企業において従業員がGmailを利用することは少なくないですが、業務利用における情報漏洩などのセキュリティリスクは避けられません。
この記事では、Gmailの業務利用に伴うリスクやセキュリティ対策のポイントについて解説します。

Gmailの安全性は？

GmailはGoogleが提供するメールサービスであり、多くのセキュリティ対策が施されているため、フリーメールの中でも安全性は高いといえます。
しかし、企業が業務でGmailを利用する場合には、セキュリティ上の注意が必要です。

Gmailの業務利用に伴うリスク

Gmailを業務利用することで生じるリスクには、以下のようなものがあります。

情報漏洩の可能性

Gmailはクラウド上でデータを管理しているため、第三者による不正アクセスやセキュリティ侵害によって情報漏洩する可能性があります。
Googleは、ユーザーの興味・関心に合わせた広告を表示するため、Gmailアカウントやメールなどを収集しており、思わぬトラブルを招く可能性は否定できません。

スパムメールやフィッシング詐欺の被害

Gmailはスパムメールやフィッシング詐欺対策がされていますが、従業員が悪意のあるメールに誤って返信したり、添付ファイルを開いたりすることによって被害を受ける可能性があります。

不正アクセスの危険性

従業員が個人的なアカウントでGmailを利用している場合、不正アクセスによって業務上の重要な情報が漏洩する可能性があります。
個人アカウントの利用禁止など、業務上での運用ルールを明確にしましょう。

Gmailを業務利用する際のポイント

Gmailを業務利用する際には、以下のポイントに注意して利用することが重要です。

パスワードの強化

Googleのアカウントには強固なパスワードを設定することが大切です。
パスワードは、8文字以上の長さ、大文字と小文字の組み合わせ、数字、記号を含む複雑な文字列に設定するようにしましょう。
また、パスワードは定期的に変更することも重要です。

2段階認証の有効化

Gmailでは、2要素認証を有効にすることで、ログイン時のパスワードに加え、別途認証コードを要求することができます。
2段階認証を有効にすることで、不正アクセスによる情報漏洩を防ぎやすくなります。

スパムメールなどの不審なメールの処理

不審なメールが届いた場合は、そのメールを開かずに直ちに削除することが大切です。
また、送信元が不明なメールや、添付ファイルに注意しましょう。
このようなメールには、ウイルスやマルウェアが潜んでいることがあります。
また、Gmailはスパムメールを自動的にフィルタリングしてくれます。
スパムメールには、フィッシング詐欺やウイルスが含まれている可能性が高いため、定期的に削除しましょう。

フィッシング詐欺

フィッシング詐欺は、偽メールを使って不正な情報収集や不正な取引を行う手口です。
Gmailでは、偽メールを自動的にフィルタリングして、スパムメールフォルダに移動する機能を備えていますが、偽メールを見分けるための知識も必要です。
偽メールを見分けるためには、送信元のメールアドレスや、文面の不自然さに注意しましょう。

独自ドメインの利用

Gmailを業務利用する場合には、独自ドメインの利用を検討することも重要です。
独自ドメインを利用することで、ビジネスのイメージを向上させることができます。
また、独自ドメインを利用することで、メール送信元のドメイン認証が行えるため、スパムメールとしてフィルタリングされるリスクも低減可能です。
ただし、Gmailの独自ドメイン利用には、Google Workspaceの契約が必要です。
加えて、独自ドメインを利用する場合は、ドメインの設定にも注意が必要です。
正しく設定しないと、メールの送受信ができなくなってしまうことがあります。

Gmailにおけるセキュリティ対策3選

Gmailにおける3つのセキュリティ対策を以下で解説します。
Gmailを利用する際のポイントと合わせて確認してみてください。

定期的なパスワードの変更

パスワードは定期的に変更することが重要です。
特に、業務用のGmailアカウントでは、一度の不正アクセスが大きな問題になりかねません。
パスワードの変更頻度は、3か月に1回程度が望ましいとされています。

定期的なログイン履歴の確認

Gmailでは、直近のログイン履歴を確認することができます。
ログイン履歴を定期的に確認し、自分の意図しない場所からのログインがあった場合には、すぐにパスワードを変更することが大切です。

不審なメールの対応

Gmailには、不審なメールを検知する機能があります。
不審なメールが届いた場合には、開封せずに削除するか、担当者に報告しましょう。
また、そのようなメールに添付されたファイルを開封してはなりません。

