リース満了物件の適正処理から始まり、中古農機の買取・販売事業へと領域を拡大してきたＪＡ三井リースアセット株式会社様。事業成長に伴い、査定業務の煩雑化や属人化という課題に直面していました。今回のインタビューでは、Pleasanter（プリザンター）の導入により、どのように業務効率化と事業拡大を実現したのか、また、SMSデータテックがどのようにご支援をさせていただいたのか、リユース第二事業部 マシンソリューション室の皆様にお伺いしました。

導入の背景・課題

複数の窓口が混在し、査定業務が煩雑化

「リース満了物件の処分だけでは事業として成り立たない。収益を向上させるには、外部のお客様が持っている資産を買い取る必要がありました」と語るのは、室長の大島様です。
農機についてはリース契約が非常に多く存在しますが、実際に同社へ返却される物件は少数です。事業を継続・拡大していくためには、JAグループや農機メーカー系販売会社から査定依頼を受け、積極的に買い取っていく必要がありました。
しかし、査定業務には大きな課題がありました。写真撮影や必要情報のヒアリングにおいて、撮り忘れや聞き漏れが散見され、査定依頼の受付窓口もFAX、メール、Excel添付、LINEなど複数の手段が混在していました。

「正直ごちゃごちゃで、受付担当者がパニックになってしまうこともありました」と坂本様は振り返ります。各担当者がExcelで個別に案件を管理していたため、集計作業にも多大な労力を要していました。
こうした課題に加え、親会社のＪＡ三井リースからもDX推進の要望が寄せられていました。リース債権の事故が発生した際、営業担当者には「どのような情報が必要なのか」「どの部分の写真を撮るべきか」といった知識がありません。グループ全体でのDX推進という流れの中で、マシンソリューション室としても査定業務のシステム化に取り組むことになったのです。

SMSデータテックとの出会い

シンプルさとコストパフォーマンスが決め手

システム導入にあたり、同社は複数のベンダーを比較検討しました。AI技術を活用した高機能なシステムも候補に挙がりましたが、最終的にSMSデータテックを選んだ理由は明確でした。
「シンプルだったことが一番の決め手です。農機に特化したシステムで、余計な機能がない。使いやすさとコスト面で優位性がありました」と坂本様は語ります。
大島様も続けます。「AIを使うまでのレベルではないと判断しました。初めての取り組みでしたので、まずは基本的な価格テーブルさえしっかりできていれば十分。将来的な拡張性は残しつつ、現時点で必要な機能に絞ったシステムが適切だと考えました」
また、同じくSMSデータテックが開発した残価売却査定ツールを別部署で導入していたことも、信頼につながりました。

開発までの道のりと成果

週1回のミーティングで認識のズレを最小限に

「週に1回、オンラインでミーティングの場を設けていただきました。前のベンダーさんではメールでのやり取りがメインでしたが、今回は実際に話せる場があったので、我々が作りたいツールとベンダーさんが考えていることの差異がほとんどありませんでした」と坂本様は評価します。
磯野様も「こちらからの要望を挙げた際に、できる・できないの回答だけでなく、プラスアルファで新たな解決策を都度提示していただけたことが非常にありがたかったです」と振り返ります

ユーザー200アカウント、買取201件を達成

システム導入後、査定依頼をいただくJAグループやメーカー系販売会社のアカウント数は約200まで拡大。システム経由での買取仕入れ件数も201件に達しました。また、同社から査定依頼をかける業者は5社、運送手配を依頼する運送業者は4社がシステムを活用しており、仕入先からの査定依頼受領から在庫仕入や業者売却までの業務フローを同システム内で実現することができております。

属人化を解消し、査定回答を即時化

「導入前と導入後で最も良くなった点は、属人化の脱却です」と坂本様は強調します。システムに搭載された写真撮影等のアシスト機能により、初めて中古農機に接する担当者でも必要なポイントを押さえた査定が可能になりました。
また、農機の概算査定回答時間も3営業日から即時へと大幅に短縮。「必要な情報を入力すれば、その場で概算金額が表示されます。お客様との商談の迅速化が進みました」と坂本様は語ります。
さらに、複数の手段が混在していた査定依頼の受付窓口がシステムに一本化され、「どの査定を受けたのか、どれが回答済みでどれが未回答なのかがはっきり分かるようになりました」と坂本様。受付担当者のストレスも大幅に軽減されました。

導入後も、SMSデータテックは継続的なサポートを提供しています。「Q&Aの場を常に設けていただいており、改修要望や変更依頼を投げかけると、必ず答えてくださる環境があります」と磯野様は語ります。

導入における課題と工夫

多様な顧客ニーズへの対応

「JAグループとメーカー系販売会社では、体質がかなり異なります」と磯野様は説明します。一日に10件の査定を依頼したい顧客もいれば、1件ずつ丁寧に依頼したい顧客もいます。「様々なご要望に応えながら、システムは一つという形に集約していくのには労力を要しました」
また、JAグループの中には、スマホやパソコンが一人一台支給されていない組織もありました。「そういった場合は、こちらから足を運び、デスクトップにショートカットを作成しました。結果的に、先方のDX化にも貢献できたのではないかと考えています」と磯野様は語ります。

今後の展望とまとめ

横展開と一気通貫したシステムへ

「今後は、農機以外の品種にも展開していきたいと考えています」と大島様。フォークリフトや工作機械など、同社が取り扱う他の機械にもシステムを横展開する計画です。また、現在は仕入れ業務がメインですが、今後は販売や在庫管理にも機能を拡張していく予定です。

同じような課題を抱える企業へのアドバイスとして、大島様は「まず、やりたいことをはっきりさせることが一番大事です」と強調します。「ベンダーさんとお話をしている間に機能が増えていき、本来の方向性からぶれていくことがよくあります。何を軸にしっかり作りたいのかを明確にした上で、そこから枝葉を広げていくべきです。最初から欲張りすぎず、シンプルに作って、そこから徐々に増やしていく形が良いと思います」

ＪＡ三井リースアセット株式会社様は、Pleasanterの導入により、約200アカウントのユーザー獲得、201件の買取実績、査定回答時間の劇的な短縮など、具体的な数値として成果が表れています。シンプルで使いやすいシステム設計と伴走型サポートが、お客様の事業成長を支える原動力となっています。
SMSデータテックは、今後もお客様と共に歩み、さらなる業務効率化と事業拡大を支援してまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

• リユース第二事業部　マシンソリューション室　室長　大島 大和　様
• リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　坂本 英明　様
• リユース第二事業部　マシンソリューション室　　　　磯野 廣揮　様

会社概要

The post 査定依頼の属人化を解消。Pleasanter導入でユーザー200アカウント、買取201件を実現 first appeared on SMS DataTech.

業務改善コンサルティングとは、業務の本質的な問題を明らかにした上で、その解決策を検討して業務プロセスの効率化・最適化を図るサービスのことです。専門家からの客観的な意見を得られ、業務の効率化・標準化の実現や品質の向上、コスト削減などが期待できます。

本記事では、業務改善コンサルティングの概要や利用するメリット・デメリット、成功のポイントについて詳しく解説します。業務改善コンサルティングについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

業務改善コンサルティングとは

業務改善コンサルティングとは、企業や組織における業務フロー・プロセスの問題を特定して、最適化するサービスのことです。業務フロー・プロセスが複雑化して、無駄が発生している企業は少なくありません。業務改善コンサルティングでは、業務における本質的な課題を明確にした上で、効率化を支援します。

ここからは以下の事項について解説します。

• 企業におけるよくある課題
• DXコンサルティングとの違い
• BPRとの違い

企業におけるよくある課題

企業で発生しているよくある課題は以下の通りです。

• 業務の属人化
• 部門・拠点ごとに異なる業務フロー
• 非効率な承認フロー

順に解説します。

業務の属人化

業務の属人化が問題となっている企業は多く存在します。業務の属人化とは、特定の業務や作業における処理方法などを一部の従業員しか知らない・できない状態のことです。業務が属人化している場合、担当者が休んだり多忙だったりすれば、業務が滞るリスクが高まります。また、特定の者しか業務処理方法を知らないため、その処理方法が適切かを評価できず改善できません。

なお、属人化の解消方法に関する詳細を知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

部門・拠点ごとに異なる業務フロー

部門・拠点ごとに異なる業務フローが課題となっているケースも少なくありません。業務フローが異なれば、データの入力・保管先なども違いデータのサイロ化が起こる原因になります。サイロ化とは、企業内のデータが部門・拠点ごとに孤立し、システムやデータ連携できない状態のことです。サイロ化が起これば、企業全体のデータを把握する際に複数システムの確認や集約の手間が発生して、効率が下がるでしょう。

非効率な承認フロー

非効率な承認フローも企業におけるよくある課題の一つです。承認は規模や業種を問わず、多くの企業で発生する業務です。また、日常的に行われる業務で、1回の手間は小さくても積み重なれば多くの負担になります。

承認フロー（ワークフロー）の概要や自動化のポイントに関する詳細は、以下をご覧ください。
⇒ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説
⇒ワークフローの自動化とは？メリットや自動化例、ポイントを解説

DXコンサルティングとの違い

業務改善コンサルティングとDXコンサルティングの主な違いは、目的とアプローチ方法です。DXコンサルティングとは、デジタル技術を用いてビジネスモデルや業務プロセス、企業文化の変革をサポートするサービスのことです。業務改善コンサルティングにおける最大の目的が業務の効率化や最適化なのに対して、DXコンサルティングではビジネスモデルの変革なども目的になります。また、業務改善コンサルティングは、必ずデジタル技術を活用するわけではありません。

BPRとの違い

業務改善コンサルティングとBPRは、アプローチ範囲が異なります。BPR（Business Process Re-engineering）とは、業務プロセスを抜本的に再設計して、効率化や最適化を図る手法のことです。例えば、業務フローや組織構造、活用システムの見直しにより、コスト削減・生産性向上を目指します。業務改善コンサルティングでも、業務プロセスの抜本的な見直しをするケースもありますが、特定の業務内容や担当者の変更で無駄を削減する場合も存在します。

業務改善コンサルティング会社の主な支援内容とアプローチステップ

続いて、業務改善コンサルティングに関する以下の事項について解説します。

• 主な支援内容
• 業務改善コンサルティングのアプローチステップ

主な支援内容

業務改善コンサルティングの主な支援内容は以下の3つです。

• 課題の明確化
• 業務改善方法の検討と実行支援
• ツールの導入や活用支援

順に解説します。

課題の明確化

既存業務の流れや用いているシステム、担当者などの棚卸しや分析により課題を明確にします。業務処理方法や課題は企業ごとに異なります。
業務改善施策を検討・実施する前段階ですが、本質的な課題を明らかにしなければ表面的な改善に留まってしまう可能性があり、重要な項目です。クライアント企業が想定している課題が、必ずしも本質的な問題とは限りません。

業務改善方法の検討と実行支援

既存業務の分析結果に基づき、業務改善方法の検討を支援します。人材や資金などのリソースはクライアント企業ごとに異なるため、その状況も踏まえながら最適な施策を検討します。支援方法は、コンサルタントが中心となることもあれば、クライアント企業内のプロジェクト推進をPMOとしてサポートするケースもあり、さまざまです。
また、施策検討後の実行を継続的に支援するケースも少なくありません。

ツールの導入や活用支援

ツールの導入や活用支援も業務改善コンサルティングにおける支援内容です。近年は、自動化や効率化に役立つツールが多数開発・提供されており、業務改善を図る上でデジタルツールは欠かせません。
ただ、ツールが複数あるため最適なものの選択が困難になっています。業務改善コンサルティングでは、役立つツールの提案や最適なツールの選択・導入サポート、活用・定着の支援を実施します。

業務改善コンサルティングのアプローチステップ

業務改善コンサルティングの基本的なアプローチステップは以下の通りです。

1. 業務プロセスの見える化
2. 課題の抽出
3. 解決策の検討と実行
4. 定着に向けた仕組みの構築と効果検証

順に解説します。

1.業務プロセスの見える化

多くの業務改善コンサルティングでは、業務プロセスの見える化から始まります。具体的には、既存業務の内容・手順やプロセス、活用システムの棚卸しが行われます。

2.課題の抽出

続いて、見える化した業務プロセスや現場担当者へのヒアリングなどを通じた課題の抽出を行います。例えば、ロジックツリーやバリューチェーン分析なども活用して、ボトルネックとその原因の見極めを実施します。

3.解決策の検討と実行

本質的な課題が明らかになったら解決策の検討と実行ステップに移ります。問題点が複数ある場合には、解決に必要なリソースと効果などを踏まえて対処の優先順位を決定します。

4.定着に向けた仕組みの構築と効果検証

最後に、定着に向けた仕組みの構築と効果検証を行います。業務改善施策が仕組みとして導入されなければ、一時的な効果になってしまうでしょう。

また効果検証も欠かせません。施策実施後に問題がないかや成果が得られているかを検証して、問題がある場合には改善することで、効果が高まります。

業務改善コンサルティングを利用する4つのメリット

続いて、業務改善コンサルティングを利用する以下4つのメリットについて解説します。

• 専門家から客観的な意見を得られる
• 業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい
• 品質の向上やコスト削減を図れる
• 最新のトレンドを知れる

