脱Excelに役立つおすすめツール8選！脱Excelを推進するステップと成功させるポイントも解説

脱Excelとは、Excelで行っていた業務を他のツールを活用して代替することです。便利なExcelですが、共同編集や大量のデータ処理ができない、属人化しやすいなどの課題が存在して、脱Excelが推進されています。

本記事では、脱Excelが求められている理由や推進するメリット・デメリット、役立つツールの種類とおすすめツール8選について詳しく解説します。脱Excelについて知りたい方、推進したい方は、ぜひ参考にしてください。

脱Excelが求められている理由

脱Excelが求められているのは、Excelにおける以下の課題が関係しています。

• 同時編集できない
• 属人化しやすい
• 大量のデータを処理できない
• 重くなりがち
• ファイルの破損などが原因で開けないケースがある
• セキュリティ強度が高くない

上記課題が原因で業務が停滞したり、生産性が低下したりするケースがあり脱Excelが進められています。

脱Excelにより得られる5つのメリット

続いて、脱Excelにより得られる以下5つのメリットを紹介します。

• 情報共有や同時作業がしやすい
• 膨大なデータでも処理できる
• ヒューマンエラーを防げる
• 属人化を防止や標準化がしやすい
• 権限を管理できる

情報共有や同時作業がしやすい

脱Excelを推進すれば、リアルタイムな情報共有や同時作業が可能になります。Excelの場合、情報確認者や編集者がファイルを保持しなければなりません。クラウドサービスであれば、誰でも同じデータにアクセス・編集が可能です。情報共有やExcelでの作業を行うにあたり、ファイルをメールで送信する手間も不要です。

膨大なデータでも処理できる

膨大なデータを処理できることも、脱Excelを推進するメリットです。Excelにはファイルサイズとセル数の限界が存在します。また、限界に達していなくてもファイルが開かなかったり、処理速度が遅くなったりするケースもあり業務の妨げになるでしょう。ツールにも容量の限界はありますが、大幅に処理できる量が増加します。

ヒューマンエラーを防げる

脱Excelの推進はヒューマンエラーの防止にもつながります。近年のツールは業務を自動化する機能が数多く実装されています。例えば、データの収集や計算、転記を自動化可能なツールは少なくありません。また、制限や入力の必須・任意を指定でき、ヒューマンエラーを防げます。

属人化を防止や標準化がしやすい

Excelは個人が保有して、編集や設定を行うため属人化しがちです。特に、マクロや関数などは設定した本人しかわからないケースが多く、個人への依存性が高まるでしょう。脱Excelを進めてツールを利用すれば、誰もが利用しやすい環境を整えることができ、属人化の防止や業務標準化につながります。

なお、属人化のデメリットや防止方法を知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

権限を管理できる

ツールを活用すれば、閲覧や編集に関する権限管理も可能です。権限を持たない人が閲覧したり、編集したりすることを防止できます。また、閲覧や編集に関する履歴を確認できるものも存在して、コンプライアンス強化につながります。

脱Excelによる注意点とデメリット

次に、脱Excelによる以下の注意点とデメリットについて解説します。

• 手間とコストがかかる
• 慣れるまでに時間がかかる
• 成功するとは限らない

手間とコストがかかる

脱Excelの推進には手間やコストがかかります。脱Excelを進める具体的なステップは後ほど解説しますが、どのような業務をExcelで行っているかの棚卸しやツールの選定などが必要です。また、ツールの利用には初期導入費用やランニングコストがかかります。

慣れるまでに時間がかかる

新たなツールを導入した場合、従業員は操作方法を覚える必要があります。また、慣れるまでに時間がかかり、導入した当初は一時的に生産性が低下する恐れがあるでしょう。従業員が使いこなせるように、マニュアルの提供などサポートも重要です。

成功するとは限らない

成功するとは限らない点も、脱Excelを推進する際の注意点です。自社に合うツールを導入しなければ、従業員が使いこなせず形骸化してしまいます。また、業務によってはExcelを活用した方が効果的なものも存在します。全てを脱Excelすれば良いわけではありません。

