社内の業務プロセスは、申請内容の確認・承認やメンバー間の情報共有、データ管理、支払い管理など、多岐に渡ります。これらの業務プロセスは自動化されているケースが少なく、ファイルサーバでの管理、メンバーや上司に直接的に状況確認や承認をしに行くことが多いのではないでしょうか。
今回は、これらを抜本的に解決するワークフロー自動化について解説します。メリットや自動化のポイント、実際の導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ワークフロー自動化とは

ワークフロー自動化とは、ワークフローシステムを活用することで、データ入力や請求書の作成・承認、支払い管理、社員情報の登録や変更などの処理を簡単に行えるようになることです。ワークフロー自動化により、企業全体のプロセス管理の簡略化や進捗状況をいつでも確認できるため、重要な業務の見落としの減少、決裁速度の向上、様々な業務効率の改善などに繋がります。

ワークフロー自動化のメリット

ワークフロー自動化により、様々なメリットがあります。代表的なメリットを4つ紹介します。

業務効率化に繋がる

ワークフロー自動化が実現できると、これまでよりも業務が効率化されます。メンバー全員が進捗状況やプロセスを可視化できるようになるため、次に何をすればいいのかわかり、無用な混乱を回避できます。メンバー間のコミュニケーションもスムーズになり、気持ちよく業務を遂行できるようになります。業務効率化は、特定の部門だけでなく、組織全体を通して効果が見込めることも大きなメリットです。 

申請・承認の手間が減る

ワークフロー自動化が進んでいない場合、書類を印刷し、承認者や管理者が捺印する必要があります。申請内容によっては、申請フォーマットが異なるだけでなく、承認者や管理者も異なります。承認までのフローが複雑であれば、申請のたびに調べる必要があったり、場合によっては書類を郵送しなければいけません。
ワークフロー自動化をすることで、ペーパーレスとなり、申請フォーマットや承認ルートは全てシステム上で管理できます。自動化によって、内容に問題がなければ承認されるため、承認者のもとへ確認する必要がありません。
承認後の処理も自動で行うことができるため、一連の業務をスムーズに進行できます。

テレワークにも柔軟に対応できる

従来では、書類の提出や捺印のために出社するケースがありましたが、ワークフロー自動化により、場所を問わずに申請・承認を進めることができます。進捗状況やプロセス、申請内容などを可視化できるようになるため、テレワークでは困難とされる細かなコミュニケーションが必要ありません。

属人化・レガシーシステムの解消に繋がる

ワークフロー自動化により、属人化・レガシーシステムの解消に繋がる可能性があります。古いシステムでは、有識者の退職や異動に伴い、システムのブラックボックス化を招き、業務プロセスを改善できないケースが多く残っています。煩雑化したシステムはレガシーシステムとして残り、今後の企業活動に大きな影響を与えます。
ワークフロー自動化は煩雑化した属人化の解消とレガシーシステムの解消が見込め、システム自動化の足掛かりとなる可能性も秘めています。

ワークフロー自動化のポイント

ワークフロー自動化で導入前から導入後のポイントとなるのは以下の4点です。

1．ワークフロー自動化の目標と目的を設定

ワークフロー自動化で、解決したい問題を明確にすることです。

2．自動化が可能なタスクの整理

繰り返しの処理や予測可能な挙動、プロセスが停止するケースなど、特定の状況で起動されるアクションを整理することです。

3．ワークフローシステムの選定と実装

ビジネスや業務プロセスに合うソリューションを選定し、組織全体で共有できるようにします。選定時はワークフロー設定が容易なこと、既存システムとの統合性、スマートフォンやタブレットからのアクセス可否などを意識しましょう。

4．パフォーマンスの継続的な測定

ワークフローシステムは導入して終わりではありません。業務プロセスの改善や工数の削減など、あらかじめ定めた目標と目的を満たしているか測定しましょう。測定したデータを元に最適化する方法を模索することも重要です。

ワークフロー自動化の注意点

ワークフロー自動化をするうえで、注意しなければならないことを2点紹介します。

多機能では操作が難しいと感じる場合がある

多機能のワークフローシステムを導入する場合は、ベンダーのサポートが手厚く、直感的に操作ができるシステムを選ぶことをおすすめします。

システムと業務フローをあわせる必要がある

導入予定のワークフローシステムが、申請フォーマットや承認ルートなどを自由にカスタマイズできるか事前に確認しましょう。

ワークフロー自動化の導入事例

ワークフロー自動化により、様々な企業の課題が解決に至っています。実際の事例を紹介します。

まとめ

今回は、ワークフロー自動化について、メリットや自動化のポイント、実際の導入事例を解説しました。現代はワークフローやシステムの自動化による業務プロセスの改善が鍵となっており、今後もその重要性は増すことでしょう。
日々の業務に関係するからこそ、早めの自動化をおすすめします。