専門家から客観的な意見を得られる

業務改善コンサルティングを利用すれば、専門家から客観的な意見を得られます。長年同じ方法で仕事をしていると、それが当たり前になり問題に気付きにくくなります。外部のコンサルタントであれば、社内事情などにとらわれず、俯瞰して問題の分析や改善策を検討できるでしょう。

業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい

業務の標準化・効率化・自動化を実現しやすい点も、業務改善コンサルティングを利用するメリットです。コンサルタントは、さまざま経験や情報収集で得られたノウハウを蓄積しており、自社では思いつかないような改善策を提示してくれるケースがあるでしょう。自社のみで検討するよりも、効率的に改善策を得られます。

品質の向上やコスト削減を図れる

業務の効率を高めるだけでなく、品質の向上やコスト削減にもつながります。業務が最適化されれば、顧客サポートや商品・サービス改善の時間を捻出しやすく、顧客満足度の向上が図れます。また、無駄な業務の削減や自動化は人件費の削減などにも有効です。

最新のトレンドを知れる

最新トレンドの収集にも業務改善コンサルティングは役立ちます。近年は、AIやIoTなど最新テクノロジーが登場して、日々進歩しています。また、経営や業務改善の考え方・手法も生み出されていますが、自社で全て収集することは困難です。さらに、多様な情報の中で自社に役立つものがなにかを見極め、実際に役立てるのも容易ではありません。
業務改善コンサルティングを利用すれば、自社にとって価値ある情報と活かし方をコンサルタントが提案してくれます。

業務改善コンサルティングを利用する2つのデメリット

業務改善コンサルティングには、メリットがある一方で以下のデメリットも存在します。

• コストがかかる
• 成功するとは限らない

順に解説します。

コストがかかる

業務改善コンサルティングの利用にはコストがかかります。具体的な金額は契約内容や期間により異なりますが、大規模プロジェクトを行う場合、高額になるケースも存在します。ただ、メリットの章で解説した通り、業務改善コンサルティングを利用すれば長期的にはコスト削減が可能です。期待する成果とコンサルティングコストを比較して、メリットが得られるかを検討します。

業務改善コンサルティングの費用相場

業務改善コンサルティングの費用相場は以下の通りです。

• プロジェクト契約：月額30万円から150万円
• 顧問契約：1時間当たり5万円から20万円

基本的には、稼働するコンサルタントの人数と時間、単価の掛け合わせで決定されます。単価は、コンサルティング企業ごとに異なるため複数社に見積りを依頼して、支援内容を含め比較すると良いでしょう。

成功するとは限らない

成功するとは限らない点も、業務改善コンサルティングのデメリットです。例えば、業務改善の一環で導入したシステムが形骸化すれば、業務効率は高まりません。失敗の要因は複数あり、コンサルティング会社の問題に起因するケースもあれば、クライアント企業の問題が原因の場合もあります。

業務改善コンサルティングを成功させるポイント

最後に、業務改善コンサルティングを成功させる以下のポイントを紹介します。

• 自社に合う会社に依頼する
• コンサルティング会社に丸投げしない
• 進捗確認の場を設ける
• 短期的な成果を求めすぎない

自社に合う会社に依頼する

業務改善コンサルティングを実施している企業は数多く存在します。それぞれ特徴や強み、コストが異なるため、複数社を比較して自社に合うコンサルティング会社に依頼しましょう。
コンサルティング会社を比較する際のポイントは以下の3つです。

• サービス内容
• 強みや実績
• サポート体制・担当者との相性

サービス内容

まずは、自社が求めるサービスを提供しているか確認しましょう。例えば、デジタル技術を用いた業務改善を目的としている場合には、ITツールの選定や導入、定着に関するサービスの依頼が可能かの確認が必要です。

強みや実績

強みや実績の確認も欠かせません。同様の企業規模や業種の業務改善を成功させていれば、適切なサポートを受けられる可能性が高まります。公式サイトや面談で確認すると良いでしょう。

サポート体制・担当者との相性

サポート体制や担当者との相性も重要なポイントです。コンサルティング会社に実績があったとしても、自社を担当するコンサルタントの経験が浅ければ成功するとは限りません。また、担当者との相性が悪くコミュニケーションが取りにくい場合、プロジェクトの推進が滞るリスクが高まります。

コンサルティング会社に丸投げしない

業務改善コンサルティングを成功させるには、コンサルティング会社に丸投げしないことも重要です。コンサルタントはさまざまな知識・ノウハウを有した専門家ですが、現場担当者を含めたクライアント企業の協力がなければコンサルティングは成功しません。まずは、従業員の理解や協力を得た上で、コンサルタントと協力することが重要です。

進捗確認の場を設ける

進捗確認の場は定期的に設けましょう。コミュニケーションが不足すれば、認識の相違が起こる原因になります。また、当初予定したスケジュール通りにコンサルティングが進むとは限りません。定期的に進捗確認することで、軌道修正がしやすくなるでしょう。

短期的な成果を求めすぎない

短期的な成果を求めすぎないことも重要です。多くの企業は短期的な成果を求める傾向にありますが、抜本的な改革には多少時間がかかります。短期的に効果が現れる施策もありますが、全てがそうではありません。また、業務プロセスの変更や新たなシステムの導入を行った場合、従業員が慣れるまで生産性が低下するケースもあります。

SMSデータテックの業務改善コンサルティングが支援できること

弊社SMSデータテックが提供する業務改善コンサルティングでは、長年蓄積したITノウハウを用いて課題解決を支援しています。具体的なサポート内容は以下の通りです。

• 業務作業コスト削減
• 業務処理ミスの削減
• リソース不足解消・本来業務へシフト
• 最適な業務プロセスの構築
• 業務最適化による生産性向上
• 業務改善プロジェクトの支援

業務に課題を感じている方は、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

業務改善コンサルティングとは、企業や組織における業務フロー・プロセスの問題を特定して、最適化するサービスのことです。近年、人手不足や企業間競争の激化など企業を取り巻く環境は厳しくなっています。業務を最適化しない場合、淘汰される恐れがあるでしょう。業務改善コンサルティングを利用すれば、専門家からの客観的な意見を得られ、業務の効率化・標準化の実現や品質の向上、コスト削減などが期待できます。

弊社SMSデータテックも長年蓄積したITノウハウに基づく業務改善コンサルティングを行っています。90％の工数削減の事例もあるため、業務を改善・効率化したい方は、お気軽にご連絡ください。

The post 業務改善コンサルティングとは？利用するメリット・デメリットや成功させるポイントを解説 first appeared on SMS DataTech.

PDM（製品情報管理システム）とは、製品の企画や開発段階で発生するデータを管理するツールのことです。従来は、個人が管理したりファイルサーバーに保存したりするケースが一般的でしたが、近年の開発では膨大な量のデータが生み出されるため従来の方法では対応できず、PDMが注目を集めています。

本記事では、PDMの概要と代表的な機能や利用するメリット・デメリット、おすすめのツール3選について詳しく解説します。PDMについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

PDM（製品情報管理システム）とは

PDM（製品情報管理システム）とは、製品開発や設計に関するデータを一元管理するツールのことです。製品開発では、以下複数のデータが発生します。

• 設計図
• コスト
• 仕様書
• 指示書
• 計画書
• 部品リスト

上記のデータが社内に散らばっている場合、活用する際に手間がかかります。PDMでまとめて管理すれば、効率的な活用が可能になるでしょう。

ここからは以下の事項について解説します。

• PDMが求められる背景
• PDMとPLMの違い

PDMが求められる背景

PDMが求められる背景には、製品の開発・設計段階における情報量の増加があります。前述の通り、製品の開発段階では多くのデータが発生して、製品が複雑だったり企業・プロジェクト規模が大きかったりすれば、より膨大な量になります。
従来は、ファイルサーバーや個人が管理していましたが、量が多く従来型の管理手法では適切な管理ができません。情報管理の方法が不適切だった場合、トラブル発生の原因となるでしょう。個人が管理すれば属人化の要因となりリスクが発生します。また、各部門で保有するデータを独自に変更した場合、どれが最新で正しいデータかがわからなくなる恐れもあります。

PDMを利用することにより、データのバージョンに起因したミスの防止や情報の効率的な管理、属人化の解消が可能です。また、PDMには検索機能が実装されており、データを探す手間の軽減にも役立ちます。

PDMとPLMの違い

PDMとPLMは混同されがちですが両者は管理対象が異なります。
PLM（Product Lifecycle Management）とは、製品の企画・設計から廃棄に至るまでのライフサイクル全体を統合的に管理する仕組みやツールのことです。PDMは設計に関するデータが管理対象であるのに対して、PLMの場合製品のライフサイクルで生じる全てのデータが管理対象です。

PDMの代表的な5つの機能

PDMの代表的な機能は以下の5つです。

• データ管理機能
• ワークフローの進捗管理機能
• データの検索と再利用機能
• 部品表（BOM）の管理機能
• セキュリティ機能

順に解説します。

データ管理機能

開発・設計に関するデータを一元管理する機能です。例えば、CADのデータと製品の試験結果データを関連付けるなど、情報を単独で管理するのではなく紐づけた管理が可能です。

ワークフローの進捗管理機能

申請や承認の進捗状況を見える化・管理する機能です。申請の状況を容易に把握でき、ワークフローが誰の承認待ちで止まっているかも確認可能です。また、プロジェクトのタスク管理にも活用できます。

データの検索と再利用機能

登録したデータの検索や再利用を行う機能です。キーワードや属性などを利用した検索が可能で、目的のデータを迅速に見つけられます。また、過去データの活用は新製品開発の効率化に役立ちます。

部品表（BOM）の管理機能

製品の構成表や部品表（BOM）を管理する機能です。バージョンや変更履歴の管理などは自動的に行われるため、手間の軽減につながります。製品を構成する要素のリスト化も可能で、部品調達・製造の効率化や変更による影響分析に役立ちます。

セキュリティ機能

サイバー攻撃などから情報を守る機能です。具体的には以下の機能が実装されています。

• アクセス制御
• データの暗号化
• 監査
• バックアップ
• プライバシー保護

開発情報がライバル企業に漏れれば、模倣されてしまう恐れがありますが、セキュリティ機能により情報漏洩のリスクを抑制できます。

PDMを利用する5つのメリット

続いて、PDMを利用する以下5つのメリットを紹介します。

• スムーズな情報共有
• 業務の効率化
• 属人化の防止と品質の向上
• 過去データの利用
• バージョン管理の実現

スムーズな情報共有

PDMの利用によりスムーズな情報共有が可能です。データをリアルタイムで共有でき、コミュニケーションロスの軽減や迅速な意思決定に役立ちます。また、部門間の連携もスムーズになるため、ミスの発生も抑制可能です。

業務の効率化

PDMは業務の効率化にも有効です。PDM内にはデータが集約されており検索機能も実装されているため、目的のデータを素早く見つけられるでしょう。前述の通り、情報共有もスムーズにできるため重複業務の発生防止にも効果的です。

属人化の防止と品質の向上

PDMは属人化の防止と品質の向上にも役立ちます。業務プロセスをワークフローで管理すれば、誰がいつどのような業務を行っているかの見える化と管理が可能です。実施事項も明確になり、属人的な作業の発生防止が期待できるでしょう。また、作業を標準化することで経験やスキルに頼らず、誰もが同じレベルで業務でき品質が安定します。

過去データの利用

PDMでは過去データを利用できるメリットもあります。過去のデータを用いれば効率的に新製品の開発ができるでしょう。手間やコスト削減も期待できます。

バージョン管理の実現

バージョン管理の実現もPDMを利用するメリットの一つです。企画・開発段階では試行錯誤も多く、データの修正が行われることがあるでしょう。PDMであれば、最新バージョンか否かや変更履歴の確認が可能です。誤って、過去のデータを活用してしまう事態を防止できます。また、データ変更に関する権限設定も可能なため、一部の人のみ変更できる体制の構築にも役立ちます。

PDMを利用するデメリット

便利なPDMですが、導入・利用にはコストがかかります。場合によっては、導入費用だけで数百万円程度かかるケースも存在します。
また、利用にあたり、従業員の教育も必要です。便利なツールであっても、使いこなせなければ期待する成果は得られません。PDMのなかには、ユーザーインターフェースが複雑なものもあるため、従業員に操作方法などを伝えスムーズに利用できる体制を整えましょう。

おすすめのPDM3選

続いて、おすすめの以下PDM3選を紹介します。

• SOLIDWORKS PDM
• Autodesk Vault
• SearchManager Pro2

SOLIDWORKS PDM

出典：SOLIDWORKS PDM公式Webサイト

SOLIDWORKS PDMは、強力な検索機能が実装されており、目的のファイルを素早く見つけられるツールです。以下3つが存在して、活用シーンや規模に応じて利用するものを選択できます。

• SOLIDWORKS PDM Standard：シンプルな機能で小規模の単一拠点を持つ企業向け
• SOLIDWORKS PDM Professional：複数のチームで活用したい企業向け
• SOLIDWORKS Manage：高度なシステムを必要とする企業向け

