業務のデジタル化の重要性が説かれ始めてから、どれくらいの時間が経過したでしょうか。多くの企業がデジタル化に取り組み、次のステップとしてDXへ歩みを進めつつある状況でしょう。
DXが進められるようになって、よく聞くようになったキーワードが「脱Excel」です。業務のデジタル化を進めるためにExcelを取り入れた、あるいは以前からExcelを活用していた企業の担当者にとっては、驚きや疑問をもって感じられるキーワードかもしれません。

多くの企業で業務に深く根付いているExcelとにわかに登場した「脱Excel」、本稿では脱Excelの意味合い、脱Excelに向く業務、脱Excelを進めるおすすめの「Webデータベース、ノンプログラミングプラットフォーム」製品について紹介します。

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脱Excelは必要なのか

脱Excelが必要という声を聞いたことがありますか？
ExcelはMicrosoft社の提供する表計算ソフトウェアです。汎用性が高く情報を並べて表を作成する、データの集計を行う、各種の管理台帳を作成するなどの用途で非常に利便性が高いため、業種や業務形態を問わず多くの現場で利用されています。
業務のデジタル化を推進する上で、Excelの利用は有効な手段の一つとして活用されました。確かに多くの業務を効率化し、業務の改革に役立ってきたことは間違いありません。

しかし、汎用性の高さから業務のあらゆるところでExcelを利用しているケースも少なくありません。Excelを利用した業務では、実はデメリットも存在しているため注意が必要です。
以前はExcelにはデメリットがあったとしても、他に選択肢となる手段がなかったため、Excelを選択するケースがありました。また、「とりあえずExcelで」と、普及したソフトウェアであることを理由に選択される場合もあったでしょう。

今日では、いままでExcelがマッチしていると思っていた業務に向けて、より利便性の高いソリューションが登場しています。業務効率や生産性の向上、そして業務の変革となるDXに向けて、新たなソリューションを取り込むことが求められており、これが最近よく聞かれるようになった「脱Excel」なのです。

Excelを使った業務の弊害～脱Excelが必要な6つの理由

Excelは非常に優れたソフトウェア製品です。しかし、下記のようなデメリットも持ち合わせています。このため、代替可能な場合には脱Excelが必要とされています。

人的作業によるミス

Excelを使った業務では、基本的に人間が情報の入力や編集を行います。利用のためのルールなどは設定していたとしても、人間の作業はミスが起こると考える必要があります

業務の属人化

Excelを利用した業務では、入力のためのフォーマットは利便性のために変更されることがあります。また、利用者は業務手順を知っていても、他者にはまったく知られておらず、Excelファイルを見ただけでは使い方が分からない事態も起こり得ます。さらに、VBA（マクロ）を利用した業務効率化を行っている場合には、その効果は非常に高いものの作成者だけしか意図が分からないというケースもおきます。

特定の人物しか該当のExcelを使った業務が出来ない、という属人化を招くケースがあることも一つの理由です。

ファイルの共有とバージョン管理

Excelを使った業務において、同一のファイルを複数人で利用したい場合があります。例えば部署における管理台帳の場合には、部署に所属するメンバーが全員でアクセスすることもあるでしょう。

Excelではネットワーク接続された環境で複数人が同時に作業をする場合には「共有」という機能が提供されています。同時に複数人での作業が実現できるものの、一部機能に制限がかかるため、ファイルをコピーして作業を行う人が出ることもあります。コピーしたファイルは複数のバージョンを生み出し、最新のファイルがどれだかわからない状況を引き起こすケースもあるのです。
ルールを定めて利用することで回避は可能ですが、業務が複雑化する原因となってしまいます。

社外との連携における不便さ

Excelはフォーマットを自由に整形できることも利用のメリットです。一方で、企業ごとに独自の文化にあわせたフォーマットがうまれ、企業の外部と連携する場合には足かせになってしまっているケースもあるでしょう。柔軟性が高いがゆえに、規格や標準が定まらず、外部と連携する場合には反対に不便にもなってしまうのです。

