ITを取り巻くビジネス環境は、日々変化を繰り返しており、常に先を見据えたアプローチが要求されています。そこで、定型作業などの繰り返し業務をRPAで一任し、人にしかできない業務に人員を優先的に割り当てるなどの対応が活発になりました。
RPAは業務効率化において大きな効果を与えますが、OCRと組み合わせることで、その効果をより高めることができます。今回は、OCRがRPAに有効な理由と活用事例について解説します。

OCRとRPA

OCR（Optical Character Recognition/Reader）は、画像や紙に記載の内容をテキストデータに変換する技術を指します。最近では、スマートフォンやタブレット端末のカメラにも文字認識を行う機能が備わっているため、身近な存在となりました。業務面では、画像や紙をスキャナー経由で読み込み、記載内容を認識してデジタル化することに活用されます。一方のRPA（Robotic Process Automation）は、人が手作業で行っていた一連の作業をロボットにより自動化する技術を指します。主に繰り返し行う定型作業の自動化で活用されます。

OCRはRPAに有効

OCRとRPAはそれぞれ独立した技術ですが、両者を組み合わせることで、RPAの効果を向上させることができます。RPAだけでも業務効率化の有効な手段になりますが、RPAのみではカバーできない範囲が存在します。それは、パソコンやデジタルデータを使わない業務に対してRPAは無力である、ということです。
そこで、RPAは他のシステムと連携しやすいことを活かし、OCRと連携することで、パソコン業務の自動化から一歩進んだ業務効率化を実現できます。従来では実現できなかった、紙帳票のデジタル化、データ入力、集計、加工、出力までの一連の流れを全て自動化できるようになります。
書類を確認しながらのデータ入力は手間も時間もかかり、入力ミスの可能性も払拭できません。OCRとRPAを組み合わせることで、業務効率化だけでなくミスによって発生するロスを大きく減らせます。

OCRとRPAの活用事例

OCRとRPAは幅広い領域で活用されています。具体的な活用事例を紹介します。

多様な形式の勤怠情報を登録

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）企業では、複数の企業から給与事務の代行を請け負い、毎月CSVやExcelなどの形式に加え、紙による勤怠情報の登録作業も行っていました。システム登録のために、紙の書類はOCRで読み込みを自動化し、OCRで読み込んだテキストデータをRPAが受け取ることで、システムに自動登録しています。

申込書の登録処理を自動化

ある会社では、申込書の登録処理に大きなコストが発生していました。顧客が手書きで記入した申込用紙を人が判読し、専用のシステムに手動でデータ入力をしていたため、時間と手間に加え、入力ミスによる再入力も頻発していました。そこで、AI認証のOCRとRPAの複合システムを導入した結果、処理性能と入力品質が大幅に改善されました。申込書の記載内容ををOCRとAIが認識し、認識したデータをRPAによって入力します。そのため、手動入力によるミスの削減と登録スピードが劇的に向上しました。

受領書のデータ化と販売管理システムを自動照合

ある食品メーカーでは、日々多くの取引先へ商品配送を行っており、大量の受領書の処理業務に追われていました。そこで、OCRを導入し受領書の処理をデータ化、RPAで受領書のデータと販売管理システムの伝票情報の照会を自動化した結果、人的コストの削減に成功しました。
急遽受領書の内容を確認しなければならない場合でも、システム上から参照できるため、トラブルや問い合わせに迅速に対応できるようにもなりました。
商品の送付や受取業務が日々大量に発生する場合、紙の帳票をOCRでデータ化し、RPAシステムで入力処理を行って他システムと連携することで、業務の大幅な効率化が図れます。OCRとRPAを組み合わせることで照合作業が省力化するだけでなく、紙の帳票を探さなくてもシステム上で確認できるため、取引先からの問い合わせにも迅速に対応できるようになりました。

経理業務の帳票処理負担を軽減

経理部門では、月末月初になると請求書や経費申請書など、紙帳票の入力や処理作業に追われます。毎月の定例作業の側面もあるため、増員するのではなく、現状の社員が残業することで対応している会社も多いです。紙帳票の処理は、OCRとRPAの親和性が高く、請求書をスキャンするだけで、必要情報をデータ化ができ、RPAがそのデータを処理するといった、OCRとRPAの代表的な活用方法が実現できます。

⇒バックオフィスのRPA導入は必須！手間のかかる業務こそRPAで効率化

まとめ

今回は、OCRがRPAに有効な理由と活用事例について解説しました。働き方改革が推進される中、PCを使った作業の効率化のみに焦点を当てることが多いです。事前にデジタル化が必要な業務の場合は、そこに至るまでの過程も自動化することで、より大きな効果を得られます。

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