2024年1月改正の電帳法(電子帳簿保存法)を徹底解説!変更点や注意点も紹介

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2024年1月改正の電帳法(電子帳簿保存法)を徹底解説!変更点や注意点も紹介

2024年1月に改正される電帳法(電子帳簿保存法)について、その内容や対応の必要性、注意点などを詳しく解説します。
改正後の電帳法(電子帳簿保存法)にはどのような変更点があり、ビジネスにどのような影響があるのか、ぜひご確認ください。

電帳法(電子帳簿保存法)とは

電帳法(電子帳簿保存法)とは、企業が電子データを活用して帳簿を保存するための法律であり、会計情報の保存・提出に関するルールやガイドラインを定めています。

電帳法の3つの区分とそれぞれの業務フロー

このセクションでは、電帳法(電子帳簿保存法)の対象書類を3つの区分に分け、それぞれの業務フローを説明します。
具体的には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引について詳しく解説します。
これらの区分ごとにどのような手続きが必要であるかを理解することが重要です。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、電子的な帳簿や伝票、台帳などの保存を指します。
具体的には、電子データとして作成された帳簿や伝票の保存が該当します。
会計ソフトウェアやデータベースを利用して電子データを保存する方法が一般的です。
業務フローとしては、帳簿や伝票の作成、データの保存とバックアップ、必要な場合の復元や参照が含まれます。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙の帳簿や伝票、書類をスキャナを使用して電子データに変換し、保存する方法です。
具体的には、紙の帳簿や伝票をスキャナでスキャンし、PDFや画像ファイルとして保存することが一般的です。
業務フローとしては、スキャン作業の実施、データの整理と保存、必要な場合の復元や参照が含まれます。

電子取引

電子取引は、電子的な形式での商取引や契約の締結、請求書の発行などを指します。
具体的には、電子メールや電子データ交換(EDI)を利用して取引が行われることがあります。
業務フローとしては、電子的な商取引の実施、契約書や請求書の電子データの作成と保存、必要な場合の参照や送受信が含まれます。

電帳法(電子帳簿保存法)の対象書類

電帳法(電子帳簿保存法)には、保存の対象となる書類の範囲が定められています。
これらの書類は電子的な形式で保存する必要があります。
以下に、電帳法(電子帳簿保存法)の対象書類の一部を紹介します。
電帳法(電子帳簿保存法)においては、これらの対象書類を適切に電子的な形式で保存することが求められます。
法的な要件を満たすためには、保存期間や保存形式、データの改ざん防止など、法律で定められた基準に従って保存する必要があります。

会計帳簿

企業の財務状況や経営成績を記録する帳簿類が対象です。
例えば、総勘定元帳や試算表、損益計算書、貸借対照表などが含まれます。

伝票

取引の内容や金額を記録する書類が対象です。
仕入伝票、売上伝票、支払伝票、受取伝票などが含まれます。

台帳

特定の事項や資産の状況を記録する帳簿が対象です。
固定資産台帳、在庫管理台帳、債権債務台帳などが含まれます。

請求書

取引先に対して送付する請求書が対象です。
請求書の内容や支払期限などが電子的に保存されます。

電帳法(電子帳簿保存法)の法改正の流れ

電帳法(電子帳簿保存法)は、法改正によって定められる基準や要件が変更される場合があります。
以下では、過去の改正内容を時系列に沿って説明します。

  • 2004年改正
    初の法改正が行われました。この改正により、電子帳簿保存法が制定され、電子帳簿や電子証憑が保存の対象となりました。
  • 2014年改正
    この改正では、電子帳簿保存の要件が一部緩和されました。
    具体的には、電子データの保存期間が5年から7年に延長され、保存形式に関する柔軟性が導入されました。
  • 2018年改正
    この改正では、クラウドサービスの利用に関する規定が追加されました。
    クラウドサービスを利用する場合は、保存データの保護やセキュリティ対策が適切に行われる必要があります。
  • 2020年改正
    この改正では、保存期間の延長や保存形式に関する一部の要件が再度緩和されました。
    また、電子帳簿等保存のための機器やシステムの技術基準が改定され、より現実的な要件が導入されました。

電帳法(電子帳簿保存法)の2024年1月以降の変更点

2024年1月以降の電帳法(電子帳簿保存法)の改正には、以下のような変更点が予定されています。
ただし、具体的な改正内容は法案の審議や公布の段階によって変更される可能性があるため、最新の情報を確認することが重要です。

  • 保存期間の延長
    現行の電帳法(電子帳簿保存法)では、保存期間が7年となっていますが、2024年1月以降の改正にて、保存期間の延長が検討されています。具体的な延長期間は改正法案の内容によって決まるでしょう。
  • 保存形式の柔軟化
    電帳法(電子帳簿保存法)では、保存するデータの形式や方法について一定の要件が定められています。
    2024年1月以降の改正では、保存形式の柔軟化が検討されており、より多様なデータ形式に対応する可能性があります。
  • セキュリティ対策の強化
    デジタル化の進展に伴い、セキュリティの重要性が高まっています。
    2024年1月以降の改正では、電子帳簿保存におけるセキュリティ対策の強化が検討されています。
    具体的な内容は改正法案によって明確化されるでしょう。

電帳法(電子帳簿保存法)に対応するメリット

電帳法(電子帳簿保存法)に適切に対応することには、企業や組織にさまざまなメリットがあります。
以下で、電帳法(電子帳簿保存法)に対応することのメリットをいくつか紹介します。