ベンダーロックイン

官公庁や大企業の問題として扱われることの多いベンダーロックイン（企業による囲い込み）ですが、一部のベンダーやソフトウェアメーカーに依存するという意味では規模の大小はあまり関係ありません。ExcelはMicrosoft社による製品であり、Excelでないと動かない、Excelがナイト業務が成り立たないという状況は一種のベンダーロックインにあたります。

今後、Microsoft社がExcelの提供を停止したり、大幅な値上げをする可能性はゼロではありません。外部に企業の命綱となる部分を預けているともいえる状況のため、可能な限りExcelに依存しない仕組み作りを進めておく必要があるといえます。

ファイルサイズや操作PCのスペックに依存する

Excelを利用している際に、記載しているデータの量や一度に扱う計算量が増えると、処理が以上に遅くなる、停止するという状況に遭遇してしまった方もいるでしょう。Excelは基本的にはPCなどの操作端末上で動作するため、ファイルサイズや処理量が増加した場合に動作に支障をきたす場合があります。

近年のPCなどの低価格化により該当の状況にあたることは減ったものの、大量のデータの操作はサーバーなどのよりハイスペックな環境で実行したほうが効率が良いのは間違いないです。

※インストール版の製品の場合。Office365などのクラウド版の利用においては、計算処理はローカル端末で行われているかどうかは不明です。

脱Excelに向いている業務と向いていない業務

現状、Excelを利用している業務の中でも、脱Excelに向く業務と向かない業務が存在します。それは、どの様な条件によって変わってくるのでしょうか。
以下では、事例をあげて説明しますが、概ね「他者とのデータの共有が発生する場合には脱Excelすると便利」といえます。データのセキュリティに配慮が必要な場合はなおのことでしょう。

脱エクセルに向いている業務

領収書や請求書の管理

企業や事業所などの単位で入出金について、まとめて管理することは非常に一般的です。Excelで各月ごとなどで台帳を作成し、各業務担当者によって随時入力していくような形態をとっているのであれば、脱Excelがおすすめです。入力のバッティングや参照、更新などの制御、人的ミスの抑制など様々な点で脱Excelによるメリットが得られます。

顧客の管理

顧客情報の管理も脱Excelに向いています。顧客情報の管理などでは、部署やチーム内での共有、こまめな更新が発生するため、脱Excelした方が利便性が高まります。

顧客との情報の共有

顧客との情報共有を行うのにExcelを利用している場合にも、脱Excelで効率化が図れます。特にクラウドサービスを利用してインターネット経由でアクセスできるようにすることで、適用範囲の拡大につながり、情報の共有を活発化させることが望めます。
ただし、脱Excelして情報共有を行う場合には、セキュリティ上の配慮が必要となります。情報の公開先が限られる、制限したいケースもあるため、脱Excelする際に仕組みを用意しておきましょう。

脱エクセルは要検討の業務

自PC上のデータの整理

これまで自分のPC上で行ってきたデータの整理、計算処理は現状のままExcelを使い続けても特に問題はありません。情報の共有が発生せず、自分だけで利用する場合には脱Excelをしなければならない理由があまり存在しないからです。より利便性の高いツールを見つけた場合には乗り換えを検討してみましょう。

Excelマクロを使った複雑な処理

Excelマクロを使って、複雑な処理を行う業務が存在するケースもあります。この場合には、脱Excelをすべきかどうかは検討が必要です。
脱Excelする場合に、複雑な処理がExcel上で行われていると、置き換えにはコストが発生してしまいます。費用対効果を考えて脱Excelするかどうかを決めましょう。

Excel文化は根強い

Excelが日本国内の企業に好まれ、業務に浸透している状況については、様々な調査が存在しています。
たとえば、ZDNet japanに掲載された株式会社GO TO MARKETによる表計算ソフトの利用状況（2022年5月実施）調査では、アンケートの回答者である会社員、経営者、公務員の約85%が表計算ソフトを業務で利用していると回答しています。また、表計算ソフトを利用していると回答したうち、約80%がExcelをメインで使用しているとも回答しており、2位につけたGoogleスプレッドシートとの差が大きく浮かび上がる結果でした。日本国内において、業務にExcelを利用する文化が根強く浸透していることを示すデータの一つです。
また、PRTIMES上に掲載されている株式会社ハンモックが行った営業管理職向けの営業管理業務に関する調査（2022年2月実施）では、47.8%の回答者が営業管理にExcelを利用していると回答しました。営業分野ではSFAなどの業務に向けた専門ツールが存在しています。しかしそれらのツールを抑えて最も多くの回答者がExcelを利用していると回答しており、強い人気を示す結果となっています。