Autodesk Vault

出典：Autodesk Vault公式Webサイト

Autodesk Vaultは、モバイルアプリやブラウザーベースのシンクライアント、Vault Gatewayなど、さまざまな方法でデータにアクセス・共同作業できるツールです。個人間・チーム間の連携がしやすく、生産性が向上するでしょう。APIを活用すれば、他のシステムとの連携も可能です。

SearchManager Pro2

出典：SearchManager Pro2公式Webサイト

SearchManager Pro2は、あえて機能を限定することで初心者でも使いやすい仕様となっているツールです。機能は絞られていますが、参照管理や図面の全文検索、チェックイン・チェックアウト機能などが実装されており、スムーズな情報共有と編集作業が可能です。

PDM導入時の注意点と成功のポイント

最後に、PDM導入時における以下の注意点と成功のポイントを紹介します。

• 導入目的を明確にする
• 導入環境を整備する
• スモールスタートする

導入目的を明確にする

PDMを導入する際には目的を明確にしましょう。目的があいまいなまま導入すると、求める成果も不明確になり効果を得られない恐れがあります。PDCAを回す際にも、なにを基準に上手くいっているのか改善が必要なのかの判断もしにくいでしょう。

また、従業員からの協力も得られません。PDMに限らず、新たなツールを導入すれば従業員には負担がかかります。理解や協力を得られなければ、導入しても活用されず形骸化する可能性があります。

導入環境を整備する

導入環境の整備も重要です。「PDMを利用するデメリット」の章で解説した通り、従業員の教育に力を入れると良いでしょう。特に、操作やインターフェースが複雑なPDMを導入する場合には、従業員が慣れるまでに時間がかかります。

また、導入により従業員にどのようなメリットがあるかも伝えましょう。理解を得て前向きに取り組んでもらえれば、より多くの成果が期待できます。導入前や導入時だけでなく、導入後もストレスのない利用を実現するために、ヘルプデスクなどを設けるのも良いでしょう。

スモールスタートする

スモールスタートすることも重要です。いきなり全社規模で導入すると、データの管理やワークフローが複雑化して失敗する恐れがあります。まずは、一つの部門などに導入して効果検証を行い、問題がなければ段階的に活用範囲を拡大するのがおすすめです。

まとめ

PDMとは、製品開発・設計に関する設計図や仕様書、計画書などのデータを一元管理するツールのことです。データ管理機能や検索機能が実装されており、スムーズな情報共有が可能です。また、過去データの再利用機能やワークフロー機能により、業務効率化・品質の標準化も期待できるでしょう。

ただ、PDMを利用するには知識やスキルが求められます。導入前に従業員の教育を行い、スムーズに活用できる環境を整えましょう。また、目的やメリットなどを明確にして従業員に伝え、理解や協力を仰ぐことも重要です。

近年は、業務効率化や生産性の向上に寄与するツールが数多く提供されており、多くの製造業を営む企業でDXが推進されています。外部環境の変化が厳しく競争が激化している昨今において、成長や生き残りには業務効率化による生産性の向上が不可欠です。PDMなどのツールを駆使して、業務効率化を図りましょう。

なお、製造業におけるDXについて知りたい方は以下もご覧ください。
⇒製造業DXとは？推進メリットや成功事例、課題と解決策を解説

改善コンサルティングを行っています。
90％の工数削減の事例もあるため、業務を改善・効率化したい方は、お気軽にご連絡ください。

The post PDMとは？おすすめツール3選や代表的な機能、導入するメリット・デメリットを解説 first appeared on SMS DataTech.

コロナ禍により急ピッチでの業務効率化が必要になった中、自社の課題と本気で向き合い、着実に改善を進めてきたJA三井リースアセット株式会社様。今回のインタビューでは、どのようにして社内のシステム課題を乗り越えたのか、残価・売却査定案件の皆様にお伺いしました。そして弊社がどのようにそのご支援をさせていただいたのか、リアルな声をお届けします。

事業内容

JA三井リースアセット株式会社は、JA三井リース株式会社の100％子会社として設立されました。
設立当初は、リース満了後の契約処理やグループ子会社の決算業務、保険代理店業務を中心に展開。その後は中古機器や動産資産のリユース事業へと領域を広げ、さらに事務所移転に伴う廃棄・売却、工作機械や備品の販売など、多様なニーズに応える体制を整えてきました。

現在は派遣社員を含めて約150名の規模を持ち、平和島にはEC関連の「M-tech CENTER」を設置。データ消去や小型情報機器の取扱いを担い、さらに埼玉県には大型機械を保管するヤードを構えるなど、複数拠点を活かした事業運営を行っています。顧客からの多様な依頼を一括して引き受け、必要に応じて業者を手配しながら、資産の適正な処理と再活用を支える役割を果たしています。

導入の背景・課題

コロナ禍での急ピッチ対応が招いた、紙から電子への“非効率な移行”

同社が直面していた大きな課題は、査定や承認に関わる煩雑な事務処理でした。従来はAccessで帳票を作成し、プリントアウトした紙に押印して回覧するという昔ながらの方法で運用していました。しかし、コロナ禍で出社が難しくなると急遽DocuWorksを使った電子化に切り替えざるを得ませんでした。
ところが、DocuWorksはワークフロー機能を備えていなかったため、実際にはファイルを個人フォルダで回すだけの仕組みでした。途中でファイルが滞留・消失することもあり、誰がどの段階で承認したのかを追えなくなるリスクが常に存在しました。結果として、承認プロセスはブラックボックス化し、業務が停滞する事態もしばしば発生していたのです。
また、紙から電子へ移行したにもかかわらず、かえって業務量は増加しました。Accessで作成した帳票をDocuWorksに変換し、さらにPDF化してメールで送信するという手順が増え、従来よりも二倍から三倍の時間を要するようになってしまったのです。社員からは「紙のままの方がまだ楽だった」という声すら上がり、「業務効率は著しく低下していた」とご担当の河野様は振り返っています。

SMSデータテックとの出会い

こうした状況を変えるきっかけとなったのが、幕張で開催されたIT展示会でした。川口様は、SMSデータテックのブースを訪れた際にその場でデモ版を提示されたことに驚き、「スピード感と提案力が他社とは違う」と強く印象づけられたといいます。
比較検討したのはkintoneをはじめとする複数のシステムベンダーでした。しかし最終的にSMSデータテックを選んだ理由は、既存業務にとどまらず将来的に他の業務にも柔軟に展開できる拡張性、ID課金制ではなく費用の見通しが立てやすいコスト面での優位性、そして要望に対して即座にデモや見積を提示し、親身に対応してくれる姿勢でした。
「名前や規模だけで選んだのではなく、実際に相談して“この会社ならできる”と確信できたからこそ任せられた」と河野様と川口様は語ります。

開発までの道のりと成果

3〜4ヶ月で試作から本番へ。伴走型サポートでスムーズに導入

導入のプロセスはスピーディーかつ丁寧に進みました。SMSデータテックはヒアリング後すぐに試作版を提示し、そこから何度も打ち合わせを重ねて要件を固めました。開発自体は3〜4ヶ月程度でしたが、社内での調整やテスト運用を繰り返したため、発注から本稼働までには9ヶ月を要しました。
「ここを直したい」という要望が挙がれば、SMSデータテックは即座に改善策を提示。現場での細かな修正や調整もスムーズに進められ、最終的にはストレスのない導入につながりました。河野様は「特殊な業務内容を理解するのに時間がかからなかった点が印象的だった」と語り、同社の伴走姿勢を高く評価しています。

月30時間の業務時間削減。業務フローが透明化された成果

システム導入の効果は明確でした。従来比で作業効率は三分の一から四分の一にまで短縮され、月20〜30時間の業務時間が削減されました。これまで頻発していたファイル紛失のリスクは解消され、承認プロセスも可視化され、業務フロー全体が透明化しました。
さらに小さな修正依頼にも即応できる柔軟さがあり、「細かい改善を気軽にお願いできるのでストレスが減った」という声が社員からも多く寄せられているといいます。
無駄な作業に時間を奪われることがなくなり、リユース事業や新規サービスといった本来注力すべき業務に集中できる環境が整ったことは、同社にとって大きな転機となりました。

今後の展望とまとめ

案件管理ツールへも展開。さらなる事務効率化を目指す

現在では、SMSデータテックに依頼した「案件管理ツール」も稼働を開始しています。社内では「この業務もSMSデータテックの仕組みで管理できるのでは」という意見が自然に出るようになり、システムが現場に浸透していることを示しています。当初は新しい仕組みに抵抗感を持っていた社員も、いまでは「便利で助かっている」と効果を実感しており、社内では運用の定着が着実に進んでいます。
今後は、メール添付やファイル変換といった依然として残る“余分な作業”を削減することを目標に掲げています。河野様は「一つひとつの業務効率化が積み重なれば、社員が付加価値の高い仕事に時間を割けるようになり、会社全体の成長につながる」と期待を寄せています。

完璧に整理しなくてもまず相談を

最後に、同じようにシステム導入を検討している企業へのアドバイスを伺いました。
「課題を完璧に整理してから相談する必要はありません。SMSデータテックさんは、ふわっとした要望でも丁寧に受け止め、形にしてくれる。自分たちで“できないだろう”と結論を出す前に、まずは相談してみることが大切です」と河野様。
河野様の言葉には、SMSデータテックが単なるベンダーではなく、“安心して相談できる相手”として受け止められていることが表れています。今後もその信頼に応えながら、お客様と共に歩んでまいります。

インタビューにご協力いただいたお客様

• リユース第二事業部　アセットソリューション室　室長　河野　雅明　様
• リユース第二事業部　アセットソリューション室　　　　川口　太知　様　

会社概要

The post Pleasanter導入で月30時間分の査定・承認業務を効率化 first appeared on SMS DataTech.

MES（Manufacturing Execution System）とは、現場の生産プロセスを管理するシステムのことです。作業計画の策定や作業者の管理、データの収集と分析などの機能が実装されており、コスト削減・納期短縮・属人化の解消に役立ちます。

本記事では、MESの概要や活用するメリット、導入を成功させる注意点・ポイントとおすすめのツール3選について詳しく解説します。MESについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

MES（製造実行システム）とは

MES（製造実行システム）とは、製造に関するプロセスや管理をデジタル化するツールのことです。例えば、製造現場への指示やスケジュール、生産実績データの収集・分析が可能で、生産プロセスの効率化や品質向上に役立ちます。

ここからは、MESに関する以下の事項について解説します。

• MESが求められる理由
• MESとERPの違い
• MESと生産システムの違い
• MESにおける代表的な11個の機能

MESが求められる理由

MESが求められる背景には、利益の最大化と企業競争力の向上があります。
製造業が利益を向上させるには、限られたリソースを有効活用して生産量を増やすことが重要です。また、品質を保ちつつコストを削減する必要もあるでしょう。MESを導入すれば、製造に関する情報を一元管理でき、データに基づいた正確で迅速な判断が可能です。最適な生産プロセスの構築につながり、安定的な利益を確保できるでしょう。

MESとERPの違い

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報を適切に管理・分配して、企業運営の最適化を目指す考え方や、そのための手法・システムのことです。MESとERPは、どちらも適切なリソースの分配を実現するためのツールですが、両者は活用段階が異なります。

MESが生産の実行段階で真価を発揮するのに対して、ERPは計画段階で価値を発揮するツールです。ERPでどのような製品をいつまでにどれだけ生産するかなどの計画を行い、MESでその計画に基づきどのような工程で作るかなどの具体的なプロセスを立案します。

なお、ERPの詳細は以下をご覧ください。
⇒ERPとは？主な機能やメリット・デメリット、導入の流れと選定のポイントを解説

MESと生産システムの違い

生産管理システムとは、受注や在庫、購買など生産全体の状況管理と計画の立案を行うツールのことです。MESと生産システムは、対象領域が異なります。

MESは生産プロセスの管理や効率化を担うのに対して、生産管理システムは納期やリードタイム、稼働率など生産プロセス全体の管理が担当領域です。ERP同様、生産管理システムでなにをいつまでにどの程度生産するかなどのスケジュールを立て、MESで具体的にどうするか計画する流れになります。

MESにおける代表的な11個の機能

アメリカのMES推進団体であるMESA（Manufacturing Enterprise Solutions Association）が発表した、MESにおける代表的な11個の機能は以下の通りです。

• 生産資源の配分と監視：設備や人などのリソースを適切に配分するとともに監視する
• 作業者の管理：作業者の状況を把握して最適な業務を割り振る
• 作業計画の策定：生産計画に基づき詳しいスケジュールを作成する
• 差立・製造指示：仕様変更など情報の共有や作業者への指示を出す
• プロセス管理：生産状況の監視を行い、異常が発生した場合には対応をサポートする
• データ収集：設備の稼働状況や人の作業状況を収集・分析する
• 実績の分析：生産実績データを分析・比較して進捗管理や出荷予測を行う
• 仕様・文書の管理：生産に必要なデータを管理する
• 品質管理：品質データなどを収集して製品に問題がないかを管理する
• 製品の追跡と体系管理：仕掛品の追跡や製造履歴などを管理する
• 設備の保守・保全管理：設備の保守・保全活動に関する計画や実行を管理する

