運用自動化の導入ポイントは？コロナ禍で取り組むべき働き方改革

近年、日本では、「少子高齢化に伴う労働人口の減少」や「労働者の多様化するニーズ」に対応するため、「働き方改革」の名のもとに、様々な取り組みがなされています。
企業は、魅力ある職場を提供し、労働者の満足度を高め、優秀な人材を確保しつつ、業務効率化による品質向上やコスト削減を進め、利益増に繋げる積極的な活動が必要不可欠になってきています。

昨今のコロナ過においては、感染予防の観点から3密（密閉、密集、密接）を避け、時差出勤やテレワークなど、これまで馴染みのない就業形態での業務継続が必要な状況であり、従来の働き方からの変革が必要な時代になっています。
そんな時代の中、企業は様々な問題に直面しており、解決すべき課題を多く抱えています。

感染予防のためテレワークをするよう言われているが、現地でしかできない仕事があり、出勤せざるを得ない状況であったり、テレワークをしている中で、クロスチェックなど人的ミス防止策ができなかったりしています。

では、このような場所や仕組みの問題など、コロナ過における様々な問題に対し、どのようなアプローチをすればよいでしょうか？
その答えは、ずばり「自動化」にあります。

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自動化のメリットから見る導入の必要性

自動化とは、人手ではなく機械やコンピュータによる自動処理へ変える事を言いますが、「自動化」で何が変わるのか、何を変えられるのか、またその必要性について深堀りしていきます。
自動化によるメリットを整理しながら考えていきましょう。
自動化による主なメリットは、生産性と信頼性の向上にあります。

自動化する対象業務は、手順化されたルーチンワークをターゲットにする事が多く、作業量もあり、人的ミスを誘発しやすいものになっています。その定型業務を弊社サービスである、SDT×KompiraやRPA等のツールを用いて自動化を行うことで、人手による作業と比べ、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、思い込みや疲労などから発生する人的ミスも防止する事が可能となります。

つまり定型業務を自動化することで、空いた時間を他の業務やよりクリエイティブな業務に割く事ができるようになり、生産性を更に向上させます。

また、ルーチンワークのような手作業を全て自動化する事により、前述した場所や仕組みの問題を解決する事も可能となります。
その結果、生産性や信頼性を向上させることができ、職場環境をより魅力ある職場へ変え、企業の利益向上へとつなげていくことができるでしょう。
これらのメリットとコロナ禍で変わりつつある環境を踏まえ、業務自動化は働き方改革に必要なプロセスだといえます。

業務自動化を失敗しないためのプロセス

～Step1　ターゲット選定と目標設定～

業務自動化を進めるにあたり、まず最初に行うことは、ターゲット選定と目標設定となります。自動化というと、魔法の言葉のように感じられ自動化する業務範囲を広げ、より沢山の業務自動化を実現したくなるものですが、自動化を実現するには開発コストや時間が掛かる事を忘れてはなりません。

そのため、業務自動化を失敗しないために大切なポイントは、自動化するターゲット業務の選択と集中が重要になります。自動化ターゲット業務の絞り込みを行う際には、組織にとって最大の価値を創出するものを基準とすべきであり、のちに自動化の効果を把握しやすいようになるべく定量化されたものが望ましいと考えられます。

企業にとってどこに着目し、どのような価値を求めるのか、そして、それをどのような言葉で目標として定義するのかを最初に定義することで、後工程における重要な価値判断基準が生まれ、プロジェクトを円滑に進めることが可能となるでしょう。

～Step2　業務可視化～

次に行うことは、業務可視化となります。
「可視化」とは、言葉通り、“見える化”するということですが、業務を可視化するとはどのようなことでしょうか。
「業務を可視化する」とは、作業項目を整理し項目ごとに作業時間や人数、ドキュメントなどを調査し、誰でも分かるような目に見える形として資料に起こすことを指します。

ビジネスにおいて自動化導入による改善を目指すともなれば、現状の姿を明らかにし、解決手段と効果試算などの具体的な説明が出来なくてはいけませんが、可視化することでそれが可能となります。

～Step3　課題抽出～

続いて、課題抽出の工程を行います。
前工程にて整理した作業項目一覧を元に課題抽出を行うことになりますが、課題を抽出するにあたり、現状とあるべき姿を比較しながら、そのギャップを課題として認識するギャップ分析を行いましょう。

