PCを利用する際、新品の出荷された状態では企業の環境においてすぐに利用することはできません。利用できる状態へのセットアップ作業が必要であり、この作業のことを「キッティング」と呼びます。企業でPCをする際には、このキッティングは必須の作業なのですが、意外に手間がかかり、頭を悩ませるものでもあります。

本記事では、キッティングの方法や注意点、効率的な方法について紹介します。IT機器の管理者はぜひチェックいただきたい内容です。

PCキッティングとは

PCキッティングとは、初期状態のPCやスマートフォンなどを利用できる状態にすることです。具体的には、自社のネットワーク環境をパソコンに組み込んだり、使用する部署で必要なソフトウェアをインストールしたりする作業を指します。PCキッティングを適切に行うことで、社員はストレスなく業務をスタートすることができます。企業においては、情報システム部門やIT機器の管理者が担当したり、外部に発注するケースが多いです。

PCキッティングが必要なタイミングは、主に以下の時です。

• 新しいパソコンを導入したとき
• 社内で利用するOSを移行したとき
• 退職者のパソコンを他社員にわたすとき
• 新入社員が入社したとき

このように、PCキッティングは毎日の業務ではないため重要度が低く考えられがちです。
しかし、PCキッティングが適切にされていないと、たったひとつのパソコンのトラブルが社内全体のトラブルに発展することもあります。
このような事態に陥らないためにも、PCキッティングはミスが許されない、責任重大な業務といえます。

PCキッティングの作業内容

PCキッティングを改善するためには、作業内容を把握しましょう。PCキッティングの主な作業内容は次の通りです。

1. 必要な台数のパソコンを準備
2. デバイスのセットアップ
3. ライセンス認証などの初期設定
4. 必要なソフトウェアのインストール
5. ネットワークへの接続
6. セキュリティソフトのインストール・設定
7. 不要ファイル・不要データの削除
8. パソコンに管理用ラベルの貼り付け

必要なパソコンの台数分に、これらの作業をそれぞれ行う必要があります。そのため、台数が多くなるほど作業も増えていくのがPCキッティングの特徴といえます。

PCキッティングの作業方法の種類

PCのキッティング作業には、大きく2つの方式があります。キッティング作業の内容や対象台数などにより、方式を選択して実施します。

手作業

作業対象のPCの台数が少ない場合や、設定内容が少ない際には、最も基本的な方法である手作業でのキッティングを行うことが多いです。設定が必要な項目をリストアップし、一つずつ設定作業を行っていきます。

対象の端末が複数ある場合には、作業をマニュアル化します。マニュアル化することで、作業の抜け漏れを防ぎ、作業者の知識に依存することなく誰にでも実施できるようになります。

手作業でのキッティングはきめ細やかな対応が可能ですが、人的コストがかかることや作業ミスなどの人的エラーが発生し得ることなどが課題です。

クローニング

クローニングはある端末の設定を、他の端末にコピーすることで設定する方式です。

まず、手作業によりキッティングが完了した端末を作成し、そのイメージデータを取得します。このイメージデータを他のキッティング対象の端末にコピーして設定を行います。

クローニングでは、事前に一台分の設定を完了させる必要があります。他の端末へコピーを行うため、この一台は正確に設定されていなければなりません。また、各端末に固有の設定などはクローニングだけでは対応できないため、個別に対応をする必要があります。

手作業によるPCキッティングのメリット・デメリット

多くの会社でPCキッティングは、少人数の情報システム担当者が担っています。このような少人数の情報システム担当者が手作業で行うメリットは、人件費などのコストが抑えられることです。
一方で、手作業によるPCキッティングのデメリットは、以下となります。

• パソコン台数が増えると業務過多になる
• 人為的なミスが起こりやすい
• 担当者により品質にムラがでる
• 作業効率が悪い
• セキュリティ面に不安が残る
• ライセンス違反のリスクがある

このように、手作業では多くのデメリットがあります。数台程度であれば手作業でも対応は可能ですが、台数が多くなるほど難しくなります。

PCキッティングを自社で実施する際の注意点

キッティングは設定内容が様々であり、大抵の場合は自社内で実施することが可能です。しかしながら、注意しなければならない点も存在します。

利用環境を熟知する必要がある

キッティングでどこまで、どのように設定するかを事前に定めておく必要があります。その際、企業内でのPCの利用環境を熟知していなければ、設定内容が決められません。また、同じ企業で利用する端末でも事業所によって違う設定や利用するソフトウェアが変わる事もあるでしょう。

キッティングで行う必要のある全ての設定に、最適化した対応を行うことが求められます。また、セキュリティパッチなどは、最新のものを適用することが必須のため、考慮が必要です。