実装されている機能はツールにより多少異なります。ツールを選定する前には、自社に必要な機能を明確にすると良いでしょう。

MESの種類

MESは大きく以下2つの種類に分けられます。

• オンプレミス型
• クラウド型

ここからは、上記それぞれの種類について解説します。

オンプレミス型

MESを利用する企業が物理的なサーバーを用意して、MESを構築するタイプです。独自にサーバーを用意するため、カスタマイズしやすく各社に合わせたツールや運用体制を構築できます。一方で、導入コストが高く、バージョンアップや保守・管理も利用企業が行わなければなりません。専門的な知識やスキルを有する人材が必要です。

クラウド型

ベンダーが所有するクラウドサーバーを利用して、ツールを用いるタイプです。導入企業が独自にサーバーを構築する必要がなく、導入コストを抑えられます。また、バージョンアップや保守・管理はベンダーが行うため、手間もかかりません。ただ、カスタマイズ性や拡張性はあまり高くありません。さらに、月々のランニングコストがかかり、長期間利用する場合、オンプレミス型よりも多くの費用がかかるケースがあります。

MESを活用する6つのメリット

MESの活用により以下6つのメリットを得られます。

• 品質の向上
• コスト削減
• 納期短縮
• スムーズな部門間連携
• 属人化の解消や技術承継
• トレーサビリティの実現

順に解説します。

品質の向上

MESを活用すれば品質が向上します。製造業において、品質は顧客との信頼関係に影響を与える大きな要素です。万が一、不良品が混じれば信用が低下して最悪の場合取引停止になりかねません。MESでは生産履歴や検査結果の保存・管理が可能で、不良品が流出するリスクを抑えられるでしょう。

コスト削減

MESはコスト削減にも有効です。MESには、生産プロセスをリアルタイムで監視して、稼働状況やトラブルを自動記録する機能も実装されています。記録されたデータを分析すれば、どこに無駄があるかを効率的に発見できるでしょう。

納期短縮

MESを用いれば納期の短縮も可能です。生産スケジュールのリアルタイム管理や設備・作業者のリソース管理ができるMESを活用することで、無駄がない最適な生産活動ができます。また、トラブルも検知・通知してくれるため、迅速な対応が取れるでしょう。

スムーズな部門間連携

MESの導入により、部門間連携がスムーズにできるメリットもあります。MESでは、生産計画や在庫、品質など生産に関する情報が一元管理されており、関係者にリアルタイムで情報を共有可能です。部門間における情報格差の発生を防ぎ、各部門が連携しやすくなるでしょう。

属人化の解消や技術伝承

MESは属人化の解消や技術の伝承にも有効です。MESを利用することで、生産プロセスを標準化でき指示や進捗管理も自動で実行されます。個人が自分の経験や知識を基に判断する必要はありません。また、熟練作業者が保有する知識やノウハウの保存も可能で、研修・教育時に活用すれば技術伝承が期待できます。

トレーサビリティの実現

トレーサビリティの実現も、MESを活用するメリットです。MESでは、生産プロセスにおける上流から下流までの生産履歴を一元管理できます。製品不良などが発生した場合は、製品や部品、原材料の流通経路を追跡することで、原因の分析と対策の立案に役立つでしょう。

MESの導入を成功させるための注意点・ポイント

MESの導入を成功させるための主な注意点・ポイントは、以下の4つです。

• 導入目的を明確にする
• 自社に合うシステムを選定する
• 全社一丸となって取り組む
• 活用するための体制を整備する

順に解説します。

導入目的を明確にする

MESを導入する前には、目的を明確にしましょう。導入目的や解決したい課題により最適なツールが異なります。目的を明確にすれば、必要な機能が整理されツール選定時に役立ちます。また、目的が明確でなければ導入後の効果検証もできません。

自社に合うシステムを選定する

自社に合うシステムの選定も重要です。MESは複数存在して、それぞれ特徴や実装されている機能が異なります。自社に合うシステムを導入しなければ、期待する成果は得られないでしょう。システム選定時には以下を確認することが重要です。

• 実装されている機能
• 使いやすさ
• 拡張性やカスタマイズ性
• 他のシステムとの連携
• コストパフォーマンス

また、MESやITに精通している人材が自社に居ない場合は、ベンダーからどのようなサポートを受けられるかも確認すると良いでしょう。ベンダーのサポートが充実していれば、安心して利用できます。

全社一丸となって取り組む

MES導入は全社一丸となり取り組むことが重要です。MESは製造だけでなく、品質管理や在庫管理など複数の部署が関わるシステムです。例えば、製造だけなど一部の部署が頑張って取り組んでも、他の部署が協力的でなければ上手く運用できません。まずは、経営層がMESの有効性や導入メリットを理解して、活用推進に向けたリーダーシップを発揮しましょう。

活用するための体制を整備する

MESの活用に向けた体制の整備も欠かせません。MESは既存システムとの連携やデータ統合で、より多くの効果を発揮します。既存システム・データ連携をする準備をしましょう。

また、利用する従業員への教育も重要です。システムは使いこなせなければ効果を発揮しません。従業員をトレーニングして、スムーズに活用できるようにしましょう。利用・操作方法だけでなく、導入・利用するメリットも併せて伝えることが重要です。従業員の理解を得なければ、システムを導入しても活用されず形骸化する恐れがあります。

おすすめのMES3選

最後に、おすすめの以下MES3選を紹介します。

• IB-Mes
• MESソリューション
• IFS Applications for MES

IB-Mes

出典：IB-Mes公式Webサイト

IB-Mesは、開発メーカーであるユニフェイス社が、これまでに納入してきた製造実行システムの実績と顧客の声を参考に、製造現場で求められる機能を網羅したシステムです。カスタマイズ性が高くオプション機能も充実しているため、各社に合わせたシステムを構築できます。また、トライアルが設けられており本格導入前に使い勝手などを確認可能です。

MESソリューション

出典：MESソリューション公式Webサイト

MESソリューションは、顧客の企業経営に最大限貢献することを目指して開発されたシステムです。業種や以下の適用分野別に最適な機能を組み合わせたシステムとなっており、市場変化に迅速かつ柔軟に対応できます。

• 連続プロセス系
• バッチ系
• 組立て系

IFS Applications for MES

出典：IFS Applications for MES公式Webサイト

IFS Applications for MESは、複数拠点の統合管理が可能で全社の製造進捗をリアルタイムに見える化できるシステムです。機能が豊富で多彩な生産形態にも対応できます。ストックポイントや生産形態の変更にも迅速に対応できるため、柔軟な運用を実現可能です。

まとめ

MESとは、生産に関するプロセスや管理をデジタル化するツールのことです。作業計画の策定や作業者の管理、データの収集と分析などの機能が実装されており、利益の最大化と企業競争力の向上を目的に導入する企業も少なくありません。活用すれば、コスト削減や納期の短縮、属人化の解消などのメリットを得られます。

ただ、MESは導入しても活用しなければ成果を得られません。導入時には、目的を明確にして全社一丸となり定着・推進に取り組むことが重要です。

近年は、業務効率化や生産性の向上に寄与するツールが数多く提供されており、多くの製造業を営む企業でDXが推進されています。外部環境の変化が厳しく競争が激化している昨今において、成長や生き残りには業務効率化による生産性の向上が不可欠です。MESなどのツールを駆使して、業務効率化を図りましょう。

なお、製造業におけるDXについて知りたい方は以下もご覧ください。
⇒製造業DXとは？推進メリットや成功事例、課題と解決策を解説

The post MESとは？おすすめ3選や活用メリット、導入を成功させるポイントを解説 first appeared on SMS DataTech.

Canvaとは、画像や動画などを編集できるデザインツールのことです。直感的な操作が可能で、テンプレートや素材が豊富に存在するため、専門的な知識・スキルがなくてもクオリティの高いデザインを作成できます。また、複数のプランが存在し、無料でも活用可能です。

本記事では、Canvaの概要や特徴と便利な機能、活用例と使い方について詳しく解説します。Canvaについて知りたい方、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

Canva（キャンバ）とは

出典：Canva公式Webサイト

Canva（キャンバ）とは、オンライン上で誰でも簡単に画像などを編集できるツールのことです。オーストラリアのシドニーに本社を置く「Canva Pty Ltd」が開発・提供しており、月間のアクティブユーザー数は1.35億人以上です。日本でも2017年にリリースされて以降、利用するユーザーが後を絶ちません。

ここからは、Canvaに関する以下の事項について解説します。

• 料金プラン
• 商用利用に関する概要

料金プラン

Canvaには以下4つの料金プランが存在します（2025年7月時点）。

参照：最適なプランであらゆるものをデザイン｜Canva公式Webサイト

チームプランは最低3名の契約が必要です。まずは、無料プランで使い勝手を確認して、活用範囲を拡げる場合は有料プランを活用すると良いでしょう。
教育版も存在して、幼稚園から高校までの教育機関と非営利団体は、より多くの機能を無料で活用できます。

商用利用に関する概要

Canvaで作成した制作物は基本的に商用利用可能です。ただし以下は禁止されているため注意が必要です。

• 素材を加工せずに販売・再配布する
• 素材を加工せずにクレジットを取得する
• Canvaで作成したデザインを商標登録する
• 素材を他のストックフォトサービスなどで販売する
• 他のユーザーが作成したデザインのコピー

また、Canvaがライセンスを有していない無料プランの一部素材や、Canvaのロゴが入ったテンプレートは上記に該当しなくても商用利用できません。さらに、オーディオ素材は利用範囲が限定されており、CM動画では使うことができません。

商用利用する際は必ずCanvaの利用規約を確認して、不明点は問い合わせましょう。ルールを守らなければ、著作権の侵害などでトラブルに発展する恐れがあります。

Canvaの代表的な4つの特徴

Canvaの代表的な特徴は以下の4つです。

• 無料機能・テンプレートが充実
• 専門的なスキルが不要で操作が簡単
• 多彩なデバイスで利用可能
• 他者への共有が可能

順に解説します。

無料機能・テンプレートが充実

Canvaは、無料プランであっても機能やテンプレートが充実しています。画像編集や写真加工はもちろんのこと、動画も編集できます。また、プロがデザインした200万点以上のテンプレートや、450点以上の写真・グラフィックの利用も可能です。簡単なデータ編集やデザインの作成であれば、無料プランで十分対応できるでしょう。

Adobe社が開発・提供するPhotoshopやIllustratorなどデザインツールは数多く存在しますが、利用には安くないコストがかかります。一方、Canvaは無料で豊富な機能やテンプレートが活用可能です。なお、便利な機能は後ほど解説します。

専門的なスキルが不要で操作が簡単

専門的なスキルが不要で、簡単な操作が可能な点もCanvaの特徴です。Canvaの場合、基本的に自分が利用したテンプレートを選択後、ドラッグ＆ドロップで文字や画像の配置・編集をするだけです。直感的な操作で高いクオリティの画像を作成できます。他のデザインツールと異なり、使いこなすまでに長時間を要することはありません。初心者でもプロが作成したようなデザインを作れます。

また「Canva日本公式ブログ」ではデザインに関する基礎知識やCanvaの活用方法などの情報が発信されています。さらに、Canvaは利用者が多くブログやYouTubeなどでも多彩な情報を得られるため、不明点や悩みも解決しやすいでしょう。

多彩なデバイスで利用可能

多彩なデバイスで利用可能な点もCanvaの特徴です。Canvaはインストール型ではなくオンラインで利用するツールです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどに対応しており、iOSとAndroid版のアプリも存在します。

同じアカウントの活用により、移動中やスキマ時間にパソコンで作成した画像の簡易編集を行うこともできます。インターネット環境さえあれば、場所や時間を問わず活用できるでしょう。

他者への共有が可能

クラウドサービスであるCanvaは、他者とのデータ共有や複数人での同時編集が可能です。コメントの追加や作業の割り当てなどもでき、チームで作業を行うケースに最適です。メールやチャットに添付して共有する手間も必要ありません。

Canvaの便利な5つの機能

続いて、Canvaの便利な以下5つの機能を紹介します。

• AI機能
• エフェクト機能
• 背景の切り抜き機能
• カラーパレットの登録機能
• リンクの埋め込み機能
• SNSへの投稿機能

AI機能

Canvaには以下のAI機能が実装されています。

• 画像生成
• イラスト生成
• アイコンメーカー
• キャラメーカー
• 動画生成
• 文章要約
• 文章作成
• 作曲
• 音声生成

複数のAI機能が活用できるため、さまざまなシーンで役立つでしょう。デザインやコンテンツ制作を効率化可能です。なお、無料プランも制限があるもののAI機能を利用できます。

エフェクト機能

色調整やフィルター適用により画像などを引き立てる機能です。大きく以下3種類のエフェクト機能が存在して、ワンクリックで編集可能です。

• テキストエフェクト
  立体化やグラデーションにより、デザインに奥行き・華やかさを付与する
• 画像エフェクト
  明るさやコントラストの調整により、雰囲気を変更する
• 形状エフェクト
  色や線の太さを調整することにより、形状の強調やデザインへのアクセントを加える

