キッティングとは？実施や効率化方法、アウトソーシングのメリットを解説

キッティングとは、パソコンやスマートフォンの設定などを行い問題なく活用できるようにすることです。キッティングを行うことで、業務効率化やセキュリティの向上が期待できます。担当者がコア業務に集中できる体制の整備や負担軽減などを目的に、キッティングサービスを利用する企業も少なくありません。

本記事では、キッティングの概要や効率化する方法、社内で行う際の注意点・デメリットとアウトソーシングするメリットについて詳しく解説します。キッティングについて知りたい方、効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

キッティングとは

キッティングとは、企業や組織で活用するパソコン・スマートフォンなどのデバイス設定やソフトウェアのインストールを行う作業のことです。従業員が入社した際やパソコンなどの買い替えを行った際に、総務部・システム部などが実施するケースが一般的です。キッティングによりデバイスなどの設定を標準化でき、業務効率化やセキュリティの向上につながります。

ここからは、以下の事項について解説します。

• キッティングが重要な理由
• キッティングの作業内容
• セットアップとの違い

キッティングが重要な理由

キッティングを行わず各従業員に設定を委ねた場合、設定の抜け漏れが発生する恐れがあります。適切に設定されなければ、業務や従業員間のコミュニケーションに支障が出る可能性があるでしょう。業務効率や生産性が低下して、企業競争力の衰退につながります。

一方、キッティングを行えば設定を標準化でき、スムーズにデバイスの使用も可能になります。また、適切な設定はセキュリティの強化に不可欠です。例えば、アップデートされない場合、セキュリティ上の欠陥である脆弱性が解消されずサイバー攻撃に遭う原因になります。

キッティングの作業内容

キッティングでの実施内容は多岐に渡ります。具体的には以下の通りです。

• パソコンやスマートフォンの開封
• 通電や不具合の確認
• SIMカードの差し込み
• OSのインストールや初期設定
• 社内ネットワークや周辺機器への接続
• 業務で使用するサービス・アプリのインストール
• セキュリティ対策の実施
• パスワード設定
• ドメイン参加と動作確認
• 管理用ラベルの貼り付けと台帳への記入

上記以外にも、データの移行などが発生するケースもあります。項目が多いため、一台あたり1時間以上かかるケースもあるでしょう。

セットアップとの違い

キッティングとセットアップは混同されがちですが、両者は作業範囲が異なります。どちらもデバイスを業務で使用可能な状態にするための設定を行う作業です。ただ、セットアップはソフトウェア・ハードウェアのインストールやデバイスの設定にとどまります。一方、キッティングの場合は梱包からの開封やプリンターを活用するためのドライバー設定など、作業が広範囲です。

キッティングを実施する代表的な2つの方法

続いて、キッティングを実施する代表的な以下2つの方法を紹介します。

• 手作業での実施
• クローニングによる実施

手作業での実施

開梱から設定、ソフトウェアのインストールまでを人が手作業で行う方法です。作業を行うデバイス数が少なければ、それほど時間はかかりません。ただ、ヒューマンエラーが発生したり、抜け漏れが出る恐れがあります。また、デバイスの台数が多くなると、作業に時間がかかり担当者の負担も大きくなるでしょう。

クローニングによる実施

開梱や管理用ラベルの貼り付けなどは手作業で行いますが、設定はマスターパソコンをコピーする方法です。同じ機種のデバイスが多い場合は作業の効率化に有効です。ただ、機種が増えれば各機種ごとにマスターを用意しなければなりません。マスターの準備には専門的な知識やスキルが必要で、作成に数週間から1ヵ月程度の時間がかかります。

キッティングを効率化する6つの方法

重要ですが手間がかかるキッティングの効率化には、以下6つの方法が有効です。

• マニュアルの整備
• 従業員のスキルアップ
• 余裕のあるスケジュールの作成
• 定期的な見直し
• ツールの利用
• アウトソーシングの活用

順に解説します。

マニュアルの整備

マニュアルを整備すれば、いつなにをすれば良いかが明確になります。担当者はマニュアルを基に作業すれば良く、無駄な工程を減らしヒューマンエラーを防止可能です。また、マニュアルとともに実施項目をまとめたチェックリストも作成すると良いでしょう。マニュアルやチェックリストの内容を定期的に見直すことで、より効率的な作業の実施が期待できます、

従業員のスキルアップ

キッティングを行う従業員のスキルアップも、作業の効率化につながります。作業品質が向上するだけでなく、トラブルへ対応できるようになるでしょう。また、担当者ごとに発生する品質のバラツキも抑えられます。

余裕のあるスケジュールの設定

余裕のあるスケジュール作成も必要です。キッティング作業自体の難易度は高くありませんが、項目が多いため時間がかかります。短期間でキッティングを完了させる必要があれば、抜け漏れが発生する可能性が高まるでしょう。また、スケジュールに余裕があれば、トラブルが発生したとしても期限に間に合わせることが可能です。

定期的な見直し

キッティング作業の内容や手順を定期的に見直すことも効率化に有効です。キッティングに限らず、ビジネスでPDCAを回せば効率や品質が高まります。キッティングの場合、新たなアプリの活用が開始されたり、使っていたものが不要になったりするケースも想定されます。作業内容の変更も発生するため、併せて無駄や非効率なフローになっていないかの確認もおすすめです。

