自動化とは?業務自動化の失敗しない進め方や最新トレンドまで

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自動化とは?業務自動化の失敗しない進め方や最新トレンドまで

近年は幅広い分野で自動化が進められています。特に業務の自動化が多く見られ、働き方改革にも活用されている状況です。これからの時代、業務を正確かつ効率的に処理するためには、自動化が必要不可欠です。今回は、需要の高まる自動化とはどのような技術であり、どのように導入すれば良いのか解説します。

自動化とは

自動化とは何かしらのテクノロジーを利用して、人間の作業を最小限に抑えることを指します。ビジネスの世界で利用されることが多く、作業を自動化することで、業務の効率化や顧客満足度の向上などを目指すものです。

広義には、人間の作業を最小限に抑えるテクノロジーを指しますが、現在はITの世界に絞って利用されることも増えています。今回は自動化の中でも、ITを活用した自動化を中心に解説します。

最新の自動化の傾向・トレンド

自動化は注目の続いているテクノロジーですが、最近は特にAIを利用したものが活用されています。今までの自動化にAIを組み合わせることで、さらに業務を改善するものです。例えば、自動化されたプロセスから情報を収集し、それに基づいて更なる業務の改善を図ります。自動化している業務プロセスを改善するための作業も、AIによって自動化しようとする取り組みです。
また、AI以外にもクラウドを活用したシステム導入がトレンドです。自社でサーバーを構えるのではなく、クラウドサービスとして提供されているものを軸に、自動化を推進していきます。

自動化の適用分野

自動化が実際にどのような分野で適用されているのか例を紹介します。

入力の自動化

各種入力作業を自動化することができます。例えば、紙の申込用紙に書かれた内容を、自動的にコンピュータへ入力するものです。人間が内容を読み取って入力するのではなく、読み取り装置を利用して入力します。
入力を自動化することで、人間は内容の誤りがないかをチェックするだけの業務になるはずです。
そのため、作業効率の大幅な向上が期待できます。

判断の自動化

各種判断を人間ではなく、AIなどを用いて自動化するケースが増えています。例えば、クレジットカードの審査において、専用のAIを活用して通過させるかどうかを自動的に判断するのです。大量のデータをAIに学習させることで、人間よりも高速かつ正確な判断が下せるようになります。時には誤りを含んでしまいますが、総合的にメリットの方が大きいのです。

物流の自動化

物流作業を効率化するために、さまざまな自動化が実現されています。例えば、重い製品を人間が運ぶのではなく、専用のロボットがトラックまで運ぶのです。これにより、労災が発生するリスクを軽減できるようになりました。また、倉庫からのピックアップにもロボットが利用されるケースがあります。これにより、ピックアップに必要な人員を削減でき、なおかつ正確な業務を実現できているのです。

準備作業の自動化

業務を進めるにあたっての、準備作業を自動化することが可能です。例えば、給食などのために大量の食品を扱う業界では、食材加工の準備をロボットで自動化しています。今まではロボットの性能などもあり、自動化できる業務に限界がありました。しかし、現在はロボットやシステム自体が高性能になっているため、人間がカバーしていた領域も自動化できるようになっています。

品質検査の自動化

製品を出荷する前の、品質検査の自動化が注目されています。人間が目視で確認していたものを、センサーやAIを導入して自動化するのです。これにより、品質が今まで以上に高くなり、必要な時間も短くなりました。例えば、AIにデータを学習させることで、品質異常を自動的に検知できます。また、センサーなどを活用することで、規定から外れている製品を自動的に廃棄することも可能です。

定常業務の自動化

個人単位で、定常業務を自動化するケースも増えています。例えば、RPAを活用して、定常業務の自動化を実現するのです。定常業務に慣れてくると、特に疑問を抱かずに対応するケースが大半でしょう。ただ、毎日のように単調な作業を続けていると、思っているよりも多くの工数を使っているかもしれません。自動化することで効率を大きく高められます。

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特に注目されている「業務の自動化」とは

「業務の自動化」とは、仕事において今までは人間が手作業で対応していた業務を、ツールなどで自動的に処理することを指します。主に簡単な業務を自動化する傾向にありますが、技術の進化によって、複雑な業務も部分的に自動化できるようになりました。
業務の自動化が注目される背景には「働き方改革」があるでしょう。自動化を活用することで、人間の負担が少なくなり、残業時間削減などにつながります。また、企業としては、必要以上に残業代を支払う必要がなくなるのです。

業務自動化のメリット

定型作業にかかる時間の短縮

自動化によって、定型作業の対応に必要な時間を短縮できます。定期的に同じ業務が発生し、それに時間を取られているならば、自動化によって状況を改善できるでしょう。例えば、毎日朝に特定のメールを送付する業務があるとします。これを人間が対応していると、朝の忙しい時間帯に手を取られてしまい業務効率が下がりかねません。そのため、自動的にメールが送付される仕組みを導入すれば、この問題を解決できます。

