発注業務の担当者にとって、毎月発生する請求書作成は重要な業務といえます。
しかし、必ず発生する業務だからこそ自動化の検討が必要です。
この記事では、請求書作成を効率化し、業務の負担を軽減するための優れたツール15選を紹介します。

請求書作成の流れ

ここでは、請求書を手動で作成する場合の流れを紹介します。

請求書に記載する項目を整理する

請求書のフォーマットには決まりがありません。
そのため、まずは請求書に必要な項目を整理するとよいでしょう。

最低限記載すべき項目は下記のとおりです。

• 請求書を送る相手の屋号や名称
• 請求者（自社）の情報・押印
• 請求書の発行日
• タイトル
• 請求内容と金額
• 支払先の情報
• 支払期日

フォーマットを作成する

記載する項目が整理できたら、実際のフォーマットを作成しましょう。
一から作成するのに手間がかかる場合は、インターネット上に存在するフリーの請求書テンプレートを使用することもおすすめです。

各項目を記載する

フォーマットの項目に従って、記載していきます。
単価や数量に誤りがあると、請求金額が大きくズレてしまうので注意しましょう。

添え状を作成する

郵送する場合は、添え状を作成します。
添え状には、請求者の氏名、タイトル、本文を記載しましょう。
本文には何の書類を何枚送付したのかを示します。

請求書を送付する

作成した添え状と請求書を同封し送付します。
メールで送信する場合は、PDFファイルに変換してから添付しましょう。

請求書作成を自動化する方法

請求書作成を効率化するためには、主に2つの方法があります。

エクセルで請求書を自動作成

エクセルを使って請求書を自動作成する方法があります。
しかし、大量のデータや複雑な計算が必要な場合、ヒューマンエラーや時間の浪費が起こる可能性が懸念されます。

⇒Excelで行っていた業務を簡単カスタマイズで一元管理

請求書作成ツールを使用する

請求書作成ツールは、自動化と正確性を両立させる理想的な方法です。
これらのツールは、データ入力、計算などの工程を自動化し、ヒューマンエラーを起こすことなく、効率的な請求書作成を可能にします。

請求書作成ツールを選ぶポイント

請求書作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

費用対効果

ツールの費用と業務効率化の効果を比較検討しましょう。
安価なツールでも必要な機能を備えていれば、費用対効果に期待できる可能性があります。

機能とカスタマイズ性

必要な機能やカスタマイズ性がツールに備わっているかを確認しましょう。
業務のニーズに合った機能を提供するツールが効率的な自動化を実現します。

請求書作成ツール15選

ここでは、請求書作成ツール15選を紹介します。
それぞれのツールの特徴や費用を記載しているので参考にしてください。

クラウド会計ソフトfreee会計

特徴：日本の経理に特化し、源泉徴収税などの計算も自動化できます。給与明細との連携も可能です。
費用：プランによって異なります。詳細は公式ウェブサイトで確認してください。
公式サイトはこちら

QuickBooks Online

特徴：多機能な経理ソフトで、請求書作成のほかにも経費管理や帳簿管理ができます。
費用：標準プランの「Essentials」では$13.50/月にて利用可能です。
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Misoca

特徴：定期発行する請求書の自動作成や複数人で共有できる機能が備わっています。
費用：プランの基本料金や請求書の作成数により異なります。おすすめされているプラン15の基本料金は8000円/年（税抜）です。
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MakeLeaps

特徴：バーチャル口座という機能があり、入金データの管理がわかりやすいことが特徴です。
費用：利用ユーザー数や取引先の企業数によって変動します。法人プランでは、取引先数とユーザー数に上限がありますが、プラン料金は1000円/ユーザーと比較的リーズナブルです。
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Invoice Ninja

特徴：クラウドベースで使いやすく、多機能なカスタマイズが可能です。オンライン支払いもサポートしています。
費用：標準プランの「Ninja Pro」では、$100/年で利用できます。
公式サイトはこちら

