書類をデータ化するAIOCR!導入が進む理由やメリット、ポイントを解説

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書類をデータ化するAIOCR

昨今の働き方改革やDXの浸透により、日々の業務の中で手書きの書類や帳票の作成・処理など、紙による業務は減ってきています。しかし、まだまだ紙媒体の業務は残っており、それを課題として取り組む企業もあります。そこで、紙媒体から脱却できる手段としてAIOCRが注目されています。
今回はAIOCRの概要や導入が進む理由・メリット・選び方のポイントを解説します。

AIOCRとは

AIOCRとは従来のOCRの技術にAIを取り入れた技術です。OCR(Optical Character Recognition/Reader)は手書きの書類や帳票を読み取り、データ化する技術として注目されていました。そこへAI技術、特にディープラーニングの成果を応用することで文字認識やレイアウト解析の精度が向上し、より汎用的になった技術がAIOCRです。
AIOCRはRPAや他のシステムとの親和性も高く、紙媒体の文字や帳票を読み取り、認識結果をRPAでデータ入力できます。

AIOCRの導入が進む理由

AIOCRの導入が進む理由は大きく分けて2つあります。

業務システムやRPAとの連携により効率化

AIOCRは業務システムやRPAなどの外部システムと連携できます。OCRの技術では、紙媒体の文字や帳票を読み取った後、人が業務システムに入力する作業が必要でした。AIOCRを導入することで、読み取った情報を人が入力することなく自動で業務システムへ入力できます。
AIOCRによって抽出データを入力、集計、出力などといった一連の業務の自動化が実現します。

フォーマットが異なる帳票にも対応

OCRの技術のみでは、事前に読取り位置や項目の詳細を定義する必要がありました。その一方で、AIOCRはAIが読取り位置や項目を自動で認識するため、紙媒体の資料ならスキャンするだけで文字を読み取れます。発注書や帳票・納品書・領収書などフォーマットが異なるものでも自動でスキャンでき、作業時間の大きな短縮が見込めます。

AIOCRのメリット

AIOCRはAIと組み合わせることでフォーマットが異なる帳票にも対応できることが大きなメリットです。
しかし、AIOCRのメリットは他にもあります。

入力・データ化・チェック業務の削減による業務効率化

AIOCRとRPAを連携することで、文字の認識から業務システムへの入力・データ化・入力した内容のチェック作業など、幅広い業務を自動化できます。
OCR技術だけでは、随所に人の作業が介入していましたが、その手間も必要ありません。結果として業務効率化が実現します。

高い文字認識率

これまでのOCRは定められた範囲でのみ識別していました。AIOCRではディープラーニングの技術が採用されることが多く、たとえ間違えた読み取り結果だったとしても間違えたデータをAIが学習することで文字認識率が向上します。その結果、PCの文字だけでなく手書き文字にも対応できるのです。

AIOCRの選び方のポイント

AIOCRは選び方も重要です。選び方のポイントを解説します。失敗しないためにも事前にチェックしましょう。

使いやすいこと

AIOCRを選ぶポイントとして、使いやすいものを選びましょう。ツールやシステムは導入してからが本番です。AIOCRに対する専門知識や理解がなくても簡単に導入でき、直感的に操作できるシステムを選びましょう。特にITリテラシーは個々人での差が激しいため、誰でも簡単に扱えるという点では必須と言えます。

セキュリティが強固であること

AIOCRで読み取ったデータを複数人で使用する場合や社外に持ち出して利用する場合はセキュリティへの担保がされているサービスを選びましょう。個人情報の取り扱い・2段階認証・パスワードロックなどのセキュリティが適しています。何のセキュリティ対策がされているかわからない場合は、販売元の企業が「Pマーク」や「ISMS認証」などを取得していることを確認してください。

SMSデータテックでのAIOCRの導入事例

SMSデータテックでは株式会社EduLabが展開しているサービス「DEEP LEAD」を導入しています。
DEEP LEADはディープラーニングによる認識モデルを採用し、大量データを用いた学習ができます。従来の手法では文字をバラバラのパーツに分けて認識し、それぞれのパーツを組み合わせた後に文字として認識していました。DEEP LEADの手法は複数の文字を一括で認識できるため、文字認識率の精度が9割を超えます。

また、構成としてはクラウド・オンプレミスのどちらもあるため柔軟に導入できます。金融機関では年間約58万枚の帳票を処理でき、現状の費用を70%ほど削減できるとの検証結果が得られました。

まとめ

今回はAIOCRの概要や導入が進む理由・メリット・選び方のポイントを解説しました。AIOCRを導入することで日々の業務がより効率化でき、他の重要業務に着手できたり、新たなビジネスチャンスを掴むきっかけにもなります。紙媒体からの脱却を目指している方はぜひ検討してはいかがでしょうか。

▼ 業務にデジタル技術を活用したいとお考えの方、お気軽にご相談ください!

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