業務改善に有効なECRSとは？導入メリットや改善例、成功のポイントを解説

ECRSとは、Eliminate（排除）・Combine（結合と分離）・Rearrange（入替えと代替）・Simplify（簡素化）の頭文字を取った業務改善におけるフレームワークのことです。利用することで、業務効率化や品質の向上、属人化の防止など複数のメリットを得られます。

本記事では、ECRSの概要や導入メリットと成功事例、成功させるポイントについて詳しく解説します。ECRSについて知りたい方、業務改善を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ECRSとは何か

ECRSは、業務改善における4大原則を示したフレームワークです。製造業が発祥の手法ですが、近年ではさまざまなシーンで活用されています。具体的には以下の順番で業務改善を実施します。

• 排除（Eliminate）
• 結合（Combine）
• 交換（Rearrange）
• 簡素化（Simplify）

ここからは、上記それぞれの事項について詳しく解説します。

排除（Eliminate）

不要な業務を排除する項目です。具体的には、各業務の目的を基になくしても支障がない業務を洗い出します。業務の中には、慣例的に行っているものも少なくありません。改めて各業務の実施理由を整理して、必要性を検討しましょう。無駄の排除は、業務改善において特に効果が期待されやすい重要な項目です。

結合（Combine）

別々に実施している類似業務を一本化する項目です。中には、担当者を分けた方が良い業務も存在します。改めて一本化した方が良いか、別々に行った方が良いかを検討しましょう。

交換（Rearrange）

順序や場所、担当者の入れ替えを実施する項目です。例えば、作業順序を入れ替えることで今まで2工程に分かれていた業務を一度に行うことで効率化ができます。担当業務が替わる従業員がいるケースもありますが、業務プロセスなどが変化するわけではないため、それほどハードルは高くありません。

簡素化（Simplify）

自動化やパターン化、単純化などを行う項目です。例えば、報告書を簡素化・テンプレート化することやマニュアルの作成が該当します。また、AIなど新たなシステムを導入して業務を自動化するのも良いでしょう。コストはかかりますが、業務品質の向上や属人化の防止にも効果的です。

ECRSが求められる理由

企業間競争の激化や人手不足などさまざまな問題で企業を取り巻く環境は厳しくなっており、業務改善に取り組む企業が多く存在します。業務改善手法は多数存在しますが、ECRSが注目されている主な理由は以下の3つです。

• シンプルで利用しやすい
• 業種や業態、企業規模に関わらず利用できる
• 成果が見えやすくモチベーションを保ちやすい

ECRSはシンプルなフレームワークで、専門知識やスキルがなくても利用可能です。経営層から現場の担当者まで、誰でも活用できるでしょう。また、どのような企業・業務でも利用可能な点も特徴です。実践すべき内容も具体的に整理されるため、行動に移しやすく成果が出やすいでしょう。

ECRSで業務はどう変わる？5つの導入メリット

ECRSを利用することで、業務の効率を高めることが可能です。ここからは、ECRSを導入する以下5つのメリットについて詳しく解説します。

• 業務効率化・生産性の向上
• 品質の向上
• 属人化の解消
• ヒューマンエラーの防止
• コストの削減

業務効率化・生産性の向上

ECRSを導入する最大のメリットは、業務効率化や生産性の向上です。例えば、なんとなく行っていた業務を排除することで、その分の時間を別の業務に活用できます。システムやツールの導入によりデータの集約・転記などの単純業務をなくすことで、売上向上に役立つコア業務に集中できる体制を整備可能です。

品質の向上

ECRSの導入は品質の向上にも有効です。各業務の効率化を図る際に、併せてミスや不良の発生原因と改善策を整理すれば、クレームの削減につながります。また、業務の改善により捻出した時間をカスタマーサポートの強化に活用することで、顧客満足度の向上も図れます。

属人化の解消

ECRSは属人化の解消にも役立ちます。業務の属人化とは、特定の業務や作業における処理方法などを一部の従業員しか知らない・できない状態のことです。業務が属人化した場合、以下のデメリットが発生します。

• 業務が滞る
• ノウハウが蓄積されない
• 品質の安定化・管理が難しい
• 業務改善しづらい
• 特定の従業員に負荷がかかる

ECRSを用いて業務を効率化する過程でフローの可視化を行えば、誰が何をしているか整理できるでしょう。また、業務の簡素化を行うことで、実施ハードルを低下させることも可能です。

なお、業務が属人化するデメリットや解消方法の詳細は以下をご覧ください。
⇒業務の属人化を解消する方法とは？属人化の原因や解消するメリットも解説

ヒューマンエラーの防止

ヒューマンエラーの防止にもECRSは効果的です。業務が複雑になればなるほどミスは発生しやすくなります。また、工程が多ければその分間違える可能性が高まるでしょう。ECRSを活用して業務の簡素化や単純化を図ることで、ミスを防止できます。

コストの削減

ECRSはコストの削減にも役立ちます。業務が効率化されれば、残業代などの人件費を削減できます。ミスや不良が減ることで原材料費を減らせるでしょう。
残業・ミスの削減は、コストだけでなく従業員のストレスや負担の軽減にも役立ちます。従業員満足度も高まり、離職リスクを減らすことができるでしょう。

ECRS改善例

ECRSを活用して、業務改善に成功している企業は少なくありません。ここからは、実際にECRSを用いて業務を改善させた以下の企業における成功事例について詳しく解説します。

