【初心者向け】Notionで単純業務を自動化?種類とメリット、活用事例をご紹介

自動化ソリューション
#IT基礎知識
#業務効率化
#自動化
Notionで単純業務を自動化

Notionは議事録やタスク管理、プロジェクトの進行に役立つビジネスツールです。これまで複数のプラットフォームを利用して管理が煩雑になっていた業務をNotionで一元管理できます。
また、NotionはAPIやAIなど業務を自動化する機能が豊富です。
この記事ではNotionを活用した業務の自動化のメリットと、活用例やAPIの連携手順を紹介します。

Notionとは

Notionとは、議事録の管理からタスクやデータベースなどのプロジェクト進行に関する管理機能まで幅広く対応しているビジネスツールです。
これまで複数のサービスを併用して議事録やタスク管理を行うのが当たり前でしたが、Notionを活用すればこれらを一元管理できます。
また、Notionは管理だけでなく業務効率化にも長けており、APIやAIを活用し誰でも簡単にワークフローを自動化できます。例えば、Notionと他のアプリ間でデータを自動的に移動させたり、特定のアクションをトリガーにしてタスクを自動実行できます。

プラン

Notionは、個人利用から大企業まで幅広いユーザーに対応するため、複数のプランを提供しています。無料プランから始まり、より高度な機能を求めるユーザー向けに有料プランがあります。有料プランでは、チームメンバーの数、ストレージの容量、高度な管理機能などに応じて選択できます。
詳しくはこちらをご覧ください。

機能

Notionでは、ドキュメント作成、タスク管理、データベース作成、カレンダー管理など、一元管理が可能です。これらの機能を通じて、個人のメモから大規模なプロジェクト管理まで、さまざまな用途に対応できます。
テキスト、画像、リンク、リスト、表など、さまざまなタイプのコンテンツをサポートしており、これらを組み合わせて豊富なページを作成できます。
また、データベース機能は、タスク、プロジェクト、顧客リストなど、様々なデータを管理するのに役立ちます。フィルター、ソート、グループ化などの機能を利用して、情報を簡単に整理し、アクセスできます。

さらに、NotionはAPIを公開しており、他のアプリケーションやサービスとの連携が可能です。
これにより、ユーザーは自動化されたワークフローやカスタム統合を作成することができ、生産性をさらに向上させることができます。

カスタマイズ

Notionは高いカスタマイズ性を持ち、ユーザーは自分のニーズに合わせてワークスペースを構築できます。テンプレートを使用してプロジェクトの管理、タスクのリスト、ノートの整理などをすぐに開始できます。加えて、Notionではページ内でのブロックの追加や移動が簡単にでき、テキスト、見出し、リスト、画像、ビデオ、コード、ファイルなど、さまざまな種類のコンテンツを組み合わせることが可能です。
また、ユーザーはカラム、背景色、フォントサイズなどを自由に設定でき、個人の好みやチームのブランドに合わせたデザインを作成することができます。

セキュリティ

Notionは、ユーザーのプライバシー保護に努めており、セキュリティ対策を実践しています​​。ユーザーデータの保護には、業界標準の暗号化技術を使用しており、サーバーは安全な施設に保管されています。セキュリティ対策に関する透明性を提供し、定期的なセキュリティ監査を実施しています。詳しくはこちらをご覧ください。

ユーザーはコンテンツの共有レベルを細かくコントロールできます。これにより、特定の人とのみ情報を共有したり、公開する情報を制限することが可能です。さらに、アクセス権を管理し、誰がどのページを閲覧、編集できるかを細かく設定できます。
また、不正アクセスを防ぐために二要素認証(2FA)を設定できます。

これらのセキュリティ対策は、ユーザーが安心してNotionを利用できるようにするためのものであり、情報の機密性を維持しながら生産性を高めることができます。

新規CTA

Notionで自動化することのメリット

Notionで業務を自動化するメリットは何でしょうか。主な3つを紹介します。

単純業務を効率化できる

Notionで自動化することで、日常的に発生する単純な作業や繰り返し行わなければならないタスクを効率化できます。例えば、会議のメモを自動で特定のテンプレートに整理したり、メールの内容をNotionのデータベースに自動転送できます。
単純な業務でも積み重なると大きな工数になります。些細なことでもNotionで自動化するメリットは大きいです。

