業務の自動化は作業効率が求められるあらゆる業務において有効な選択肢です。その中でも、PC上の作業はできる限り自動化したい業務といえます。なぜならPCを利用した業務は一般化しており、PCを利用しない業務の方が少なくなっていると考えられているからです。

特に、WindowsOSを搭載したPCは日本国内の企業ではデファクトスタンダードと言えるほどの普及度合いであり、その端末上での業務自動化ができれば、相当な業務効率化が図れるといえます。

本記事では、無料で使えるMicrosoft社製のWindows用自動化ツール「Power Automate」を利用したWindowsPC業務の自動化にチャレンジし、その利用方法などを紹介します。

Power Automateとは

本記事で利用する「Power Automate」はMicrosoft社が提供する業務効率化ツールです。Windows上での繰り返し作業や業務プロセスを効率化することができます。結果として、生産性の向上やコスト削減を実現します。

公式サイトのキャッチフレーズは「重要なことに時間をかけてその他のことは自動化しましょう。」となっています。自動化できることは自動化し、その他の業務にリソースを割くことを目的としており、上手く適用できれば業務を簡単に楽にできるツールなのです。

Power Automateには下記の4つの機能が搭載されており、組み合わせて利用することができます。

• Power Apps
• Power BI
• Power Virtual Agents
• Power Pages

有償版

もちろん、Microsoft社の提供している製品ですので、全ての機能を利用するには有償となります。利用条件やバージョンなどはMicrosoft社のサイトよりご確認ください。サブスクリプションプランと従量課金型のプランが用意されています。なお、2023年08月08日時点では一定期間の無料トライアルも提供されています。

Power Automate Desktop【無償版】

Windows 10/11 を使用している方は、デスクトップ用 Power Automate のパーソナル デスクトップ フローを無料で利用することができます。
今回の記事では、こちらを利用してみます。

Power Automate Desktopインストール手順

実際に無償版を利用開始する手順を記載します。Windows10の環境で実行しています。

1.利用開始には、まずは公式サイトにアクセスして、サインアップが必要です。マイクロソフトアカウントが必要ですので、お持ちでない場合は作成してください。無料で作成可能です。

2.ログイン後、利用する言語設定のために地域を選択します。

3.これで、クラウド版の準備は完了です。早速利用できます。

4.さらにデスクトップ版【無償版】のご利用の場合は、「マイフロー」→「デスクトップフロー」からダウンロード、インストールを行います。

5.DLが完了したら、インストーラーを起動し、インストールを行います。

6.ガイドに沿ってインストールを開始します。

7.同意のチェックボックスをオンにする必要があります。

8.インストールが成功すると下記の画面が表示されます。なお、自動化する作業でWebブラウザを利用する場合には、ブラウザの拡張機能もインストールする必要があります。

9.ここまでの作業が終わったら、ガイドに従い端末を再起動してください。再起動後、デスクトップやメニューからPower Automate Desktopを起動します。

10.はじめての起動時はマイクロソフトアカウントによるサインインが必要です。1.で利用したアカウントを利用できます。

11.言語選択を行い、起動します。

「Power Automate Desktop」で業務を自動化する方法

「さあ、自動化ができるぞ」といわれても何をどうしたらよいのか、考えつかないかもしれません。もちろん、フローを自分の手で1から作成することもできますが、まずは最も簡単に始められるテンプレートを使った業務の自動化から始めるのがおすすめです。

今回は、テンプレートを使って業務を自動化する方法を紹介します。

テンプレートを使った業務の自動化

1.デスクトップ版の起動、サインインを行います。前項の9.以下の手順で起動してください。

2.フローを作成します。新しいフローからも作成できますが、最初は「例」から既にあるフローを利用すると自動化手順が作りやすいでしょう。今回は「ファイルのコピー」を例として選択しています。

3.画面真ん中にあるMainの部分がフローです。クリックすると各項目の編集が可能です。繰り返し、変数の値などを変更することで目的の操作を実現することができます。「▷」ボタンをクリックすることですぐに動作が確認できます。

4.編集方法は、画面の左側から追加したいアクションを選択し、真ん中のエリアにドラッグアンドドロップで追加するのが基本的な操作となります。

クラウド版を利用した業務プロセスのフロー化例

デスクトップ版以外にも、クラウド版ではテンプレートを使ってフローを作成可能です。例えば、「10分後に通知を送信する」を編集してみます。

テンプレートからベースとなる業務を選択し、フローの項目を編集します。

最後に保存して完了です。

たったこれだけの手順で、通知の設定が自動化できてしまいました。この後、実行を行うことによりフローの実行ができます。

※Notificationsの利用にはマイクロソフトアカウントのPremium Plan利用が必要なため、動作の確認まではできておりません。ご了承ください。

その他テンプレートから作成

その他にもテンプレートは大量に存在しているため、必要に応じて適したものを選択してください。

AIによるフローの効率化

さらに、有償のプランではAIによるフローの効率化も提供しています。今回のサンプルでは扱っていませんが、作成したフローを効率化できるため活用したい機能です。

まとめ

Power Automateなどのツールを利用することにより、PC上での作業の多くは自動化を行い効率的にすることができます。実際に行っている作業はどんなことかを整理して、あとはフローに置き換えるイメージです。

Power AutomateはMicrosoft社の作った製品のためWindows上での業務の効率化に適しています。例えば、ExcelなどのOffice製品を利用した作業やブラウザを利用した業務なども自動化することが可能です。

また、Power Automate以外にも自動化の手段は複数存在しています。例えば、各種RPAツールの導入もその選択肢の一つです。さらにAIを活用して、より作業精度を高めるソリューションもあります。

SMSデータテックでは、RPAツールの導入を始めとした自動化についてのコンサルティングからソリューションまでを提供しています。より高度な自動化を検討する際にはぜひご相談ください。お問い合わせからお待ちしております。

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