脱Excelに役立つツールの種類

脱Excelに役立つツールの種類は以下の通りです。

• プロジェクト管理ツール
• スケジュール管理ツール
• タスク管理ツール
• CRM・SFA
• 勤怠管理ツール
• BIツール
• 業務アプリ開発ツール

順に紹介します。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト計画の作成やスケジュール・タスクの管理などに役立つツールです。進捗状況を可視化でき、情報のスムーズな共有に役立ちます。

スケジュール管理ツール

各個人や部署の予定を登録・管理できるツールです。会議室や車両などの予約でも活用できます。誰がいつ予定が空いているかを一目で把握可能で、スケジュール調整の手間軽減に役立ちます。

タスク管理ツール

日常業務やプロジェクトのタスクを管理するツールです。各個人がなにをしなければならないか明確になるため、タスクの抜け漏れを防止できます。また、上長はメンバーの進捗状況を把握可能で、フォローの必要性を判断する際に役立ちます。

CRM・SFA

顧客や営業に関する情報を保存・管理するツールです。進捗状況の分析もでき、売上や利益の向上に役立ちます。

なお、CRM・SFAの詳細は以下をご覧ください。
⇒CRMとは？基本機能や導入・活用するポイント、ツールを比較する際の着眼点を解説
⇒SFAとは？主な機能や効果的に導入・利用するポイント、ツール選定の着眼点を解説

勤怠管理ツール

従業員の出退勤や休暇、業務時間などを登録・管理するツールです。有給申請・管理などの機能が実装されたものも存在します。また、給与計算ソフトと連携できるものであれば、集計なども自動で行われるため、手間を大幅に軽減可能です。

BIツール

企業が保有する膨大なデータの集約や分析、見える化を行うツールです。例えば、売上や利益に関する情報のデータをグラフ・表で可視化でき、迅速な現状把握や課題の発見、意思決定に役立ちます。

業務アプリ開発ツール

業務処理に役立つアプリを開発できるツールです。専門知識やスキルを有していなくてもアプリ開発が可能なノーコードツールも多数開発・提供されています。複数の機能が実装されたものも多く、多彩なシーンでの脱Excelで利用可能です。

なお、ノーコードツールの詳細は以下をご覧ください。
⇒ノーコード開発とは？おすすめツール12選やメリット・デメリットを解説

脱Excelに役立つおすすめツール8選

続いて、脱Excelに役立つおすすめツール以下8選を紹介します。

• Jira（プロジェクト管理ツール）
• Garoon（スケジュール管理ツール）
• Trello（タスク管理ツール）
• GENIEE SFA/CRM（CRM・SFA）
• 楽楽勤怠（勤怠管理ツール）
• b→dash（BIツール）
• Pleasanter（業務アプリ開発ツール）
• kintone（業務アプリ開発ツール）

Jira（プロジェクト管理ツール）

出典：Jira公式Webサイト

Jiraは、世界中で30万社以上に利用されているプロジェクト管理および課題追跡ツールです。無数のタスクや課題を一元管理するとともに進捗状況を管理でき、特にテクノロジー業界やアジャイル開発を導入している現場で活用されています。

Garoon（スケジュール管理ツール）

出典：Garoon公式Webサイト

Garoonは、7,500社330万人の導入実績を持つグループウェアです。スケジュール管理以外にも、メッセージや掲示板、ワークフロー機能などが実装されており、さまざまなシーンで活用可能です。

Trello（タスク管理ツール）

出典：Trello公式Webサイト

Trelloは、世界中に2,000万人以上のユーザーが利用しているといわれ、多くのユーザーに愛されているタスク管理ツールです。以下の3要素で構成されており、タスクを画面上の掲示板に貼り付けて整理可能です。

• ボード
• リスト
• カード

GENIEE SFA/CRM（CRM・SFA）

出典：GENIEE SFA/CRM公式Webサイト

GENIEE SFA/CRMは、誰でも使えるシンプルな管理画面で入力・分析が直感的に可能なCRM・SFAツールです。GPT-4が標準採用されていますが、入力データをモデルが学習しない仕様になっているため安心して利用できるでしょう。

