発注業務は企業の活動にとってなくてはならないものです。商材や素材、備品の購入は業務を成り立たせるためには必須の要素であり、どこからか必ず仕入れる必要があります。

そんな発注業務ですが、人が動いて発注を行う以上、人的コストがかかってしまいます。常に同じ商品を仕入れているような場合にはルーチンワークとなっており、業務の効率化が求められるでしょう。

発注業務を効率化する方法の一つが自動発注システムの導入です。名前の通り、自動で発注を行う仕組みを用意しておくことで、人的コストやミスを減らすことができます。

本記事では、自動発注と自動発注システムについて、詳しくご紹介します。

自動発注とは

自動発注とは、業務で利用する原材料、備品、部品、商材などの資材の状態を観測し、不足の発生を検知（または予測）して、自動的に発注を行う仕組みを指します。通常、発注担当者が資材の不足を注視して、不足の発生に伴って発注を行いますが、この業務を自動化したものが自動発注です。

自動発注が利用できる範囲、領域は非常に広く、さまざまな発注業務へ適用可能です。継続的に発注を行っている資材があれば、自動発注の導入により発注作業の手間を省き、コスト削減が見込めます。

自動発注の発注方法（ロジック）

自動発注の実現の大まかな仕組みは、発注対象の資材の在庫状況の監視を行い、在庫の数が閾値を下回った際に発注を行うことです。在庫状況をどのように監視するか、また自動発注を行う在庫の不足状況の判断をどのようにするかは、ケースによって詳細に定めます。

ただし、受注生産の組み立て製品などの場合や在庫を持たない商品の販売の場合には、顧客から受注をしたタイミングが自動発注へのトリガーとなります。さらに在庫が実際に減らずとも、需要予測と連動させ、不足の発生の予兆から自動発注をする場合もあります。

自動発注システムとは

前記の自動発注の仕組みを、ITシステムを利用して実現したものが自動発注システムです。業務に利用しているITシステムや業務運用、扱う資材の形式によって形態は変わります。自動発注システムを単体で作成する場合や、受発注システム・在庫管理システム・倉庫システム・生産管理システムなどの一機能として作成する場合もあります。

既に発注に関するシステムを持っている場合には、発注データを作成することで自動発注システムを作成可能です。反対に、発注のデータを発注先に送付し、レスポンスの取得などもシステム化する必要がある場合もあるでしょう。

自動発注システムの種類

自動発注システムは、自動発注のトリガーの方式により大きく3種類が存在します。

簡易発注方式

自動発注のタイミングを、特定のルールを定めておき、それにあわせて行う方式です。例えば、「在庫が3つ未満になったら自動発注する」「在庫の数量は常に棚一杯の量に揃えておく」といったルールを定めます。補充方式、ダブルビン方式と細分化されることもあります。

購買のコスト削減を意図して利用される方式です。

セルワン・バイワン方式

一つ売れたら一つ補充する、売れた分を補充する、という単純なルールです。業務を単純化することができる方式です。

売上予測方式

売上の予測から、必要な量を算出して発注する方式です。過剰な在庫を持たず、なおかつ適切なタイミングで発注するため商機を逃さない細やかな対応が可能です。

売上の予測には、過去の実績からの予測やビッグデータをAIで解析して、別途仕組みを用意する必要があります。

自動発注のメリット

自動発注の採用、自動発注システムの導入によるメリットについて解説します。

作業コスト削減

自動で発注を行うことにより、購買、調達の手続きが減少し、作業コストの削減に貢献します。

発注ミスの防止

人間の作業による発注では起きる可能性のあった発注ミスを、自動発注により防ぐことが可能です。設定により発注数量を固定することができ、発注をしそこなうこともシステム化により防ぎます。

営業機会の拡大

自動発注の仕組みを利用することで、商品の在庫がないため販売機会を逃すことを防げます。ECサイトなどにおいて、在庫切れでも受注可能にしておき、自動発注により仕入と販売を行えます。

※発注先での在庫切れなどは考慮外

発注状況の可視化がしやすい

自動発注システムを導入した場合、発注のデータはデジタルデータとして管理されます。このため、発注の履歴を可視化できます。

自動発注のデメリット

自動発注導入のデメリットについても確認しておきましょう。

導入コスト

システムの導入にはコストが必要となります。発注コストの削減が目的であれば、費用対効果を算出して導入の可否を判断する必要があります。業務の簡略化、スピードアップが目的ならば、判断基準は変わってくるでしょう。

設定の誤り

自動発注システムの導入時によく確認すべきなのが、自動発注の設定です。どのような自動発注の方式を用いるのか、自動発注の際のルールはどのように設定するのか、発注数量は正しいのかといった点を確認しておきます。これまでの業務のデータを分析して、最適な設定の確認が必須となります。

また、設定に誤りがあれば、その分誤った発注が行われてしまうため注意が必要です。

受発注の流れが仕組み化し、ノウハウが散逸する

自動発注を導入することで、これまで人間の管理だったものがシステムにおきかわります。自動化そのものは効率化などの観点でよいことなのですが、発注に関するルールやノウハウが失われる可能性があるので注意が必要です。

自動発注のポイント

自動発注を導入する際に気を付けておきたいポイントを紹介します。

発注量の適正化

発注を行う数量は適正な値としておかなければなりません。無駄な発注が行われてしまう様では、本末転倒となってしまいます。

在庫量の適正化

発注を行うことは在庫の管理とも表裏一体です。自動的に在庫が生まれることとなります。在庫量について、業務上での適正値を明確にしておきましょう。在庫を無駄に持つことはコストの増大などのリスクとなります。

発注タイミング

発注を行うタイミングは、自動発注の仕組みと連動して決まります。発注元ごとにルールがあり、例えば少量の発注を短いスパンで繰り返す形式には対応していない可能性もあります。現行の発注業務と照らし合わせて検討しましょう。

自動発注システムの構築には「Pleasanter」

自動発注システムの導入を検討していると、導入コストが高い、どのようにして作ればよいのかわからない、といった悩みがでてきます。確かに、ITシステムを一から作り上げようと思ったら、費用の準備や構築方法はなかなか難しい問題です。

そんな自動発注システムの構築にお悩みの方におすすめなのが「Pleasanter」（プリザンター）です。Pleasanterはノーコード、ローコード開発ツールでシステム開発のノウハウを持っていなくてもシステム構築が簡単に行える便利なツールです。各種の業務自動化アプリを作成できるオープンソースのWebDBです。

でも、「そんなツールでも上手く使えるかどうか・・・」という方には、導入支援サービスの活用をおすすめします。

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まとめ

在庫の残量や受注情報を起点に発注処理の自動化を行う自動発注システム。業務の自動化により、購買・調達業務のコスト削減やミスの抑止が可能です。

自動発注システムの構築・導入手段として、ノーコード・ローコードツールの活用がおすすめです。導入コストを抑えつつ、業務の自動化に取り組めます。
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