情シス業務を効率化・自動化するには？AI時代に求められる“攻めの情シス”の働き方

企業の情報システム部門、いわゆる情シスは、社内のIT環境を支える重要な存在です。パソコンの不具合対応、アカウント管理、ネットワークの確認、社内システムの問い合わせ、端末管理、SaaS管理など、社員が問題なく働くために欠かせない業務を日々担っています。しかし現在、多くの情シス担当者は「問い合わせ対応に追われている」「手作業が多い」「業務が属人化している」「改善したいのに時間がない」といった課題を抱えています。そこで注目されているのが、AIや自動化ツールを活用した情シス業務の効率化です。情シス業務を効率化できれば、日々の運用負荷を減らし、セキュリティ強化、DX推進、業務改善、IT戦略の立案といった、より価値の高い仕事に時間を使えるようになります。

この記事でわかること

• どの業務を効率化・自動化できるか
• AIやFAQを使った対応負荷の減らし方
• 標準化・自動化の進め方
• 守りの情シスから攻めの情シスへ変わる考え方
• ITアウトソーシングを活用する判断ポイント

なぜ情シス業務の効率化が必要なのか

情シスの仕事は、以前よりも複雑になっています。社内システムだけでなく、クラウドサービス、SaaS、リモートワーク環境、セキュリティ対策、生成AI活用など、対応すべき範囲が広がっているためです。一方で、情シスの人員が十分に増えている企業ばかりではありません。少人数の情シスが、問い合わせ対応、端末管理、アカウント管理、障害対応、社内調整まで担っているケースも多くあります。この状態が続くと、情シスは常に目の前の作業に追われます。結果として、業務改善やDX推進に時間を使えず、会社全体のIT活用も進みにくくなります。情シス業務の効率化は、担当者を楽にするだけではありません。会社全体の生産性を高めるための取り組みです。

情シス業務で効率化しやすい領域

情シス業務の中には、人が毎回対応しなくてもよい業務があります。特に、手順が決まっている作業や、同じ内容が繰り返される問い合わせは、効率化しやすい領域です。

まず取り組みやすいのは、問い合わせ対応の整理です。問い合わせ内容を確認すると、「パスワードを忘れた」「VPNにつながらない」「社内システムにログインできない」「共有フォルダにアクセスできない」といった、同じような質問が何度も発生していることがあります。

こうした問い合わせは、FAQや社内ナレッジとしてまとめることで、社員が自分で解決しやすくなります。さらにAI検索やチャットボットを組み合わせれば、情シス担当者が毎回手作業で回答する負担を減らせます。

生成AIを使った情シス業務効率化の具体例

生成AIは、情シス業務をすべて代わりに行うものではありません。ただし、文章作成、情報整理、手順書作成、問い合わせ対応の補助などでは大きな効果が期待できます。

• FAQ・問い合わせ対応の自動化
  「パスワードを忘れた」「Teamsにログインできない」といった問い合わせ内容をAIが整理し、チャットボットを活用することでお問い合わせ対応の自動化を行うことができます。
• SaaS・クラウドサービス導入時の情報整理
  ベンダー資料や設定マニュアルを要約させることで、「どの機能が重要か」「事前に何を確認すべきか」を短時間で把握しやすくなります。
• 定型業務のマニュアル化
  PCキッティングやアカウント発行などの作業メモをもとに、教育用マニュアルやチェックリストを作成できます。属人化防止や引き継ぎ効率化にもつながります。

生成AIは、情シス担当者の判断を置き換えるものではなく、作業時間を短縮する補助ツールとして使うのが現実的です。そのため、生成AIを活用したとしても「攻めの情シス」にはなりません。

守りの情シスから攻めの情シスへ変わるには

従来の情シスは、トラブル対応や社内ITの維持管理が中心でした。もちろん、これらは今でも重要です。しかし、AI時代の情シスには、会社全体の業務効率化を支える役割も求められています。

• 従来の情シス　＜守りが中心＞
  • トラブルが起きてから対応する
  • 問い合わせに人力で答える
  • 端末やアカウントを個別に管理する
  • IT運用を維持する
• これからの情シス　＜守りを固めながら攻めにも時間を使う＞
  • 問題が起きにくい仕組みを作る
  • FAQやAIで仕組み化し、問い合わせの発生を抑える
  • ルール化・標準化をしてミスを減らす
  • ITで業務改善を進める