楽楽勤怠（勤怠管理ツール）

出典：楽楽勤怠公式Webサイト

楽楽勤怠は、インターネット環境とデバイスさえあれば、時間や場所を問わず利用可能なクラウド型勤怠管理システムです。各社のルールや法律に基づいた残業時間の自動集計ができ、総務・人事部の負担軽減を実現可能です。

b→dash（BIツール）

出典：b→dash公式Webサイト

b→dashは、ノーコードでデータの取り込み・加工・統合・抽出・活用が可能なデータマーケティングクラウドシステムです。導入社数は1,200社以上で、会社規模・業界問わず多くの企業で利用されています。BI以外にもCDPやMA、Web接客など複数の機能が実装されており、さまざまなシーンで活用可能です。

Pleasanter（業務アプリ開発ツール）

出典：Pleasanter公式Webサイト

Pleasanterは、マウス操作のみで業務アプリを作成できる業務アプリ開発ツールです。200種類以上のテンプレートも用意されているため、迅速かつ容易にアプリ開発が可能です。また、標準機能では対応できない内容であっても、わずかなコード作成で柔軟に対応できます。

弊社SMSデータテックでは、ノーコード・ローコード開発基盤「Pleasanter（プリザンター）」の導入をご支援しています。Pleasanterを活用することで、Webアプリを迅速に構築でき、コストを抑えながら高い効果を得ることが可能です。

kintone（業務アプリ開発ツール）

出典：kintone公式Webサイト

kintoneは、導入社数3万社を突破した業務アプリ開発ツールです。ドラック＆ドロップで業務アプリの開発・改善が可能で、素早い導入・改善を実現できます。多くの外部ツールと連携でき、業務効率化に役立ちます。

脱Excelを推進するステップ

脱Excelを推進するステップは以下の通りです。

1. Excel活用業務の洗い出し
2. 脱Excelを行うかの検討
3. ツールの選定

順に解説します。

1.Excel活用業務の洗い出し

まずは、Excelを活用している業務を洗い出しましょう。また、洗い出した業務の中で課題が存在するものを明確にします。併せて、誰がどの範囲で利用しているかも確認すると良いでしょう。

2.脱Excelを行うかの検討

続いて、脱Excelを行うかの検討を行います。Excelを活用した業務の課題が、Excelの性能などに問題があるのか使い方に問題があるのかを見極めることが重要です。Excelの活用自体に問題がある業務の脱Excelを推進しましょう。

3.ツールの選定

最後に、Excelの代替となるツールの選定と導入を実施します。本記事で紹介した通り、脱Excelに役立つツールは複数存在します。対象業務や機能、操作性などを含めて、どのツールが最適化を検討すると良いでしょう。

脱Excelの推進を成功させる2つのポイント

最後に、脱Excelの推進を成功させる以下2つのポイントを紹介します。

• 脱Excelが有効かを見極める
• 段階的に導入する

脱Excelが有効かを見極める

脱Excelが有効かを見極めましょう。Excelの活用にもメリット・デメリットが存在して、業務の中にはExcelを用いた方が良いものも存在します。強引に脱Excelを進めれば業務効率低下の原因になります。

段階的に導入する

段階的に脱Excelを導入することも重要です。全てを一度に進めると混乱を招く原因になります。まずは小さく始め、従業員の様子を見ながら対象を拡大すると良いでしょう。

まとめ

Excelとは、Excelで行っていた業務を他のツールを活用して代替することです。多数の企業で利用されている便利なExcelですが、共同編集や大量のデータ処理ができない、属人化しやすいなどの課題を有しており、脱Excelが進められています。推進すれば、スムーズな情報共有・同時作業の実施や膨大なデータ処理、ヒューマンエラーの防止など複数のメリットを得られるでしょう。ただ、Excelの利用が適している業務も存在して、どの業務が脱Excelに最適化かの見極めが重要です。
また、脱Excelに役立つツールは複数あるため対象業務や機能、操作性などを含め選択すると良いでしょう。

さまざまな業務の脱Excelを図りたい場合には、業務アプリ開発ツールの利用がおすすめです。
弊社SMSデータテックでは、ノーコード・ローコード開発ツールであるPleasanter（プリザンター）の導入支援を行っています。Pleasanterでは、さまざまなWebアプリをスピーディーに開発できるため、高い費用対効果を実現可能です。