営業の仕事は、外回りで顧客を獲得してくるだけではありません。日々の報告書や見積書の作成、顧客リストなどの事務作業も多いです。さらに、夜は顧客の接待やクレーム・意見の聞き取りなどもあり多忙を極めます。すべての業務を完璧にこなそうとすると、時間がいくらあっても足りません。そのため、営業職の業務内容は可能な限り効率化すべきです。この記事では、営業職の効率化できるポイントとその方法を紹介します。営業部門の管理職の方や忙しく働く営業職の方は、ぜひ参考にしてください。

営業部門の業務を効率化する方法3選

営業職の仕事は会社内でも売上を向上させるためには大事な部門です。営業の仕事を効率化させるためには、現在抱えている業務を細かく分割して効率化やDX化、データ化が可能な部分を拾い上げることが第一ステップです。先に一般的な営業の業務とその効率化の方法をリスト化しておきます。

1.報告書や顧客リストなどの書類作成業務の効率化

1. 顧客リストを記入して社内で情報を共有
2. クラウドデータにフォーマットを用意してどこからでも記入可能にする
3. 営業にかかる経費も会計ソフトで連携させて自動化する

2.新規顧客への営業努力

1. 新規顧客の営業リストを作成して営業部門で共有
2. 営業部内での新規顧客獲得のためチームとして営業する
3. 営業リストを作成するためのデータ収集もスクレイピングで自動化

3.既存顧客のフォローアップ

1. 既存の顧客リストを作成しておく
2. 顧客の意見やクレームを24時間体制でくみ取るために自動チャットやメールなどの窓口を用意しておく
3. チャットやメールの内容は顧客リストに反映させる

ここからは、上記リストの内容を細かく解説していきます。

1.報告書や顧客リストなどの書類作成業務の効率化

営業の仕事は外回りだけではなく、書類の作成などの事務作業も多くあります。こういった、書類や資料の作成を効率化させることは、専用のツールを活用すれば可能です。具体的には、クラウドを活用した方法です。

顧客リストを記入して社内で情報を共有

既に、営業報告書の作成ツールサービスはさまざまな種類のものが提供されています。
顧客リストを用意して社内で情報を常に共有すれば営業担当者だけではなく全員が営業活動の進捗状況も把握できます。さらに、クラウドを活用すると、社内の全員が情報をいつでもどこからでも確認できます。そのため、わざわざ報告会を開く必要がありませんし、営業担当者一人ひとりから状況を吸い上げる必要もありません。

クラウドデータにフォーマットを用意してどこからでも記入可能にする

クラウドデータに顧客リストや営業リストのフォーマットを用意しておけば、いつでもどこからでも記入可能です。リストのフォーマットが用意されていれば、パソコンではなくスマホからの簡単な操作で情報の更新が可能です。そのため、移動が多い営業担当者は、隙間時間でも情報を入力できます。

営業にかかる経費も会計ソフトで連携させて自動化する

営業の担当者は移動や会食などが多いため、経費の計算も業務内容に入ります。こういった経費の計算は、社内全体で共有できる会計ソフトを連携させれば効率化されます。営業担当者は、用意されたクレジットカードですべての会計を行えば、経費計算の時間を削減できます。また、経費の申請も簡単操作で完了します。会計業務を担う担当者も会計ソフトを通じて情報が共有されるので、会社の運営自体も効率化します。

2.新規顧客への営業努力

新規顧客への営業努力は、営業担当者にとっては永遠のテーマです。闇雲に営業を続けるのではなく、営業先をリスト化して手分けして営業をおこない社内で重複のないようにするのも効率化の一つです。

新規顧客の営業リストを作成して営業部門で共有

営業リストを作成しておけば、営業部門が一丸となって新規顧客の獲得を目指せます。既に営業をおこなっている相手に対して、同じ営業部門の人間が営業をおこなっても非効率であるばかりか、相手に対して失礼にもなります。営業リストをきちんとクラウドで共有し、進捗状況を全員で把握できるようにすべきです。

営業部内での新規顧客獲得のためにチームとして営業する

営業活動は、個人で行うよりも営業部門の方々が一丸となっておこなうと効率的なだけではなく、新規顧客獲得の可能性が高まります。最終的に契約を締結させるためには、人間と人間とが直接会って話さなければいけません。人間同士の付き合いの場合は、どうしても得手不得手ができてしまいます。顧客に合わせて、直接ミーティングをおこなう最適な人材を選べます。