属人化の回避

自動化によって業務をシステムに落とし込めば、その業務が属人化することを回避できます。同じ業務を同じ人が続けていると、その業務は属人化してしまうケースが多いですが、自動化をきっかけにこの問題を解決できるのです。業務を自動化するためには、現在の業務フローを明確にしなければなりません。このような作業を実施することで、属人化している部分も明確になり、確実なフローが明らかになります。自動化できるだけではなく、属人化の回避にもつながる点がメリットです。

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業務課題の解決

業務自動化に取り組めば、その業務が抱える課題を同時に解決できるかもしれません。自動化にあたっては、課題の洗い出しも重要な要素であるため、解決すべきことが明らかになるのです。例えば、多くの業務を抱えている人がいると、その人が多忙になったり休暇であったりすることで、業務が滞る可能性があります。これらの中に自動化できるものがあれば、このような状況でも業務を進めることが可能です。また、自動化することで、その人の手があくため別の業務にも注力できます。
業務の自動化に成功すれば、業務課題を大きく解決できます。必ずしも全てを解決できるとは限りませんが、課題解決にも一役買ってくれるのです。

業務自動化を促進する際に頻出する用語5選

業務自動化を促進する際には、いくつか専門的なツールを利用します。これらのツールは略称で呼ばれることも多く、聞きなれない用語も多いでしょう。ここでは、業務自動化に関わる重要な用語を解説します。

RPA

RPA(Robotic Process Automation)は、ルーチンワークなど繰り返し行われる作業を自動化するテクノロジーです。単純なルールに従って、何度も繰り返す業務は、RPAで効率化できます。特に活用されている場面は、PCを使って行われるデータの入力やレポートの生成など、定期的に発生する難易度が低い作業です。このような作業は、RPAと呼ばれるプログラム(ロボット)に置き換えできます。人間の代わりに、プログラムが動いてくれることで、業務効率を高められるのです。
なお、一般的なRPAは、導入にあたってプログラミングなどの専門知識を必要としません。直感的な操作で、業務を自動化できるように考えられています。

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OCR

OCR(Optical Character Recognition)は、光学的文字認識と呼ばれる技術で、印刷物や手書きの文字をデジタルデータに変換します。比較的古くからある技術ですが、近年は関連するテクノロジーの進化によって、精度の向上が続いているものです。自動化においては、スキャナやデジタルカメラと組み合わせて、画像やドキュメントから文字を読み取ります。自動的に読み取ることで、コンピューターに打ち込む手間がなくなり、業務効率が改善される仕組みです。

AI

AI(Artificial Intelligence)は、人工知能でコンピューターが人間のように学習したものです。事前にさまざまな学習を済ませているため、人間と同様に推論や問題解決に取り組めます。また、言語機能に長けているAIが多く、会話や質問への回答が実現できる時代です。
AIは急速に発展している分野で、自動化においては幅広い用途で利用されます。例えば、大量のデータを解析して、ビジネスの問題点を自動的に見つけ出すことが可能です。用途が広がっている過程であり、これからは自動化の分野で、さらに活用されると考えられます。

IoT

IoT(Internet of Things)は、「モノのインターネット」と呼ばれる技術で、物理的なデバイスのインターネット接続を指します。デバイスがデータを収集し、これをデータ分析のシステムなどに共有することで、さらなる活用を目指す仕組みです。幅広い用途で利用されていて、一般家庭向けから工業製品まで、場所を問わず利用されています。自動的にデータを収集し、それを管理システムなどへ連携できるようになっているため、多くの場所で自動化に役立っています。また、近年はAIなどと連携し、異常なデータを分析して、さらなるアクションに活かすことも可能です。

スクレイピング

スクレイピングは、Webサイトから自動的に情報を収集して加工する技術を指します。インターネット上には、大量のデータが溢れているため、これらを活用しやすいように収集し整理するのです。例えば、商品価格や営業先候補の抽出などが考えられます。自動的に情報を収集できるため、人間が対応するよりもスムーズかつ正確に収集できることが特徴です。また、人間が対応できないほど大量のデータでも、コンピューターを活用すれば処理できます。

業務自動化のポイント

業務の自動化を進める際には、以下のとおりポイントがあります。

目的を明確にする

最初に、自動化の目的を明確にしておきましょう。自動化は、幅広い分野に適用できる考え方です。目的を明確にしていなければ、方針がブレてしまい、適切な推進が難しくなってしまいます。目的の明確化や決定は、自動化が成功するかどうかを大きく左右します。また、目的の中でも優先順位を定めておかなければ、スムーズな意思決定ができません。何をどの順番で自動化したいのかまで、明確にしておきましょう。