背景の切り抜き機能

写真の背景を自動削除する機能です。背景を削除して、他の画像やデザインに差し込みたい際に有効です。また、フレームの形通りに画像の一部を切り抜くフレーム機能も実装されています。

カラーパレットの登録機能

よく使う色やブランドカラーなどを登録する機能です。自分でも色の設定ができ、企業や組織でブランドイメージと統一したデザインを作りたい際に有効です。また、あらかじめデザインに最適な色の組み合わせが用意されており、ワンクリックで全体の配色を調整できます。

リンクの埋め込み機能

画像やテキストにリンクを埋め込む機能です。具体的には以下へリンクを埋め込み可能です。

• テキスト
• 画像
• 図形
• アイコン

閲覧者が手間なく関連情報にアクセスでき、ユーザーエクスペリエンスの向上を図れます。

SNSへの投稿機能

Canvaで作成した画像などを直接SNSに投稿する機能です。投稿するためにSNSを別で起動させる必要はありません。有料プランを活用している場合には、予約投稿機能も実装されておりさらに便利です。

Canvaを活用するメリット・デメリット

続いてメリットとデメリットについて解説します。

メリット

Canvaを活用する主なメリットは以下の通りです。

• 手軽に活用できる
• デザイン業務を効率化できる

「Canvaの代表的な4つの特徴」の章で解説した通り、Canvaは無料プランでも機能や素材が充実しています。また、直感的に操作できるため利用しやすいでしょう。AI機能も実装されており、チラシやプレゼンの作成業務を効率化可能です。

デメリット

便利なCanvaですがデメリットも存在します。具体的には、細部の微調整など細かな作業には不向きです。Canvaは専門的な知識やスキルを持たない初心者でも使いやすいツールです。一方で、デザインの専門家として活動している場合には機能不足だと感じる可能性があります。

例えば、Canvaでは線の変形や微調整ができません。また、テキストにおいて一文ごとに文字の大きさや間隔の調整はできますが、一文字ごとの大きさ・間隔の調整はできません。細かな調整もしたい場合には、Adobe社のIllustratorなどを活用すると良いでしょう。

Canvaの活用例

Canvaはさまざまなもののデザインで活用できます。ここからは、Canvaの以下活用例を紹介します。

• SNS用画像の作成
• 動画編集
• PDF編集
• バナー作成
• Webサイト・素材の作成
• 冊子や写真集の作成
• プレゼン用資料の作成
• チラシ・ポスターの作成
• 名刺デザインの作成
• オンラインホワイトボード
• ToDoリストやフローチャートの作成

SNS用画像の作成

CanvaはSNS用画像の作成に最適です。特に、Instagramの投稿で活用できる画像やテンプレートが豊富に用意されています。投稿機能も実装されているため、画像の作成から投稿までを効率的に行えるでしょう。

動画編集

Canvaは動画編集にも活用できます。画像同様、ドラッグ＆ドロップで手軽に編集でき、テロップ・BGMの挿入やエフェクト、トランジションなどの機能も実装されています。Premiere Proなどの専門ツールと比較すると機能的に劣る部分もありますが、その分手軽に利用できる点がメリットです。

PDF編集

PDFの編集にもCanvaは活用されています。例えば、PDFのテキスト編集やメモの追記が可能です。PDFを編集する際には、Canvaにアップロードして変更を加えましょう。

バナー作成

Webコンテンツやブログに活用するバナーの作成にもCanvaは有効です。バナー用のテンプレートも充実しており、おしゃれでハイクオリティなバナーを作成できます。素材や写真も多く、他のサイトからバナー作成用に素材を集める手間もありません。

Webサイト・素材の作成

CanvaはWebサイトの作成時にも利用されています。Webサイト用のテンプレートも存在するため、テキストと画像の差し替えだけでサイト制作が可能です。無料ドメインの取得も可能で、レスポンシブ対応もしており簡易なサイトであればCanvaで作成できます。Webサイト構築時の素材も用意されています。
ただ、ページ数の多い大型サイトを作成したい場合には、Wordpressなど専門ツールの利用がおすすめです。

冊子や写真集の作成

Canvaは、一枚もののチラシなどだけではなく複数ページの冊子や写真集の作成にも使われています。最大350ページの資料を作成可能です。例えば、恋人や友人との写真を収めたアルバム作りで利用するのも良いでしょう。

プレゼン用資料の作成

デザイン性の高いプレゼン用資料を作る際にも、Canvaは効果的です。デザインテンプレートが豊富に用意されており、資料作成の時間を減らせます。また、Googleのスプレッドシートと連携させればグラフの挿入も可能です。

チラシ・ポスターの作成

チラシ・ポスターのテンプレートも充実しています。キャッチコピーや説明文、画像を張り替えるだけで、簡単にチラシなどの作成が可能です。初心者でもプロのようなチラシ・ポスターを容易に作れるでしょう。

名刺デザインの作成

フリーランスや個人事業主の名刺作成にもCanvaは利用されています。ゼロからのデザインも可能ですが、テンプレートも用意されているため手軽に作成可能です。また、ネットサービスと連携しており、作成したものを注文すれば手元に現物が届きます。

オンラインホワイトボード

Canvaにはオンラインホワイトボード機能も実装されています。色付き付箋などもあるため、Web会議でディスカッションする際に有効です。

ToDoリストやフローチャートの作成

ToDoリストやフローチャートもCanvaで作成できます。タスクやプロジェクトのスケジュールを見える化する際に役立ちます。思考を整理でき、実施事項が明確になるでしょう。

Canvaの使い方

最後に、Canvaの使い方を以下に分けて解説します。

• アカウント作成
• 基本的な操作方法

アカウント作成

まず、以下の手順でアカウントを作成します。

1. Canvaの公式Webサイトにアクセス
2. 画面右上の「登録」をクリック
3. 登録方法をメールアドレスの入力やGoogle・Facebookアカウント、Yahoo! JAPAN IDの利用から選択
4. メールアドレスを活用する場合は、アドレスを入力後「続行」をクリック
5. アカウント名を入力して「続行」をクリック
6. 登録したメールアドレス宛に認証コードが記載されたメールが届くため、認証コードを入力後「続行」をクリック

以上でアカウント作成が完了です。非常に簡単で1分程度で作成できるでしょう。登録方法の選択時に「別の方法で続ける」を選択すると、LINEやApple、Microsoftなどのアカウントを活用した登録も可能です。
スマートフォンアプリの場合は、インストールしてアプリを立ち上げると最初は登録画面が立ち上がります。

基本的な操作方法

Canvaでデザインを作成する方法には以下の2種類が存在します。

• テンプレートを活用する
• 白紙からデザインを作る

テンプレートを活用する手順は以下の通りです。

1. Canvaの公式Webサイトからログイン
2. 画面左のメニューバーにある「テンプレート」をクリック
3. 検索窓に「チラシ」や「プレゼンテーション」など作成したいもののキーワードを入力
4. 検索結果から好みのものを選択
5. 「このテンプレートをカスタマイズ」をクリック
6. デザイン画面に遷移するため編集を実施

白紙からデザインを作る方法は以下の通りです。

1. Canvaの公式Webサイトからログイン
2. 画面左のメニューバーにある「作成」をクリック
3. 「デザインを作成」タブが立ち上がるため「新規作成」から、プレゼンテーションや動画、チラシなど作成したいものを選択
4. デザイン画面に遷移するため編集を実施

編集時には、画面左のメニューバーから実施したい項目を選びます。直感的に活用できますが、不明点があればインターネットで検索すると良いでしょう。多くの情報が見つかります。

まとめ

Canva（キャンバ）とは、オンライン上で誰でも簡単に画像などを編集できるデザインツールのことです。SNS用画像・バナーの作成や動画・PDFの編集、チラシ・ポスターの作成時など、多彩なシーンで活用されています。

直感的に操作できるため誰でも簡単に活用可能です。また、テンプレートや素材が充実している点もCanvaの特徴です。AIによるテキストや画像生成など、便利な機能も実装されているため、デザイン作成業務の効率化に役立ちます。

近年は、企業を取り巻く環境変化が早く、競争も激化しています。企業競争力の強化には、業務効率化が欠かせません。Canvaなどの便利なツールを積極的に活用して、業務効率化を実現しましょう。

弊社、SMSデータテックは、生成AI×資料作成講座を行っています。詳細は以下のバナーをクリックください。

The post Canva（キャンバ）とは？特徴や便利な機能、活用例・使い方を解説 first appeared on SMS DataTech.

業務プロセスとは企業全体における仕事の流れのことです。業務プロセスを改善すれば、業務を効率化できるだけでなく生産性が向上し、企業競争力の強化にも寄与します。まずは、既存の業務プロセスを可視化して、問題を分析し改善策を検討しましょう。

本記事では、業務プロセスの概要や改善する目的・メリット、改善ステップと成功のポイントについて詳しく解説します。業務プロセスについて知りたい方、改善したい方は、ぜひ参考にしてください。

業務プロセスとは

業務プロセスとは、企業全体における業務の流れやプロセスのことです。例えば、材料の仕入れから加工・製造、販売までの広範囲における流れを指します。

ここからは、以下の事項について解説します。

• 業務プロセスと業務フローの違い
• 業務プロセスの改善が求められる理由
• 業務プロセス改善とBPRの主な違い

業務プロセスと業務フローの違い

業務プロセスと業務フローは混同されがちですが、言葉が示す範囲が異なります。業務プロセスが企業全体における業務の流れを示す言葉であるのに対して、業務フローは特定の業務における手順や手続きの流れを指します。例えば、商品を販売する際に発生する以下の流れが業務フローに該当します。

1. 見込み顧客にアポを取る
2. 課題をヒアリングする
3. 商品やサービスを提案する
4. 契約書を交わし導入する
5. 請求書を送り料金を回収する

業務プロセスは、複数の業務フローが組み合わさることで構成されています。

業務プロセスの改善が求められる理由

業務プロセスの改善が求められる背景には、厳しい経営環境があります。近年は、グローバル化による競争の激化や消費者における価値観の多様化・変化スピードの加速、人手不足などの問題があり、企業の生き残りや成長・発展が容易ではありません。また、企業規模が拡大すれば業務プロセスが複雑になりがちです。

業務プロセスの改善を行いムダをなくすことで、企業全体の業務効率化や生産性の向上を図れます。省人化やヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。業務プロセスの改善は、企業競争力の強化につながります。

業務プロセス改善とBPRの主な違い

業務プロセス改善とBPRは、取り組む度合いが異なります。BPR（Business Process Re-engineering）とは、フローや組織構造、システムの再構築により業務を改革することです。業務プロセス改善がムダの排除などにとどまる一方で、BPRは再構築による抜本的な改革を指します。

業務プロセスを改善する3つの目的・メリット

業務プロセスを改善する目的・メリットは以下の3つです。

• 業務効率化と生産性の向上
• リスクマネジメントの実施
• DXの推進

順に解説します。

業務効率化と生産性の向上

業務プロセスの改善における最大の目的・メリットは、業務効率化と生産性の向上です。多くの企業には、ムダな業務やムラのある工程が存在します。ムダやムラをなくすことにより、非効率な作業を排除でき業務が円滑になるでしょう。売上や利益の向上、従業員の負担軽減なども期待できます。

リスクマネジメントの実施

業務プロセスの改善は、リスクマネジメントにもつながります。業務・作業工程が増えれば増えるほど、トラブルやヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。品質の低下や従業員の怪我・ストレスの発生にもつながるでしょう。

また、業務プロセスが複雑になるほど業務が属人化しがちです。特定の人しかできない業務がある場合、その人が離職した場合のリスクが高まります。業務プロセスの改善によりムダの排除とフローの明確化・整理を行えば、トラブルの発生リスクや属人化の抑制につながります。

DXの推進

業務プロセスの改善はDXの推進にも有効です。DXの推進に向け、システムの導入・利用を行っている企業もありますが「システムの利用＝DX推進」ではありません。経済産業省が発表した「デジタルガバナンス・コード3.0」によれば、DXは以下の通り定義されています。

データとデジタル技術を活用して、既存ビジネスモデルの深化や業務変革・新規ビジネスモデルの創出を行うことで、顧客提供価値や収益等が向上する。 
引用：デジタルガバナンス・コード3.0～DX経営による企業価値向上に向けて～｜経済産業省

ただ単に、既存のプロセスをシステムに置き換えるのではなく、併せてプロセス自体を見直し変革することが重要です。

業務プロセスを改善する5つのステップ

業務プロセスを改善するステップは以下の5つのステップです。

1. 業務プロセスの棚卸しと可視化
2. 既存課題の明確化
3. 目標と優先順位の明確化
4. 改善施策の検討と実施
5. 効果検証と改善

ここからは、上記の各ステップを順に解説します。

1.業務プロセスの棚卸しと可視化

まず、業務プロセスを棚卸しして可視化しましょう。実際の業務における以下の事項を洗い出します。

• 業務の流れや手順
• 実施するタスク
• 顧客や取引先を含めた関係者
• 必要な人員

詳細な棚卸しを行えば問題点を見つけやすくなります。可視化する過程で違和感を感じることがあれば、随時メモなどを残しましょう。

業務プロセスの書き方

業務プロセスの可視化には、フロー図（業務プロセス図）の作成が有効です。記号を活用して、業務の開始から終了までの流れを記載しましょう。また、状況や判断により業務が分岐する場合には、分岐したルートも記載します。

