おすすめの業務効率化ツール・システム12選！ツール導入の課題と成功のポイントも解説

業務効率化ツールとは、人手不足解消や生産性の向上を目的としたシステムのことです。労働力の減少や企業間の競争激化などの要因により、必要性が向上しています。活用すれば、生産性の向上やさまざまな働き方の実現、従業員満足度の向上など多くのメリットを得られるでしょう。

本記事では、業務効率化ツールの概要や導入成功のポイント、おすすめの業務効率化ツール・システム12選について詳しく解説します。業務効率化ツールについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、企業・組織の生産性向上やコスト削減を目的に開発されたシステム・アプリケーションのことです。ツールごとに、データ・ファイル管理やコミュニケーション、顧客管理などの役割があり、複数のツールを利用する企業が少なくありません。

ここからは以下の事項について解説します。

• 業務効率化ツールの必要性
• 業務効率化ツールを活用するメリット

業務効率化ツールの必要性

業務効率化ツールが求められている主な要因は、労働力の減少と企業間競争の激化です。日本では総人口が減少するとともに労働人口も減っています。また、育児や介護などを理由とする時短勤務社員や、あえて正社員ではなくパートやアルバイト、派遣社員として働く人も多数存在します。さらに、労働に関するコンプライアンスも強化され、企業は従業員の長時間労働や有給休暇の未取得を防止しなければなりません。
ただ、グローバル化が進み企業間競争が激化しているため、労働力が減少したとしても生産性を向上させなければ生き残りが困難です。業務効率化ツールを活用すれば、少ない労働力でも高い生産性を実現できます。

業務効率化ツールを活用するメリット

業務効率化ツールを活用する主なメリットは以下の通りです。

• 人手不足の解消
• 生産性の向上
• ヒューマンエラーの防止
• コスト削減
• さまざまな働き方の実現
• 従業員満足度の向上

前述の通り、業務効率化ツールを活用すれば人が少なくても高い生産性を実現可能です。また、ツールを活用することでヒューマンエラーの防止につながります。ツールの場合、設定を間違えなければミスは発生しません。残業が減少すればコスト削減にもつながるでしょう。

さまざまな働き方の実現も業務効率化ツールを用いるメリットです。コミュニケーションツールやクラウドサービスを活用することで、時間・場所を問わず働ける環境を整備できます。負担の軽減やライフスタイルに合わせた働き方の実現は、働きやすさにつながり従業員の満足も向上します。

業務効率化ツール導入の課題と3つの成功ポイント

導入・利用により多くのメリットを得られる業務効率化ツールですが「ツールを入れただけで終わってしまう」ケースも少なくありません。エクセル業務や定型処理が残り、ツール導入後も業務負担が減らないことに悩む企業が多く存在します。ツールは導入しても、適切に利用しなければ効果は得られません。

ここからは、業務効率化ツールの導入を成功させる以下3つのポイントについて詳しく解説します。

• 目的を明確にする
• スモールスタートを心掛ける
• 自社に合うツールを選ぶ

目的を明確にする

業務効率化ツールの導入成功には、目的の明確化が欠かせません。目的が不明確な場合、ツールの導入自体が目的になってしまう恐れがあります。ツール導入はあくまで手段で、そのツールを活用して成果を得ることが目的です。
また、目的が定まっていなければ従業員からの理解が得られません。新たなツールを導入する際には、使い方を覚える必要があり従業員に負担がかかります。理解を得られなければ、導入しても活用されず形骸化してしまうでしょう。

スモールスタートを心掛ける

スモールスタートを心掛けることも重要です。まずは、特定の部署や一部の人で試して、課題解決を行った上で使用範囲を拡大しましょう。最初から広範囲で導入すると、失敗するリスクが高まります。スモールスタートを心掛けることで、リスクを軽減できるでしょう。
また、PDCAを回しやすい点もスモールスタートするメリットです。導入当初から期待する成果が出るとは限りません。PDCAでトライ＆エラーを繰り返せば、より多くの成果を期待できます。