人為的なミスがなくなり作業の精度が向上する

自動化のメリットは単純業務の効率化だけではありません。
自動化によって人為的なミスを減らし、作業の精度が向上するというメリットもあります。例えば、手動で複数のツール間でコピー&ペーストする場合、誤った情報を入力するリスクがあります。しかし、Notionの自動化機能を活用してデータの自動同期や更新することでこのようなミスを防ぐことができます。

担当がコア業務に専念できる

単純作業や時間を要する業務から解放されることで、担当者は本当に時間を割くべき「コア業務」により多くの時間を割くことができます。
特にプロジェクトマネージャーのような全体統括が求められるポジションの場合、報告書の作成や更新にかかる時間を削減できれば、チーム運営や戦略立案にもっと集中できるようになります。

Notionでできる自動化の種類

Notionでは自動化する手段がいくつかあります。
目的やスコープによって使うべき方法が変わります。以下を参考に自動化の方法を検討してみてください。

Notion API

他のアプリケーションやサービスとNotionを直接連携させる機能を「Notion API」と言います。
Notion APIを活用することで、他のアプリからNotionにデータを自動的に送信したり、Notionのデータを他のアプリで使用したりすることができます。実装には多少の知識が必要ですが、システム担当者の協力があれば自社にあった内容でデータ連携ができます。

API連携手順については後述します。

Notion AI

Notion AIは、Notion内で利用できる人工知能機能です。
自然言語処理で質問を理解し、内容に沿った回答を出力してくれます。この機能を活用すれば、文章の作成や要約、質問への回答など、社内のなんでも屋として機能させることもできます。
無料プランでもワークスペース全体で最大500MBまでAIを利用できますが、それを超えるとアドオンとしてメンバー1人あたり月額US$10(約1,500円)が必要です。

テンプレートの使用

Notionではあらかじめいくつかのテンプレートが用意されています。
数クリックするだけで議事録やプロジェクトの計画、タスク管理など、綺麗なデザインに落とし込まれたページを迅速に作成できます。必要に応じてカスタマイズもできるため、テンプレートをもとに自社の業務に合わせて変更を加えて「テンプレート」として登録するのがおすすめです。

タスク管理の自動化

リマインダーの設定、タスクの状態の自動更新(例えば、期限が近づいているタスクをハイライト表示)、タスクが完了したときの通知などを自動で実行できます。
さらにSlackなどのアプリと連携すれば、通知をSlackに飛ばすこともできるため自動化しつつ進捗を把握しやすくなります。

ワークフローの自動化

総務人事や経理部で役立つのがワークフローの自動化です。
Notionでは特定のトリガーに基づいて自動的にアクションを実行するよう設定できます。例えば、新しい顧客情報がCRMに追加されるとその情報に基づいてNotionの顧客データベースが自動で更新される、などです。
これにより、営業部との連携が不要になり、経理部側も手動でのデータ入力や更新作業を減らせます。

Notion APIの活用事例

これまで紹介したNotionの自動化の種類を踏まえて実際の活用例を紹介します。自社の業務へ活かす際の参考になれば幸いです。

Notion内DBで定期処理を実行する

Notionは通常タスクでもルーティンタスクでも登録方法は同じですが、ルーティンタスクは繰り返す回数と頻度に応じて「タスク登録」の工数が増えます。
そこで役立つのがDB(データベース)の定期処理です。「特定の曜日になったらタスクAとタスクBを新規で登録する」を定期的に実行できるため、タスク登録に時間を取られることなく「タスクを抜け漏れなくこなすこと」に専念できます。

