データの一元管理とは？おすすめ製品10選や成功事例、メリット・デメリットを解説

データの一元管理とは、企業内に散らばっているデータを集約して管理・活用しやすくすることです。複数システムの使用や部門ごとのデータ管理など複数の要因により、社内にデータが分散している企業が多数存在します。データを一元管理しなければ、活用時に手間がかかったり正確な判断が下せなかったりする可能性があるでしょう。

本記事では、データ一元管理の概要やメリット・デメリット、おすすめ製品について詳しく解説します。データの一元管理について知りたい方、社内データを集約したい方は、ぜひ参考にしてください。

データの一元管理とは

データの一元管理とは、各部門・部署や担当者ごとに管理していた情報・データを一ヵ所に集め、統一的な方法で管理することです。これまでは、システムや部門ごとにデータを管理するケースが一般的でしたが、テクノロジーの進歩によりデータの集約・活用が促進されています。企業内のデータを集約して活用すれば、正確な売上予測や経営判断が可能です。

ここからは、以下の事項について詳しく解説します。

• 一元管理しない場合に発生する課題
• 一括管理・集中管理との違い

一元管理しない場合に発生する課題

データを一元管理しない場合における最大のデメリットは、業務効率の低下です。データが各システムや部門に散らばっていれば、活用時に集約・加工の手間が発生します。また、同じデータの二重入力が発生している企業も少なくありません。企業内の情報を迅速に把握できず、経営判断の遅れにもつながるでしょう。

一括管理・集中管理との違い

一元管理と似ている言葉として、一括管理・集中管理が存在します。一括管理と集中管理は、一元管理同様データをまとめて管理する手法です。ただ、一元管理の場合、管理方法も統一するのに対して、一括管理や集中管理では社内に散らばるデータの集約にとどまります。

データを一元管理する2つのメリット

データを一元管理する主なメリットは以下の2つです。

• 業務の効率化・迅速化
• 情報伝達の正確性向上

順に解説します。

業務の効率化・迅速化

データを一元管理することにより、業務の効率化や迅速化が可能です。必要とする情報を探す際に、複数のシステムを確認する必要はありません。また、データの重複や不整合などに悩むこともないでしょう。
データ活用時にも、さまざまなシステムからの集約やデータの転記は不要で、迅速に業務を処理することが可能です。業務が効率化・迅速化した結果、人件費の削減も期待できます。

情報伝達の正確性向上

情報伝達の正確性向上も、データを一元管理するメリットの一つです。データが集約されていれば、別部門・拠点であっても同じ情報を共有できます。同じデータを参照しながらのコミュニケーションが可能で、認識の相違や伝達ミスの防止が可能です。

データの一元管理を検討すべき企業チェックリスト

データの一元管理は、すべての企業に今すぐ必要というわけではありません。しかし、以下の3つ以上当てはまる場合、Excel管理や部門ごとの管理では限界が近付いている状態と考えられます。

• 部署ごとにExcelやスプレッドシートが乱立している
• 同じデータを複数の担当者がそれぞれ管理している
• 最新データがどれか分からず、確認に時間がかかる
• データの更新ルールが属人化している
• 会議前に集計・転記作業が毎回発生している
• 業務の進捗やステータスがブラックボックス化している
• システム導入までは考えていないが、業務改善は進めたい

この状態を放置すると、日々の業務負荷だけでなく、判断スピードや情報活用の質にも影響が出てきます。

一元管理がうまくいかない企業に共通する落とし穴

データの一元管理が失敗する原因として、ツール選定の失敗が挙げられることが多くあります。しかし実際には、ツールそのものよりも「管理の粒度」が原因になっているケースが少なくありません。
例えば、

• どのデータを、どの単位で管理するのかが曖昧
• 現場業務に合わない粒度で管理項目が設計されている
• 管理項目が多すぎて入力が形骸化している

このような状態では、高機能なシステムを導入しても入力されず、結果的に使われない一元管理になってしまいます。一元管理を成功させるためには、まず「どの業務で、誰が、どの情報を使うのか」を整理し、その業務に合った粒度でデータを設計することが重要です。

