対して、継続的な利用を促進するサポートやその実施プロセスのことです。具体的には、KPIの作成支援と推進サポートや操作説明などが該当します。オンボーディングを実施すれば、早期解約の防止や顧客満足度・LTVの向上が期待できます。
オンボーディングの成功には、ゴール・実施事項の明確化や顧客ニーズの調査・分析、継続的なフォロー体制の構築が重要です。また、ツールなどを利用して効率化を図ると良いでしょう。

Servicenowを活用すれば、顧客の課題や問い合わせ内容を蓄積でき、オンボーディング内容の改善や適切なサポートの実施に役立ちます。弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
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