Zapierを使ってSlackと連携する

Slackの重要なメッセージを見逃したくない、そんな時に役立つのがZapierを活用したNotionとSlackの連携です。
Zapierとは、異なるアプリでの連携をサポートするツールで、APIを活用して様々な業務を自動化できます。このZapierでNotion とSlackを連携することで、Slackで依頼や相談があった際に自動的にNotionに保存することができます。情報を見逃さないという観点もありますが、移動中に思いついたアイデアをSlackに投稿すれば自動でNotionに保存させるような使い方もできます。

Typeformを使ってアンケート結果を集約する

Typeformはフォームやアンケートを作成したり、結果を集計してくれるツールです。Typeform自体にも分析機能はありますが、Notionと連携することでより深く分析できるようになります。
また、Typeformでアンケートを実施した結果をNotionにリアルタイムで連携できるため、関係者への共有もスムーズに行えます。

GASでGoogleスプレッドシートと連携する

GASは「Google Apps Script」でGoogleのサービスに特化したプログラミング言語です。NotionのAPI連携機能を使い、自身でGASを使ってコードを書けばNotionとGoogleスプレッドシートを連携できます。Notionでプロジェクトを管理している場合は、1日のタスクの進捗などをGASでスプレッドシートへ連携すれば、簡単にプロジェクトの進行状況を可視化することできます。

Alfredを使ってMacからNotionに素早くメモを連携する

純粋に「メモを取る」だけの場合は通常のメモアプリが優秀です。しかし、メモを取った内容を管理する際は管理が煩雑になります。
その問題を解決してくれるのがAlfredです。Mac限定ですがAlfredとNotionを連携することで、Alfredでメモを取った内容が自動的にNotionへ反映されます。

NotionのAPI連携手順

最後にNotionのAPI連携手順を紹介します。
自分でコードを書くか、外部ツールを活用するかで手順が異なるため2パターンに分けて紹介します。

自分でコードを書いてAPI連携する場合

大きく3つのステップで連携を行います。

  1. インテグレーションを作成
    Notion APIを使用するにはインテグレーション(≒トークン)を作成する必要があります。私のインテグレーション」で基本情報を登録してインテグレーションを作成します。
  2. 操作したいページでインテグレーションを設定
    NotionでAPI連携したいページやデータベースを開き「コネクト追加>インテグレーション」の順で先ほど作成したインテグレーションを紐づけます。
  3. コードを書いてAPIを操作する
    JavaScript やPython、GASを使いコードを書いてAPIを操作すると、設定したページ(もしくはデータベース)に変更が反映されます。

自動化ツール(Zapierなど)を活用する場合

Zapierを例に紹介します。

まずはZapierでZAP(スケジュールやトリガー等)を作成する必要があります。ZAPを設定することで、トリガーとなるアクションが発生した際に、指定したアプリに自動的にデータが送信されるようになります。
手順は簡単で、ZAPでスケジュールとトリガーを設定し、アクションとなるアプリ(今回はNotion)を設定すれば完了です。自分でコードを書かず、ボタンを数クリックするだけで設定できます。

Zapierについては以下の記事で詳しく紹介しています。
➡「自動化ツールZapierとは?概要やできること

まとめ

Notionを活用して単純な業務を自動化することで、人為的なミスを抑制したり効率化できます。また、本来時間を割くべきコア業務にリソースを配分できるようになります。

今回はプロジェクト管理で話題を集めているNotionを例に自動化によるメリットを紹介しましたが、Notion以外に視野を広げるとまだまだ自動化で効率化できる業務は多くあります。事務作業や顧客管理、データ収集などの業務の効率化でお悩みでしたらぜひSMSデータテックにご相談ください。自動化ソリューションでは、課題の分析や可視化から自動化環境の構築、導入後の運用・保守まで一貫してサポートしています。

おすすめイベント・セミナー 一覧へ

JapanITWeek2024春に出展いたします!
イベント・セミナー

今年も、JapanITWeeK春の季節がやってきました!今回から新しい分野として登場した「データドリブン経営EXPO」に弊社SMSデー...

CATEGORY