生産性を向上させるために、RPAを導入する企業は増加しています。RPAは人手不足を解消させるだけではなく、社員一人ひとりがより生産性の高い業務に就くことができるメリットがあります。ただし、便利なRPAもきちんと使いこなさなければ、宝の持ち腐れです。今回は、RPAを使いこなすためにも重要な「RPAシナリオ」に焦点を当てて解説します。RPAの導入を検討している方や、導入したものの使い方に困っている方はぜひ参考にしてください。

RPAシナリオとは？

RPAシナリオとは、会社内でRPAを使用する際に実行する処理の手順や段取りを可視化させることです。RPAは導入しただけでは、会社に有益な業務の処理をしてくれません。会社によって、処理を自動化したい業務や最終的な目的も異なるため、RPA導入をする際には独自にシナリオを作成する必要があります。RPAシナリオの作成は、導入をしている会社では必須の作業です。

⇒RPA、RBAとは？

RPAシナリオの作成ポイント

RPAシナリオの作成には、いくつかのポイントがあります。

• 会社内での使用目的を明確にする
• 業務や作業手順の可視化
• 作業時の注意点を洗い出す

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。このポイントは、RPAシナリオ作成の際の土台となります。この土台がしっかりとしていないと、RPAシナリオ作成時に混乱したり、余計な時間がかかったりしてしまうので、しっかりとおこなってください。

会社内での使用目的を明確にする

RPA導入は会社の作業効率を向上させてくれる便利なツールですが、使用目的をはっきりとさせなければ活用できません。まずは、会社内でどのような作業をRPAにまかせるのか明確にします。作業内容と使用目的が明確になれば、その目的から逆算してRPAによる作業を順序良く設計していくことができます。RPAを導入する際には、会社の運営状況を踏まえて使用目的を定めてください。

業務や作業手順の可視化

RPAの使用目的が定まった後は、これまで人間がおこなっていた作業手順を可視化させます。人間がおこなっている作業は、マニュアル化されている部分とされていない部分に分かれます。マニュアル化されておらず、人間が暗黙の了解で行っていた作業もきちんとリストアップします。そして、作業の流れや順序を正しく並べ替えて、RPAにおこなってもらう作業手順も明確にさせます。

作業時の注意点を洗い出す

日々の業務を人間がおこなっている場合は、意識することなく例外となる業務や作業を流れの中でおこなっています。しかし、RPAのようにロボットやコンピューターに作業させる場合、人間のように臨機応変な対応をしてくれません。そのため、「例外」もシナリオに組み込んでおく必要があります。業務や作業手順を書き出して可視化させた後で、基本的な作業手順とは異なる「例外」事例も書き出しておきます。この例外リストが、RPAシナリオ作成の際に役に立ちます。

シナリオ作成手順

RPAの作成手順もきちんと踏まえておきます。作成手順がしっかりとしていれば、作業もスムーズに進みます。具体的なシナリオ作成手順は以下の通りです。

1. 事前準備
2. シナリオ設計
3. シナリオ作成
4. シナリオ実装
5. シナリオテスト

ここからは、それぞれの作成手順と詳しい内容を解説していきます。

事前準備

事前準備に必要なのは、「使用目的の明確化」と「作業手順の書き出し」です。RPAを使用する際には、ロボットに任せられる作業を選り分けて目的を設定しておかなければいけません。事前準備がしっかりとしていれば、実装後でも混乱を招くことが少なくなります。

事前準備の手順①　使用目的の明確化

事前準備の第一段階は、会社内の業務でRPAに任せる範囲をきちんと決定させることです。RPAによっておこなう作業の範囲が決まっていないと、会社全体の業務改善の方向性が見えなくなります。そのため、人間がおこなう作業範囲とRPAがおこなう作業範囲の境界線を引き、使用目的を見える化します。

事前準備の手順②　作業手順の書き出し

使用目的を明確化した後は、作業手順の書き出し作業に移ります。この手順を書き出す場合は、細かい部分もきちんと明確にして曖昧な部分が無いようにします。例えば、メールへの応答をRPAを利用して自動化する際には、自動返信して良い場合と人間のオペレーターにつなぐ場合とに分けなければいけません。作業手順を細かく設定しておくことで、実装後の作用の効率が向上します。こういった細かい作業手順の例外となる点が、注意点として書き出されているとスムーズです。

シナリオ設計

シナリオ設計の手順として大事なことは、作成手順にミスが無いようにおこなうことです。シナリオ設計の手順にミスがあると、実装後にエラーで作業がストップしてしまうことがあります。RPAの作業がストップしてしまうと、会社内のすべての業務も遅延してしまいます。シナリオ設計の手順にはミスが無いようにおこなってください。