自社に合うツールを選ぶ

自社に合うツールの選定も重要です。後ほど紹介しますが、業務効率化ツールには複数の種類が存在します。多くの企業に利用されていたり、大企業が導入していたりすると自社でも成果を期待しがちですが、課題や状況がマッチしていなければ実績があっても意味がありません。

ツールを選定する際のポイントは以下の4つです。

• 目的と機能
• 使いやすさ
• 既存システムとの連携可否
• サポート体制

順に解説します。

目的と機能

まずは、目的や課題を明確にしてそれを達成するためのツールを選択します。また、目的をベースに以下を明確にすると良いでしょう。

• 必要な機能
• あると良い機能
• 不要な機能

機能数が増えるほどコストが高くなる傾向があります。不要な機能が多数実装されているツールを導入した場合、コストパフォーマンスが低下するでしょう。

使いやすさ

使いやすさの確認も欠かせません。どんなに優れたツールであっても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。また、使いにくいツールの導入は、操作を覚えるのに時間がかかったり業務効率が下がったりする原因になります。
無料のトライアル期間を上手く活用して、実際に操作する従業員が問題なく使いこなせるかを検証しましょう。

既存システムとの連携可否

既存システムとの連携可否も確認することがおすすめです。データ連携できなければ、連携が必要な際や一元管理する際に人が転記する必要があります。手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生する原因にもなるでしょう。
既存システムや今後導入予定のシステムと連携できれば、業務効率がより高まります。

サポート体制

サポート体制の確認も重要です。導入時や活用時に不明点が出る可能性は少なくありません。サポートが充実していれば安心して利用できるでしょう。
また、日本語マニュアルやFAQの有無を確認することもおすすめです。マニュアルなどの資料があれば、不明点などが発生した際に自己解決できます。

おすすめの業務効率化ツール・システム12選

最後に、おすすめの以下業務効率化ツール・システム12選を紹介します。

• 業務アプリケーション開発ツール
• ビジネスチャットツール
• タスク・プロジェクト管理ツール
• オンライン会議システム
• SFA・CRM・MAツール
• ファイル共有・オンラインストレージツール
• 電子契約システム
• 名刺管理ツール
• スケジュール管理ツール
• ワークフローシステム
• AI
• RPA

業務アプリケーション開発ツール

業務アプリケーション開発ツールは、企業における特定業務のサポートや効率化を行うアプリケーションを開発可能なツールです。汎用性が高く複数のアプリを作成できるため、高いコストパフォーマンスを実現します。近年は、コードを書かずにドラッグ＆ドロップのみでアプリを作成できるノーコード開発ツールも多数提供されています。

具体的なツールは以下の通りです。

• kintone
• Pleasanter

弊社SMSデータテックでは、Pleasanterの導入支援を行っています。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、社内外のコミュニケーションをスムーズに行うために開発されたツールです。リアルタイムのメッセージだけでなく、ファイル共有やタスク管理も可能です。また、グループを作成する機能が実装されたツールも存在します。

具体的なツールは以下の通りです。

• Chatwork
• Slack

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの計画や実行、管理を行うためのツールです。進捗状況の可視化やタスクの割り当て、情報共有が可能でプロジェクト推進をサポートします。

具体的なツールは以下の通りです。

• Backlog
• freee工数管理

オンライン会議システム

オンライン会議システムは、インターネットを通じて音声・映像を共有し会議や打ち合わせ、商談などを行うツールです。新型コロナウイルス感染症などの要因で急速に普及しました。活用すれば、現地までの移動時間やコストを削減できます。

具体的なツールは以下の通りです。

• Zoom
• Google Meet

SFA・CRM・MAツール

SFA・CRM・MAは、顧客創造や顧客との関係維持・強化をサポートするツールです。各ツールの役割は以下の通りです。

• SFA：商談の進捗や結果、メンバーの行動などを管理する
• CRM：顧客との関係を構築・維持する目的で顧客情報を管理する
• MA：リードの獲得・育成などマーケティング活動の自動化を実現する

