Excel(エクセル)業務を効率化させる4つの方法~RPAやマクロなどを紹介~

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企業や組織において共通のソフトウェア、ファイルフォーマットとして多く利用されるExcel。Excelはマイクロソフト社のOfficeに含まれる表計算ソフトであり、ドキュメント作成にもよく利用されることは広く知られるところです。

データの集計、計算といった用途にも向き、分析やレポート作成にも利用できます。そんなExcelは企業内で利用され、長い期間改善を重ねて業務に最適化したファイルが作られ、それに沿った業務が組み立てられている場合もあります。業務に最適化されたExcelファイルは、業務そのものの手順やルールの集約が図られていることも多く、非常に利便性が高いものです。一方でExcelファイル内では複雑化が発生し、業務の属人化などの問題の原因となる場合もあります。

本記事では、Excelを利用した業務の効率化に対して、有効なアプローチを4つご紹介いたします。本記事を参考に最適な方法を選択し、Excel(エクセル)業務の効率化を目指しましょう!

Excelを利用した業務

Excelを利用した業務の例とそこに発生する課題について確認します。

データのリストアップ

Excelでは多くのデータを管理することが可能です。例えば一年間の経理情報を全て一つのシートに書き出しておけば、一目瞭然で取引の内容を把握できます。
また、Excelを利用する場合に便利なのがコピー機能です。他のExcelやファイルからリストを取得し、マージ(結合)させるような際にも便利に利用できます。

集計

Excelは数字の計算も得意としています。先の例に習えば、一年間の経理情報を一つのExcelシートに記載し、その集計や平均値の算出などでの利用にあたります。
予算や実績など金額を扱う資料作成において利用している場合も多いでしょう。

加工(帳票作成など)

リストアップ、集計した情報を加工することで、アウトプットにつなげる場合もあるでしょう。
帳票の作成やグラフ、レポートなどの作成部分までをExcelで行うことができます。

Excelを利用した業務の課題

Excelを業務に合わせて活用することで、利便性や作業効率、作業品質を高めることが可能です。しかし、Excelを活用して業務を行うことで発生してしまう課題、デメリットも存在します。

作業の複雑化、属人化

多くの業務を一つのExcelファイル内に集約していくと、当然その分Excelファイル内は複雑化します。入力項目や利用手順、各項目の入力が必須かどうかなど、Excelファイルが複雑化し、取り扱いが難しくなります。
やがて、特定の業務利用されるExcelファイルは普段利用しているユーザーにしか使い方が分からなくなっていき、いわゆる属人化といわれる特定の人にしか業務が行えない状態を招いてしまいます。

作業の煩雑化、コスト増大

Excelを利用して業務を定めた場合、決まりに沿って作業をすることとなります。
基本的にそこに問題はないはずなのですが、様々なケースをケアしたExcelファイルを規定していくと、細かな作業までを必ずやらなくてはならない業務ルールが出来上がってしまう場合が多々見られます。経験や過去の事例により省略できる部分も、Excelを利用したことにより全て行わなくてはならず、作業コストの増大に繋がってしまう場合もあるでしょう。

ファイルの拡大による作業速度低下

作業環境によって変わってきますが、Excelは一定量以上のデータを入力、表示するとPCの負荷が高まり、処理が遅くなります。特に関数や計算式、マクロというプログラムを利用している場合にはその傾向が顕著です。効率的に仕事を行うために利用しているはずのExcelの処理待ちをして作業速度が低下する場合があります。

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業務を効率化できるExcelの業務

Excelを活用した業務は多くのメリットをもたらしてくれますが、課題も残っています。さらなる業務の効率化、業務品質の向上を目指す場合はどのような方法を考えればよいのでしょうか。

マクロ

マクロとは、作業を自動化するための方法で、プログラム内に記録された一連の操作を自動的に実行する機能を指します。
マクロは、大量のデータの整理、反復的な作業の自動化、複雑な計算の高速化などに向いています。また、操作方法を記録させるだけでできるので、容易に自動化することが可能です。

⇒マクロの組み方とは?VBAとの違いやサンプルコードについて紹介
⇒便利なマクロ一覧!マクロの組み方やそのまま使えるコードを紹介

VBA

VBA(Visual Basic for Applications)とは、Microsoftが開発したプログラム言語の一種で、Microsoft Office製品に組み込まれています。プログラミング経験がないユーザーでもタスクを自動化することができます。
VBAは、レポートの自動生成やデータの読み取りやメールの自動返信を行うことができますが、大量のデータ処理やVBAサポート外のアプリケーションとの連携には向いていません。

⇒VBAとは?メリットやVBAでできる業務改善事例15選をご紹介!

RPA

RPA(Robotic Process Automation)とは、繰り返し行う必要のある業務をロボットによる作業に置き換え、業務を効率化するソリューションを指します。
RPAは、集計作業、書類の転記作業などの定型化した業務の自動化に向いています。人間の行っている業務をそのまま代替するため、業務手順を変える必要が無く、自動化ツールを導入する場合はリスクが低いという特徴があります。

⇒RPAとは?ビジネスにおける活用事例やおすすめのツールを解説
⇒RPA導入事例一挙大公開!【部門別・業界別】に解説
⇒【具体的にRPAツール導入を検討されている方へ】厳選!おすすめRPAツール8選をご紹介

クラウド型データベース

クラウド型データベースとは、Web上でデータを一元管理することができるシステムを指します。
クラウド型データベースでは、どこからでもアクセスができ、同時編集や変更履歴を記録することができるため、データ共有に課題があったExcelよりもチームなど複数人での活用に向いています。また、データの修復や検索機能からほしい情報を素早く表示することも可能です。

⇒Pleasanterとは?自動化できる業務や活用事例を紹介

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まとめ

Excelの業務効率化を検討するにあたって、どのような方法で効率化させるかが鍵となります。
弊社SMSDataTech(SDT)の業務改善コンサルティングでは、お客様にあった業務改善方法や業務効率方法をご紹介いたします。RPAを使った業務の自動化やデータの一元管理など、コンサルティングから導入、運用保守支援までご提供可能です。Excelを利用した業務の自動化事例も豊富です。まずは、ご相談からお待ちしております。

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