法的要件の遵守

電子帳簿保存法は、企業に対して法的な要件を課しています。
これに従って電子帳簿を適切に保存することで、法的な規制を遵守することができます。
これにより、法的トラブルや罰則のリスクを低減することができます。

効率的なデータ管理

電帳法(電子帳簿保存法)に基づいた電子的なデータ管理を行うことで、従来の紙ベースの帳簿管理よりも効率的にデータを管理することができます。
デジタルデータの検索やアクセスが容易であり、情報の把握や分析が迅速に行えます。

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コスト削減

電子帳簿保存法に対応することにより、紙の帳簿を保管するための物理的なスペースや保管コストを削減することができます。また、デジタルデータのバックアップやレプリケーションにより、データの損失や災害への対策も行えます。
➡「重要書類の最適な保管方法とは。DXの前提となるデジタル化による脱紙管理

情報の安全性と改ざん防止

電帳法(電子帳簿保存法)に基づいたセキュリティ対策を実施することで、データの安全性を確保し、改ざんや不正アクセスからの保護が可能です。
デジタル署名やアクセス制御などの技術を活用することで、データの信頼性を高めることができます。

環境への貢献

電子帳簿保存法に基づいた電子的なデータ保存は、紙の使用量を削減し、環境に対する負荷も軽減可能です。
紙の削減による森林保護や廃棄物の減少に貢献することが期待されます。

業務の効率化

紙の書類から電子データでの保存に移行することで、人手で行っていた業務の自動化の体制を構築しやすくなったり、紙書類の実物を人の手で探す手間や時間が省けたりと業務効率の向上につながります。「書類の居場所がわかる人物が限られていて書類を探すのに時間がかかる」などの問題も電子データでの保管によって解消されるでしょう。

紙の電子化技術(OCR)と業務の自動化(RPA)を組み合わせた実例も多くあるのでより詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
➡「OCR×RPAで業務効率化!活用事例もご紹介
➡「AIOCRとは?OCRとの違いやメリット、導入時のポイントを解説

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電帳法(電子帳簿保存法)の改定に関する注意点

電帳法(電子帳簿保存法)の改定に対応する際には、以下の注意点に留意する必要があります。

最新情報の把握

法改正は進行中のプロセスであり、具体的な改正内容は法案や公布された法律によって確定されます。
したがって、最新の情報を入手し、公式の情報源や関連機関の発表を確認することが重要です。

対応期限の確認

法改正に伴い、新たな要件や期限が設定される場合があります。
改定のスケジュールや対応期限を把握し、事前に準備を進めることが必要です。
適切なスケジュール管理と計画立案を行いましょう。

内部プロセスの見直し

法改正に合わせて、企業や組織の内部プロセスやシステムを見直す必要があります。
電子帳簿の保存方法やデータの保護、セキュリティ対策など、適切な対応策を検討し、組織内での適用方法を明確化しましょう。

セキュリティ対策の見直しのポイントは下記の記事を参考にしてください。
➡「企業におけるセキュリティ対策を見直そう|必須事項やポイントを紹介

専門家の助言の活用

電子帳簿保存法に関する専門的な知識やアドバイスを提供できる税理士やコンサルタントなどの専門家の助言を活用することは重要です。
法改正に対応するための具体的な手続きや対策について、専門家との相談を行いましょう。

教育・研修の実施

法改正に関連する新たな要件や業務フローについて、関係者への教育や研修を実施することが重要です。
従業員や関係部署が新たな要件を理解し、適切に遵守できるようにするため、情報共有やトレーニングを行いましょう。

電子帳簿保存法の改定に対応する際のポイント

電子帳簿保存法の改定に対応するためには、以下のポイントに留意する必要があります。

法改正の内容の把握

電子帳簿保存法の改定内容について、しっかりと理解することが重要です。
改正された法律の要件や規定、新たに追加された措置などを詳細に把握しましょう。
公式の情報源や関連機関のガイドライン、専門家のアドバイスを活用して正確な情報を入手することが重要です。

データの正確性と信頼性の確保

電子帳簿保存法の改定においては、データの正確性と信頼性の確保が重要です。
改定に伴い新たに要求される情報の追加や変更点に対応するためには、データの入力・管理プロセスやチェック体制の強化が必要です。
データの完全性と一貫性を確保し、法的要件に準拠するための適切な手続きを確立しましょう。

セキュリティ対策の強化

電子帳簿のセキュリティ対策は、改定後の要件に適合するように強化する必要があります。
データの漏洩や改ざん、不正アクセスなどからの保護策を検討し、情報セキュリティポリシーやアクセス制御の改善を行いましょう。
必要な技術的な対策やセキュリティ設備の導入、セキュリティ意識の向上などに取り組むことが重要です。
SMSデータテックでは、エンドポイント対策とクラウドセキュリティ対策を同時に実現できるセキュリティサービスを提供しています。
法改正への対応に役立てることができるでしょう。

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まとめ

この記事では、2024年1月改正の電子帳簿保存法について、改正の内容や対応の必要性、変更点、対応する際のポイントや注意点などを詳しく解説しました。
紙での書類をデータで保管することによるメリットは多くあります。例えば、紙の書類を探す時間の短縮や人手の業務の自動化などです。
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