具体的なツールは以下の通りです。

• salesforce
• GENIEE SFA/CRM
• b→dash

なお、SFA・CRM・MAの詳細は以下をご覧ください。
⇒SFAとは？主な機能や効果的に導入・利用するポイント、ツール選定の着眼点を解説
⇒CRMとは？基本機能や導入・活用するポイント、ツールを比較する際の着眼点を解説
⇒MAとは？おすすめツール6選や主な機能、活用するメリット・デメリットを解説

ファイル共有・オンラインストレージツール

ファイル共有・オンラインストレージツールは、データやファイルの保管・共有が可能なツールです。データの一元管理やスムーズな共有に役立ちます。
具体的なツールは以下の通りです。

• Box
• Secure Storage

電子契約システム

電子契約システムは、紙の契約書を用いずにインターネット上で電子ファイルに電子データを付与して契約を締結するツールです。押印のための出社を防ぎ、契約締結スピードの向上やコスト削減が可能です。

具体的なツールは以下の通りです。

• クラウドサイン
• GMOサイン

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺をスキャンもしくは撮影することでデジタル化して管理・共有するツールのことです。検索機能が実装されており、迅速に目的の名刺を探せます。また、共有機能もあるため企業内で情報共有が可能です。

具体的なツールは以下の通りです。

• Sansan
• SKYPCE

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールは、日々の予定やタスクを管理・共有するツールです。従業員や施設・機器の予定を見える化でき、スムーズな日程調整に役立ちます。

具体的なツールは以下の通りです。

• NI Collabo 360
• サイボウズ Office

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請や承認などの申請フローを電子化するツールのことです。時間や場所を問わず申請・承認でき、テレワークや出張中でも決裁スピードが遅くなりません。また、記録も残るためコンプライアンス強化にも役立ちます。

具体的なツールは以下の通りです。

• コラボフロー
• ServiceNow

弊社SMSデータテックでは、ServiceNowの導入開発・保守運用をサポートしています。

なお、ServiceNowの詳細は以下をご覧ください。
⇒ServiceNowとは？特徴や導入効果とメリット、機能を解説

AI

AI（人工知能）とは、人間の知的な能力を模倣して学習や判断、問題解決できるようにしたコンピューターです。文章・画像・動画生成や需要予測、画像認識などさまざまな種類が開発されています。また、多くのシステムにはAIが搭載されており、精度を向上させています。

具体的なツールは以下の通りです。

• ChatGPT
• Google Gemini

RPA

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、人が行うPC操作を自動化して、転記・データ抽出・定型レポート作成などを24時間処理するツールのことです。例えば、請求書の作成や特定データ取得の自動化に活用できます。

具体的なツールは以下の通りです。

• WinActor
• RoboTANGO

RPA導入支援サービスの特徴

RPAは人が行っている業務を自動化可能なツールですが、単なるツール導入ではなく、業務全体の見直しと以下が必要です。

• どの業務を自動化すべきかの選定
• 導入後の運用・保守
• 他システムとの連携

中には、自社のみでの対応が困難な企業もあるでしょう。
弊社SMSデータテックの「RPA導入支援サービス」では、業務分析から導入支援・運用保守までをワンストップで支援いたします。ツール導入にとどまらず、実際の業務削減・コスト削減につながる自動化基盤を構築可能です。

まとめ

業務効率化ツールとは、企業・組織の生産性向上やコスト削減を目的に開発されたシステム・アプリケーションのことです。業務アプリケーション開発ツールやビジネスチャットツール、タスク・プロジェクト管理ツールなどさまざまな種類が存在します。特に、RPAは人が行っている業務を自動化できるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
ただ、ツールを導入しても適切に活用しなければ効果は見込めません。導入前に目的を明確にして、スモールスタートを心掛けPDCAを回すことが重要です。弊社SMSデータテックでは「RPA導入支援サービス」を提供しています。RPAの導入に不安や課題がある場合には、お気軽にお問い合わせください。

また、RPA以外にもServiceNowやPleasanterの導入・運用支援を行っています。
ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。