端末ごとに違う点を考慮

キッティング対象の端末ごとに異なる設定が必要となるケースには注意が必要です。例えばデバイス固有の番号を利用した設定、ネットワーク接続を固定IPアドレスで設定する場合などです。これらは端末ごとに設定を用意しなければならず、クローニングでは設定できない項目となります。

手順や初期に用意する端末の設定には細心を要する

手順作成時やクローニングの1台目の設定では、細心の注意を払い、正確なセットアップを行う必要があります。いずれのケースでも最初に設定した内容を展開するため、誤りがあれば誤った設定が展開されてしまうことにつながるからです。誤った設定をしてしまった場合、その修正には無駄なコストがかかってしまうことは言うまでもないでしょう。

効率的なPCキッティングを行うには

キッティング作業を効率的に行うためのポイントを紹介します。

利用用途の明確化

キッティング内容を定める際には、PCの利用用途を可能な限り明確化することが大切です。用途が明確になれば、必要な設定と不要な設定がわかり、最小限のキッティングが可能となります。無用な設定作業を避けることで、作業の効率化が図れます。

展開手法の検討

設定対象の端末数が多い場合には、キッティングの展開方法を詳細に検討することで効率化が図れます。例えば、作業展開で下記の方法などが利用可能です。

• 作業のマニュアル化
• クローニングの適用
• 作業者を複数用意する
• リモートでの設定実施など

など

手順、初期設定を高精度に準備

作業を手順化する場合も、クローニングを適用する場合も、最初の準備が肝心です。準備段階でミスなく設定内容を用意しておくことが、結果的にはロスのない効率的な作業につながります。

効率的な作業ノウハウを持ったアウトソーシングの活用

キッティング作業は、「手間がかかる」、「ミスが許されない」、「設定が都度変わっていくという意味で定常的業務ではない」という特徴を持っています。毎回、キッティングが必要な際に、手間がかかるのであれば、ノウハウを持った外部に作業を依頼するアウトソーシングも効率的な実施の選択肢の一つとなります。

設定しなければならない内容の明確化を共同で行った後は、最新化などの点についてはアウトソーシング先が最適な設定を行ってくれます。複数台での作業においても、リソースを自社側で調整する必要はありません。

PCキッティングをアウトソーシングする5つのメリット

PCキッティングをアウトソーシングすることのメリットを5つ紹介します。

作業効率が向上・作業時間の短縮できる

PCキッティングをアウトソーシングするメリットのひとつは、作業効率が向上・作業時間の短縮できることです。一般的にアウトソーシングによるPCキッティングは、手作業による作業方法と異なります。社内で行う場合、1台ずつキッティングをすることが多いですが、プロは「クローニング」を用いるため、短時間で短時間で多数のキッティングを完了できます。

トラブルを防止できる

キッティングに豊富な知識を持ったアウトソーシング先であれば、知見から必要な設定を補足し、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。いざ、PCを利用しようとしたときに問題が判明するトラブルを防ぐことができます。ミスが許されない業務だからこそ、プロに任せることは信頼・安心につながります。
また、アウトソーシングすることで、パソコンごとのキッティングをした設定・ソフトウェアのリストが納品されます。このリストは自社のPC管理に役立ちます。

担当者の負担を軽減できる

PCキッティングをアウトソーシングすることで、担当者の負担を軽減できます。自社内で行うPCキッティングは、自社の情報システム担当者が本業の合間に作業することが多いです。キッティングをアウトソーシングすることで担当者は本業に専念できます。

さまざまなデバイスに対応できる

PCキッティングをアウトソーシングすると、様々な端末に対応することができます。最近ではパソコンだけではなく、スマホ・タブレットなどの端末を利用する会社が増えています。これらの端末を効果的に活用するためには、パソコン同様にキッティングが必要です。しかし、様々な端末に対応するには、キッティングに関する深い知識・豊富な経験が求められると同時に、相当な手間と時間がかかります。
そのため、社内の少ない担当者でスマホ・タブレットにも対応するのは現実的ではありません。プロの力を借りることで、さまざまなデバイスに対応できるうえ、迅速で安全なキッティングも可能です。

作業ノウハウのドキュメント化

キッティングの設定内容は端末やソフトウェアのバージョンアップに伴い変わっていきますが、大筋でしなければならないことは決まっています。このため、キッティング作業の内容や手順のドキュメント化を含めて依頼することでノウハウを得ることができます。

まとめ

PCキッティングは簡単なように見えて、手間もかかり、ミスがあると利用者の仕事が止まってしまう恐れもあります。
手間を省き、正確性の高いキッティングを望む場合には、外部にアウトソーシングすることもおすすめです。「ミスをなくしたい」「効率化を図りたい」「更新のため多数の対応に迫られている」など、PCキッティングの悩みはアウトソーシングにより解決できます。PCキッティングの効率化は、「その後の生産活動が早くできる」「担当者が本業に専念できる」につながるため生産性の向上にも役立つでしょう。

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