経理、財務、人事、総務、一般事務など企業を支えるバックオフィス業務。前面にはでてこないため地味ではありますが、影から企業を支えており、必要不可決であることには間違いありません。しかしながら、利益部門でないためIT化、効率化が後回しになっており、従来の作業方法のまま業務が非効率的な業務が取り残されているケースも多くみられます。
これをチャンスと捉えましょう。反対に言えば、効率化の余地が大きく残っているわけです。そして、近年適用範囲が広がり、導入のハードルが下がってきているRPA。このRPAと相性がいい業務が多いことに注目しましょう。
本記事では、RPAを活用したバックオフィス業務の効率化について、概要と適用可能な範囲をしめし、業務への導入に向けてご紹介します。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、繰り返し行う必要のある業務をロボットによる作業に置き換え、業務を効率化するソリューションです。ロボットというキーワードがでてきますが、これは作業を行う機械を意味しており、必ずしも物理的なロボットに限ったものではありません。仮想知的労働とも呼ばれるソフトウェアもこのロボットには含まれます。人間がPC上で行う操作をソフトウェアに覚えさせ、繰り返させるものも、RPAでのロボットの一種となります。以降、本記事で扱うRPAはこの仮想知的労働を行うソフトウェアを指しています。従来の作業の自動化、効率化を行う場合には、現状の業務を見直して、効率化する箇所を見つけて・・・という調査や整理、そして新たな業務の流れを検討するといった作業が必要でした。しかし、RPAの適用による自動化、効率化はこの大変な作業をすることなしに導入出来ることが特徴です。
RPAの適用においては、既存の業務の形を変えることなく、業務の実行者のみをロボットに置き換えて自動化し、効率化します。業務の流れには手を付けず、今の業務をロボットにさせるという形です。 

RPAの使い道

それではRPAはどのような作業を置き換えることができるのでしょうか。バックオフィスの業務をどのように変えるのでしょうか。RPAが適用できるのは、PC上で人間が手を動かしている作業全般です。マウスポインタのようなGUIを使った操作、キーボード入力の動作をRPAで置き換えることができます。複数のアプリケーションを同時に起動して、アプリケーション間でデータをコピーして張り付けるような作業も対象となります。特に書類からPCへの転記、ドキュメントの仕訳、EXCELを使った集計作業などの定型、単純作業がRPAでの効率化に向く業務です。それぞれの業務の中で、定型化している部分を切り出して、そこにだけRPAを適用するような利用の仕方も可能です。

RPAのメリット

RPAのバックオフィスへの導入は効率化を中心として、複数のメリットが存在しています。

作業時間の削減

人間が行っていた部分をRPAが行う事により、リードタイムの短縮とヒューマンリソースの浪費を防ぐことができます。コストメリットも算出しやすい部分です。

作業ミスの減少

RPAは機械による作業なので、手順が正しく定められていればミスをすることはありません。人的理由のミスを削減することにも繋がっています。

業務プロセスの見直し

RPAを活用して業務を行ってみると、業務の中の効率化可能な部分がより見えてきます。さらなる効率化に向けた業務プロセスの見直しまでもが、RPAの適用の先には想定できます。

例えばこんな業務にRPA

より具体的にバックオフィスの業務へのRPAの適用を検討してみましょう。業務の全てをすぐにRPAを使って自動化するわけではなく、業務の一部から段階的に適用するところから考えてみると、取り組みやすくなります。

経理の仕分け

経理業務では、各種の伝票の仕分け業務が発生します。仕分けを行い、仕分けた内容ごとにデータを転記してまとめる作業は人手によって行われており、大変な手間のかかるものです。
RPAを利用することにより、仕分けのルールを定めておけば、仕分けと内容の転記、集計作業の自動化を実現することが可能です。

人事考課

成績、期ごとの評価、勤怠など複数の観点から人事考課は行われます。これらの情報には機密性の高い内容を含むため、特定のサーバーに保存し、権限のあるユーザーしかアクセスできないようにしているはずです。特定のユーザしか触れない情報のため、作業負荷が一部に集まってしまう業務でもあります。
これらの業務の中には、最終的な評価のために転記、集計、順位付けといった作業があります。転記、集計、順位付けといったルールのある作業はRPAに任せてしまえば、重要なデータに触れる人数を増やさずに効率化が可能となります。

交通費精算

交通費精算のための手続きもRPAでの効率化が可能です。例えば、領収書を撮影しておき、RPAで取り込み、データ化を行い、交通費精算のためのシステムにデータをインプットするところまでを自動化することができます。

電子カルテ仕分け

電子カルテ等の大量のデータを管理する仕組みを導入した場合に、新たな業務として発生することがあるのが既存のシステムのデータとの照合、紐づけ作業です。新たに導入した電子カルテシステムと、既存の患者を管理するシステムが存在する場合を想定してみてください。各システムのデータから患者名などの情報を照合し、それぞれのシステムで振られたIDを両方のシステムに登録しておかなければ、上手く連動させられないことがあります。こんな照合とデータの登録といった作業もRPAで効率化が図れる分野です。
もちろん電子カルテに限った話ではなく、同様のデータの照合作業ならばRPAの適用が可能です。

POSデータ集約

様々なデータの集約作業もRPAは得意です。
例えば、売上に関するレポートの作成業務もRPAで効率化が可能です。Web画面から各店舗のPOSシステムのデータを表示し、それをコピーして毎日/毎週/毎月のデータを集約したレポートを提出するような業務では、RPAによって仕組みを変えずにWeb画面の参照と集約作業を自動化することができます。

労働超過管理

勤怠データから労働時間の超過が発生している人がいないかをチェックする、そんな業務もRPAは得意としています。超過の条件をRPAに設定し、毎日定時にデータをチェック、超過者がいればメールで管理者に連絡するといった使い方が想定できます。

資産管理

資産管理業務で手間を食うのが棚卸データの照合でしょう。棚卸データの照合のような、データとデータを突き合わせたチェックを行うこともRPAの得意な分野です。実際の棚卸は人がする必要がありますが、照合作業とその結果を展開が必要なユーザにメールで送付するところまでをRPAに任せることができます。

社内のITシステムのアカウント管理

社内の各種のシステムの管理担当者のアカウント管理業務もRPAで効率的にすることができます。社員が一人増えた場合には、メールアドレスを振り出し、勤怠管理システムとXXシステムと○○システムにユーザを登録する、といった形でやらなくてはならないことが決まっているはずです。社員が増えた場合の作業をRPAに登録しておくことで、担当者の負荷を減らし、対応のスピードアップも図れます。

⇒Excelの業務もRPAツールで自動化して一元管理

バックオフィス業務へのRPA適用事例

SDTではRPAの導入を支援しています。以下のような事例をまとめていますので、ぜひリンク先を参照ください。

・WEBサイトへのアクセス数を自動で収集したい
・契約書類内容の転記作業を無くしたい
・株式会社AXES様 RPAツールを使いこなし社員だけで業務自動化できる体制づくりを支援

RPAの導入の仕方に迷ったら

RPAを使った業務効率化をご検討中であれば、どのようにRPAを活用するかを思案されているかと思います。何処に適用できて、どれくらいの業務効率化が図れるのか。これまでRPAを利用していないと、なかなか考えづらいところです。

SMSデータテックではRPAを使った業務の自動化を支援しています。コンサルティングから導入、運用保守支援までご提供可能です。多数の自動化事例が存在しており、ご相談から受け付けております。

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