脱Excelを社内に浸透させる方法

脱Excelへの取り組みの中には、Excelユーザーの反発が強く失敗してしまった例もあるようです。業務を変えたくない、今のままが良いと考えるユーザーも多いため、脱Excelを社内に浸透させるには、そのメリットを強く示さなければなりません。ここでは脱Excelを社内に浸透させる方法を3つ紹介します

Excelでの業務を代替する仕組みの構築

現状Excelで出来ている業務を脱Excelする場合には、Excelでの業務よりも利便性が高くなければユーザーは受け入れてくれません。積極的に脱Excelをした仕組みを取り入れても、自分の業務にメリットが無ければ喜んではもらえないためです。

業務の自動化

現在のExcelをつかった仕組みよりも、利便性の高い脱Excelの仕組みを考えていくと突き当たるのが自動化という考え方です。Excelを使った集計、データ整形作業を自動化し、Excelを利用した業務が必要なくなれば、自動的に脱Excelを実現できるためです。最終的なアウトプットがExcelでない（例えば集計結果のレポートや紙の帳票）のならば、Excelでの作業が必要ないケースも多々あります。

Webデータベースの導入

Webデータベースやノーコード/ローコードプラットフォームと呼ばれるツールを導入することで今までExcelで行っていた機能を実施することが可能です。
これらのツールはWeb上でデータを管理する仕組みであり、Excelの持つリストアップ、集計、グラフ化などの様々な機能が提供されています。さらに、Webから参照、変更が可能なため、複数人でのデータ共有にも適しているというメリットがあります。

脱Excelに便利なWebデータベース、ノーコード/ローコードプラットフォーム4選

脱Excelを実現するWebデータベース、ノーコード/ローコードプラットフォームの代表的な製品4つを紹介します。

kintone

kintoneはサイボウズ社の提供する業務改善プラットフォームです。20,000社以上のユーザー企業を持つ非常にメジャーなサービスであり、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムが作成できるカスタマイズ性の高さもポイントの一つです。他システムとの連携方法なども用意されています。利用するユーザーごとに料金が発生する契約形態です。

楽々Webデータベース

楽々Webデータベースは住友電工情報システムの提供するWebデータベースサービスです。エクセル業務効率化支援ツールとして、エクセルでの業務の悩みを解決することを利用方法の一つにあげています。利用するユーザーごとに料金が発生する契約形態です。

CELF

CELFはSCSKの提供するノーコード開発ツールです。エクセルの非効率業務をエクセルライクな業務アプリを作成して、解決することができます。ノーコード開発ツールのため、業務担当者によるアプリ開発が可能な点もメリットとなります。ユーザーごとに料金が発生し、クラウドサービスとオンプレミス版が存在します。

プリザンター

プリザンター（Pleasanter）は株式会社インプリムの提供するローコード開発プラットフォームです。業務にフィットしたWebアプリを簡単に作れる点が大きな特徴となります。無料で利用できるOSS版も存在するため、まずは試してから利用を進めることが可能です。脱エクセルもプリザンターの主な用途の一つにあげられており、豊富な事例を活用して脱エクセルを進められるツールといえます。

SMSDatatechではプリザンターを利用した業務の効率化、自動化を支援するサービスを提供しています。まずはこちらから、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

Excelは利便性が高く、国内企業に広く浸透しているソフトウェアです。しかしながら、入力などの人的作業によるミス、複数人での共有で不便さを感じることがある、業務の属人化の原因となるなどの問題点もあるため、より適したツールを業務に用いる「脱Excel」が必要とされています。

脱Excelの方法として、Webデータベース、ローコードやノーコードのWebプラットフォームを業務に活用することがあげられます。Webでデータ共有がしやすく、カスタマイズによりExcelの持つ機能の多くを実現可能です。