データを一元管理できる製品10選

こうした課題を踏まえると、データの一元管理にはWebデータベース型のツールが適しています。Webデータベースであれば、業務内容に合わせて管理項目や構成を柔軟に設計でき、現場主導での運用が可能です。

ここからは、データの一元管理に役立つ以下の製品を紹介します。

• GENIEE CDP
• PigeonCloud
• Stock
• 楽々Webデータベース
• Canbus.
• ナレカン
• JUST.DB
• TROCCO
• kintone
• Pleasanter

GENIEE CDP

出典：GENIEE CDP公式Webサイト

GENIEE CDPは、顧客に関する情報の一元管理に役立つデータ基盤です。オンライン・オフライン問わず、全ての顧客接点に関するデータを一元管理可能です。また、比較的直感的に利用しやすいAIによる分析機能が実装されており、アプローチ方法や施策検討に役立ちます。

PigeonCloud

出典：PigeonCloud公式Webサイト

PigeonCloudは、企業内のさまざまなデータを一元管理できるWebデータベースです。ドラッグ＆ドロップでシステム設計が可能なため、専門知識やスキルがない人でも容易に利用できます。手厚いサポートも特徴で、導入時には専任サポートがサンプル環境を作成・提供してくれます。

Stock

出典：Stock公式Webサイト

Stockは、公式サイトによると24万社以上で導入されている情報管理ツールです。（※2026年1月時点）非常にシンプルなインターフェースが採用されており、情報の迅速な把握に役立ちます。タスク管理やメッセージ機能も実装されているため、情報に紐付くタスク管理やコミュニケーションでも活用できます。また、無料かつ無制限で社外のクライアントや取引先を招待でき、社外の人との情報共有にも有効です。

楽々Webデータベース

出典：楽々Webデータベース公式Webサイト

楽々Webデータベースは、ドラッグ＆ドロップやExcelデータの取り込みにより業務アプリを作成できるノーコードツールです。クラウド型・オンプレミス型の2種類が存在するため、自社に合う形態を選択可能です。ワークフロー機能も実装されており、保存したデータを用いた承認・決裁でも利用できます。

Canbus.

出典：Canbus.公式Webサイト

Canbus.は、メモから基幹業務までさまざまな業務のデータやタスクを集約可能なノーコードプラットフォームです。リアルタイムでデータを集計・分析するレポート機能や、20種類以上のグラフ作成機能が実装されており、データの可視化に役立ちます。また、変更履歴やアクセス権限管理機能を活用すれば、コンプライアンス強化も可能です。

ナレカン

出典：ナレカン公式Webサイト

ナレカンは、社内ナレッジの蓄積や活用に役立つナレッジマネジメントツールです。ナレッジマネジメントとは、各個人が保有する知識やスキルを企業・組織で共有して活用する経営手法のことです。既に格納されているファイルとの「重複判定機能」や、使っていないナレッジをAIが自動抽出する「断捨離機能」により、蓄積情報の正確性を担保できます。

なお、ナレッジマネジメントの詳細は以下をご覧ください。
⇒ナレッジマネジメントとは？実施するメリットや導入フロー、成功させるポイントを解説

JUST.DB

出典：JUST.DB公式Webサイト

JUST.DBは、各部門の業務を迅速にデジタル化できるノーコードツールです。多彩な標準機能が実装されており、高いカスタマイズ性を誇ります。生成AIも実装されており、最適なシステムの設計・提案を行ってくれます。また、AI-OCR機能により、紙フォーマットの取り込みも可能です。

TROCCO

出典：TROCCO公式Webサイト

TROCCOは、2,000以上の企業や団体に導入されているクラウドサービスです。業務で利用する多彩なデータの連携や運用を自動化できます。国内外約200種のサービスと安全かつ容易に連携でき、データ集約などの手間を軽減可能です。暗号化やIP制限などのセキュリティ強化機能も実装されているため、安心して利用できるでしょう。

kintone

出典：kintone公式Webサイト

kintoneは、多彩な業務で活用可能なアプリをノーコードで作成できる業務改善プラットフォームです。400種類以上のプラグインや連携サービスが存在し、活用すれば利用範囲が広がります。AIも設定でき、業務改善や効率化を促進可能です。

