「マクロを使うと業務の効率化が図れる。」と、耳や目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

しかし、マクロとはどのようなものなのか、どうやって使うのか、実務にどのように適用するのかといった実用レベルで理解され、活用されているケースは多くありません。どんなことにマクロ化が適用でき、業務をスムーズにできるのかを把握し、実現するステップが躓きやすいポイントとなるためです。

本記事では、マクロの中でも使われるシーンの多いExcelのマクロについて、概要と用語、できることと注意点などを紹介します。業務にマクロを導入し、自動化・効率化を図るヒントとしてご活用ください。

マクロとは

マクロとは、各種のソフトウェアの持つ複数のまとまった処理の組み合わせを定義しておける機能です。様々なアプリケーションに搭載されており、特に操作が複雑となるテキストエディタやOA用ソフトなどでは人気があります。

より狭義では、Microsoft社のExcelにおける一連の操作をまとめて定義したもの（マクロ機能）を指す場合も多いです。以降、本記事で紹介するマクロも、Excel上のマクロについて扱います。

マクロにより一定の操作の組み合わせを記録しておくことで、繰り返し行う処理などをまとめて自動化することができ、業務効率化に繋がります。

VBAとの違い

マクロと混同されやすいキーワードとして「VBA」が挙げられます。VBAもExcel上での業務効率化に利用するものであり、その点ではマクロと共通しています。

違いは、マクロは機能であり、VBAはその機能を実現するプログラミング言語であることです。

マクロはプログラミング言語を用いてコマンド（コンピュータへの命令）をまとめて定義できる機能です。一方、VBAはMicrosoft社の開発したプログラミング言語で、Excelマクロの作成などが主な用途です。VBAはExcel以外のOffice製品への操作などもサポートしています。

つまり、VBAはマクロを作るために使われるプログラミング言語という関係にあります。

VBAについては、下記の記事で詳しく紹介していますので、こちらもご参照ください。
➡VBAとは？メリットやVBAでできる業務改善事例15選をご紹介！

マクロの組み方

マクロを作る（登録する）ことは、しばしばマクロを「組む」と表現されます。マクロを作る方法としては、Excelのメニューの「マクロの記録」などから実行します。

マクロの使い方や事例については、下記の記事にて詳しく紹介しているため参照ください。
➡マクロの組み方とは？VBAとの違いやサンプルコードについて紹介
➡便利なマクロ一覧！マクロの組み方やそのまま使えるコードを紹介

マクロでできること10選

マクロを使って、どんな業務を自動化することができるのでしょうか。前述の「マクロの記録」や「VBAによるマクロの作成」によって、下記のような業務をマクロ化することが可能です。

メールの作成、送信

Excelなどから取得したデータから、メールを作成して送信することが可能です。定期的な送信の必要があるメルマガ、日報、リマインドなどの業務で活用することができます。

WEBスクレイピング

Web上のデータをクローリングし、情報の収集を行うことも、マクロで実現可能です。例えば、特定のキーワードに該当するページを集めてくることで、人的作業を効率化できます。

データの集計

Excelのシート上のデータ、複数のファイルに渡るデータを集め、数値の集計などを行う業務もマクロで実現できます。月末や週末での締め作業などの定期的に繰り返されるデータ集計業務をマクロにより自動化しておくと効果的です。

データのコピーや合算

データをコピーして収集し、合計値などを算出する処理もできます。例えば、月次の事業所ごとの売上集計データをコピーして、全事業所の合計売上データを作成する業務などで利用できます。

データベース操作

ExcelマクロからAccessなどのデータベースへアクセスを行うことが可能です。データの集積を行い、その後の活用にもつながります。ビジネスデータの業務活用を推進しているケースでは、一つの実現方法となります。

帳票作成

Excel上のデータをもとに、ExcelやPDFの帳票を作成することも可能です。各種の伝票、請求書や納品書の作成などが想定できます。

各種の台帳管理

顧客や伝票、売上、財務、会計など各種の台帳管理もマクロによる自動化が見込まれます。データのフォーマットや処理手順を整理することが前提となりますが、これらをマクロ化できれば管理業務を効率化することにつながります。

データチェックの自動化

Excelシート内のセルの入力値に条件を設けてチェックを行うような場合、一定のルールであればマクロを使うことでチェック処理を入れることが可能です。人間の目と手作業では手間がかかる作業でも、マクロであれば効率的に実施することができます。

ファイル操作

ファイルのコピーや削除などの操作もマクロで行うことが可能です。定期的に作成するファイル、削除するファイルなどがあればマクロを用意しておくことで作業の効率化が図れます。

表やグラフの作成と他のOffice製品への連携

Excelの表の作成やグラフの作成もマクロにしておくことで業務効率化の対象とできます。さらに、WordやPPTなどのMicrosoft社のOffice製品との連携もマクロ化が可能です。

マクロでできないこと

マクロの作成方法の一つである「マクロの記録」だけでは、以下を含むマクロを実現することはできません。マクロのVBAのプログラムでの編集が必要です。

ループ処理

繰り返し同じ処理を行い、特定の条件で終了するような制御をループ処理と呼びます。マクロの記録では特定回数の操作を記録することはできますが、繰り返し回数などを詳細に設定するにはVBAでの記述が必要です。

条件分岐

特定のセルの値やデータの件数などを条件に処理が変化することを、条件分岐と呼びます。マクロの記録では特定の操作をなぞることが可能ですが、条件を埋め込むにはVBAでの記述が必要となります。

マクロを使う際の注意点

マクロを利用する際、下記の点には注意する必要があります。マクロが期待したとおりに動作しない、結果が想定と違うという場合には、注意点をよく確認してみましょう。

記録時と実行時の状態を揃える

Excelのファイル、セル、シートの名前や、状態（例えば、開いているシート、カーソルの位置など）をマクロの記録時と合わせておく必要があります。マクロはこれらの名前が同じものを、処理対象と捉えて実行することが理由です。

管理を徹底する

マクロにより業務の効率化が図れますが、その処理内容をよく管理しておくことが重要です。

マクロは作業を自動化し記録しておくことが可能です。そのため、マクロ化すると、処理内容を理解していなくても、誰でも作業を実施することができます。これにより、業務の属人化やブラックボックス化が発生し、その担当者がいなくなると誰も業務の意味がわからなくなるという知識の散逸が起こり得ます。

したがって、作業の手順や操作の意味を意図的に残しておく必要があります。

データ量が多い場合には処理に時間がかかる

マクロはプログラムによる処理の制御ですが、PC上のExcelというソフトウェア上で動作します。利用できるリソースは限られており、他のプログラミング言語と比較すると処理速度は遅いです。データの量、処理の繰り返し回数が多い場合には、処理時間が多大にかかり、その間PCの操作ができない状態などが生まれる場合もあります。

まとめ

マクロは複数の処理をまとめて定義できる、ソフトウェア・アプリケーションの機能です。広く知られるマクロとしてExcelのマクロが挙げられます。

マクロを活用することで既存の業務を自動化・効率化することが可能です。例えば、定期的に実行する月次処理などは高いマクロ化の効果が見込めるでしょう。
マクロの作成には「マクロの記録」および「VBAによるマクロの編集」が可能です。より詳細な制御を行いたい場合には、プログラミング言語VBAを用いてマクロを適宜編集することが必要です。

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