フロー図が複雑すぎると、情報の正確な読み取りが困難になります。記号を活用する場合には、数を限定すると良いでしょう。企業によっては、写真やイラストを用いているケースもあります。

2.既存課題の明確化

業務プロセスの棚卸しと可視化が完了したら既存の課題を分析します。例えば、以下の着眼点で問題を探すと良いでしょう。

• 業務の流れは適切か
• 必要以上に時間がかかっているプロセスはないか
• ミスやトラブルが発生しやすい業務はないか
• 人員配置に過不足はないか

課題は大小にとらわれず洗い出すと良いでしょう。小さな課題と考えていたとしても、企業状況の変化により問題の大小が逆転したり、実は本質的な問題だったりする可能性があるためです。

3.目標と優先順位の明確化

続いて対処する問題の優先順位を決めます。洗い出した課題を全て一度に解決するのが理想ですが、企業や組織のリソースには限りがあります。問題の重要度や改善した場合の効果などを基に、どの問題から取り組むかを決めると良いでしょう。

優先順位が明確になったら、解決によりどの程度の効果を目指すか目標を定めます。「人件費を30％削減する」「時間を5時間短縮する」など、後日効果測定ができるように定量的な目標の設定が重要です。

4.改善施策の検討と実施

着手する順番と目標が決まったら、実際にどのような施策を行うかを検討し実施します。改善策の検討は目標を念頭において行うことが重要です。プロセスを改善する手法は複数存在します。手法ごとに効果や手間、必要なコストに違いがあり、最適なものが異なるでしょう。また、目標を見失うと改善手段の実施が目的になる恐れがあります。

5.効果検証と改善

実施後、一定期間経ったら効果検証を行います。ステップ3で定めた定量目標に対して、期待する成果が得られたか問題があったかを確認しましょう。
効果が出なかった場合は、原因と改善策も併せて検討します。必ずしも期待する成果が得られるとは限りません。ただ、PDCAを回すほど効果を得やすくなります。

業務プロセスの改善を成功させる7つのポイント

業務プロセスの改善を成功させるには、以下7つのポイントが重要です。

• 全社一丸となって取り組み
• 現場のヒアリングを行う
• 継続的に取り組みを行う
• 業務プロセスの可視化ツールを活用する
• コンサルティングを利用する
• アウトソーシングやBPOを活用する
• 業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

最後に、上記の各ポイントについて解説します。

全社一丸となって取り組み

業務プロセスの改善は、全社一丸となり取り組むことが重要です。企業全体における業務の流れを変革するため、誰か一部の人が頑張れば良いわけではありません。また、一部の人のみで施策の検討などを行うと現場からの反発を受ける恐れがあります。

まずは、経営層が業務プロセス改善の重要性を理解して、リーダーシップの発揮により推進する必要があります。また、なぜ実施するのかや成功した結果どのような利益・メリットがあるかを従業員に対して説明し、理解と協力を仰ぎましょう。

現場のヒアリングを行う

業務プロセスの改善策を実施後、効果検証する際には現場のヒアリングを行いましょう。ヒアリングを行えば、数字からは見えない効果や問題を把握できます。また、業務プロセスが変化することで、現場の担当者は少なからずストレスを感じます。ヒアリングするとともにフォローやサポートを実施すれば、現場の協力を得やすくなるでしょう。

継続的に取り組みを行う

継続的に取り組むことも、業務プロセスの改善には欠かせません。改善を行うことで新たな問題が発生する可能性があります。また、時間が経ち状況が変われば新たな問題が発生することもあるでしょう。業務プロセスの改善は一度行えば完了ではありません。継続的に取り組むことで、適切な業務プロセスを構築でき企業競争力が高まります。

業務プロセスの可視化ツールを活用する

業務プロセス可視化ツールの利用も有効です。ツールを活用すれば、効率的かつ正確に業務プロセスの可視化と分析が可能になります。問題点を把握しやすくなるため、より効果的な改善策を実施できるでしょう。

コンサルティングを利用する

自社での実施が困難な場合には、コンサルティングを利用するのも良いでしょう。自社で実施してノウハウを蓄積することも重要ですが、スピードが遅くなる恐れがあります。コンサルティングを利用すれば、効果的な分析と改善策を迅速に実施可能です。また、一度利用してノウハウを学び、2回目以降は自走できるようにするのも良いでしょう。

アウトソーシングやBPOを活用する

アウトソーシングやBPOの利用もおすすめです。自社内で業務プロセスを改善する方法も有効ですが、定期的に発生する単純作業を外部に委託すれば、従業員は本来行うべきコア業務に集中でき生産性が高まるでしょう。また、外注費はかかりますが、自社で新たな従業員を雇う採用・教育コストの削減が期待できます。

業務効率化・自動化に役立つITツールを導入する

業務効率化や自動化に役立つITツールの導入も、業務プロセスの改善に効果的です。近年は、AIを始め便利なツールが多数開発・提供されています。ツールを効果的に使えば、生産性の向上やヒューマンエラーの防止、多様な働き方の実現など多くの効果を得られます。

ただ、ツールは導入すれば効果を得られるものではありません。最適なツールを適切に活用することが重要です。ツールを導入しても浸透せず、形骸化している企業が存在します。自社になにが必要かを見極め、活用や浸透施策も検討しましょう。

まとめ

業務プロセスとは、企業全体における業務の流れやプロセスのことです。特定の業務における手順や手続きの流れを指す業務フローの集合体が、業務プロセスです。経営環境が厳しくなっており、企業競争力の強化につながる業務プロセスの改善が求められています。

業務プロセスを改善する際には、まず既存のプロセスを可視化して、問題を分析し改善策を検討しましょう。また、一定期間経った後に効果を検証して問題点の改善を行います。自社での実施が難しい場合には、コンサルティングなど外部の協力を借りるのもおすすめです。また、近年は便利なツールも多数提供されているため、効果的に利用すると良いでしょう。

具体的には、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善が可能です。
弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

The post 業務プロセスとは？改善するステップや可視化の方法、改善を成功させるポイントを解説 first appeared on SMS DataTech.

ワークフローとは、業務を行う際の流れや手順などを整理したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務効率化につながります。ワークフローの改善には、ワークフローシステムの利用が効果的です。

本記事では、ワークフローの概要やワークフローシステムの機能と活用するメリット、システムを比較する際のポイントについて詳しく解説します。ワークフローやワークフローシステムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、誰が業務をスタートさせ判断や承認を経て最終的に決定・完了させる流れが存在するでしょう。例えば、システムを導入する際には担当者が候補を選定・情報を収集して、企業内で選定を行い最終的に決済されて導入に至ります。

ここからは、以下の事項について解説します。

• ワークフローが業務改善に重要な理由
• 業務プロセスとの違い

ワークフローが業務改善に重要な理由

多くの仕事で発生するワークフローを改善すれば業務改善が可能です。既存のワークフローを可視化して分析・整理すれば、誰がいつなにをしているかが明確になります。また、ボトルネックや問題点、ロスを発見できるでしょう。

一つのワークフローにおける改善効果は大きくないかもしれませんが、ワークフローは多彩なシーンで利用されています。積み重なれば、大きな業務改善効果が期待できます。

業務プロセスとの違い

ワークフローと業務プロセスは範囲が異なります。ワークフローは、一つの業務やチーム単位での業務における流れを指します。一方、業務プロセスとは企業全体の業務における流れのことです。業務プロセスの中に、複数のワークフローが存在するイメージです。

なお、業務プロセスについて詳しく知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務プロセスとは？改善するステップや可視化の方法、改善を成功させるポイントを解説

ワークフローシステムとは

ワークフローの改善には、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムとは、従来書面を活用して物理的に行っていたワークフローを電子的に行うツールのことです。

ここからは、以下の項目について解説します。

• 書面ワークフローの問題点
• ワークフローシステムの基本的な6つの機能

書面ワークフローの問題点

書面ワークフローには以下の問題点が存在します。

• 適切な申請書がわからない
• 誰に申請を回せば良いかわからない
• 記載事項に抜け漏れが発生する
• 出社しなければ申請・承認できない
• 印刷や保管にコストがかかる
• データベース化しづらい

書面ワークフローの場合、申請の都度フォーマットや申請先を確認する必要があります。また、会社に居なければ申請や承認できず出張・テレワークにより、決済スピードが遅くなります。さらに、データとして活用できないなど複数の問題があるでしょう。

ワークフローシステムの基本的な6つの機能

ワークフローシステムに実装されている基本的な機能は以下の6つです。

• 入力フォーム作成
• ワークフローの設定や実行
• 進捗の可視化
• データの一元管理
• 権限管理
• 外部システムとの連携

順に解説します。

入力フォーム作成

申請の内容に応じた入力フォームを作成する機能です。テキストを入力するだけでなく、項目の選択を行うことが可能なものも多くあります。また、項目ごとに任意・必須が選択可能な機能が実装されていれば、抜け漏れの発生を抑えられます。

ワークフローの設定や実行

誰にどの順序で承認を回すか設定して、その設定に基づき実行する機能です。多くの場合、内容ごとに承認者や決済までのルートが異なるため、実態に応じた設定が重要です。また、複数人から一人が承認すれば次のフローに進むか、全員の承認が必要かを選択できるケースもあります。

進捗の可視化

ワークフローがどこまで進んでいるか、誰で止まっているかの進捗を可視化する機能です。一定時間操作されない場合に、アラートを発する機能が実装されたものもあります。円滑なフローの推進に役立ちます。

データの一元管理

承認・決済に関する情報をデータベース上で一元管理する機能です。過去どのような申請が行われたかを、容易に検索できます。また、いつ誰が申請・承認したのかの確認も可能です。

権限管理

誰がどのような操作をできるかの権限を設定する機能です。例えば、人事情報に関する申請は一部の人にしか見れないようにする設定が可能です。また、役職や所属組織なども設定できます。

外部システムとの連携

他のシステムと連携させる機能です。具体的には、データベースやコミュニケーションツールとの連携が挙げられます。外部ツールとの連携により、活用の幅が広がり利便性が向上します。

ワークフローシステムを活用する5つのメリット

続いて、ワークフローシステムを活用する以下5つのメリットについて解説します。

• 業務効率化
• 承認や決済スピードの向上
• 内部統制の強化
• DX・データ活用の促進
• 多様な働き方の実現

業務効率化

ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化が可能です。申請ごとにフォーマットや申請者を確認する必要はありません。また、入力の抜け漏れも発生しにくくなるため、差し戻しの手間も抑えられます。

承認や決済スピードの向上

承認や決済スピードの向上も、ワークフローシステム導入効果です。スマートフォンでも確認できれば、社外からも内容の確認・操作が可能で申請が滞りません。また、承認がどこで止まっているかも確認できます。必要に応じて、決裁者に連絡すればすぐに確認してもらえるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムの利用は、内部統制強化にも有効です。ワークフローシステムでは履歴が残るため、誰がいつどのような操作を行ったかを後から確認できます。知らない間に処理が行われていたなどの事態を防げるでしょう。また、内容の改ざんも防止可能です。

DX・データ活用の促進

DX・データ活用の促進にもワークフローシステムは有効です。書面を活用している場合、データとして活用できません。書面をデータ化する場合には、PDF化や情報の入力など手間が発生します。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現にも、ワークフローシステムは役立ちます。外部からも申請・承認できるため、わざわざ出社する必要がありません。場所や時間にとらわれず、ワークフローを回せるでしょう。

ワークフローシステム導入のステップ

ワークフローシステムの導入ステップは以下の通りです。

1. 推進体制の整備と目的の明確化
2. 既存業務やフローの棚卸し
3. ワークフローシステムの選定と導入
4. ワークフローシステムの設定と従業員への説明
5. 活用・改善

ここからは、上記各ステップについて解説します。

1.推進体制の整備と目的の明確化

まずは、推進体制の整備と目的の明確化を行いましょう。ワークフローシステムは複数の人に関わるため、多数の部署から推進者を募りプロジェクトを組成して推進すると良いでしょう。多くの人を巻き込めば、推進や浸透しやすくなります。

2.既存業務やフローの棚卸し

続いて、既存業務やフローの棚卸しを行います。具体的には、既存の申請書やどの順番でフローが回るか、誰がどのような権限を持っているかを確認しましょう。無駄なフローがあれば併せて改善します。

3.ワークフローシステムの選定と導入

続いて、ワークフローシステムの選定と導入を行います。無料トライアルも上手に活用しながら、操作性などに問題がないかを確認しましょう。ワークフローシステムを選定する際のポイントは、後ほど解説します。

4.ワークフローシステムの設定と従業員への説明

利用するワークフローシステムが決まったら、設定を行います。設定方法はシステムごとに異なるため、どのような知識やスキルが必要かもベンダーに確認しておくと良いでしょう。設定完了後、従業員への操作やルール説明などを実施します。従業員がストレスなく使える環境を整えましょう。

5.活用・改善

実際に活用を開始します。また、定期的に問題点がないかを確認して、改善しましょう。システム導入時には、多くの場合問題や不満などが発生します。改善を重ねれば、より使いやすいシステムの構築が可能です。

