定型業務の自動化は必須!自動化の手段や事例を徹底解説

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ホワイトカラーの業務は定期的に繰り返される、定型業務と呼ばれる作業が大半を占めています。生産年齢人口の減少に伴い、働き方改革の見直しが行われる中、業務の自動化に取り組む企業も少なくありません。特に定型業務の自動化が実現できれば、人材不足に苦しんでいる状態でも長時間労働を改善できる余地があります。
今回は、定型業務の自動化が必要になった背景、自動化の手段、実際の自動化事例を解説します。

定型業務の自動化とは

定型業務の自動化とは、その名の通り、システムやツールを用いることで、人が行う業務を代替できるようになります。従来の人手を伴う業務では、データの入力ミスや誤発注、資料の更新漏れなど、様々なミスが起こりえます。部門によっては、日常的に定型作業に追われることもあれば、隔月での作業や半期に一度の作業もあります。定型業務を自動化することで、ヒューマンエラーの防止が期待でき、人手の解放にまで繋がります。

定型業務の自動化が必要な背景

定型業務の自動化が必要な背景として、働き方改革の推進が挙げられます。
働き方改革に伴う取り組みは、テレワークの推進や正規・非正規雇用の増員など多岐に渡ります。その中でも特に重視されているのが、長時間労働の改善です。
しかし、現状展開されている業務をそのままにした状態で労働時間だけを短縮するだけでは、根本的な改善にはなりません。個人の進捗の遅れが、クリティカルパスの遅れに繋がる可能性があり、ビジネス全体に影響を及ぼします。
どの企業も深刻な人材不足に陥っており、人材を増やして一人あたりの労働時間を抑制することも難しい状況です。
そこで、人が行っている業務、特に、繰り返し行う定型業務を中心に自動化することが、長時間労働の改善に最も効果的であると考えられました。

定型業務の自動化の手段

定型業務の自動化の手段は大きく分けて3つの方法があります。
それぞれの手段について解説します。

RPA

RPA(Robotics Process Automation)とは、手順が固定化された定型業務を自動化する手法です。プログラミングの知識がなくても取り入れやすく、GUIによる視覚的な操作ができるため、ITに疎くても簡単に利用できます。
RPAでは、申請フローの自動確認、指定した時間にデータ集計の実施、別のシステムへデータ転送など幅広く自動化できます。
ガードナーは、2020年の世界におけるRPAソフトウェアの売上高は約20億ドル近くに達する見通しを立て、2024年までに継続的な成長率を遂げると発表しました。
新型コロナウィルスの影響によって、将来的に受ける(であろう)損害からビジネスやリソースを守るという点で、RPAは注目されています。
少しでも気になる場合は、専門の企業に相談してみることをおすすめします。

RBA

RBA(Run Book Automation)とはITシステムの運用管理業務を自動化できるツールです。ITシステムの保守・運用業務を得意としており、ユーザー情報の登録や変更、アプリケーションの再起動などを自動化できます。これまで人が行っていた手順書通りの作業を自動化できるため、毎月のメンテナンスなど、サーバーの起動順の確認やアプリケーションの起動確認などの手間が激減します。

マクロ

マクロとは、コンピュータの操作を自動化する手法であり、一般的にMicrosoftのOffice製品に搭載された機能を指します。Office製品でマクロを作成・実行する場合は、VBA(Visual Basic for Applications)と呼ばれる言語を利用します。RPAと異なり、マクロはOffice製品内でのみしか機能せず、VBAによるプログラミングの知識が必要になります。一方で、Office製品同士であれば、アプリケーションを超えて連携できるため、様々な分野で自動化ができます。
例えば、OutlookとExcelを組み合わせることで、システムアラートが発生した場合にアラート内容に応じた宛先・内容でメールを自動作成・送信できます。また、Excel上で加工したデータをAxessに連携し、別データと比較することもできます。マクロを実現するためには、ITスキルが必要になりますが、他の自動化よりもスポット単位で自動化しやすいため、取り組みやすいことが特徴です。

定型業務の自動化例

実際に定型業務を自動化した例を紹介します。

地方金融機関:税務署向け書類の自動作成

各支店に税務署より定期的に税務調査に関する資料提供を依頼されていました。税務調査では、特定の個人に関する口座情報や取引情報を複数のデータベースから調査しなければならず、書類作成が事務スタッフの大きな負担になっていました。
そこでRPAツールを利用することで、異なるデータベースから必要な情報を取得・調査し自動で転記されるようにしました。その結果、資料作成にかかる時間が70%以上、時間にして年間15000時間もの削減に成功しました。

大手リース会社:案件管理情報の自動入力

融資を行う部門では、案件管理のための入力情報が10ステップ以上もあり、入力項目が多く、入力時期が月末に集中していることから、社員の大きな負担になっていました。企業の基本情報だけでなく、調査が前提となる決算情報や債券情報等の項目も存在し、より一層作業の進捗を遅らせる要因でした。融資する案件毎に受注・発注・仕入・売上・支払・入金の各ステップで入金と上長の承認を得る必要があったことも効率的とは言えません。
そこでRPAツールを利用することで、案件管理システムへの入力の8割を自動で行うようにしました。その結果、社員の入力負担が激減し、月末でも営業活動や売上向上につながる業務に時間を使えるようになりました。

まとめ

今回は、定型業務の自動化が必要になった背景と、自動化の手段、実際の自動化事例を解説しました。業務の自動化を成功させるためには、対象の業務で何を自動化すればいいのかを明確にすることです。あれもこれもと自動化してしまうと、作っても使われずに放置されるケースもありえます。業務の現状と業務内容の性質を鑑みた上で、自動化に取り組む手段を検討しましょう。

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