RPAは会社の作業効率を上げるだけではなく、上手く活用すれば利益を上げることも可能にするツールです。しかし、RPAはさまざまな使い道もあり、上手く活用することができていない会社もあります。今回は、RPAを会社に導入して活用している事例を部門別、また業界別に公開します。他の会社の活用事例を参考にして、自社でのRPA活用に役立ててください。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、これまで人間が担ってきた作業をコンピューターによって自動化することです。RPAが人間に代わって作業を代行できる範囲は、性能の向上と共に幅広くなっています。RPAに代行させる作業を覚えさせれば、人間がおこなうよりも迅速で正確、さらに長時間働くことができます。機械的な作業を担ってきた人間をより創造的な部署に再配置することができるので、会社の利益を向上させることも可能です。

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RPA活用に向いている業務・向いていない業務

RPAは、あらかじめ人間が指示を与えて特定の業務を代行してもらう仕組みです。そのため、RPAの活用に向いている業務と向いていない業務も存在します。RPAを活用するためには、用途をきちんと定めなければいけません。ここからは、RPA活用に向いている業務と向いていない業務をそれぞれ紹介します。

向いている業務

ここからは、RPAに向いている業務を解説します。

定型業務の自動化

RPAは、定型業務の自動化に向いています。RPAは人間があらかじめ指示しておいた業務を迅速にミスなくおこないます。人間では時間がかかってしまう業務でも、疲れることなく24時間365日続けることができます。社内において定型的業務で人的なリソースを使用してしまっている部分は、RPAに代行させると業務が効率化して人材も再配置可能です。

⇒バックオフィスのRPA導入は必須！手間のかかる業務こそRPAで効率化

大量なデータの処理

大量なデータの処理は、RPAが得意とする業務です。インターネットや社内には、人間が処理するのが難しいほど大量のデータが存在します。あらゆるデータを管理して、処理するためにはコンピュータ―による計算が不可欠です。RPAには、高速でデータを取り込み管理する機能が備わっています。大量なデータを処理する業務がある場合は、RPAを活用すると効率的です。

⇒Excel（エクセル）業務をRPAで自動化！業務効率を向上させよう

データのスクレイピング

データのスクレイピングも、RPAが得意とする業務です。インターネット上には、膨大な量のデータが存在しています。そのため、自社が欲しい情報や有益となるデータの取捨選択は、人間がおこなうには時間も手間もかかってしまいます。RPAには、あらかじめ必要なデータの種類を覚えさせておけば、自動でデータのスクレイピングをおこなってくれます。人間は、RPAがスクレイピングしたデータを処理するだけです。ただし、不快階層のスクレイピングや構造が変動しやすいWebサイトにおいてはRPAでは難しい場合もあります。

向いていない業務

RPAの導入に向いていない業務は、人間の判断が必要な業務や人間とのコミュニケーションが必要な業務です。ここからは、RPAの導入に向いていない業務を解説します。

コミュニケーションが必要な業務

コミュニケーションが必要な業務には、RPAは向いていません。RPAは人間が指示した業務を効率的におこなってくれますが、人間とコミュニケーションを取れるわけではありません。新しい企画のプレゼンテーションや営業でのクライアントとのコミュニケーションには使えません。

決断をしなければいけない業務

RPAに最終的な決断をする業務は、向いていません。データの収集と分析をおこなって、会社にとって最適な選択肢を提示することはできますが、最終的な決定は人間がおこないます。会社の決断は、責任も伴いますし会社の将来を決定づけます。最終的な決断をRPAに任せることはできません。

複雑で機械的でない業務

RPAは、複雑でイレギュラーがある業務には向いていません。RPAは、イレギュラーなく機械的にこなせる業務を効率化します。しかし、業務の中には例外や予期せぬトラブル、イレギュラーな事象が発生するものもあります。RPAは機械的な業務をこなすため、変化するシチュエーションに対して臨機応変さが求められる仕事を任せることはできません。

部門別活用事例

RPAを導入して業務に活用している部門の事例を紹介します。RPAの活用事例を参考にして、自社の導入に役立ててください。

経理部門

経理部門ではRPAが活用されています。経理部門は、会社のお金を扱っていて間違いは許されません。しかし、日々の入出金の計算や買掛金や売掛金の処理など、経理部門の業務は多数あります。RPAなら経理にかかる計算を効率的かつミスなくおこなうことができます。

人事部門

人事部門でもRPAは活用されています。従業員一人ひとりの勤怠状況は、出退勤や残業状況などデータとして管理する項目が多くあります。RPAなら、これらの多くの情報を一括管理することができます。また、一人ひとりの貢献度を定量化してデータとして保存可能です。従業員の会社への貢献度がデータ化されていれば、個人の昇進昇級、配置の変更などの選考が容易です。

