プライバシーポリシーとは？作成方法や記載事項、変更するステップを解説

プライバシーポリシーとは、個人情報を取り扱う事業者がどのように情報を扱うかなどを明記した文章のことです。個人情報の利用目的を本人に通知する義務やデータの開示・訂正の手続きを公表する義務が定められており、作成・公表が実質的な義務となっています。

本記事では、プライバシーポリシーの概要や作成方法と記載事項、変更するステップについて詳しく解説します。プライバシーポリシーについて知りたい方、作成を検討している方はぜひ参考にしてください。

プライバシーポリシー（個人情報保護方針）とは

プライバシーポリシー（個人情報保護方針）とは、企業やWebサイト運営者がユーザーの個人情報をどのように扱うか明記した文章のことです。Web業界で用いられることが多く、収集する情報の種類や利用目的、保護・取り扱い方法などについての詳細が記載されています。

ここからは、以下について解説します。

• プライバシーポリシーの役割
• 利用規約との違い

プライバシーポリシーの役割

プライバシーポリシーの役割は、ユーザーに安心感を与えるとともに信頼を得ることです。近年は個人情報保護に対する注目が高まっており、法令も整備されています。例えば、以下法規制の施行・改正が行われました。

種類	概要
改正個人情報保護法施行規則	情報漏洩発生時などの報告・通知と安全管理措置を講じる義務の対象が拡大
GDPR（EU一般データ保護規則）	データの収集や処理に対する透明性向上を目的に、個人のプライバシー保護を強化
CCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）	カリフォルニア州住民にプライバシー関連の権利を与えるとともに、情報を利用する事業者に適正管理を義務付け

GDPRの詳細は以下をご覧ください。
⇒GDPRとは？日本企業が守るべきルールと対応方法を紹介

プライバシーポリシーで個人情報の取り扱いなどを明記すれば、ユーザーに対して法規制に基づきデータを取り扱っている意思表示となり、利用者の不安を軽減できます。

利用規約との違い

プライバシーポリシーは利用規約と混合されがちですが、役割が異なります。プライバシーポリシーは、Webサイトなどを提供している事業者が個人情報の取り扱いについて定めたものです。一方、利用規約はサービスを利用するにあたり守るべきルールなどを定めたもので、事業者だけでなく利用者も遵守すべき項目が記載されています。

また、利用規約は民法上の定型約款に該当するケースがあり、サービス提供事業者とユーザーの契約にあたります。プライバシーポリシーは事業者が守るルールを明確にしたもので、契約には該当しません。

プライバシーポリシーの作成は義務なのか？

プライバシーポリシーの作成自体は法律上の義務ではありません。ただ、以下が法律で義務付けられています。

• 個人情報の利用目的を本人に通知する義務
• データの開示や訂正の手続きを公表する義務

個人情報に関する利用目的の通知などを、ユーザー一人ひとり行うことは現実的ではなく、実質的にはプライバシーポリシーの作成・活用が義務となっています。ここからは、プライバシーポリシーの作成を実質的な義務としている2つの事項について解説します。

個人情報の利用目的を本人に通知する義務

個人情報保護法第21条1項において、企業が個人情報を取得する際は利用目的を公表するか本人に伝えることが義務付けられています。
参照：個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）｜e-Gov 法令検索

公表や通知には、あらかじめ利用目的をまとめておく必要があり、多くの場合プライバシーポリシーとして文章化されています。

データの開示や訂正の手続きを公表する義務

個人情報保護法第32条1項3号において、企業が個人データを保有する際、本人から請求があった場合開示や間違いを訂正する手続きを決め、公表することが義務付けられています。
参照：個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）｜e-Gov 法令検索

個人データとは、保有する個人情報のうち検索できる方法で管理されているもののことです。利用目的のケースと同じように、手続きを公表するための文章が必要で、プライバシーポリシーがその役割を担っています。

プライバシーポリシーを作成する2つの方法

プライバシーポリシーを作成する方法には、大きく以下の2つが存在します。

• テンプレートを基に自社で作成する
• 専門家に依頼して作成する

ここからは、上記それぞれの方法について詳しく解説します。

テンプレートを基に自社で作成する

インターネット上で提供されているテンプレートを基に、自社で作成する方法です。また、他社が公表しているものを参考にして作成する方法も考えられます。テンプレートの活用や他社を参考にすれば、コストをかけずに作成可能です。

ただ、自社における個人情報の取り扱いとテンプレートなどが必ずしも一致するわけではありません。ほとんどのケースでは、そのまま活用できるわけではなく、自社用にカスタマイズする必要があります。実態と異なるものを公表した場合、トラブルに発展するリスクが存在します。

専門家に依頼して作成する

弁護士や行政書士などの専門家に依頼して、作成する方法もあります。コストはかかりますが、実態に合うプライバシーポリシーを作成してもらえるため安心です。また、作成時にかかる手間も抑えられるでしょう。

プライバシーポリシーに記載する事項

プライバシーポリシーに記載すべき主な事項は以下の通りです。

• 取得する個人情報の種類
• 個人情報の利用目的
• 第三者への提供
• 個人データの共同利用
• 個人データの安全管理措置
• 取り扱いに関する相談・苦情の連絡先について
• 匿名加工情報

