自社の生産性を向上させるために、RPAの導入を検討されていませんか？
RPAは業務を効率的にして生産性を向上させるツールとして、多くの企業から注目を集めています。近年話題となっている働き方改革やDXの実現、人材不足といった課題解決のために導入したいと考えている企業も多いでしょう。しかし、

• RPAがそもそも何か知らない
• 人件費削減

と疑問に感じている方も少なくありません。
今回はRPAについてと、導入を成功させるための手順について分かりやすく解説します。合わせて、RPAの導入事例も部門別にご紹介。この記事を読めば、RPAの導入を失敗せずに行うための進め方が身に付きますよ。

RPAとは

RPAとは人間がコンピューター上で行っている業務を、ロボットが代わりに行う自動化ツールです。DXの実現に向けた取り組みの一貫として注目を集め、国内の大手企業における導入率は2021年1月時点で37%となっています。2022年には導入率が50%に達すると予測されており、今後もさらに活躍するでしょう。

RPAを導入するメリット

RPAを導入するメリットとして、次の3点が挙げられます。

• 業務の効率化
• ミスの減少
• 人件費削減

こういった導入効果が期待できるため、RPAは注目を集めているのです。
次にそれぞれのメリットについて解説します。

業務が効率化できる

RPAの導入によって最も期待されている効果が、定型業務の効率化です。人間が行う一連の動作を全てシナリオとして記憶できるので、繰り返し作業はロボットの得意分野といえます。人間が行うよりも数百倍早いスピードで作業を行えるので、業務の時間短縮に繋がるでしょう。

ミスを減らすことができる

ルーティン作業による疲労やケアレスミスが原因のヒューマンエラーを、RPAでは一切起こしません。正確に業務を行ってくれるので、常に一定の品質を保てます。仮に失敗してしまっても、失敗であることをRPAに教えることで、繰り返しミスをしてしまう事態は起こりません。

人件費を削減できる

今まで作業を行うために多くの人を雇っていたコストを、RPAによって減らせます。人海戦術で行っていた作業を、RPAの導入によってロボットに代替できるので、人件費の削減に効果的です。さらに、RPAは24時間365日稼働できるので、給与以外に発生するコストも減らせます。

RPAを導入する手順

RPAを導入するためには、次のような手順が必要です。

1. 自動化する業務の決定
2. 業務フローの確認
3. 運用ルールの決定
4. 開発・導入
5. 動作テスト
6. 運用開始

一つひとつのステップをしっかりと踏めば、失敗してしまうリスクを減らせるでしょう。
次に進め方の手順を一つずつ確認していきます。

RPAで自動化する業務を決める

RPAを導入するにあたって最も重要な工程が、どの業務をRPAで自動化するか決める段階です。ロボットが得意とする作業でなければ、RPAによる効果を期待できません。
例えば、

• ルールの変更や手順が少ない業務
• 高頻度で作業が必要な業務

など、RPAによって確実な効果が見込める業務かどうか見極めましょう。

RPAで自動化する業務のフローを確認する

RPAによる作業の自動化を実現するために、自動化する業務のフローを可視化する必要があります。プロセスマップなどを使用して、どのように業務が行われているのか確認しましょう。業務フローを図にして見直せば、どこを自動化すべきなのか分かりやすくなります。

RPAを運用する上でのルールを決める

RPAを効率的に運用するためには、ルールの事前に決めておくのが大切です。
例えば、

• ロボットが正しく作動するためにはどうするのか
• トラブルが発生したとき、どのように対処するのか

などといったルールを取り決め、それぞれの責任の所在を明らかにした運用体制の構築が欠かせません。

RPAを開発・導入する

RPAの導入に必要なロボットを開発するには大きく分けて、次の2つの方法があります。

• ベンダーに一括依頼
• 自社開発

ベンダーに依頼すれば素早く導入できますが、更新や改修に時間が必要です。
一方、自社開発であれば必要に応じて更新できますが、開発にはスキルが必要となります。自社の状況に合わせて、開発方法を選びましょう。

RPAの動作テストをする

導入した後はRPAが正常に動作するか、動作テストを行ってください。自社開発した場合だけでなく、ベンダーに依頼したときも必要です。実際の業務に用いる前にテストをすれば、誤作動や見落としていた動作にも気が付けるでしょう。

RPAの運用を開始する

RPAの運用を開始した後は業務を効率的に行えるように、定期的にチェックを行いましょう。どれだけ少ない手順の作業であっても、更新作業が必要となります。RPAの導入前と後でどの程度業務の効率化が行われたかを評価して、その後の対応を決めましょう。

RPAの導入事例

RPAを実際に導入した事例を部門別にご紹介します。

• 経理部門
• 営業部門
• 人事部門

実例を参考にして、RPAをどのように活用するかイメージしてみてください。

経理部門での導入事例

経理部門においてRPAの導入が行われた業務は次の通りです。

• 売掛・入金業務
• 買掛・支払業務
• 資産管理業務

会計処理は必ず行う必要があるにもかかわらず、お金が関係しているのでミスが許されません。RPAを導入して自動化すれば、ミスを減らしてコストを軽減できます。

⇒バックオフィスのRPA導入は必須！手間のかかる業務こそRPAで効率化

営業部門での導入事例

営業部門においてRPAが活躍する業務は次の通りです。

• 販売状況調査
• 定期販売商品の見積もり作成
• メール受注業務
• WebEDI受注業務

大量のデータを自動で管理してくれるようになるので、その作業を行っていた時間が短くなります。節約されて余った時間を営業担当が使えるようになり、より効率的な営業を行えるでしょう。

⇒【テンプレート付き】便利なOutlookの自動返信設定方法を紹介

⇒Excel（エクセル）業務をRPAで自動化！業務効率を向上させよう

人事部門での導入事例

人事を担当している部門にRPAを導入するのであれば、次のような業務が対象となります。

• 人事考課業務
• レポート作成
• 過重労働管理

今まで多くの時間がかかっていた人事管理やレポート作成などを、短時間で行えるようになり効率的です。さらに、働きすぎている社員の見落としも減らせるようになるでしょう。

 

RPAを導入する際の注意点

効率的な業務を支援するRPAを導入する際に、注意すべき点は次の通りです。

• 社内の運用・保守体制の決定
• ベンダーによる導入サポートの確認

RPAの運用を始める前に、しっかりと準備しておけば失敗しません。
次にそれぞれのポイントについて解説します。

社内の運用・保守体制を決めておく

もしものトラブルに対応できるように、社内でRPAの運用・保守体制を決めておきましょう。ロボットは決まった仕事を高速でこなしますが、指示が間違っていても高速でこなしてしまいます。トラブルへの対処が遅れるほど被害が広まってしまうので、対処を行う部署や対応フローをあらかじめ決めるのが大切です。

ベンダーの導入支援サポートを受ける

初めてRPAを導入するときに、ベンダーからの導入支援サポートを受けられるか確かめましょう。事前に導入に向けてのアドバイスをもらえば、安心して導入を行えます。また、ベンダーによってはトラブル発生時に対応するサービスがあるので、必ず確認してください。

まとめ：RPAを導入して業務効率化を進めよう

RPAの導入を成功させるための、手順や事例について解説しました。
積極的な取り組みが求められているDXの実現のために、RPAの導入は大きな1歩に繋がります。運用自動化ラボはRPAの導入を支援しており、導入に向けたサポートも充実しているので初めてでも安心です。RPAの導入を検討されている企業様は、ぜひ検討してみてください。

▼運用業務の効率化にご興味のある方、お気軽にご相談ください！