ビジネスの現場でよく耳にするキーワードが定型業務です。

今回は定型業務とは何かを説明し、間違えられやすい他の業務との違いを説明します。また、定型業務のメリットやデメリット、改善方法についても説明します。

定型業務とは

定型業務とは、手順が定型化された業務全般を指します。「業務の手順を覚える」「必要なシステムの権限を与える」などの準備はありますが、覚えてしまえば同じ内容を繰り返すため誰でも対応できるという特性を持ちます。ただ、同じ内容を繰り返す業務であるため、担当者のモチベーションが上がらないなどの問題もあります。
なお、手順さえ明確化されていれば定型業務と呼べるため、「手順書はあるが誰もやったことがない」という業務も定型業務として発生する可能性があります。現在その部門に担当者が在籍していなくても、過去の担当者によって手順化されたものがあれば、それは定型業務に該当します。

定常業務との違い

定型業務と間違えられやすいものに定常業務があります。これらは以下の観点で意味合いが異なっています。

• 実施タイミングが決まっているかどうか
• 定期的に実施されるかどうか

定常業務は定型業務とは異なり、決まったタイミングで業務が発生します。例えば毎朝、毎月、毎年度末などです。定型業務は発生するタイミングまで含んだ意味合いではないため、この点で大きく異なります。
なお、定常業務と定型業務の意味は異なりますが、実質的に定常業務は定形業務の一部です。一般的に繰り返し実施される業務は手順が定められているため、定型業務だと考えられるのです。

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非定型業務との違い

非定型業務は定型業務のように業務の手順を明確に定められないものを指します。業務の手順自体も担当者の判断が求められるものです。また、発生タイミングや頻度なども定まっていません。
定型業務は「手順さえあれば誰でもできる」と考えられますが、非定型業務は決まった担当者でしか対応できないケースが大半です。「誰が担当できるか」「いつ発生するか」などの観点で違いがあると捉えましょう。

定型業務の例（部署・部門別）

定型業務は部署や部門によって多岐にわたります。具体的にどのような定型業務が考えられるのかを表にまとめると以下のとおりです。

部門	定型業務の例
総務部門	各種申請内容のチェック・定期的な支払いなどの手続き
経理部門	支払い内容のチェックと支払い手続き・四半期などの資料作成
人事部門	入社/退社に関する情報の管理や登録・各部門の管理者への通達・人事評価についての発信
調達部門	製品/人材の調達に関する承認作業・取引先の与信調査依頼・新規取引先への口座開設作業
営業部門	定期的な取引の見積り提供と検収依頼・営業成績の集計
IT部門	日々のシステムチェック・入社/退社に伴う社内システムのアカウント作成

これらは一例ではありますが、どの部門にも何かしらの定型業務があります。部門により種類の多少はありますが、定型業務がない部門は存在しないといっても過言ではないでしょう。

定型業務のメリット・デメリット

定型業務にはメリットもデメリットもあるため、それぞれについて解説します。

メリット

人的ミスが減る

事前に定められた手順に沿って業務を進めるため、人的ミスが起きる可能性が減ります。人間が考える部分が増えるほど人的ミスが起きる可能性は高まるため、手順が定まっていることには大きなメリットがあります。ミスがゼロになるとは言い切れませんが、定型業務であることでその確率が減るのは間違いありません。

担当者をアサインしやすい

手順が明確になっているため、担当者をアサインしやすいことがメリットです。極論を述べると、誰をアサインしても滞りなく業務が遂行されると考えられます。人事異動などで担当者が変更になっても、定型業務には大きな影響が生じにくいのです。

担当者を変更しやすい

上記に通じる部分ではありますが、定型業務は担当者を変更しやすいメリットがあります。やるべきことと手順が明確であるため、業務の都合に応じてスムーズな担当者の変更が可能です。上司から部下、先輩から後輩、社内からベンダーなどスムーズに業務を引き継ぐことができます。

デメリット

作業のマンネリ化

同じ定型業務が繰り返される環境では、作業のマンネリ化が発生します。業務を担当している従業員の士気低下やスキルアップの機会損失などにつながりかねません。従業員が好き好んで定型業務に取り組んでいる場合を除き、作業のマンネリ化は避けるべき事象です。

時間的な拘束

手順を明確化することで最低限の時間で業務をこなせるようになります。ただ、人間が対応する以上は時間を取られてしまうため、このデメリットは解消できません。

企業としてはこのような定型業務ではなく、より思考力が必要なクリエイティブな業務に従事してもらいたいはずです。定型業務が増えれば増えるほど、「本来やってもらいたい業務」に時間を割けなくなるデメリットを生み出します。

定型業務を効率化する方法2選

定型業務を効率化するために以下の方法を取り入れてみましょう。

アウトソース

社内での対応が負担になっていれば、アウトソースする選択肢があります。外部のリソースを利用することで、社内のリソースは効率よく活用可能です。特に定型業務のような決まりきった業務なら、引き受けてくれるアウトソーシング会社が多数あります。依頼先を見つけやすいとの観点でも、まずは検討してみると良いでしょう。

自動化

定型業務のように同じことの繰り返しであれば、システムによる自動化が可能です。RPAなどを導入すると人間の手を介さずともコンピューターが業務を終わらせてくれます。ただ、RPAなどのツールを導入するためには、業務を可能な限り単純な手順にしなければなりません。定型業務の中でも複雑なものはRPAで対応できない可能性があるため注意が必要です。
SMSデータテックではRPAでは対応できない複雑な業務も含めて自動化を検討可能です。業務の自動化に興味があるならば是非ともご相談ください。

まとめ

定型業務は手順などが確立され、誰でもできるように考えられた業務であることを説明しました。事前に手順を把握するなどの準備は必要ですが、その反面、担当者を変更しやすいなどのメリットがあります。マンネリ化しやすいなどのデメリットもあります。

定型業務は手順が明確になっていることから、ツールなどによる自動化を実現できるかもしれません。もし自動化に興味があるならば、弊社の自動化ソリューションをご覧ください。複雑な業務を自動化するコンサルティングにも対応しているため、必要に応じてこちらもご覧ください。

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