ギャップ分析(As is-To be)とは、あるべき姿と現状の比較を通して、その差異を明らかにして問題を発見する手法となりますが、あるべき姿が明らかでなかったり、解決策ありきで考えたりしてしまうと真の問題を把握できない事がありますので、注意しましょう。

～Step4　改善策の立案／評価～

次に、改善策の立案と評価を行います。
改善策の立案に際しては、改善の4原則であるECRSを活用し改善策を整理するのが有効であると考えています。
その際に重要なのは、E（排除）・C（結合と分離）・R（入替と代替）・S（簡素化）の順番で検討していき、不要な作業は廃止することです。
こうすることで、自動化対象から不要な作業を排除でき、開発する際のコスト削減にも役立ちます。効果の期待できないものまで自動化しようとすると余計なコストがかかるのは当然の事であり、すべて自動化に頼らないことが重要になります。

次に、こちらでは立案した改善策をQCDの観点など様々な角度から評価します。これにより、自動化対象が明確となり、立案した改善策に対して問題がないことを再確認できます。

また、技術的には可能でもQCDの観点から不要な自動化を排除することができますし、自動化対象の絞り込み精度を増すことができます。

～Step5　自動化ツール選定～

自動化対象の業務・作業項目が定まりましたら、最後に、自動化ツールの選定を行います。
自動化ツールの選定では、ツールの得意・不得意と対象業務の特性を考慮して進めるようにしましょう

自動化導入ステップ事例：定型作業の自動化

自動化するターゲット選定と目標設定

運用者が定型作業に多くの稼働を取られ、故障対応や随時対応が発生した場合のリソースが十分に確保されていない状況下の場合、自動化ターゲットの選定では、業務毎の稼働量に着目し、稼働の多い定型作業の大幅な削減を目指す事が大切です。

自動化により空き稼働を作り、運用者の他の業務への対応時間を確保する事で、運用者を増やすことなく、正確な業務の遂行並びに新規業務の受け入れを可能とすることができます。
目標値の設定方法としてSMART（具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、適切（Relevant）および適時（Timely））を活用すると良いでしょう。

今回の事例では、定型作業の業務量が多いことが大きな問題となっているため「定型業務おける作業工数削減」という目標を設定し、取り組むことが最適だと考えられます。

システム運用業務可視化の手順

システム運用業務の事例では、可視化を行う際のインプット情報として、作業項目一覧、作業手順書、作業フロー等のドキュメントを活用しています。

作業項目一覧からは、作業時間や人数、頻度などの情報から作業工数を算出する事が可能となります。
作業手順書や作業フローは、自動化における影響範囲や適用箇所の選定に活用します。
このような資料を参照したり、整理しながら、業務可視化を進めていくことになります。

システム運用の課題抽出

システム運用の事例では、作業項目一覧に現状の課題、あるべき姿、問題のカラムを追加し、作業項目ごとに検討し、結果を入力しています。
そして、今回は定型業務おける作業工数削減をターゲットにしているため、月間稼働量で稼働が多い順にソートし、改善ターゲットを選定しやすく工夫しています。

このギャップ分析を通して判明した問題について、対策案を検討していくことになります。

システム運用における改善策の立案

システム運用の事例では、下記表を用いて、対策案を整理し、評価内容を点数化することで、対策を決定しています。

自動化導入における悩みを解決するには

ここまで、「自動化の必要性」や「業務自動化を失敗しないためのプロセスについて」について記載しましたが、弊社では業務で抱えているお客様の様々なお悩みに対し、自動化を通して解決するサービスを提供しております。
例えば、自動化のステップにおけるツール導入フェーズにて、3つのカテゴリを用いて自動化のご提案を実施しております。

・SDT×Kompira開発（RBA)
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・RPA開発
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・自動化ツール開発
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他にも自動化コンサルティングから、自動化ツール導入（SDT×Kompira、RPA、個別ツールなど）、導入後の運用・保守まで、自動化に関するトータルソリューションとして、お客様の傍楽を実現すべく、全力でご支援させて頂いております。

自動化に関するお困りごとやご要望等がございましたら、お気軽にお問い合せ下さい。