Zoho Invoice

特徴：Zohoの統合スイートに属し、プロジェクト管理との連携ができます。自動リマインダー機能もあるため、作成漏れを防げるでしょう。
費用：公式サイト上では無料プランのみ確認できますが、利用できるユーザー数と最大顧客登録数によって4つのプランがあります。標準プランの「スタンダード」は3ユーザー・最大顧客登録数500名で、2,280円/月で利用が可能です。詳細は問い合わせが必要ですが、必ず確認しておきましょう
公式サイトはこちら
※参考：【2023年最新】「Zoho Invoice」の評判と実態｜アイミツ SaaS

RaQool

特徴：請求書を顧客情報と関連づけられます。企業別・月別に請求書を管理できることが特徴です。
費用：スタンダードプランでは初期費用が無料で、5,000件まで顧客登録できます。月額利用料は980円です。
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board

特徴：業務管理・経営分析など、業務全体を効率化できるクラウド型のシステムです。
費用：4つのプランがあります。スタンダードプランでは、3.980円/月（税抜）で15人まで利用可能です。どのプランも30日間の無料お試しがあります。
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バクラク

特徴：帳票を個別・一括で作成できます。また、作成だけでなく、稟議・送付・保存をデジタルに一本化も可能です。
費用：経費精算や請求書などの機能によって異なる可能性があります。詳細は問い合わせが必要です。
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ツカエル見積・請求書オンライン

特徴：テンプレートのカスタマイズや書類や入金・請求残額の管理が容易にできます。
費用：StdプランとProプランの2種類が展開されています。企業向けのProプランでは、11,000円/年（税込）で利用できます。
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PayPal Invoice

特徴：PayPalアカウントと連携し、オンライン決済を簡単に組み込める。
費用：PayPalアカウントが必要ですが、請求書作成は無料です。
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MFクラウド請求書

特徴：ユーザーごとに権限設定ができます。また、他メンバーの作業履歴も記録されるため、トラブルが起きても対処しやすいです。
費用：中小企業向けのビジネスプランでは4,980円/月で利用できます。中堅・上場企業向けのプランは問い合わせが必要です。
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請求管理ロボ

特徴：会計ソフトとのデータ連携による転記作業などもできます。消し込み作業の自動化も可能です。
費用：導入・定着支援費用と月額費用の合計が利用料金です。料金プランは要望に応じて変動するため、問い合わせが必要です。
公式サイトはこちら

CLOUD PAPER

特徴：全銀RDI（ZEDI）連携が可能です。そのため、XMLファイルを活用した総合振込や入出金明細照会などができます。
費用：4つのプランがあり、スタンダードプランでは、3,000円/月（税込）で最大3名まで利用できます。
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楽楽明細

特徴：さまざまな帳票をWeb上で発行できるクラウド型のシステムです。帳票データのCSVやPDFをアップロードするだけで、自動で割り振られます。
費用：基本プランは初期費用100,000円と月額利用料25,000円です。
公式サイトはこちら

プリザンター×RPAで自動請求書作成・管理システムの構築

請求書作成をさらに効率化し、正確性を高めるには、プリザンターとRPA（Robotic Process Automation）を組み合わせた自動請求書作成・管理システムを構築する方法があります。
この組み合わせにより、繰り返し行う手作業を自動化し、業務の効率性を向上させることが可能です。

プリザンターの活用

プリザンターは、簡単な操作でプロフェッショナルな請求書や文書をデザインするためのツールです。
このツールを活用することで、請求書のデザインやフォーマット作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
プリザンターは豊富なテンプレートやカスタマイズオプションを提供し、ブランドイメージに合った請求書を作成できます。

RPAの導入

RPAは、定型業務プロセスを自動化するための技術です。
請求書作成においては、データ入力や計算、フォーマット整形といった作業をRPAによって自動化できます。
さらに、税金計算や為替レートの変換などもRPAを活用すれば、正確に行えます。
また、特定のフォルダに保管するなど、さまざまな作業を自動で実施できます。

まとめ

請求書の作成を自動化することで、ヒューマンエラーや手作業に伴う時間の浪費を削減し、業務の効率化を狙えます。
特にプリザンターとRPAを組み合わせた自動請求書作成・管理システムを構築すれば、請求書の作成から管理まで、一貫して自動化ができるでしょう。
SMSデータテックでは、RPA×プリザンターの導入支援を行っているので、まずはお気軽にご相談ください。

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