ここからは、上記それぞれの項目について詳しく解説します。

取得する個人情報の種類

取得予定である個人情報の種類を記載しましょう。どのような個人情報を取得するかの公表が義務付けられているわけではありませんが、明記しておくとユーザーの安心感が向上します。記載する際には、氏名や年齢などの属性情報といった大まかな記載は避け、取得する項目を以下のように細かく列挙しましょう。

• 氏名
• 年齢
• 生年月日
• 性別
• 電話番号
• メールアドレス
• GPSに基づく位置情報

個人情報の利用目的

「プライバシーポリシーの作成は義務なのか？」の章で解説した通り、個人情報保護法第21条1項の個人情報の利用目的を本人に通知する義務に基づき、利用目的を明確に記載します。記載内容は、目的が特定できるものにすることが必要です。例えば、サービス向上やマーケティング活動への利用など、具体的でないものは認められず、以下の通り具体的に明記する必要があります。

• 商品などの送付・提供
• 商品・サービスに関する利用料金の請求
• 提供サービスの保守や点検、管理

第三者への提供

取得した情報を第三者に提供する場合には、原則本人から同意を得る必要があるため、プライバシーポリシーに記載して同意を得るケースが一般的です。例えば、以下の項目を記載しましょう。

• 第三者提供を行うこと
• 提供する個人情報の種類や内容
• 提供方法
• 本人に求められた場合提供を停止すること
• 本人からの求めを受け付ける方法

本人の求めで停止するなど一定の条件を満たすことで、同意なしに第三者へデータを提供できるオプトアウトによる第三者提供の制度も存在します。ただ、トラブルを避けるためにプライバシーポリシーへの記載がおすすめです。

個人データの共同利用

提携先やグループ企業と個人データを共有する場合には、通知や公表が必要です。例えば以下の項目を明記します。

• 個人データを共同利用すること
• 共同利用するデータの内容や種類
• 共同利用する者の範囲
• 利用目的
• 管理責任者の氏名・名称

個人データの安全管理措置

個人データを取り扱う場合、情報漏洩や滅失、毀損などを防ぐ目的で適切な安全管理措置を講じる必要があります。体制を整えるとともに、実施事項をプライバシーポリシーに明記しましょう。ただし、周知することでデータの安全管理に支障を来すものは、記載する必要がありません。

情報漏洩や不正アクセスを防止するための情報セキュリティ対策について知りたい方は、以下もご覧ください。
⇒【2025年最新】情報セキュリティ対策とは？個人と企業に分けて基本事項を解説

取り扱いに関する相談・苦情の連絡先

保有個人データは、本人からの個人情報開示や訂正・追加・削除、利用・第三者提供の停止請求が認められています。正当な利益を害する恐れがあるケースなど一部の場合を除き、企業は本人から求められれば速やかに応じなければなりません。プライバシーポリシーには、開示・削除ができる旨とその手続き方法や連絡先などを明記しましょう。

匿名加工情報

匿名加工情報とは、特定の個人を識別できないように加工した個人に関するデータで、その情報を復元して特定の個人を再識別できないようにしたもののことです。匿名加工情報にすることにより、個人情報保護法上の個人情報には該当しなくなります。ただ、匿名加工情報を作成する際には加工データの項目を公表しなければならないため、作成する旨と加工する項目をプライバシーポリシーに明記しましょう。

プライバシーポリシーの掲載箇所

プライバシーポリシーはユーザーが閲覧可能な場所への設置が必要ですが、具体的に決められているわけではありません。基本的には、ユーザーがアクセスしやすいトップページやヘッダーなどにリンクを記載すると良いでしょう。また、ユーザーが不安を感じる情報入力フォームや商品購入ページなどにもリンクを設置すると丁寧です。

プライバシーポリシーを変更するステップ

自社の状況が変われば、それに合わせてプライバシーポリシーの変更が必要です。最後に、プライバシーポリシーを変更する際の以下ステップについて解説します。

1. 利用者への通知作成
2. 内容の更新
3. 利用者からの同意取得

1.利用者への通知作成

まずは、どこを変更するか明確にした上で、その変更点をいつから有効にするか決め、ユーザーに通知します。変更に関するお知らせが必ずユーザーの目に留まるように、Webサイトの上部など目立つ場所に掲載しましょう。また、サイトに流入したユーザーに対してポップアップで表示すると効果的です。

2.内容の更新

続いて、変更内容に基づきプライバシーポリシーを更新します。トラブルを避けるため、万全の準備を行うとともに、通知から更新まで多少の期間を設けると良いでしょう。

3.利用者からの同意取得

プライバシーポリシーの内容を更新したら、ユーザーからの同意取得が必要です。改めてユーザーに通知を送り、同意を取得しましょう。

まとめ

プライバシーポリシーとは、企業やWebサイト運営者がユーザーの個人情報をどのように扱うか明記した文章のことです。作成自体が義務ではありませんが、個人情報の利用目的を本人に通知する義務や、データの開示・訂正の手続きを公表する義務が定められており、作成・公表が実質的な義務となっています。

作成方法には、テンプレートの利用や専門家への依頼があります。ただ、安全管理措置を講じることも求められており、ただ文章を作成すれば良いわけではありません。プライバシーポリシーを作成する際には、まず情報を安全に管理するための体制を整えましょう。近年は、さまざまなサイバー攻撃が行われているため、適切な対策を講じなければ防ぐことが困難です。