ワークフローシステムを比較する6つのポイント

最後に、ワークフローシステムを比較する以下6つのポイントを紹介します。

• 柔軟な設定ができるか
• 操作性に問題はないか
• 拡張性は高いか
• 他のシステムと連携できるか
• スマートフォンで利用できるか
• サポートは充実しているか

柔軟な設定ができるか

まずは、柔軟な設定ができるか確認しましょう。ワークフローシステムでは、入力フォームや申請経路・条件など設定する項目が複数あります。柔軟な設定ができれば、より各社に合わせたシステムを構築しやすくなるでしょう。

操作性に問題はないか

操作性に問題がないかの確認も欠かせません。業務効率化や承認・決済スピードの向上に役立つワークフローシステムですが、操作が複雑であれば業務負担が増加します。また、浸透までに時間がかかります。トライアル時に現場の従業員に意見を聞き、誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

拡張性は高いか

機能や拡張性に問題がないかも確認すると良いでしょう。例えば、データの検索機能が実装されていれば、目的とするデータを迅速に見つけられます。集計・分析機能はボトルネックの発見と改善に役立つでしょう。
また、従業員数が多い場合には利用するユーザー数や登録データ量が増えると予想されます。利用者・容量を拡張できれば長期間利用可能です。

他のシステムと連携できるか

外部システムとの連携により利便性が高まります。例えば、文書管理システムとの連携で承認を得たデータをそのまま保管できるようになるでしょう。
また、基幹システムとの連携により、人事や財務情報に紐づけた連携が可能です。グループウェアと連携可能な場合、従業員は複数システムにログインしたり確認したりする手間を減らせます。

スマートフォンで利用できるか

スマートフォンやタブレットで利用できるかの確認もおすすめです。スマートフォンなどのデバイスで利用できれば、外出先であっても操作が可能です。承認スピードを向上できるでしょう。

サポートは充実しているか

システムのスペックだけでなく、メーカーや販売代理店のサポート有無を確認することも重要です。導入・利用時には不明点やトラブルが発生する可能性があります。サポートが充実していれば、問題が起きても安心です。また、マニュアルやFAQページの充実度合いも確認すると良いでしょう。

まとめ

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務改善・効率化につながります。近年は、人手不足や企業間の競争激化などが起きており、業務効率化は欠かせません。

ワークフローの改善には、入力フォーム作成やワークフローの設定・実行、進捗の可視化などの機能が実装されたワークフローシステムの利用が効果的です。ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化だけでなく承認・決済スピードの向上や多様な働き方の実現など、多くのメリットを得られます。

ワークフローシステムは複数ありますが、業務プロセス・ワークフローを自動化・効率化するためのクラウド型プラットフォーム「ServiceNow」の導入がおすすめです。「ServiceNow」を利用すれば、さまざまな業務で利用されるアプリのデータベースを一つのプラットフォームに統合でき、業務のシームレス化や効率化、品質改善が可能です。
弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

The post ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説 first appeared on SMS DataTech.

SaaSビジネスにおけるオンボーディングとは、継続的な利用を目的にツールを購入した顧客に対して行う取り組みやそのプロセスのことです。具体的には、KPIの作成支援と推進サポートや操作説明などが該当します。

本記事では、オンボーディングの概要や重要な理由・メリット、実施ステップと成功させるポイントについて詳しく解説します。オンボーディングについて知りたい方、顧客への実施を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オンボーディングとは

オンボーディングは、飛行機や船などに乗ることを示す「on-board」から派生した言葉です。人事とSaaSビジネスにおいて実施されており、内容が異なります。
ここからは、以下の事項について解説します。

• 人事分野のオンボーディング
• SaaSビジネスのオンボーディング

人事分野のオンボーディング

人事分野のオンボーディングとは、企業や組織へ入社した人に対して教育・サポートを行い、定着を促す活動やプロセスのことです。新入社員や中途社員研修は基本的な知識の習得を目的とした一時的なサポートなのに対して、オンボーディングは部署配属後も含めた継続的な人材育成を指します。

近年は、人の流動性や離職率が高まっており、採用・教育にコストをかけても無駄になってしまう可能性が少なくありません。オンボーディングにより、組織に馴染むサポートなどもしておくことで、離職の抑制や成長スピードの加速が見込めます。

SaaSビジネスのオンボーディング

SaaSビジネスのオンボーディングとは、製品やサービスを導入した顧客に対して継続的な利用を促進するサポートやその実施プロセスのことです。操作説明や課題・不安の解消を行うことにより、早期解約の防止と顧客満足度の向上を図ります。

なお、SaaS（サース）の詳細は以下をご覧ください。
⇒SaaSとは？PaaSやIaaSとの違いやサービス例まで紹介

SaaSビジネスのオンボーディングが重要な4つの理由・メリット

続いて、SaaSビジネスのオンボーディングが重要な以下4つの理由・メリットについて解説します。

• 早期解約の防止
• 顧客満足度の向上
• クロスセル・アップセルの創出
• LTVの最大化

早期解約の防止

オンボーディングを実施すれば、早期解約の防止が見込めます。多くのSaaSビジネスは、ユーザー数や利用期間に応じて料金が発生するサブスクリプション型の料金体系が採用されています。早期解約されてしまえば、得られる利益が少なくなってしまうでしょう。オンボーディングの実施は、顧客が得られる利益の最大化とスピード向上に役立ち、早期解約を防げます。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上もオンボーディングによる効果です。顧客が不満を抱けばクレームや解約の原因になります。特に、製品・サービスの導入当初はトラブルが起きやすく、顧客が以下のストレスを感じるケースが多いでしょう。

• 設定・操作方法がわからない
• 使いにくい
• 期待する成果が出ない

オンボーディングを実施することで、顧客のストレス発生を防止でき顧客満足度も向上します。

クロスセル・アップセルの創出

オンボーディングの実施は、クロスセル・アップセルの創出にも有効です。クロスセルとは、ある製品・サービスの購入を検討している顧客に対して、関連する製品・サービスを併せて購入してもらう手法のことです。アップセルとは、利用している製品・サービスよりも高単価のプランを契約してもらう手法のことを指します。オンボーディングで定期的なコミュニケーションを取れば、顧客のニーズを掴むことができ効果的な提案が可能です。

LTVの最大化

オンボーディングを実施することでLTVの最大化が可能です。LTV（顧客生涯価値）とは、顧客と取引を始めてから終えるまでに得られる利益や価値を表す指標のことです。
オンボーディングの実施は解約を防ぎ安定的な利益の獲得につながります。また、クロスセル・アップセルにより、顧客単価も高まります。

SaaSビジネスのオンボーディングの実施ステップ

続いて、SaaSビジネスにおけるオンボーディングの以下実施ステップを紹介します。

1. ゴールやKPIの検討
2. サービス利用における問題点と提供情報の検討
3. アプローチ方法の検討
4. オンボーディングの実施と改善

1.ゴールやKPIの検討

まずは、オンボーディングを実施するゴールを明確にしましょう。ゴールが決まらなければ、どのような手法でどんな情報をいつまで提供すれば良いか決まりません。また、ゴールを達成するためのプロセスを測る指標であるKPI（重要業績評価指標）も検討・決定します。例えば以下のKPIが挙げられます。

• オンボーディング完了率
• オンボーディング完了までの時間
• 各機能の利用回数
• 製品・サービスの利用時間や頻度
• アクティブユーザー数

KPIは、ゴール達成に向けた定量的な指標の設定が重要です。

2.サービス利用における問題点と提供情報の検討

続いて、オンボーディングで提供する情報を検討します。顧客の課題やつまずくと想定される問題を洗い出しましょう。また、各顧客からヒアリングを行い特有の問題も整理します。顧客の問題や不満などの情報も蓄積して、定期的に内容を見直すことも重要です。

3.アプローチ方法の検討

次に、アプローチ方法も検討します。リソースは有限であるため、全ての顧客に対して同じ方法でアプローチを行うと業務過多になる恐れがあります。リソースと効果的な情報提供方法のバランスを考えましょう。主な方法には以下の3種類が存在します。

• ハイタッチ
• ロータッチ
• テックタッチ

順に解説します。

ハイタッチ

一対一で個別にサポートする方法です。時間やコストがかかるため、大口顧客に対して以下を実施するケースが一般的です。

• 訪問やWeb会議、電話などによる定期的なコミュニケーション
• 個別勉強会の実施
• メールなどを活用した個別の情報提供

各企業に合わせた目標の設定と進捗確認・サポートなどを行い、コンサルティングに近い支援を行います。

ロータッチ

一対多数でサポートを行う方法です。中間層に対して実施されることが多く、必要に応じて個別のサポートも行います。具体的な取り組みは以下の通りです。

• ウェビナーの開催
• Webコンテンツやメールによる情報提供
• オリジナル資料の配布

詳細な個別ニーズへの対応が難しい反面、重要な層でもあるため効率良く情報提供と個別サポートを組み合わせることが重要です。

テックタッチ

システムを用いてサポートを行う方法です。学習ガイドやチュートリアルの提供などにより、顧客の自己学習を促します。顧客数は多い反面LTVが低いため、コストや手間を抑え効率的にサポートすることが重要です。

4.オンボーディングの実施と改善

ゴールや提供情報、アプローチ方法が決まったら、オンボーディングを実施します。また、顧客が抱える問題や実施時の反応、質問内容などを集約して改善しましょう。PDCAを回すことで、より効果的なオンボーディングが可能になります。

SaaSビジネスのオンボーディングを成功させる5つのポイント

SaaSビジネスのオンボーディングを成功させる5つのポイントは以下の通りです。

• オンボーディングのゴールや実施事項を明確にする
• 顧客のニーズや課題を調査・分析する
• 従業員への教育を行う
• 継続的にフォローできる体制を構築する
• ツールなどを利用して効率化を図る

順に解説します。

オンボーディングのゴールや実施事項を明確にする

「SaaSビジネスのオンボーディングの実施ステップ」の章で解説した通り、オンボーディングを実施する際には、まずゴールや実施事項を明確にしましょう。ゴールが明確にならなければ、いつまでどの程度顧客をサポートするかが決まりません。ダラダラとサポートが続いたり、不足したりする恐れがあります。

また、実施事項が定まっていなければ担当者ごとに内容や実施方法が属人化します。サポート品質にバラツキが出る原因になるでしょう。

顧客のニーズや課題を調査・分析する

顧客のニーズや課題を調査・分析することも欠かせません。製品・サービスの導入目的や解決したい課題は、顧客ごとに異なります。全ての顧客に対して同じサポートを実施しても、課題解決や満足度の向上が図れるわけではありません。例えば以下の項目を確認すると良いでしょう。

• 導入目的
• 解決したい課題
• 利用方法
• 利用範囲・ユーザー
• 主に利用を想定している機能
• ITリテラシー

オンボーディングは、実施がゴールではなく適切なサポートで顧客を成功に導くことが重要です。

従業員への教育を行う

オンボーディングを行う従業員への教育も行うと良いでしょう。従業員の知識やスキルが高まれば、顧客に対してより効果的なサポートが可能になります。一方、従業員の教育を疎かにした場合、顧客が不満を感じたりクレームが発生したりする原因になります。

継続的にフォローできる体制を構築する

オンボーディングの成功には、継続的にフォローできる体制の構築も必要です。顧客が課題を感じるのは導入時だけではありません。トラブルが発生したり、高度な機能を活用する際に不明点が出たりするケースが考えられます。定期的に顧客とコミュニケーションを取り、課題を迅速に解決する体制の整備が求められます。

ツールなどを利用して効率化を図る

ツールなどを利用して効率化を図ることも、オンボーディングを成功させるためのポイントです。各顧客に専任の担当者を用意して常にサポートできる環境の整備が理想ですが、リソース不足に陥るリスクがあります。また、費用対効果が合わない可能性もあるでしょう。ツールの活用やマニュアルの整備で効率化を図りつつ、人が必要なシーンでは充実したサポートを提供する体制を整備しましょう。

オンボーディングの効率化に役立つおすすめツール5選

続いて、オンボーディングの効率化に役立つ以下のおすすめツール5選を紹介します。

• Servicenow
• Fullstar
• Onboarding
• Product Tours
• WalkMe

Servicenow

出典：Servicenow公式Webサイト

Servicenowは、顧客に対するスムーズなITSMの提供に役立つツールです。ITSM（ITサービスマネジメント）とは、ユーザーに対するITサービスの安定的提供と継続的改善を目的に、ITサービスを管理する仕組みやフレームワークのことです。
Servicenowを活用すれば、顧客の課題や問い合わせ内容の蓄積が可能で、対応状況も可視化できます。対応の抜け漏れを減らし、オンボーディング内容の改善や適切なサポートの実施に役立つでしょう。

弊社SMSデータテックでは、ServiceNowの導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

なお、ITSMやServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ITSMとは？おすすめツール5選や導入メリットと成功のポイントを解説
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

Fullstar

出典：Fullstar公式Webサイト

Fullstarは、ノーコードでチュートリアルやツールチップの表示が可能なツールです。アンケート機能も実装されており、顧客の声を集める際にも有効です。また、利用率が下がった場合などにアラートを発生する機能があるため、解約リスクの早期発見と解消に役立ちます。