ツールの利用

キッティングを自動化するツールの活用も良いでしょう。利用にコストがかかる一方で、大量のデバイスを設定する人件費と比較した場合、コストの低減につながるケースもあります。また、ヒューマンエラーの防止にも有効です。ただし、活用には知識やスキルが求められます。

アウトソーシングの活用

自社での対応が困難な場合には、アウトソーシングするのも良いでしょう。キッティングの作業負担が減れば、IT戦略の策定や業務効率化・企業競争力の向上につながるツールの検討・導入など、本来行うべきコア業務に集中できます。近年は、IT人材の確保が難しくなっているためIT業務をアウトソーシングする企業が多数存在します。

なお、PCキッティングに関するアウトソーシングサービスの概要やITアウトソーシングの概要・事例を知りたい方は、以下もご覧ください。
⇒PCキッティングのアウトソーシングサービスとは？メリットと注意点も紹介
⇒ITアウトソーシングとは？注目される理由と導入メリットも
⇒ITアウトソーシング事例8選！メリット・デメリットや導入ステップとポイントを解説

社内でキッティングを行う注意点やデメリット

社内でキッティングを行う場合、以下の注意点やデメリットがあります。

• 手間がかかる
• 専門的な知識やスキルが必要
• 品質にバラツキが発生する

順に解説します。

手間がかかる

キッティングには手間がかかります。作業台数が少数であれば問題ありませんが、ある程度の数になった場合まとまった時間が必要になるケースもあります。

専門的な知識やスキルが必要

単純作業も多くありますが、中には専門的な知識やスキルが必要な作業も存在します。自社に専門人材がいない場合、できる作業範囲が限定されるでしょう。デバイスを活用する従業員の作業効率が下がったり、サイバー攻撃を受けやすくなったりするリスクがあります。

品質にバラツキが発生する

品質にバラツキが発生する可能性があることも、社内でキッティングを行う際の注意点・デメリットです。抜けた項目によっては、後日大きなトラブルに発展するリスクがあります。例えば、近年はサイバー攻撃が増加しており設定ミスが原因で被害に遭い個人情報が流出すれば、企業の信用やブランドイメージが低下します。

キッティングをアウトソーシングする4つのメリット

社内でも実施可能なキッティングですが、アウトソーシングすることで以下4つのメリットを得られます。

• 業務効率化
• 品質の均一化・向上
• コストの削減
• 多様なデバイスへの対応

順に解説します。

業務効率化

キッティング業務をアウトソーシングすれば、業務効率化につながります。アウトソーシングサービスを展開する企業の中には、キッティングだけでなくヘルプデスクやシステムの保守・管理も請け負う企業が多く存在します。総務やシステム担当者は、単純作業を減らし重要な業務へ集中できるでしょう。

品質の均一化・向上

品質の均一化や向上もアウトソーシングを利用するメリットです。経験豊富でノウハウを有している業者が担当すれば、抜け漏れが発生するリスクを抑制可能です。また、迅速に対応してくれるでしょう。トラブルなどがあっても柔軟に対応してくれるため安心です。

コストの削減

キッティングをアウトソーシングすればコスト削減も期待できます。需要が高まっているIT人材の採用には、多くのコストがかかります。また研修の実施も必要です。アウトソーシングを利用すれば、採用費や教育費がかかりません。キッティングを行うために残業が発生している場合には、残業代の削減も期待できます。

多様なデバイスへの対応

多様なデバイスへの対応もアウトソーシングを利用するメリットです。近年は多くの企業でDXが推進されており、パソコンやスマートフォン、タブレットなど多数のデバイスを利用しているケースがあるでしょう。アウトソーシング業者であれば、さまざまなデバイスに対応しているため一括で作業を依頼できます。

キッティングサービスを選定する4つのポイント

最後に、キッティングサービスを選定する以下4つのポイントを紹介します。

• 実績
• 対応デバイスやサービス内容
• 納期
• コストパフォーマンス

実績

キッティングサービスを選定する際には、実績や評判を確認しましょう。サービスを展開している企業は多く存在します。実績が多ければ、豊富なノウハウを有している可能性が高まり安心して依頼できます。

対応デバイスやサービス内容

対応デバイスやサービス内容の確認も欠かせません。全てを請け負ってくれる業者もあれば、一部だけ対応している業者も存在します。どのような作業を委託したいかを明確にした上で、自社の希望に沿うかを確認すると良いでしょう。

納期

納期の確認も重要です。希望する期日までにデバイスのキッティングが完了しなければ、業務に支障が出る恐れがあります。

コストパフォーマンス

コストパフォーマンスのチェックも必要です。コストが安くても、品質が悪ければおすすめできません。また、作業台数が少ない場合割高になる可能性があります。

まとめ

キッティングとは、企業や組織で活用するパソコン・スマートフォンなどのデバイス設定やソフトウェアのインストールを行う作業のことです。適切なキッティングを行うことにより、業務効率化やセキュリティの向上が期待できます。ただ、作業には手間がかかり社内で行う場合品質のバラツキが発生するリスクがあります。

効率化には、マニュアルの作成や従業員のスキルアップ、ツールの活用が有効です。また、キッティング作業をアウトソーシングすれば、品質の向上やコスト削減も期待できます。
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