テクノロジーの発達に伴い、さまざまな業務をパソコンを通して行っている現代社会において、業務をいかにミスなく正確に、効率よくこなしていけるかどうかが重要になっています。
そういった中でWinactorを活用し、パソコンを介したさまざまな業務を自動化することによって、劇的に業務効率を改善できます。
Winactorとはどういったものなのか、特徴や機能、導入事例を解説します。

Winactorとは

WinactorとはNTT研究所によって2010年に誕生した、RPAソリューションの1つです。
Winactorを活用することで、Windows上で操作する流れをシナリオとして作成でき、業務を自動化できます。
また、Winactorでは、誰でも簡単にシナリオを作成できるため、プログラミング知識がない人でも気軽に利用可能です。

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Winactorの3つのメリット

Winactorには以下の3つのメリットがあります。

業務効率を改善できる

Winactorを活用することで、Windows上で操作可能なあらゆるソフトの操作を自動化することができるので、関連業務の効率が格段に向上します。
データ入力や発注処理など、Windowsのソフトを用いた業務は多岐にわたりますが、手動で行おうとすると手順に沿った複数の操作が必要です。
それらを全て自動化することで、業務効率を従来の何倍にも改善できます。

ヒューマンエラーを削減できる

人間が手動で操作する以上、ヒューマンエラーをなくすことはできません。
特に、単純作業であればあるほどミスが発生する確率が高く、そのミスに誰も気がつかないまま業務が進行してしまうことも珍しくないでしょう。
しかし、Winactorならロボットが自動で正確に処理を行ってくれるため、ミスを確実に減らすことができヒューマンエラーを削減できます。

生産性を向上できる

Winactorを活用し、業務効率を改善することによって、今まで単純作業に費やしていた時間が浮くため、生産性の高い作業に従事できるようになります。
従業員それぞれの業務効率が向上し、生産性の高い業務をこなせるようになることで、会社全体の生産性が向上するでしょう。

Winactorの5つの機能

Winactorにはさまざまな機能が搭載されていますが、その中でも代表的な5つの機能をご紹介します。

レコード機能

Windows上で、人がマウスを動かす際の操作や位置を記録したり、キーボードの操作を記録したりする機能です。
これによって、明文化しにくい人力の行動も記録できるため、複雑な処理も自動化できます。

文字や図形の判別機能

Windows上に表示される文字や図形を判別できる機能です。
この機能によって、特定の文字列や図形に対応した処理を実行することができます。
また、WordやWebサイトの中から、必要な文字情報を抜き出して取り込むといった操作も可能です。

スケジューリング機能

スケジュールを設定することで、定められた計画に沿って処理を実行できる機能です。
特定の日時を指定して該当日時に処理を実行するだけでなく、毎週何曜日の何時からこの機能を実行する、といったように繰り返しの予定も設定が可能です。

トリガー設定

特定のトリガーを設定し、該当する操作が実行された場合に特定の処理を実行するという機能です。
「フォルダが複製された」「特定の人物からメールを受信した」といったトリガーを設定し、それらが実行された段階であらかじめ設定された特定の処理が自動的に実行されます。

ワークフロー機能

特定の動作に対してワークフローを設定し、その流れに沿って処理を実行できる機能です。
社内の承認作業や決済作業などのように、一人の操作では完結せず、複数人の操作を経て完結するような業務で役立つ機能といえます。

Winactorのシナリオ作成の流れは？

Winactorを用いて、実際にシナリオを作成する流れを解説します。

1.シナリオ設計

まず初めに、自動化する業務の内容を操作ごとに分解し、Winactorに実行してもらうシナリオを設計します。
この際、全ての操作を自動化するのか一部を人力で実行するのかなど、自動化の範囲を決めることも大切です。

2.シナリオ実装

シナリオの設計が定まったら、Winactorを起動しシナリオを実装します。
設計したシナリオに沿って、自動化に対応できるようにボタンのクリックや特定キーの入力など、小さな操作でも都度記録し、正しい操作が実行できるように実装しましょう。
曖昧な設定では実行してくれないため、明確に実装する必要があります。

3.シナリオテスト

シナリオの実装が完了したら、しっかりと操作が実行されるかどうかをテストします。
一気に全ての流れをテストするのではなく、段階に分けてテストしていくことで、効率的にテストできるでしょう。

Winactorの導入事例

Winactorを実際に導入し業務効率の改善につなげた事例を2つ紹介します。

デンソーの事例

デンソーでは、国内経費生産の自動化やパート社員の勤務登録の自動化、資材発注申請の自動化においてWinactorを活用しています。
Winactorの導入前は、手作業でそれぞれのシステムに情報を入力し、エクセルに集約して管理していましたが、Winactorで自動化したことによって最大で700時間もの業務効率改善に至ったそうです。

参考：デンソー導入事例｜NTT DATA

横浜市の事例

横浜市のこども青少年局保育・教育運営課では、保育園や幼稚園の給付認定申請書や利用申請書など、年間3万件以上の申請書の処理に追われていました。
ピーク時では100人の人員で処理する必要のあった作業が、Winactorによって自動化したところ、月間で500時間もの残業時間削減につながったようです。

参考：横浜市導入事例｜NTT DATA

Winactorの料金は？

Winactorを実際に導入しようと思った場合の利用料金に関しては、1台から利用するケースと複数拠点など大規模に使用するケースで2種類に分かれています。
大規模に利用する場合は、都度見積もりが発生するため一般的な料金は定まっていません。
1台から利用する場合、全ての機能を使用する「フル機能版」で年間908,000円、特定機能に絞って利用する「実行版」で年間248,000円で利用できます。

参考：Winactorの利用料金｜SCSK

Winactor導入のポイント

Winactorを導入する場合のポイントを2つご紹介します。

業務の棚卸しを行う

Winactorの導入を検討した場合、まず初めに自社内の業務を洗い出しましょう。
どのような業務が存在し、どこにどれだけの時間がかかっているのかを可視化します。
一気に全ての業務を自動化するのではなく、その中からロボットによって自動化可能な業務を抜き出し、改善効果の高い業務から優先的に自動化していきましょう。

RPAを活用できる社内環境を整える

RPAは利便性の高いツールである一方、ITに疎い人が使いこなせるようになるには、ある程度の時間がかかります。
というのも、操作内容によってプログラムの処理順などは把握しておく必要があるからです。
使用時に混乱を招かないためにも、社内研修やマニュアルの共有などは徹底しましょう。

まとめ

日々の業務の中で単純作業に時間が追われてしまって、生産性の高い業務に時間を使えない人こそ、ロボットを活用し業務自動化しましょう。
Winactorの導入はプログラミングの知識などの高度な知識が不要で導入できますが、ITに強い社員が社内にいない場合はシナリオを実装するのが少し大変かもしれません。
導入したものの、実際の業務を自動化できなければ意味がないため、操作に迷った場合は専門家に相談することも検討しましょう。
Wimactorの導入に迷ったら、SMSデータテックの3つのRPAツールを検討してみてはいかがでしょうか。
それぞれのツールは業務内容に応じて柔軟に選択できます。
導入が不安な人に向けて、導入支援サービスも提供しているので、ロボットによる自動化に興味があるけど、なかなか手が出ないという人はぜひSMSデータテックにご相談ください。