Onboarding

出典：Onboarding公式Webサイト

Onboardingは、ユーザーの状況や属性、習熟度などさまざまな条件で表示するガイドを設定可能なツールです。ユーザーごとのガイド利用率やログイン頻度、機能活用状況を可視化するレポート機能も実装されています。

Product Tours

出典：Product Tours公式Webサイト

Product Toursは、チャットサポートの構築ツールであるINTERCOMのオプション機能です。チュートリアルやバナーメッセージ、ツールチップの設置だけでなく、ヘルプページの構築にも役立ちます。

WalkMe

出典：WalkMe公式Webサイト

WalkMeは、ツールの活用状況を可視化できるツールです。また、各顧客に対して最適なチュートリアルを提供できます。顧客のニーズを先回りするため、顧客がヘルプページなどで検索する手間を抑えられ、ストレスを軽減できます。

オンボーディングの成功事例

最後に、オンボーディングに成功した以下の事例を紹介します。

• パーソルビジネスプロセスデザイン
• クラウドサーカス

パーソルビジネスプロセスデザイン

パーソルビジネスプロセスデザインは、BPOやコンサルティングなどを行っている企業です。RPAを導入した顧客に対して、専任の担当者を配置するハイタッチのサポートを実施しています。勉強会の実施や伴奏支援により、実施前と比較してアクティブユーザー率が11％向上しました。

クラウドサーカス

クラウドサーカスは、累計導入実績59,000件を超えるマーケティング・営業支援ツールを開発・提供している企業です。ブラウザARを作成できるLESSARで、有料会員にはハイタッチ、無料会員にはテックタッチによるサポートを実施しています。テックタッチを導入する以前は、無料会員の初期設定完了率が60％程度でしたが、導入後は95％まで向上しました。

まとめ

SaaSビジネスのオンボーディングとは、製品やサービスを導入した顧客に対して、継続的な利用を促進するサポートやその実施プロセスのことです。具体的には、KPIの作成支援と推進サポートや操作説明などが該当します。オンボーディングを実施すれば、早期解約の防止や顧客満足度・LTVの向上が期待できます。
オンボーディングの成功には、ゴール・実施事項の明確化や顧客ニーズの調査・分析、継続的なフォロー体制の構築が重要です。また、ツールなどを利用して効率化を図ると良いでしょう。

Servicenowを活用すれば、顧客の課題や問い合わせ内容を蓄積でき、オンボーディング内容の改善や適切なサポートの実施に役立ちます。弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

The post SaaSビジネスのオンボーディングとは？実施ステップや成功のポイントを解説 first appeared on SMS DataTech.

ServiceNowとは、業務に関するアプリケーションやデータを統合可能なクラウドサービスのことです。ServiceNowを導入すれば、業務効率化やサービス品質・従業員満足度の向上、業務属人化の解消など多くのメリットを得られます。

本記事では、ServiceNowの概要と特徴や導入効果・メリット、代表的な機能について詳しく解説します。ServiceNowについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ServiceNowとは

ServiceNowとは、業務プロセスを自動化・効率化するクラウド型プラットフォームのことです。さまざまなアプリケーションのデータベースを統合することができ、情報の可視化や業務フローの最適化が可能です。2004年にアメリカで創業したServiceNow社の製品で、業種・業界を問わずすでに多くの国内企業が活用しています。

ここからは、以下の項目について解説します。

• ServiceNow社の概要
• ServiceNowが注目されている理由

ServiceNow社の概要

ServiceNow社は、企業の近代化と変革を実現するクラウドサービスの提供を目的に活動している企業です。世界中に拠点を構えており、2023年3月時点で総社員数は14,000人、顧客数は6,800社を超えています。
日本での知名度はそれほど高くありませんが、Flexera社が2020年に実施した「ソフトウェア/アプリケーションのIT積極投資調査」では、Amazon Web ServicesとMicrosoftに次いで3位を獲得しました。また、ボストンコンサルティンググループの分析結果を基にFortune誌が発表した「今後成長するアメリカ企業」や、Forbes誌の「世界で最も革新的な企業」で1位に選ばれた実績があります。

ServiceNowが注目されている理由

ServiceNowが注目されている主な理由は以下の2つです。

• DXの推進
• 多様な働き方への対応

順に解説します。

DXの推進

ServiceNowが注目されている理由の一つは、DX推進における課題の解決に役立つためです。人手不足の解消や多様な働き方の実現、企業競争力強化を目的に、多くの企業がDXに取り組んでいます。また、AIをはじめテクノロジーが進歩しており、便利なツールが数多く提供されています。

ただ、複数のツール活用によりデータのサイロ化が課題となっている企業が少なくありません。データのサイロ化とは、複数ツールの利用や縦割り組織構造などに起因してデータの連携が取れない状態のことです。また、従業員が業務をするにあたり、複数ツールへのログインや確認・操作が必要で手間がかかります。
ServiceNowをプラットフォームとして活用すれば、システムの統合が可能です。

多様な働き方への対応

多様な働き方への対応も、ServiceNowが注目されている理由です。価値観の変化やコロナウイルス感染症の影響で、リモートワークが普及しました。また、オフィス勤務と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワークを導入している企業も多く存在します。

多様な働き方の実現には、時間や場所を問わず業務できる環境の整備が必要です。ServiceNowにおいて、例えば承認プロセスをデジタル化でき、場所にとらわれない働き方の実現に役立ちます。

ServiceNowにおける4つの特徴

ServiceNowの主な特徴は以下の4つです。

• さまざまな企業・組織や業務に対応
• デジタルワークフローによる業務の最適化
• 複数システムとの連携とデータの統合
• 高いカスタマイズ性

順に解説します。

さまざまな企業・組織や業務に対応

ServiceNowは、特定の業種や業界の企業を対象にしたソリューションではありません。さまざまな企業や組織で利用できます。どの企業・組織でも必要とされるアプリケーションや情報の連携・共有、業務フローの標準化が行えるため、多くの企業で効果を発揮するでしょう。

デジタルワークフローによる業務の最適化

デジタルワークフローによる業務の最適化が可能なことも、ServiceNowの特徴です。顕在化しているか否かに関わらず、業務には誰がいつどの順番で処理を行い完了させるかが決められた業務プロセスが存在します。業務プロセスが不明確だったり、複雑だったりすれば作業効率の低下を招きます。ServiceNowには、デジタルワークフロー機能が実装されており業務プロセスの整理や明確化が可能です。

複数システムとの連携とデータの統合

ServiceNowでは、複数システムとの連携やデータの統合もできます。多くの便利なシステムが提供されていますが、複数利用すればシステムごとに認証や確認を行う必要があり、業務効率が低下します。また、データの連携を阻害して最適な活用を妨げる原因となるでしょう。

ServiceNowには、さまざまなシステムと連携する機能が実装されているため、データや業務フローの分断を避けられます。また、ローコード・ノーコードでアプリ開発できる機能も実装されており、新たなツールを導入せずとも、ServiceNowで対応可能なケースがあります。
ローコードとは専門知識やスキルが少なくてもアプリなどを開発できる手法のことで、ノーコードとは専門的な知識・スキルがなくても開発可能な手法のことです。

なお、ローコード・ノーコードの詳細は以下をご覧ください。
⇒ローコード開発とは？どんなことができる？業務の効率化には役に立つの？
⇒ノーコード開発とは？おすすめツール12選やメリット・デメリットを解説

高いカスタマイズ性

高いカスタマイズ性もServiceNowの特徴です。多機能なServiceNowは、各企業の目的や状況、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。連携可能なシステムが多数あり、既存のツールだけでなく長期的に導入を検討しているものとも連携できる可能性が高く、変化にも柔軟な対応が可能です。また、あらかじめ複数のワークフローが用意されているため、カスタマイズなしで早期導入もできます。

ServiceNowにおける4つの導入効果やメリット

ServiceNowにおける4つの導入効果やメリットは、以下の通りです。

• 業務効率化とコスト削減
• サービス品質の向上
• 業務のブラックボックス化・属人化の解消と防止
• 従業員満足度や働きやすさの向上

順に解説します。

業務効率化とコスト削減

ServiceNowの導入により、業務効率化とコスト削減が可能です。ServiceNowには、データ入力や状況確認など定期的に発生するルーティンワークを自動化する機能が実装されています。また、ITILに準拠したプロセス機能も搭載されており、業務プロセスの標準化に役立ちます。

ITIL（Information Technology Infrastructure Library）とは、ITSM（ITサービスマネジメント）の成功事例を集約・体系化したガイドラインのことです。 ITサービス運用時の標準的なフレームワークとして用いられています。
ルーティンワークを自動化・効率化することで、売上の向上やコスト削減を目的としたコア業務に集中できるでしょう。また、残業時間の短縮により人件費の削減も期待できます。

なお、ITSMの詳細は以下をご覧ください。
⇒ITSMとは？おすすめツール5選や導入メリットと成功のポイントを解説

サービス品質の向上

ServiceNowの導入は、サービス品質向上にも有効です。ServiceNowには、リアルタイムで情報を集約して可視化するレポート機能が実装されています。管理者がレポートを確認しながら部下の業務をフォローすれば、スムーズかつ高品質な業務処理を実現できるでしょう。また、蓄積したデータを分析して、サービス改善に役立てることも可能です。

業務のブラックボックス化・属人化の解消と防止

業務のブラックボックス化・属人化の解消と防止にも、ServiceNowは役立ちます。デジタルワークフローで業務を整理すれば、標準化を実現できます。また、ServiceNowに移行する過程での業務整理により、最適化もできるでしょう。

業務のブラックボックス化・属人化は、特定の従業員が離職した際のリスクを高め、業務品質のバラツキにもつながります。ServiceNowの導入による業務の標準化は、離職リスクの抑制や業務品質の向上につながります。

従業員満足度や働きやすさの向上

ServiceNowの活用は、従業員満足度や働きやすさの向上にも効果的です。業務効率化は、従業員の肉体的・心理的な負担を軽減するでしょう。また、インターネット環境とデバイスがあれば、業務を行える環境の構築も可能です。

ServiceNowの代表的な4つの機能

ServiceNowには、代表的な以下4つの機能が実装されています。

• インターフェースの統一
• プロセスの自動化と統合
• リアルタイムレポート
• 情報の見える化

続いて、上記それぞれの機能について解説します。

インターフェースの統一

複数のアプリケーションを一つにまとめる機能です。インテグレーションハブ機能を用いれば、コードを記載せずとも外部サービスを統合可能です。また、モバイルアプリも存在するため、スキマ時間や社外でも業務状況などを確認しやすいでしょう。

プロセスの自動化と統合

デジタルワークフローを活用して、プロセスの自動化と統合を行う機能です。業務フローを自由に設計可能なため、各社に合わせた業務プロセスを構築できます。複雑なプログラミング知識・スキルは不要です。

リアルタイムレポート

業務全体の状況を一目で確認できる機能です。ダッシュボードとレポート機能が実装されており、業務の状況を簡単に把握できます。また、データは蓄積されるため、分析して改善時の検討材料にも役立ちます。

情報の見える化

さまざまな情報を見える化する機能です。例えば、顧客に関する情報を一つの画面に集約可能です。社内に分散している情報の把握や共有が容易にできます。

ServiceNowの導入・活用を成功させる3つのポイント

最後に、ServiceNowの導入・活用を成功させる以下3つのポイントについて解説します。

• ライセンス購入方法の検討
• 社内体制の整備
• 従業員教育の実施

ライセンス購入方法の検討

ServiceNowには複数のライセンスが存在します。企業の導入目的や利用方法などに応じて、合うものを選択しましょう。また、ServiceNowとの契約はServiceNow社と直接行うか、パートナー経由で行う2つの方法があります。導入や運用にあたり充実したサポートを受けたい場合は、パートナー経由の契約がおすすめです。

社内体制の整備

ServiceNowの導入にあたり、ワークフローの構築や業務アプリの開発、既存システムとの連携などが必要です。また、運用過程で業務プロセスの変更があればServiceNowの設定を変える必要があります。導入前には、導入・運用をスムーズに行うための社内体制を整えましょう。

従業員教育の実施

従業員教育の実施も重要です。操作方法がわからなければ従業員に活用されず、導入しても形骸化する恐れがあります。説明会の実施や操作マニュアルの提供により、従業員がスムーズに利用するためのトレーニングを実施しましょう。

まとめ

ServiceNowとは、業務プロセスを自動化・効率化するクラウド型プラットフォームのことです。DX推進における課題解決や多様な働き方実現などの理由により、注目を集めています。業種や業界を問わずさまざまな企業が利用できるServiceNowには、デジタルワークフロー機能やダッシュボード機能などが実装されており、業務の最適化が可能です。ServiceNowを導入すれば、業務効率化やサービス品質・従業員満足度の向上、業務属人化の解消など多くのメリットを得られるでしょう。

弊社SMSデータテックでは、「ServiceNow」の導入開発・保守運用をサポートしています。ご興味がある方は、以下をご覧ください。
⇒ServiceNow導入・開発・保守運用

The post ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説 first appeared on SMS DataTech.