ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや挿入ステップ、比較のポイントも解説

ワークフローとは、業務を行う際の流れや手順などを整理したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務効率化につながります。ワークフローの改善には、ワークフローシステムの利用が効果的です。

本記事では、ワークフローの概要やワークフローシステムの機能と活用するメリット、システムを比較する際のポイントについて詳しく解説します。ワークフローやワークフローシステムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことで「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた造語です。企業の規模や業種、職種を問わず多くの業務には、誰が業務をスタートさせ判断や承認を経て最終的に決定・完了させる流れが存在するでしょう。例えば、システムを導入する際には担当者が候補を選定・情報を収集して、企業内で選定を行い最終的に決済されて導入に至ります。

ここからは、以下の事項について解説します。

• ワークフローが業務改善に重要な理由
• 業務プロセスとの違い

ワークフローが業務改善に重要な理由

多くの仕事で発生するワークフローを改善すれば業務改善が可能です。既存のワークフローを可視化して分析・整理すれば、誰がいつなにをしているかが明確になります。また、ボトルネックや問題点、ロスを発見できるでしょう。

一つのワークフローにおける改善効果は大きくないかもしれませんが、ワークフローは多彩なシーンで利用されています。積み重なれば、大きな業務改善効果が期待できます。

業務プロセスとの違い

ワークフローと業務プロセスは範囲が異なります。ワークフローは、一つの業務やチーム単位での業務における流れを指します。一方、業務プロセスとは企業全体の業務における流れのことです。業務プロセスの中に、複数のワークフローが存在するイメージです。

なお、業務プロセスについて詳しく知りたい方は以下もご覧ください。
⇒業務プロセスとは？改善するステップや可視化の方法、改善を成功させるポイントを解説

ワークフローシステムとは

ワークフローの改善には、ワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムとは、従来書面を活用して物理的に行っていたワークフローを電子的に行うツールのことです。

ここからは、以下の項目について解説します。

• 書面ワークフローの問題点
• ワークフローシステムの基本的な6つの機能

書面ワークフローの問題点

書面ワークフローには以下の問題点が存在します。

• 適切な申請書がわからない
• 誰に申請を回せば良いかわからない
• 記載事項に抜け漏れが発生する
• 出社しなければ申請・承認できない
• 印刷や保管にコストがかかる
• データベース化しづらい

書面ワークフローの場合、申請の都度フォーマットや申請先を確認する必要があります。また、会社に居なければ申請や承認できず出張・テレワークにより、決済スピードが遅くなります。さらに、データとして活用できないなど複数の問題があるでしょう。

ワークフローシステムの基本的な6つの機能

ワークフローシステムに実装されている基本的な機能は以下の6つです。

• 入力フォーム作成
• ワークフローの設定や実行
• 進捗の可視化
• データの一元管理
• 権限管理
• 外部システムとの連携

順に解説します。

入力フォーム作成

申請の内容に応じた入力フォームを作成する機能です。テキストを入力するだけでなく、項目の選択を行うことが可能なものも多くあります。また、項目ごとに任意・必須が選択可能な機能が実装されていれば、抜け漏れの発生を抑えられます。

ワークフローの設定や実行

誰にどの順序で承認を回すか設定して、その設定に基づき実行する機能です。多くの場合、内容ごとに承認者や決済までのルートが異なるため、実態に応じた設定が重要です。また、複数人から一人が承認すれば次のフローに進むか、全員の承認が必要かを選択できるケースもあります。

進捗の可視化

ワークフローがどこまで進んでいるか、誰で止まっているかの進捗を可視化する機能です。一定時間操作されない場合に、アラートを発する機能が実装されたものもあります。円滑なフローの推進に役立ちます。

データの一元管理

承認・決済に関する情報をデータベース上で一元管理する機能です。過去どのような申請が行われたかを、容易に検索できます。また、いつ誰が申請・承認したのかの確認も可能です。

権限管理

誰がどのような操作をできるかの権限を設定する機能です。例えば、人事情報に関する申請は一部の人にしか見れないようにする設定が可能です。また、役職や所属組織なども設定できます。

外部システムとの連携

他のシステムと連携させる機能です。具体的には、データベースやコミュニケーションツールとの連携が挙げられます。外部ツールとの連携により、活用の幅が広がり利便性が向上します。

ワークフローシステムを活用する5つのメリット

続いて、ワークフローシステムを活用する以下5つのメリットについて解説します。

• 業務効率化
• 承認や決済スピードの向上
• 内部統制の強化
• DX・データ活用の促進
• 多様な働き方の実現

業務効率化

ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化が可能です。申請ごとにフォーマットや申請者を確認する必要はありません。また、入力の抜け漏れも発生しにくくなるため、差し戻しの手間も抑えられます。

承認や決済スピードの向上

承認や決済スピードの向上も、ワークフローシステム導入効果です。スマートフォンでも確認できれば、社外からも内容の確認・操作が可能で申請が滞りません。また、承認がどこで止まっているかも確認できます。必要に応じて、決裁者に連絡すればすぐに確認してもらえるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムの利用は、内部統制強化にも有効です。ワークフローシステムでは履歴が残るため、誰がいつどのような操作を行ったかを後から確認できます。知らない間に処理が行われていたなどの事態を防げるでしょう。また、内容の改ざんも防止可能です。

