2021.03.10

中小企業がテレワークを導入すべき理由とは？注意点と成功事例も解説

コラム

#業務効率化

#セキュリティ

「うちもテレワークをやるべきなのだろうか…」と悩んでいませんか？
従業員の規模から考えて、テレワークを導入すべきか悩ましいところですよね。
ただ今は社会的な事情もあり、中小企業でもテレワークを導入すべきケースが増えています。
それらの企業はなぜ導入しているのでしょうか。その理由を本記事では解説していきます。
導入するときの注意点やテレワーク導入に成功した中小企業の成功事例も紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

1 中小企業でもテレワークを導入すべき理由
2 テレワークを導入するときの注意点
3 中小企業でもテレワーク導入に成功した事例を紹介
4 まとめ

中小企業でもテレワークを導入すべき理由

助成金が出る

従業員が少ない企業や資本金が少ない企業を対象に、国や地方自治体が様々な助成金制度を設けています。これらの助成金は、テレワークの通信機器やクラウドサービスの導入・運用など、テレワークの初期費用の一部を補助するものです。コストの関係でテレワークの導入に消極的な中小企業は、ぜひこれらの制度を活用してみてはいかがでしょうか。

人材不足を解消できる

中小企業が抱える課題の一つに、慢性的な人手不足があります。しかし、テレワークを導入することで、これまでアプローチできなかった地方に住む人材の採用が期待できるため、人手不足の解消につながる可能性があります。人手が足りないにもかかわらず、新たな人材を採用することが難しいと感じている中小企業は少なくありません。テレワークの導入は、この問題を解決する有効な手段となります。

企業のブランディングになる

一般的にテレワークや働き方改革に取り組んでいる企業は、いわゆる「ホワイト企業」として認識されることがあります。そのため、求職者に自社のテレワークへの取り組みを知ってもらうことは、企業イメージの良いブランディングになり、結果としてより多くの人材を獲得することにもつながります。実際、新卒市場では柔軟で多様な働き方を認めていることが、学生が企業を選ぶ大きな条件の一つとなっています。

会社の固定コストを削減できる

テレワークの導入は、中小企業の事業運営コストの削減にも繋がります。
主に「オフィスコストの削減」「社員の交通費削減」の2つです。

オフィスコストの削減

例えばオフィスの冷暖房や照明などの光熱費を大幅に削減することが可能です。総務省の試算によると、テレワークを導入することで、一人当たりのオフィスの電力消費量を約43％削減することが期待できます。光熱費だけでなく、印刷コストの削減にもつながるでしょう。

社員の交通費削減

テレワークで出社の必要性が減ると、社員の交通費の削減にもつながります。ベッドタウンなどの郊外から出勤する社員の月々の交通費を考えると、交通費の削減は大きなメリットです。また営業職にテレワークを導入した場合、営業所から直行直帰してもらうことで、交通費の削減にもつながります。

テレワークを導入するときの注意点

始業・終業時刻の管理

作業の開始時刻と終了時刻の報告・記録方法は、あらかじめ決めておく必要があります。作業開始時刻と作業終了時刻が通常とは異なる場合があります。報告・記録方法の例は以下の通りです。

メールやチャットなどでの報告：担当部署が一度に記録を共有できたり、記録した時間の痕跡を残すことができるなどの特徴がある方法です。
電話での報告：身近で時間がかからず、口頭でのコミュニケーションに効果的。
勤怠管理ツール：管理がしやすく、労使双方の負担が少ない。

経営層が情シス担当者の重要性を理解していない

まず一つとして、人員を確保するための予算などを判断する経営層が、情シス担当者の重要性を理解していないということが考えられます。ITを上手く活用できれば、大幅な業務効率化や、新しいビジネスモデルの構築などに繋げられるのはもちろんですが、それだけではなく、会社にある情報を適切に管理、運用するというセキュリティーなどの面でも、情報システム部門は重要なポジションになります。
しかし、経営層がそのことを理解しておらず、とりあえず必要最低限のことを、パソコンなどに詳しい他の部署の人間に担当してもらおうといった考えであったりして、あまり重要視されていないケースも多くあるようです。当然ですが、経営者がそういった考えであれば、必要十分な人員が確保されることは難しくなり、今回紹介しているような情シス担当者が1人で対応するという状況になってしまいます。