設計の中の手順①　ノードを並べる

RPAがおこなう作業の処理単位の一つひとつを「ノード」と呼びます。書き出されている「作業手順」を基盤にして、ノードを並べていきます。

設計の中の手順②　動作の設定

RPAの動作を細かく設定します。イレギュラーなトラブルに対してロボットは、臨機応変な対応をすることができません。「データ入力の時間」「クリックするボタン」なども、細かく設定します。

シナリオ実装

RPAシナリオの設計ができたら、シナリオ実装のステップに移ります。会社の業務の流れに沿って、RPAソフトを指示通りに組み立てていきます。RPAを実装する際には、あらかじめ設計していた作業手順からずれないように実装していきます。設計図通りに実装していくことで、テスト時にエラーが生じても修正と改善をおこなうことが容易になります。

シナリオテスト

すべての設定が終了したら、テストすることも忘れてはいけません。実際の業務に実装する前にきちんと思い通りの動作をするか確認してください。このテストをスキップして実装してしまうと、エラーが起きてしまうだけではなく、予期しない動作をして業務に支障をきたすこともあります。

シナリオテスト①　単体テストと結合テスト

単体テストは、基本的な単体の作業に対する操作にミスが無いかをテストすることです。一つひとつをきちんと確認してください。また、結合テストの実施も必要です。RPAは、一連の作業をすべて自動化させます。そのため、一つひとつの単体がきちんと結合してスムーズに連携して作業を終了するか確認する必要があります。

シナリオテスト②　本番データテスト

本番で使用するデータを入力してテストをおこなうことも大事です。実際の業務と同様のデータと環境を用意してテストすることで、テストでは発見できなかった問題を見出すことも可能です。本番テストを通過すれば、実装できる状態になります。

シナリオテスト③　耐久テスト

本番テスト以外に、RPAの耐久テストをおこなうことも大事です。長時間RPAを稼働させることで、処理可能なデータ量を確認することができます。また、長時間の稼働によって生じるエラーも見出すことが可能です。実際の業務で使用する前には、耐久テストも忘れずにおこなってください。

RPAシナリオ作成にいきづまったら

RPAシナリオの作成は、きちんとした手順で作成したとしてもいきづまってしまうこともあります。RPAツールには、専門的な人材でなければ使用できないサービスや、エラーが解消できない状況も起こります。そんな場合の問題解決方法も紹介します。自社の人材だけではRPAシナリオ作成ができない場合や、上手く活用できない方は参考にしてください。

外注する

RPAシナリオの作成を外注してしまうのは、一つの解決策です。多くの会社や個人事業主がRPAを実際に導入しており、初期設定や運営を専門にしている方もいます。そのため、すでに使用している専門的な知識と技術を持っている方に外注してしまえば、RPAシナリオも作成してくれるのでスムーズに導入できます。ただし、この方法を取る場合は、明確な使用目的や作業手順を説明しなければならないため、「事前準備」は済ませておくとよいでしょう。

⇒RPA活用に関して相談する

シナリオ設計の支援をしてくれる企業に相談

RPAシナリオ設計の支援をしてくれる企業に相談するのも解決策です。RPAツールの選択はおこなったものの、導入する際のRPAシナリオの作成でいきづまってしまうことは多々あります。RPAシナリオ作成に慣れている専門の企業では、聞き取りからシナリオ設計までを引き受けてくれます。使用目的を明確にしてシナリオ作成を委託すれば、自社の業務に最適なRPAシナリオを作成してくれます。

シナリオ設計の簡単なRPAツールの検討

RPAツールの中には、操作や設計が複雑なサービスも存在しています。RPAツールの専門家ではなくても設計できるサービスに変更することも検討すべきでしょう。例えば、SMS DataTechが提供している「RoboTANGO」は、シンプルなインターフェースを使用しているため、専門的な知識や技術の無い方でも簡単に設計できます。

まとめ

バックオフィスや会計、人事業務の中には機械的に繰り返し行う作業が多くあります。それらの雑務は、RPAで自動化することができます。ロボットなので24時間365日休まず働いてくれますし、人為的なミスも無くなります。ただし、RPAは初期設定やシナリオ作成をきちんとおこなわなければ期待した効果がでません。RPAのシナリオ作成時には、会社内での使用目的を明確にして、作業工程を洗い出しておこないます。ただし、これらのRPAシナリオ作成は、初心者では難しい点もあります。SMSDataTechでは、RPAの導入コンサルティングから、運用のサポートまで一貫しておこなっています。RPA導入を考えている方は、ご相談ください。