Gmail以外のメールサービス

Gmail以外のメールサービスには「Microsoft Outlook」「Yahoo!メール」「iCloud Mail」「Zoho Mail」「ProtonMail」などがあります。
これらのメールサービスもGmail同様、セキュリティに対する取り組みが進められており、セキュリティ対策に関する機能や設定が提供されています。
それぞれの持つセキュリティ機能を表にまとめているので、参考にしてください。

	Microsoft Outlook	Yahoo! メール	iCloud Mail	Zoho Mail	Proton Mail
SPF	◯	◯	◯	◯	◯
DKIM	◯	◯	◯	◯	◯
DMARC	◯	◯	◯	◯	◯
TLS暗号化	◯	◯	◯	◯	◯
ドメインキー	✕	✕	✕	◯	◯
S/MIME	✕	✕	✕	✕	◯
送信者認証	✕	✕	✕	✕	◯

Microsoft Outlook

Microsoft Outlookは、Microsoftが提供するメールサービスであり、ビジネス向けの機能やセキュリティ機能が充実しています。
セキュリティ対策としては、2段階認証、SPF、DKIM、DMARCなどが提供されており、不審なアクティビティが検知された場合にはアカウントのロックや通知が行われます。

Yahoo!メール

Yahoo!メールは、Yahoo! JAPANが提供するメールサービスです。
Yahoo! JAPANでは、セキュリティ対策として、2段階認証、SPF、DKIM、DMARC、TLS暗号化などを提供しています。
また、不審なアクセスが検知された場合には、アカウントがロックされるなどの対策が施されています。

iCloud Mail

iCloud Mailは、Appleが提供するメールサービスです。
iCloud Mailには、2段階認証やS/MIME、TLS暗号化、ドメインキーなどの機能が備わっています。
また、iCloud Mailを利用する場合にはApple IDが必須となるため、Apple IDに設定されたパスワードやTouch ID、Face IDなどの認証により、強固なセキュリティを持ち合わせています。

Zoho Mail

Zoho Mailは、Zohoが提供するメールサービスであり、ビジネス向けの機能やセキュリティ機能が充実しています。
セキュリティ対策としては、2段階認証、SPF、DKIM、DMARC、TLS暗号化、S/MIMEなどが提供されており、不審なアクティビティが検知された場合にはアカウントのロックや通知が行われます。

ProtonMail

ProtonMailは、スイスの企業が提供するセキュリティに特化したメールサービスであり、端末での暗号化や送信元・宛先のIPアドレスを秘匿するなどの機能があります。
ProtonMailでは、TLS暗号化や送信者認証、DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance）によるスパムメールの防止など、高度なセキュリティ対策を実施しています。
ただし、無料版ではストレージ容量が限られており、追加機能を利用する場合は有料版への移行が必要です。

メールサービスを利用する際の注意点

メールサービスを利用する際には、以下の点に注意が必要です。

セキュリティ対策を行う

メールサービスを利用する際には、情報漏洩や外部からの攻撃、スパムメールなどのリスクに対してセキュリティ対策を行う必要があります。
メールアカウントのパスワードは十分に強固なものを設定し、定期的に変更することが重要です。
また、不正アクセス対策として2段階認証を設定しましょう。
メールの送信先や内容についても注意が必要です。
送信前の宛先を必ず確認し、不審なメールを受信した場合には開封せずに削除することを徹底しましょう。

専用のアカウントを作成する

個人用のメールアカウントと業務用のメールアカウントは分けるようにしましょう。
また、業務用のメールアカウントには強固なパスワードを設定し、他のサービスとは別のものを使用するようにしてください。

スパムメールに注意する

スパムメールは、ウイルス感染や詐欺被害のリスクが高いため、開封しないようにしましょう。
また、差出人や件名が怪しいメールには特に注意が必要です。

不審なメールには返信しない

不審なメールには返信しないようにしましょう。
また、不審な添付ファイルやリンクを開かないように注意しましょう。

外部の端末での利用には注意する

外部の端末でメールを利用する際には、パスワードの入力などに注意が必要です。
公共の場でのパソコンやスマートフォンなどの利用は誰に見られているかわかりません。
緊急性がない限りは、使用を避けるとよいでしょう。

まとめ

今回は、メールサービスを利用する際のポイントについて、Gmailを中心に解説しました。
Gmailを業務利用する場合には、安全性は比較的高いといえますが、情報漏洩や外部からの攻撃を受ける可能性も少なからずあります。
これらの対策には、SaaS統合ツールやエンドポイントセキュリティ対策の導入を検討することも重要です。
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