「業務の時間が足りない」「効率よく業務がしたい」こんな悩みを持つ企業はたくさんあります。この悩みを解決するために、本記事では業務効率化の方法から事例、メリット・注意点などについて詳しく紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、日頃の業務の中にある「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことです。具体的には、「ムリなスケジュール」「ムダな時間」「ムラのある業務」などです。業務効率化ができると「生産性の向上」「コスト削減」「労働時間削減」など社員側にも会社側にも利点があります。また企業のブランディングにも繋がるため「売上の向上」「採用希望者の増加」にも繋がります。
そのため、現代ではさまざまな企業が積極的に業務効率化に取り組んでいるのです。

業務効率化の工程

業務効率化は正しい工程で進めていくことで成功します。
それぞれ紹介します。

現状の把握

まずは自社の業務内容を把握しましょう。
現在の業務がどのような流れで行われていて、どのくらいの時間がかかっているのかを表にまとめると非常にわかりやすくなります。現状把握で大切なことは、その業務を行っている社員から直接意見を聞くことです。幹部だけで話し合ってしまうと、業務の流れや業務時間にズレが生じてしまいます。

対象業務の決定

業務内容が把握できたら、作業効率の悪い業務を洗い出しましょう。
「手戻り作業が多い業務」「人によってかかる時間が大きく変わる業務」このような業務は作業効率が悪い傾向にあります。また対象業務は作業時間平均よりも作業時間のばらつきのほうが重要です。人によってばらつきのある業務は、時短できる余地があるということだからです。
対象業務の決定は業務効率化において重要なポイントであるため、時間をかけてじっくり検討してください。

新しい手段の検討

作業効率の悪い業務を決定したら、新しい業務のプロセスを検討しましょう。新しい業務プロセスで考えることは以下の4つです。

1. 廃止
   作業の中で不要と思われる業務を廃止しましょう。
2. 結合・分離
   業務を結合したり分離することで、効率化できる業務がないかを検討しましょう。業務内容はさまざまですが、複数でやるよりも1人でやったほうが早い業務もあります。
3. 交換
   業務の順序を入れ替えて効率化できる部分がないかを検討しましょう。交換には人事異動も含まれ、適切な社員配置であるかも確認することが大切です。
4. 簡潔化
   業務で簡潔化できるところがないかを検討しましょう。

注意点は簡潔化しても業務の質が落ちないことです。

検証・改善

新しい業務の内容が明確化できたら実際に取り入れてみましょう。
以前と比べて「業務時間が短くなっているか」「業務の質が落ちていないか」などをチェックしてください。そして実際に取り入れてみると、「思っていたよりも業務効率化できなかった」ということもあります。その場合は、新しい手段をまた検討して改善を重ねていくことが大切です。

業務効率化の事例

では具体的な業務効率化の事例を5つほど紹介します。

会議時間の短縮

企業の会議は時間が決まっていて、ムダな時間があることが多いです。また、特に会議の内容と関係のない人も参加必須となることがあります。
会議内容によって時間を短くしたり、人数を絞ることで業務効率化に繋がります。

業務をマニュアル化する

決まった作業であれば、マニュアル化することで業務効率化が可能です。誰が業務をしても同じようにできるため、修正作業などがなくなります。またマニュアルは、文字だけでなく図を入れてわかりやすく作成しましょう。

リモートワークの導入

コロナウイルスの影響でリモートワークを導入する企業が増加しました。リモートワークは交通費や通勤時間が削減できて、業務効率化できます。

コピー機の位置はデスクから離す

デスクやコピー機の位置は業務に関係ないように感じますが、社員に大きな影響を与えます。コピー機の近くは人が頻繁に出入りするため、集中力が維持できません。コピー機をデスクから少し離れた場所に置くことで、社員のモチベーション維持に繋がります。

打ち込み作業などは自動化する

打ち込み作業などの業務は、エクセルで自動化することで大幅に時間短縮できます。またエクセルは計算も正確であるため、ミスの心配がありません。最初は少しマクロを組むのに手間がかかりますが、一回作ってしまえば大きな業務効率化になります。

業務効率化のメリット

業務効率化の大きなメリットは「コスト削減」「企業のブランディング」「生産性の向上」の3つです。

コスト削減

業務効率化によって労働時間が短縮されるため、社員の残業時間や休日出勤が軽減します。そのため人件費、光熱費などのコストが削減されます。軽減したコストを、労働環境の改善に利用することもできます。
 

生産性の向上

業務効率化で時間短縮されると、社員のパーフォーマンス力もあがり生産性が向上します。残業時間や休日出勤がなくなることで、仕事に対してのモチベーションを維持できるためです。
そして社員の満足度が上がれば、社員の離職率が減少し優秀な社員を失わなくなります。そのため必然的に会社全体の社員の能力が上がっていきます。

企業のブランディング

業務効率化で企業のブランディングも高くなります。社員の満足度が高いと、他の社員にも良い印象を与えるからです。そして企業のブランディングが高くなると、採用希望者の増加や商品の売上向上にも繋がります。

業務効率化の注意点

業務効率化する上での注意点についても押さえておきましょう。

一度に複数の業務効率化をしない

業務効率化を検討するとさまざまなアイデアがでます。複数のアイデアを一度に試してしまうと、そのあとの検証や改善が中途半端になり、逆に業務に支障をきたす可能性があります。アイデアは1つずつ実行して試すようにしましょう。

業務の質は絶対に下げてはいけない

業務効率化のために業務を削減しすぎて、品質が落ちてしまってはいけません。業務効率化を意識するあまり、品質が落ちてクレーム対応に追われた、というケースもあります。
必ず新しいアイデアを検討する際は、品質が落ちてしまわないかをチェックしてください。

業務効率化するために余計なコストをかけない

業務効率化のために自動化サービスなどを導入すると、ある程度コストがかかります。業務効率化は失敗する可能性もあり、コストをかけるほどリスクが高くなります。そのため余計なコストを掛けないようにしましょう。

検証や改善が大切

業務効率化は試した後の検証や改善が大切です。成功しなかった背景には必ず理由があります。検証して改善点を見つけることで、同じミスを繰り返さないようにしましょう。

業務効率化のツール

最後に業務効率化に利用できるツールを3つほど紹介します。

チャットワーク

チャットワークはビジネス用のチャットツールです。チャット機能やビデオ通話に加えて、タスク機能なども搭載されています。社員同士のコミュニケーションを取るのにも最適です。

Docbase

Docbaseは情報共有サービスで、社内外でも社員が資料やデータにアクセスできます。検索機能や同時編集機能など高度な機能を備えています。

Google Drive

ファイルを保存して共有できるストレージサービスです。Google上にデータが保存されるため、サーバーがダウンしてもエクセルやWordのようにデータが消える心配がありません。

まとめ

 今回は、業務効率化について詳しく紹介しました。
業務効率化を成功させるためには、実行に移すことよりもその後の検証や改善が重要になります。本記事で紹介した注意点や事例を踏まえて、自社にあった業務効率化を検討しましょう。

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