営業リストを作成するためのデータ収集もスクレイピングで自動化

営業リストを作成する際にも、データスクレイピングをおこなえば自動でターゲットを絞ることが可能です。営業担当者が電話帳やインターネットから営業リストを作成する方法では、営業をおこなう相手のリストアップにも時間がかかっていました。ネット上にある膨大な数の会社から、自社プロダクトと親和性の高いターゲットを見つけ出すには、データスクレイピングが有効です。営業リストの作成のためには、データスクレイピングを活用すべきです。

3.既存顧客のフォローアップ

既存の顧客へのフォローアップは最も重要な仕事です。新規の顧客を得たとしても既存の顧客を失ってしまっては会社全体の売上は伸びません。顧客リストを作成しておくことも大事ですが、それぞれのクレームや意見を事前にくみ取っておくことも大事な業務の一つです。

既存の顧客リストも作成しておく

営業リストだけではなく、既存の顧客リストも作成しクラウド化して情報共有できるようにします。顧客の担当者が、随時情報を更新します。顧客の状況を常にフォローしておくことで、何か問題が生じた際にもすぐに対応できるようになります。常に顧客のケアをしておくことで、既存の売上が消失することを防げます。

顧客の意見やクレームを24時間体制でくみ取るために自動チャットやメールなどの窓口を用意しておく

事前に顧客の要望を知るためにも24時間対応の自動チャットやメールなどで、顧客の声を吸い上げておき、顧客リストに反映させておくことも大事です。顧客の意見やクレームは、営業担当者が仕事をしている時間にだけ生じるわけではありません。それが深夜に発生した場合でも、自社のホームページにチャットやメールを用意しておくことできちんと意見やクレームを吸い上げられます。その後、営業担当者が迅速に対応することが可能です。

チャットやメールの内容は顧客リストに反映させる

チャットやメールによって得た顧客からの「声」は、すぐに顧客リストに反映させます。顧客の生の声がリストに反映されていれば、個人データを貯めることができます。また、自社のプロダクトへの意見を貯めていけば、今後の改善や新規プロダクト開発のための資料になります。チャットやメールの内容は、きちんと保存しておき分析ができるようにすべきです。

売上を伸ばすためには営業の仕事を効率化すべき理由

営業の仕事を効率化すべき最大の理由は、売上を伸ばすことができることです。業務を効率化することで、働く営業職の方に以下のような効果が現れます。

• 顧客獲得に対する業務に集中できる
• 社内で情報を共有することで個人依存から脱却できる
• 営業を担う社員個人の負担を減らすことができる

営業の効率化によって、結果的に売上が向上する流れをそれぞれ細かく解説していきます。

顧客獲得に対する業務に集中できる

営業を担う人材が仕事に追われない状況を作れれば、新規の顧客獲得に対する業務に集中させることができます。新規顧客との契約獲得に集中することができれば、売上はもちろん上がります。さらに、既に顧客としている方々へも効果的なフォローアップや営業もできます。新規顧客獲得と既存顧客へのフォローで、安定的な売上向上がのぞめます。

社内で情報を共有することで個人依存から脱却できる

営業の効率化は、社内での情報共有でも可能になります。従来の営業は、営業担当者個人に依存した形で進められている会社も多くありました。しかし、顧客の情報を共有することで、営業の人材が退職をした場合でも顧客を引き継ぐことが容易になります。また、一つひとつの契約に対して、チーム一丸となって戦略を練ることも可能です。営業の個人依存から脱却すれば、損失を最小限にして契約獲得の可能性も向上します。

営業を担う社員個人の負担を減らすことができる

営業の効率化によって、営業を担う個人の負担を減らして不要なコストを軽減できます。忙しい営業担当者は、仕事を終わらせるのに時間がかかってしまうため残業も多いのが現実です。営業の仕事が効率化すれば、残業時間も削減できるため会社側は残業代の支出を抑えることができます。また、営業担当者は、闇雲に営業をするのではなく契約獲得の可能性が高い効率的な営業ができれば、移動にかかる交通費などの経費も削減できます。支出を抑えることで相対的な売上も向上します。

まとめ

営業の業務は対人間というイメージがありますが、部分的に見ていけば自動化やDX化が可能な部分は効率化できます。営業業務の中でも、自動化やDX化が可能な部分は積極的に取り入れて効率化していくべきです。営業を担う人材の業務効率化によって、新しい営業の戦略を練る時間と集中力を確保することができます。また、直接顧客とミーティングをして、契約のクロージングに導く豊富な時間も得られます。営業業務の効率化は、結果として会社の売上向上に影響を及ぼします。既存の営業担当の仕事の中には、効率化できるプロセスが多く含まれています。まずは、現在の業務内容をまとめてみて、効率化できる部分を拾い上げてみましょう。