DX・データ活用の促進

DX・データ活用の促進にもワークフローシステムは有効です。書面を活用している場合、データとして活用できません。書面をデータ化する場合には、PDF化や情報の入力など手間が発生します。

多様な働き方の実現

多様な働き方の実現にも、ワークフローシステムは役立ちます。外部からも申請・承認できるため、わざわざ出社する必要がありません。場所や時間にとらわれず、ワークフローを回せるでしょう。

ワークフローシステム導入のステップ

ワークフローシステムの導入ステップは以下の通りです。

1. 推進体制の整備と目的の明確化
2. 既存業務やフローの棚卸し
3. ワークフローシステムの選定と導入
4. ワークフローシステムの設定と従業員への説明
5. 活用・改善

ここからは、上記各ステップについて解説します。

1.推進体制の整備と目的の明確化

まずは、推進体制の整備と目的の明確化を行いましょう。ワークフローシステムは複数の人に関わるため、多数の部署から推進者を募りプロジェクトを組成して推進すると良いでしょう。多くの人を巻き込めば、推進や浸透しやすくなります。

2.既存業務やフローの棚卸し

続いて、既存業務やフローの棚卸しを行います。具体的には、既存の申請書やどの順番でフローが回るか、誰がどのような権限を持っているかを確認しましょう。無駄なフローがあれば併せて改善します。

3.ワークフローシステムの選定と導入

続いて、ワークフローシステムの選定と導入を行います。無料トライアルも上手に活用しながら、操作性などに問題がないかを確認しましょう。ワークフローシステムを選定する際のポイントは、後ほど解説します。

4.ワークフローシステムの設定と従業員への説明

利用するワークフローシステムが決まったら、設定を行います。設定方法はシステムごとに異なるため、どのような知識やスキルが必要かもベンダーに確認しておくと良いでしょう。設定完了後、従業員への操作やルール説明などを実施します。従業員がストレスなく使える環境を整えましょう。

5.活用・改善

実際に活用を開始します。また、定期的に問題点がないかを確認して、改善しましょう。システム導入時には、多くの場合問題や不満などが発生します。改善を重ねれば、より使いやすいシステムの構築が可能です。

ワークフローシステムを比較する6つのポイント

最後に、ワークフローシステムを比較する以下6つのポイントを紹介します。

• 柔軟な設定ができるか
• 操作性に問題はないか
• 拡張性は高いか
• 他のシステムと連携できるか
• スマートフォンで利用できるか
• サポートは充実しているか

柔軟な設定ができるか

まずは、柔軟な設定ができるか確認しましょう。ワークフローシステムでは、入力フォームや申請経路・条件など設定する項目が複数あります。柔軟な設定ができれば、より各社に合わせたシステムを構築しやすくなるでしょう。

操作性に問題はないか

操作性に問題がないかの確認も欠かせません。業務効率化や承認・決済スピードの向上に役立つワークフローシステムですが、操作が複雑であれば業務負担が増加します。また、浸透までに時間がかかります。トライアル時に現場の従業員に意見を聞き、誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

拡張性は高いか

機能や拡張性に問題がないかも確認すると良いでしょう。例えば、データの検索機能が実装されていれば、目的とするデータを迅速に見つけられます。集計・分析機能はボトルネックの発見と改善に役立つでしょう。
また、従業員数が多い場合には利用するユーザー数や登録データ量が増えると予想されます。利用者・容量を拡張できれば長期間利用可能です。

他のシステムと連携できるか

外部システムとの連携により利便性が高まります。例えば、文書管理システムとの連携で承認を得たデータをそのまま保管できるようになるでしょう。
また、基幹システムとの連携により、人事や財務情報に紐づけた連携が可能です。グループウェアと連携可能な場合、従業員は複数システムにログインしたり確認したりする手間を減らせます。

スマートフォンで利用できるか

スマートフォンやタブレットで利用できるかの確認もおすすめです。スマートフォンなどのデバイスで利用できれば、外出先であっても操作が可能です。承認スピードを向上できるでしょう。

サポートは充実しているか

システムのスペックだけでなく、メーカーや販売代理店のサポート有無を確認することも重要です。導入・利用時には不明点やトラブルが発生する可能性があります。サポートが充実していれば、問題が起きても安心です。また、マニュアルやFAQページの充実度合いも確認すると良いでしょう。

まとめ

ワークフローとは、業務の流れやその流れを図式化したもののことです。既存のワークフローを可視化すれば、ボトルネックや問題点、ロスの発見・分析に役立ち業務改善・効率化につながります。近年は、人手不足や企業間の競争激化などが起きており、業務効率化は欠かせません。

ワークフローの改善には、入力フォーム作成やワークフローの設定・実行、進捗の可視化などの機能が実装されたワークフローシステムの利用が効果的です。ワークフローシステムを活用すれば、業務効率化だけでなく承認・決済スピードの向上や多様な働き方の実現など、多くのメリットを得られます。

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