※以下は公開情報を基にした一般的な取り組み内容であり、当社が直接支援した事例ではありません。

• トヨタ自動車
• 無印良品

トヨタ自動車

さまざまな取り組みにより生産性を高めているトヨタ自動車では、ECRSの「排除（Eliminate）」に注力しており以下の無駄を徹底的に排除しています。

• 加工の無駄
• 在庫の無駄
• 造りすぎの無駄
• 手待ちの無駄
• 動作の無駄
• 運搬の無駄
• 不良・手直しの無駄

トヨタ自動車の有名な取り組みであるニンベンのついた自「働」化やジャスト・イン・タイムも、ムリ・ムラ・ムダの排除を重要視しています。

無印良品

無印良品は「Simplify（簡素化）」におけるマニュアルの作成に力を入れて、業務を改善しています。業務をマニュアル化する以前の無印良品では、店長が保有するスキルや経験などの差で店舗運営が左右されていました。
2,000ページの店舗業務マニュアル「MUJIGRAM（ムジグラム）」や6,600ページの本社業務マニュアル「業務基準書」が完成した結果、属人化が解消され業務の標準化やレベルアップを実現しています。また、マニュアルの変更・更新は継続的に行われており、従業員の業務改善意識向上にも役立っています。

ECRSを成功させる7つのポイント

前述の通り、業務を改善している企業は存在しますが、必ずしも全ての企業で成功しているわけではありません。最後に、ECRSを成功させる以下7つのポイントについて詳しく解説します。

• 目的を明確にする
• 長期的な取り組みと捉える
• 業務・フローを明確化する
• 従業員からの理解を得る
• 協力体制を整える
• スモールスタートする
• 外部パートナーを上手く活用する

目的を明確にする

ECRSを利用する際には明確な目的を定めましょう。目的に応じて、何にどの程度取り組むかが異なります。また、目的が不明確であれば取り組み自体がゴールとなってしまい、思うような成果が得られません。
目的は全社最適で検討することが重要です。ある部門で効率化できても他の部門に過剰な負担がかかれば、企業全体で考えた際に生産性が低下する可能性があるでしょう。

長期的な取り組みと捉える

長期的な取り組みと捉えることも、ECRSを成功させるポイントの一つです。ECRSにより改善できる業務は複数ありますが、すぐに効果が出るものばかりではありません。
例えば、Simplify（簡素化）の取り組みであるマニュアル作りには、手間がかかります。また、効果を得るにはマニュアルを実際に活用・定着させることが必要です。マニュアルができれば完成ではありません。
まずは、ECRSをベースに業務を見直して、改善可能な業務と具体的な手法を洗い出しましょう。続いて、必要なコストや手間などを鑑みて、どの順番で取り組むか優先順位を付けることが重要です。

業務・フローを明確化する

業務・フローを明確化することも、ECRSを成功させるためのポイントです。業務やフローが可視化されていなければ、どのようなことを行っていて、どこに問題があるかを把握できません。状況がわからない状態では、適切な改善策も検討できないでしょう。業務・フローを明確化する際には、実務を行っている現場担当者にヒアリングして状況を正確に把握することが重要です。

従業員からの理解を得る

従業員からの理解を得ることも、ECRSの成功には欠かせません。企業における業務の改善は一担当者のみでは困難です。企業全体で取り組むことが重要で、そのためには従業員一人ひとりの理解と協力が必要です。
また、業務やフローの変更は従業員に負担がかかります。従業員の理解を得られなければ、反発により取り組み自体がとん挫してしまう恐れがあるでしょう。

協力体制を整える

部門や部署の垣根を超えた協力体制の整備も必要です。多くの業務は複数の部門が関わっています。例えば製造業の場合、調達部門が原料を仕入れ製造部門が加工して、営業部門が販売する流れになっているでしょう。
自部門の利益だけを考えてECRSの取り組みを行えば、適切な改善を行えません。まずは、各部門・部署の責任者を集めて意識の統一を図った上で、スムーズな情報共有などができる仕組みも整えましょう。

スモールスタートする

スモールスタートすることも有効です。いきなり大規模な改革に取り組むと、失敗するリスクが高まります。まずは、小さく始めて成果が出たら範囲を拡大しましょう。スモールスタートすることで、失敗のリスクを抑えられます。また、ノウハウを蓄積でき大規模な改革もしやすくなるでしょう。

外部パートナーを上手く活用する

外部パートナーを上手く活用することも成功のポイントです。「ECRSが求められる理由」の章で解説した通り、ECRSは非常にシンプルで利用しやすい点が特徴です。ただ、ノウハウが全くない状態で取り組めば、成果が出るまでに時間がかかります。
外部パートナーを活用することで、迅速かつより多くの成果が期待できるでしょう。

まとめ

ECRSとは、Eliminate（排除）・Combine（結合と分離）・Rearrange（入替えと代替）・Simplify（簡素化）の頭文字を取った業務改善におけるフレームワークのことです。企業間競争の激化や人手不足などさまざまな問題があり、企業を取り巻く環境が厳しくなっている中でシンプルかつ業種や業態、企業規模に関わらず利用できる手法として注目されています。
ECRSを活用することで、業務効率化や品質向上、属人化の防止などが期待できます。ECRSで多くの効果を得るには、目的の明確化や協力体制の整備、スモールスタートなどが重要です。また、外部パートナーの利用も良いでしょう。外部パートナーは必要なときのみ利用でき、効果の最大化や失敗リスクの抑制に役立ちます。

弊社SMSデータテックでは、ECRSの考え方を参考にしながら、各企業の状況に応じた業務改善コンサルティングを行っています。
※具体的な成果や改善内容は、業種・業務内容等により異なります。

ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。