既存業務を分析する

既存業務を細かく分析することが重要です。業務を自動化するためには、現状を正しく把握しなければなりません。誤認識や抜け漏れがあると、自動化を進める過程で問題が生じてしまいます。既存業務についての資料があれば、それを活用して業務分析を進めてみましょう。特に資料がない場合は、業務担当者へのヒアリングなども活用し、属人化している部分も踏まえることが重要です。

計画を立ててから進める

自動化を進めるにあたっては、計画を立てることが重要です。適切な計画なしに、各々が作業を進めると失敗の原因となりかねません。計画では、自動化の対象はもちろん、関係者や役割と責任についても決定が必要です。綿密に計画を立てれば、自動化の成功につながります。

最適なツールを選定する

目的に応じた自動化ツールの選定が重要です。いくつものツールが存在するため、必ず適したツールを選択するようにしましょう。適切なツールを選択するためには、上記で解説した目的の明確化が重要です。目的が定まっていなければ、適切なツールを選び、業務を自動化することはできません。

業務自動化の進め方

業務の自動化は、進め方を意識しながら着手することが重要です。見切り発車で進めてしまうと、大きな手戻りが発生してしまうかもしれません。

既存業務の可視化

最初に既存業務を可視化しておきましょう。例えば、ドキュメントなどに書き出すことをおすすめします。また、フローチャートを作成して、全体の流れを直感的に理解する方法もおすすめです。業務全体像を可視化することで、自動化できる部分とそうではない部分を把握しやすくなります。業務全体を完璧に自動化できるとは限らず、時には人間の介入が必要です。既存業務の可視化によってそのような部分が明確になるでしょう。

課題の抽出

自動化する前に、業務の課題を抽出することが重要です。基本的な方針として、重大な課題を優先して自動化するようにします。すべての課題が自動化に対応できるとは限らないため、優先順位をつけておきます。例えば、時間のかかる課題を優先的に自動化するような方針とします。また、人間が対応するリスクの高いものを、自動化する方針も良いでしょう。方針は多岐に渡るため、総合的に決定しなければなりません。

改善案の立案と実行

課題が明確になれば、これを解決するための計画を立てなければなりません。ツールによる自動化はもちろん、時には業務フローの見直しも必要です。多角的に課題を捉え、解決に向けて動かなければなりません。計画が立てば、後はそれに沿って推進していくだけです。自動化を進めるにあたって、新たな課題が生じることもありますが、逐次対応していきましょう。

業務自動化の事例

業務自動化を弊社で実施した事例を簡単に紹介します。

太陽光発電所監視業務自動化

この事例では、発電所で採用されている監視システムが統一されておらず、通知を自動的に処理できないなどの問題がありました。システム異常は業務にクリティカルな影響を与えるため、避けられない業務です。しかし、弊社においてデータ収集から異常値のチェックまでを統合するシステムの導入からレポートの通知までを自動化しました。これにより、既存の監視システムを変更することなく、担当者の業務負荷の軽減に成功しています。

サーバ・NW運用業務自動化

サーバ・ネットワークの運用には細かな作業が多く、これを人間が対応することは時間面でも品質面でも課題がありました。そのため、弊社にて正確かつ短時間で業務を遂行できる自動化を実現しています。また、アラートをメールで通知するだけではなく、自動的に電話連絡するようにも修正しました。これにより「メールを見ていなかったために重大な障害に気づかなかった」ということを未然に防止しています。

業務自動化をする際の注意点

業務を自動化するにあたっては、以下のとおり注意点があります。

すべてを自動化しようとしない

自動化の対象を検討する際に「すべてを自動化する」とこだわりすぎないことが重要です。時には、部分的に人間が対応することで、自動化が効率よく推進できるかもしれません。例えば、自動化にあたってのコストがネックになるならば、部分的に妥協することも考えるべきです。無理やり自動化を進めても、良い結果を得られない可能性が高まります。

利用者のスキルを踏まえる

ツールを導入する際は、利用者のスキルに注意しましょう。ITリテラシーが低いと、複雑なツールの難しさによって自動化がマイナスに働くかもしれません。例えば、せっかくの自動化するための操作をする過程で、時間を要する可能性があります。

まとめ

自動化について、業務の自動化を中心に解説しました。今までは人間が手動でしていた業務は、ツールなどの発展によって機械的に自動化できる時代となっています。従業員の負荷を軽減するためにも、自動化を取り入れていきましょう。ただ、自動化を推進するためには「業務の整理」「適切な手法やツールの選定」など、やるべきことが多くあります。みなさんだけでは対応できないかもしれません。

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