⚠️注意点

通勤時間を短縮することで、始業時間を早くすることができる場合があります。始業・終業時間の変更が認められる場合は、そのためのルールを定めておきましょう。またテレワーカーは、自宅で一人で仕事をすることになるため、休憩時間や深夜・休日出勤はできません。労働者の健康管理のためにも、休憩時間や休日を適切に取るように指導することが重要です。なお、フレックスタイム制や裁量労働制を適用する場合には、別途手続きが必要です。

在席・離席確認

メールやチャット、労務管理ツールを利用すると良いでしょう。また、パソコンの操作画面を常に確認し、一定の間隔で従業員に連絡ができるツールを利用するのも良いでしょう。例えば、子供を学校に迎えに行くために仕事を中断しなければならない場合には、管理ツールを使って従業員にその旨を伝えることができます。

業務遂行状況等の管理

他の社員との連携や上司が業務を管理するためには、業務遂行状況の正確な把握と可視化が不可欠です。スケジュール管理ツールやワークフロー（作業手順をグラフ化したもの）の活用を検討する必要があります。これらの管理手法は、在宅勤務などのテレワークだけでなく、通常のオフィスワークにも有効です。もちろん、残業の削減も期待できますよ。

情報セキュリティ対策

セキュリティ対策については、厚生労働省や総務省からガイドラインが出されています。担当者は現場と事前に打ち合わせを行い、企業の実情を踏まえて対策を検討する必要があります。

費用負担・安全衛生対策

会社が機器を貸与して通信費を負担するのが通例となっています。これを従業員が負担する場合は、その旨と負担の範囲を就業規則に明記する必要があります。また、安全衛生対策として、労働安全衛生法を遵守した環境づくりも必要です。具体的には、サテライトオフィスの作業環境を確認し、VDT作業（ディスプレイやキーボード等を使用したパソコン等の操作）のガイドラインを遵守する必要があります。

中小企業でもテレワーク導入に成功した事例を紹介

株式会社イマクリエ

テレワークの導入により採用枠が全国に広がり、地方在住の方や育児や介護などで時間的制約のある方など、これまでアプローチできなかった優秀な人材を獲得することが可能になりました。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、朝10時にメンバーの進捗状況を確認するなど、「座談会」という取り組みを行っています。この取り組みにより、単なる仕事の進捗状況だけでなく、メンバーのモチベーションに関わる悩みも把握できるようになり、より的確なマネジメントが可能になりました。

株式会社SiM24

在宅にいる高いスキルを持った人材を活用するためにテレワークを導入しました。従来のオフィスワークができない高度なスキルを持った人材は、結婚や子育てなどライフステージの変化に伴い、自宅に埋もれていました。株式会社SiM24は、このような高いスキルを持った人材をテレワークで活用することで、キャリアの継続と事業展開を同時に行うことに成功しています。

株式会社ありがとうファーム

通勤が困難な人材を活用するためにテレワークを導入しました。障がい者雇用を積極的に行っている株式会社ありがとうファームでは、能力は優れているが緊張やストレスから通勤が困難な人材を活用するためにテレワークを導入しました。
その結果、現在ではほとんどの社員がフルタイムに近い働き方をしており、障がいの有無に関わらず働きやすい環境が実現しています。

株式会社Waris

テレワークの導入によりコスト削減に成功しています。企業と専門職の女性とのマッチングサービスを提供している株式会社ワリスでは、業務のほとんどをテレワークで行うことができる「ハイパーフレックスタイム」を導入し、オフィスコストの削減に成功しました。また、ランチ代を支給し、ランダムなメンバーでランチを取る「ランダムランチ」を導入し、コミュニケーション不足を解消しています。