攻めの情シスとは、新しいツールを入れるだけではありません。現場の業務を理解し、どこにムダがあるのか、どこを自動化すれば効果が出るのかを考え、会社全体の働き方を良くする情シスです。そのためには、まず日々の運用業務を整理し、負担の大きい作業から順番に効率化することが大切です。

情シス業務を効率化する進め方

情シス業務の効率化は、いきなり大規模なシステムを導入するよりも、現状把握から始めることが重要です。

1. 現状把握：問い合わせ件数、作業時間、属人化している業務を整理する
2. 優先順位付け：件数が多い業務、ミスが起きやすい業務から着手する
3. 標準化：手順書、申請ルール、対応フローを整える
4. 自動化：FAQ、チャットボット、ワークフロー、管理ツールを活用する
5. 見直し：効果を確認し、改善を続ける

最初に取り組むべきなのは、問い合わせ内容の整理です。問い合わせを分類するだけでも、どの業務に時間がかかっているかが見えてきます。次に、同じ作業が繰り返されている業務を標準化します。たとえば、入社時のアカウント作成、退職時の権限削除、PC貸与、SaaS申請などは、フローを決めることでミスや漏れを減らせます。そのうえで、FAQ、チャットボット、ワークフロー、端末管理ツールなどを活用すれば、情シス担当者の負担を段階的に減らせます。

AIやツールで効率化が進まない場合はITアウトソーシングも選択肢

AIやツールは便利ですが、導入しただけで業務が自動的に整理されるわけではありません。たとえば生成AIも、元となるFAQや手順、対応履歴が整理されていなければ十分に活用できません。また、ツール導入後も、アカウント管理・権限設定・問い合わせ対応・SaaS管理などの運用負荷は残り続けます。つまり、「ツールを導入すること」と「現場負荷が減ること」は必ずしも同じではないのです。

そのような場合は、ITアウトソーシングの活用も有効です。ITアウトソーシングを活用すると、ヘルプデスク、キッティング、端末管理、アカウント管理、SaaS管理、定型的な運用業務などを外部に任せることができます。これにより、社内の情シス担当者は、業務改善、DX推進、セキュリティ強化、AI活用の検討など、より重要な仕事に集中しやすくなります。特に、以下のような状況では、ITアウトソーシングが有効です。

• 情シス担当者が少人数
• AIやツールを活用できるほどデータの整理ができていない
• SaaSやシステムが増え続けている
• DXやAI活用を進める余裕がない
• 情シスが“なんでも屋”化している

ITアウトソーシングは、情シスの仕事をなくすものではありません。むしろ、情シスが本来やるべき価値の高い仕事に集中するための手段です。情シス業務の属人化をなくし、AI時代に合った効率的な運用体制を作る手段として、ITアウトソーシングを検討する企業も増えています。

SMSデータテックのITアウトソーシング

SMSデータテックのITアウトソーシングでは、ただ業務のアウトソーシングをするのではなく、現状把握として業務の整理から、代行サービス、サポート、引継ぎ対応、情シスの業務効率化や生成AI活用まで幅広いサービスを提供しています。貴社の一員となって小さな困りごとから会社全体の生産性向上までサポートいたします。「忙しすぎて具体的な悩みまで落とし込めない」という状況でも問題ありません。一緒に業務の整理から進めていきます。まずは小さなお悩みをご相談ください。

まとめ

AI時代の情シスには、すべての作業を自分たちで抱え込むのではなく、仕組みで効率化していくという考え方が必要です。 情シスの価値は、単にトラブルを処理することだけではありません。ITを使って会社全体の働き方を良くすることにあります。そのためには、日々の運用業務を軽くし、改善や企画に使える時間を作ることが欠かせません。生成AIを活用することで、問い合わせ対応やマニュアル作成、報告書作成などの補助に活用できます。自動化ツールやFAQ、ワークフローを組み合わせることで、日々の運用負荷を減らすこともできます。しかし、社内だけで改善が進まない場合は、ITアウトソーシングを活用することも有効です。現状の把握から業務整理を専門家と一緒に行うことで情シス業務だけでなく、DX推進、業務改善、IT戦略の立案といった攻めの業務もスムーズに進めることができます。AI時代の情シスに必要なのは、すべてを人力で抱え込むことではありません。仕組み化、自動化、外部活用によって、会社全体を支える働き方へ変えていくことです。情シス業務の属人化をなくし、AI時代に合った効率的な運用体制を作りたい方は、ITアウトソーシングの活用を検討してみてください。