Pleasanter

出典：Pleasanter公式Webサイト

Pleasanterは、完全オリジナルの業務システムをノーコードで作成できるツールです。Excelを活用している人であれば、誰でも業務アプリを構築・運用できます。専門的な知識やスキルは必要なく、業務に合わせて管理項目など柔軟に設計ができるため、現場に無理なく定着しやすい点が特徴です。企業の成長に応じて機能を活用することも可能です。
また、60日間のトライアル期間が設定されているため、本格導入前に自社に合うか確認できます。

一元管理を実現した企業の具体的な3つの成功例

データの一元管理を行っている企業は多数存在します。続いて、データの一元管理を実現した具体的な以下3つの成功事例を紹介します。

• カウネット
• ジャパンホームシールド
• 浅岡メンテナンス

カウネット

カウネットでは、商品開発プロジェクトにおける情報の一元管理により、開発の進捗やプロセスの可視化に成功しました。もともと、集約管理は行っていましたが、担当者ごとに管理方法や更新ルールが異なり、進捗が順調か、遅れている場合は原因がなにかを把握できない課題を抱えていました。
情報を一元管理した結果、業務がスムーズになり蓄積した情報の活用もしやすくなっています。

ジャパンホームシールド

ジャパンホームシールドは、協力会社とのデータを一元管理することで業務の効率化に成功しています。具体的には、情報管理システムの統合や事務作業のフォーマット化、業務進捗の可視化を行いました。その結果、データの転記や集約作業が効率化され、想定していた半分以下の事務員で業務を処理可能になりました。

浅岡メンテナンス

浅岡メンテナンスは、データの一元化により業務全般の一元管理が可能になりました。具体的には、顧客情報やスケジュール、請求管理などの情報を一元管理しました。その結果、利便性の向上や業務負担の軽減につながっています。

データの一元管理を成功させる3つのポイント

最後に、データの一元管理を成功させる以下3つのポイントについて解説します。

• 目的の明確化と共有
• ルールやマニュアルの整備
• 自社に合うツールの選定

目的の明確化と共有

データの一元管理を行う際には、目的を明確にしましょう。また、従業員と目的を共有することが重要です。ツールや仕組み、体制を整備しても、従業員の協力がなければ成功しません。目的や従業員のメリットを丁寧に説明して、従業員の理解を得ましょう。

ルールやマニュアルの整備

ルールやマニュアルの整備も、データの一元管理成功に欠かせません。新たなツールの導入や業務フローの変更は、従業員に負担をかけます。マニュアルなどがなければ、従業員に多くのストレスがかかり反発を招く恐れがあるでしょう。
また、ルールが未整備な場合、各個人が好き勝手にデータを保存する可能性があります。保存方法などルールが統一されていない場合、期待する成果を得られません。

自社に合うツールの選定

自社に合うツールの選定も重要です。目的を基に、どのような機能が必要かを洗い出しましょう。また、使い勝手の確認も必要です。従業員が操作しにくいツールを導入すると、生産性が低下する原因になります。設定や運用に不安がある場合には、サポート体制も確認しましょう。

まとめ

データの一元管理とは、各部門・部署や担当者ごとに管理していた情報・データを一ヵ所に集め、統一的な方法で管理することです。さまざまなデータが組織やシステムごとに分散している企業も多数存在しますが、活用を阻害する要因になります。データの一元管理を行うことにより、業務効率化や情報伝達の正確性向上が可能です。
しかし、データの一元管理は単にツールを導入すれば成功するものではありません。自社業務に合った管理の粒度を設計し、現場で使われる仕組みを作ることが重要です。
ノーコードツール「Pleasanter」であれば、専門知識やスキルがなくても段階的に一元管理を進めることができ、業務内容や運用方法に応じて、業務効率化やデータ蓄積の仕組みづくりを進めることが可能です。
まずは、自社の課題整理から始めてみてはいかがでしょうか。