従業員がいるところならば、あらゆる企業において発生するのが勤怠管理です。勤怠の仕組みは企業と従業員の間の契約を支える非常に重要な決まりといえます。
一方で、勤怠管理は全ての従業員の勤務に対して、間違えずに行わなければならないという性質を持ちます。従業員の給与、ひいては生活に直結する仕組みであることがその理由です。
これらの勤怠管理には勤怠管理システムを利用するケースが多いでしょう。特に近年ではリモートワークの普及もあり、オフィス以外でも勤怠管理のできるシステムの需要が高まっています。
勤怠管理システムを利用することで、すぐに勤怠管理業務が簡単になるかというと、そうではないところも悩みどころです。せっかくシステムを導入しても、その使い勝手が悪くて手間がかかるようでは大きな問題です。
勤怠管理をスムーズに行うのに重要なキーワードとなるのが「一元化、一元管理」です。本記事では、勤怠管理の一元化、一元管理について概要から具体的な管理方法までをご紹介します。

勤怠管理における課題

人事部や総務部にて重要な職務となる勤怠管理業務。労働基準法によって定められた労働条件、賃金などを遵守するとともに、企業と従業員の間の約束事を支える大切な業務でもあります。
それでは、具体的にはどのような点が大変なのでしょうか。よくあげられる課題について記載します。

チェックが大変

勤怠管理は従業員が多くなればなるほどチェック対象が増えます。出退勤に加え中断などがあればさらにチェック項目は増えます。勤務時間がシフト制をとっていれば、その分それぞれ項目のチェック内容が異なってきます。また、所属企業の勤務規定とも照らし合わせ、勤務時間の扱いは分単位なのか、一回一回切り捨てなのかといった計算方法も考えなくてはなりません。

給与に関わるため責任重大

従業員の生活を支える給与は、多くの場合は勤怠データから算出します。つまり、勤怠管理は従業員の生活を左右するものとなるわけです。責任は重大です。一つも誤ることができない仕事は非常にプレッシャーの高いものとなるでしょう。
また、未払い賃金の問題などが以前よりも強く問題視され、訴訟に及ぶようなケースも少なくありません。企業としての大きなリスクとなるため、勤怠管理により問題を避ける必要があります。

働き方の多様化、リモートワークによる仕組みの複雑化

ニューノーマルは働き方の多様化を劇的に進める要因となりました。リモートワークが多くの企業で行われ、その後も仕組みが残った企業も多いようです。
勤怠管理の面からすると、リモートワークはより従業員の動向が掴みづらくなるという課題があります。また、多様な働き方に伴う就業時間の変化も勤怠管理に柔軟さを求める要因となります。

勤怠管理システム機能

前項であげた勤怠管理の課題を効率的に解決する一つの方法として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。勤怠システムとは、従業員の労働状況を記録し、会社がその状況について正確に把握するためのシステムです。
勤怠管理システムの主な機能としてあげられるのが下記の機能です。

打刻機能

出退勤時間を記録する勤怠管理の最も基本的な機能です。古くはタイムカードで行われていた業務ですが、近年ではPC、スマホ、Web画面、ICカード、静脈認証などデジタル技術を取り入れたものが主流となっています。高度なシステムではGPSや顔認証技術と組み合わせ、不正な打刻ができないよう工夫されたものもあります。
また、今日重要視されるのがテレワークでの打刻です。通常の業務場所にいない従業員の勤怠を適切に管理できる打刻機能を用意する必要があります。

勤怠に関連する申請・承認機能

従業員の勤怠に関する手続きをシステム上で受け付ける機能です。有給休暇や打刻時刻の修正、残業の申請などを受け付けます。
また、受け付けた申請に対し、上司や勤怠管理者による承認機能も必要となります。こちらの申請と承認のプロセスには別途ワークフローの仕組みを作るケースもあります。
関連して各種の経費計上の申請、受け付けがあり、システム化においては実現範囲の明確化が必要となります。

勤怠情報の集計

打刻および勤怠の申請とその結果を反映し、勤務時間の集計を行う機能です。従業員ごと、部署ごとといった集計単位、月、週などの集計期間を複数用意しておくと、管理者には便利です。

勤怠情報のアラート

勤怠情報を集計していると出てくるのが、労働時間の超過、打刻漏れ、有給の消化状況などの従業員にフィードバックしなければならない情報です。勤怠管理者はこれらの状況に気付き次第、従業員への連携を行います。アラート機能では問題の発生を勤怠管理者に知らせ、スムーズな連携を促します。

シフト管理

企業のビジネス形態によって発生する場合があるのが、従業員の勤務シフトです。シフトの作成、連絡、参照といった機能も勤怠管理システムが持つ場合があります。

給与計算、人事査定システム等とのデータ連携

勤怠情報は従業員の給与計算や人事査定にも利用される情報です。勤怠管理システムでは、これらの他システムとの連携用インタフェース機能を備えていることが多いでしょう。
いずれの機能も従業員と勤怠の管理者の両者にとって利便性を提供する仕組みです。

勤怠管理システム活用のポイント

勤怠管理システムを導入し、勤怠管理の電子化、効率化を実現できた場合にも、さらなる活用が可能です。本項では、勤怠管理システムのさらなる活用について紹介します。

他ツールとの連携

勤怠管理システムのさらなる活用の一つが他システムへの連携です。人事査定、給与、企業のコスト算出、スケジュール管理などの社内システムとの連携ができれば、より業務効率を高め利便性を得ることに繋がるでしょう。
また、勤務状況を使った健康管理、勤務情報と業務の成績を掛け合わせて業務効率についての解析を行うなど、外部サービスとの連携も考えられます。勤怠情報も企業の持つビッグデータの一部となり得るのです。

データの一元管理

システム間連携の先に見えるのが、社内の各種のシステムを一元化することです。社内の各システムが個別のデータ形式を使っていることでスムーズな連携を妨げることを「サイロ化」といいます。これを避ける方法の一つが、データベースを一元化することです。
また、システムそのものも統合するといった施策もあります。ただし、システムの統合には業務の見直しから手がける必要があり、大きなコストが必要となってしまいます。
より少ないコストで管理の一元化を考える場合には、ダッシュボードなどを利用して、一つの画面で各種システムの一元管理を行う方法もあります。利用者は各種のシステムの画面を一つずつ開いて情報を確認し、オペレーションを行う手間を削減することが可能です。
一元化を行うことができれば、部門、部署を超えた企業での一貫した勤怠や人事といった管理が可能となります。

まとめ

本記事では勤怠管理システムの機能から課題、活用のポイントまで紹介しました。本記事が各企業様の勤怠管理システムの運用の参考になれば幸いです。SMSデータテックでは、お客様のDX推進をサポートしています。勤怠管理以外にもさまざまな管理業務のサポート、自動化を交えたDX推進のご提案等様々なサービスを取り揃えておりますので、DX推進にお悩みの際はお気軽にご相談ください。