営業部門

RPAは営業部門でも活用できます。営業部門の人材は、顧客の管理や進捗状況の報告書政策も担っています。顧客の管理リストをRPAで一括管理すれば、組織的に営業をおこなうことができます。また、進捗報告書もRPA内で管理することで、作業時間を省略可能です。顧客管理や報告書作成をRPAで効率化させることで、顧客と直接会ってコミュニケーションをとることに集中できます。

管理部門

商品や生産状況を管理する部門でも、RPAは活用されています。商品の生産状況や在庫の管理は、会社の利益や売上に大きく関わります。工場の生産工程によって、生産管理は複雑になります。計算を得意とするRPAを導入すれば、商品の生産状況を迅速に把握できます。生産状況を把握できれば、将来的な利益の計算も可能です。

マーケティング部門

RPAはマーケティング部門でも活用できます。マーケティングは、マーケットやターゲットの状況、広告の効果測定などをデータとして収集して分析する業務が多くあります。データの収集や分析に適した加工などをRPAに代行すれば、人間はデータからの分析と新規の戦略を練ることに集中できます。マーケットやターゲットの状況を詳しく分析するのに、RPAは活用できます。

業界別活用事例

RPAを導入して、会社運営の効率化に成功している業界もあります。ここからは、業界別にRPAの活用事例を紹介します。

製造業界

製造業界では、RPAを導入する会社が増加しています。製造業界では、商品の材料・原料の購入から製品製造、出荷までのすべての工程と経理を同時に管理しなければいけません。材料や原料の数量と商品として完成した製品の数、出荷した製品の量を管理するのは骨の折れる作業です。RPAを導入して、作業工程や入出金をすべて代行させれば効率的で正確な製品製造状況を把握できます。

金融業界

金融業界では、RPAの導入が積極的におこなわれています。銀行では定型化された事務処理や顧客の口座管理が多くあります。銀行がおこなっている事務処理は、お金や個人情報を扱うために失敗が許されません。事務作業を人間が担うと、どうしても人為的なミスが生じてしまいます。また、作業の効率も遅く、業務にかかる時間や手間、人件費がかかります。RPAに定型的な業務を代行させることで、失敗を無くし迅速な処理ができます。

小売業界

小売業界では、店頭販売だけでなくECサイトを取り扱っている企業を中心にRPAの導入がすすんでいます。小売業界では、ターゲットとなる消費者像を明確にすることで、販売戦略の方向性を定めることができます。店頭販売時にはレジを通すため、POSデータが手に入ります。また、ECサイトからの購入の際には、細かく購入者の属性データを収集できます。蓄積されるデータ量が多くなり、分析する観点も複雑化します。RPAを導入することで、データの蓄積と加工、分析もしやすくなります。

RPA導入の際の注意点

RPAは便利なツールではありますが、会社の運営をするための道具にすぎません。人間がきちんと業務への指示を与えなければ、宝の持ち腐れになってしまいます。ここからは、RPAを導入する際に特に注意すべき点を解説します。

RPAを使用する目的を明確化

RPAを導入する前に、会社内でRPAをどのように使用するのか目的を明確化しなければいけません。例えば、「バックオフィス業務を効率化させて、これまで人件費としていた部門の支出を圧縮させる」のように目的を設定します。目的を設定しておけば、RPAを導入後の効果測定も可能です。人件費の削減は定量的にデータ化することができます。RPAを導入する際には、目的を明確化して効果測定をおこなうべきです。効果測定をおこなった後に、使用方法や使用する部署・業務の検討を繰り返してRPAの効果を向上させていくことも大事です。

RPAに代行させる業務を確定

RPA導入の目的が明確化したら、代行させる業務を確定させます。会社は、多くの部門や業務で成り立っています。多様な業務がある中で、定型的な業務をリストアップさせ、RPAに向いている業務を確定させて、導入の検討をおこないます。検討できたらRPAを導入して、代行させる作業工程を指示します。RPAを導入後、業務をきちんとこなせているか確認し、RPAがきちんと業務をこなしていれば、これまで業務を担っていた人材の再配置が可能です。

まとめ

RPAは、会社内で目的を定めて活用すれば、業務が効率化するだけではなく利益ももたらせてくれます。RPAは幅広い業界と社内部門で活用することができます。定型業務を自動化すれば、人材をクリエイティブな部署に配置換えも可能です。ただし、RPAの導入には、専門的な知識が必要です。SMSDataTechでは、RPAの導入支援サービスをおこなっています。会社の目的に合わせて、3つのツールからお客様に最適なツールを選ぶことが可能です。RPA導入の際には、ぜひ、SMSDataTechにご相談ください。

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